海典操作流程.docx

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海典操作流程

计算机信息系统操作规程

1．目的：

为了规范计算机信息系统操作管理

2．依照：

《药品经营质量管理规范》（2012年）及附录

（二）

3．范围：

计算机系统的操作使用管理

4．内容：

职责：

4.1.1质管部依照各岗位的质量职责和岗位操作规程，拟订或审查各岗位有关人员操作权限。

信息部设定有关人员的权限和密码。

在人员调换和调整时应锁定权限和密码。

各部门依照权限进行本部门和岗位进行操作。

并保留好自己的密码，不得互相借

用，不然所以发生的越权、越岗操作行为负全责。

办公室负责各部门及岗位配置，负责人员的分配。

操作

翻开计算机。

翻开管理软件信息系统，输入用户名和密码。

进入对应操作界面。

首营公司审批

路径：

质量管理-首营供给商

说明：

第一次和供给商合作，要做首营供给商，审查后，才能转为正式供给商。

功能按钮说明：

【奏效】：

奏效首营供给商。

【作废】：

将未奏效的供给商作废，作废后不可以再使用。

【转供给商】：

将奏效的首营供给商转为正式的供给商。

【赞同证】：

有赞同证号、生产范围、生产地点等信息。

依据供给商真切信息进行填写。

4.3.3界面阅读：

首营供给商生成方式，是在首营供给商页面增添。

状态：

分为未审查、奏效、作废三种状态，依据用户对票据的操作改正。

【填报部门】：

录入首营供给商资料的部门。

【批审日期】：

奏效日期。

【转正日期】：

转为供给商的日期。

【供给商编码】：

不行输入，转为供给商时系统自动生成。

【公司种类】：

分商业单位和生产厂家两种，为下拉选项。

【采买员建议】、【采买中心建议】、【质量部经理建议】等信息，有权限的人员才能进行操作。

4.3.3操作：

点击【增添】，输入首营供给商信息。

必填项：

供给商名称、公司种类、地区、采买员建议、审查员建议审查人、采买中心建议、质量部经理建议、采买经理建议。

输入达成后点击【保留】。

未审查状态的票据能改正信息。

审查：

采买—质管—质量负责人

【说明】：

审查票据后，票据才会奏效，需要有权限的人进行操作。

查找出需要审查的票据，点击【奏效】。

审查后的票据不可以再进行改正操作。

审查后，票据状态为奏效。

转供给商：

【说明】：

将奏效的首营供给商转为供给商。

奏效后的首营供给商才能转为供给商。

已经转为正式供给商的首营供给商不可以再转。

4．4首营品种

4

。

4.4.1【路径】：

质量管理-首营品种

4.4.2【说明】：

第一次购进的商品，要做首营品种审批，审查后，才能转为正式商品。

功能按钮说明

【奏效】：

奏效首营品种。

【作废】：

将未奏效的首营品种作废，作废后不可以再使用。

【转商品信息】：

将首营品种转为正式的商品。

4.4.3界面阅读：

首营品种生成方式，是手动录入信息。

字段解说：

【编号】：

保留信息时系统自动生成。

【票据状态】：

分为未审查、奏效、作废三种状态，依据用户对票据的操作改正。

【填报部门】：

录入首营品种资料的部门。

【商品编号】：

有两种生成方式，一种是手动输入，一种是保留信息时系统自动生成。

【品名】：

厂商所给药品的名字。

【首营品种种类】：

分为新品种、新规格、新剂型等种类。

【化学名】：

比如：

“白加黑”又叫“氨酚伪麻美芬片”，那么化学名叫“氨酚伪麻美芬片”。

4.4.4操作：

点击【增添】，输入商品信息。

必填项：

供给商、品名、生产公司、质检分类、剂型、无效天数、产地、申请原由、

采买部建议、采买经理建议、质量部经理建议、质量负责人。

输入达成后点击【保留】。

未审查状态的票据能改正信息。

审查：

审批达成后，点击【奏效】，【说明】：

审查票据后，票据才会奏效，需要有权限的人进行操作。

审查后的票据不可以再进行改正操作。

审查后，票据状态为奏效。

转商品信息：

入基础数据库，将奏效的首营商品转为正式商品。

奏效后的首营商品才能转为商品信息。

已经转为正式商品的首营商品不可以再转。

注：

在没有首营商品的状况下能否能直接在商品资猜中新增商品。

在【系统设置】-【系统

参数设置】中设置，参数名称：

若没有首营审批表能否能新增商品或供给商。

客户资质审批表

4.5.1【路径】：

质量管理-客户资质审批表

4.5.2【说明】：

第一次合作的客户，要做首营客户，审查后，才能转为正式客户。

功能按钮说明

【奏效】：

奏效客户。

【作废】：

将未奏效的客户作废，作废后不可以再使用。

【转客户】：

将客户资质审批表中审查后的客户转至客户资猜中。

4.5.3制作：

点击【增添】，录入客户信息。

必填项：

填报日期、客户名称、客户编号。

所有信息按客户真切信息进行填写。

输入达成后点击【保留】。

未审查状态的票据能改正信息。

审查：

审查票据后，票据才会奏效，需要有权限的人进行操作。

点击【奏效】。

审查后的票据不可以再进行改正操作。

审查后，票据状态为奏效。

转客户：

点击【转客户】。

【说明】：

将客户资质审批表中审查后的客户转至客户资猜中。

奏效后的客户资质审批表才能转至客户档案中。

已经转为正式商品的首营商品不可以再转。

基础资料：

4.6.1商品资料是所有业务数据的基础

【说明】：

主要用于保护商品信息，供给商信息等资料的模块。

【路径】：

基础资料->商品资料

商品资料分为基本资料、扩展信息、自定义分类、价钱信息、货位设置几个模块。

点击页面上的【增添】后，才能开始增添商品。

使用查问功能查察已录入系统的商品。

【说明】：

药品的名称、生产公司、条形码等基本资料。

基本信息

必填项：

商品编号、条形码、商品名称、商品产地、商品规格、销项税率。

有过销售记录的商品不可以改正商品性质。

字段解说：

【商品编码】：

商品在系统中的表记。

在【系统设置】--【系统参数设置】中能控制商

品编码长度以及能否生动生成商品编码。

【商品状态】：

分为作废和使用两种，为下拉选项。

录入至系统的商品不可以进行删除，设置作废后，商品不可以进行正常展开采买、销售业务等操作。

【商品性质】：

分一般商品、捆绑销售商品、联营商品三种。

为下拉选项。

默以为一般商品。

【经营方式】：

分购销、代销、联营三种，为下拉选项。

默以为购销。

【条形码】：

厂商在药品出厂时给药品设置的编码。

手动录入商品条形码或使用条码扫

描器录入系统。

一个商品资料能录入多个条码，使用逗号“，”分开。

【商品名称】：

厂商所给药品的名字。

（比如：

“白加黑”又叫“氨酚伪麻美芬片”那么在商品名称处能够填写“氨酚伪麻美芬片（白加黑）”）

【助记码】：

商品名称每一个字的第一个字母，输入商品名称后自动生成助记码。

便于用户检索商品。

【商品产地】：

商品的生产地。

【邻近商品】：

目前录入药品性质相像的药品。

（输入商品编号，已逗号“，”分开）

【标准单位】：

药品的单位，默以为盒。

【中包装量】：

商品一此中包装含有多少个标准单位。

（如：

一条安比仙有5盒，则中包

装数为5。

）

【拆零属性】：

设置商品能否能拆零销售。

分不行拆零、可拆零销售、可整条销售三种。

【销项税率】：

销项税是增值税里面的一项，卖出药品需计算销项税，往常有17%、13%

和0税率三种。

为下拉选项。

【采买状态】：

商品能否能采买。

分正常采买、停止采买两种方式，默以为正常采买。

停止采买后，将不可以自动生成采买计划。

商品能持续销售。

不可以在商品资猜中改正商品采买状态，需要在【采买入库】--【停止恢复采买单】中做票据控制采买状态。

【销售状态】：

商品能否能销售。

分为正常销售与停销两种状态。

不可以在商品资猜中修

改商品销售状态，需要在【质量管理】--【停止恢复销售单】中做票据控制销售状态。

扩展信息

【说明】：

药品的商标、赞同文号、注册证号等信息。

字段解说：

【商标】、【主要成分】、【赞同文号】、【化学名称】等字段按商品信息填写。

【采买员】：

该药品由哪位采买员进行采买。

自定义分类

【说明】：

药品的分类。

按功能主治、按剂型、经营范围分类。

能够设定特定条件。

选择自定义分类后，方便于一些报表的查察，与查问药品。

带“*”号的字段为必填项。

在【系统设置】--【类型组】中设置类型能否为必填项。

价钱信息

价钱录入并保留后，不可以改正商品价钱。

只好在【价钱管理】

据调整售价、在【价钱管理】--【调进价单】中做单一整商品进价。

--【调整售价单】中做单

在存在多个价钱组的状况下，能够依据不一样的组，赐予不一样的价钱。

必填项：

初始进价或最新进价、零售价。

货位设置

【说明】：

药品在库房中的摆放地点

：

填写完商品信息后，点击【保留】。

改正商品信息点击页面上的【改正】。

功能按钮说明查察基本操作

4.6.2供给商信息

【路径】：

基础资料->供给商信息

功能按钮说明：

【阅读】：

阅读所有供给商。

【明细】：

查察目前选中供给商明细。

【障蔽作废】：

勾上该选项后，查问所有供给商时，不显示已作废的供给商。

【拜托范围】：

控制供给商销售药品范围。

【经营范围】：

目前供给商经营药品范围，分为一般药品和中药饮片。

【可供品种】：

在供给商处有过购进记录的商品，自动记录至可供品种。

【结算部门对应】：

一个供给商能有多个结算部门。

【对应分类】：

供给商对应组（比如：

地区）

【供给商证照】：

依据供给商证照信息，入库时，判断供给商对应的商品证照能否过期

【链接】：

在各个模块之间进行链接，举例说明它的使用方式，当我们进入商品信息模

块并查问到某个商品的信息时，经过链接功能我们能够进入其余模块以便查问到该商品入库，批发销售，调价等业务状况。

界面阅读：

字段解说：

【编码】：

供给商在系统中表记。

有手动录入与自动生成两种方式。

（在【系统设置】--【系统参数设置】中能控制供给商编码长度。

参数名称：

供给商编码长度）

【结算部门】：

一个供给商能有多个结算部门。

（在【基础资料】-【供给商结算户清单】中保护结算部门）

【种类】：

分商业单位和生产厂家两种，为下拉选项。

【注册地点】：

供给商注册地点。

【付款方式】：

有月结、到货付款、代销等多种结款方式，为下拉选项。

【能否进货审批】：

有是和否两种选项。

选择是，在该供给商处购进药品时，需要先做进货审批单。

【地域】：

供给商所在地域。

【在途天数】：

药品配送天数。

【纳税种类】：

分一般纳税人和小规模纳税人两种选项。

【对付款单元】：

结款时，是按单品，仍是票据进行结款。

分按单品管理和按票据管理两种选项。

【资信天数】：

付款天数。

在规准时间内没有结完款，不可以再下订单。

【信誉额度】：

欠款超出输入额度，不可以再下订单。

【我方采买员】：

为下拉选项。

【状态】：

分正常、作废、停止采买、停止结款四种状态。

点击【增添】，输入供给商信息。

必填项：

编码、名称、种类、付款方式、能否进货审批、纳税种类、对付款单元、我方采买员。

种类、付款方式、能否进货审批、地域、纳税种类、对付款单元、信誉额度、结款卡、状态、初始创立人、创立时间字段都有初始值。

依据供给商真切信息填写。

点击【保留】。

拜托范围：

【说明】：

控制供给商销售药品范围。

在页面，点击【拜托范围】。

设置了拜托范围后，不在拜托范围内的商品不可以购进。

（在【系统设置】-【系统参数设置】中设置参数。

参数名称：

供给商没有设置拜托范围时能否控制）

点击【插入】，增添类型。

【类型组】：

自定义分类，调用商品资料自定义分类信息，为拉下选项。

（类型组在【系统设置】-【类型组】中设置）

【类型代码】：

分所有和多项选择两种，对应所选类型组。

（比如：

类型组为“按要货方式分类”，“按要货方式分类”有采买与自报两种方式，选择多项选择，能够选择此中一种，也能够

全选。

类又名称在【系统设置】-【类型定义】设置）

【证照设置名称】：

不一样的商品类型有不一样证照。

（在【质量管理】-【供给商证照设置】中设置供给商证照）

【商品编码】：

默以为所有。

（也能够输入商品编码，按回车，录入商品，一条记录只好录入一个商品。

）

【插入】：

新增一条记录。

【删除】：

删除选中记录。

【保留】：

保留新增记录。

【撤消】：

撤消目前操作。

经营范围：

【说明】：

目前供给商经营药品范围。

在页面，点击【经营范围】。

在改正状态下才能选择经营范围。

（进行勾选）

改正后点击【保留】。

设置了经营范围后，不在经营范围内的商品不可以购进。

（在【系统设置】-【系统参数设置】中设置参数。

参数名称：

客户或供给商业务品种超经营范围的办理方式）

可供品种：

【说明】：

在供给商处有过购进记录的商品，自动记录至可供品种。

结算部门对应：

【说明】：

一个供给商能有多个结算部门。

点击【结算部门对应】。

点击【插入】，增添结算户。

在结算编号处输入结算户编号，按回车，系统自动带出结算户名称。

状态：

分为正常和停用两种状态。

依据结算户信息填写。

一个供给商能有多个结算部门。

【插入】：

新增一条记录。

【删除】：

删除选中记录。

【保留】：

保留新增记录。

【撤消】：

撤消目前操作。

注：

结算户在【基础资料】-【供给商结算户清单】中设置。

对应分类：

【说明】：

供给商对应类型。

在供给商明细页面，点击【对应分类】。

选择分类，点击【保留】。

类型组自动调用【系统设置】-【供给商类型组】中的数据。

类又名称调用【系统设置】-【供给商类型】中数据，依据供给商状况进行选择。

4.6.2.9供给商证照：

【说明】：

依据供给商证照信息，入库时，判断供给商对应的商品证照能否过期。

在供给商明细页面，点击【供给商证照】。

证照料理自动调用【质量管理】-【供给商证照设置】中的数据。

可输入项：

证照号、证照效期、自定义控制类型、认证范围。

只有在改正状态下才能输入数据。

能否控制字段假如为否，自定义控制类型字段不可以输入。

4.6.3供给商结算户清单：

【路径】：

基础资料->供给商结算户清单。

【阅读】：

查察所有结算户。

【明细】：

查察选中结算户明细。

字段解说：

【编号】：

供给商在系统中表记。

有手动录入与自动生成两种方式

【种类】：

分商业单位和生产厂家两种，为下拉选项。

【付款方式】：

有月结、到货付款、代销等多种结款方式，为下拉选项。

【地域】：

结算户所在地域。

【在途天数】：

药品配送天数。

，保留时自动生成。

【纳税种类】：

分一般纳税人和小规模纳税人两种选项。

【对付款单元】：

结款时，是按单品，仍是票据进行结款。

分按单品管理和按票据管理两种选项。

【资信天数】：

付款天数。

在规准时间内没有结完款，不可以再下订单。

【信誉额度】：

欠款超出输入额度，不可以再下订单。

【我方采买员】：

为下拉选项。

4.6.4客户档案

【路径】：

批发功能-客户档案

【说明】：

需要向批发商购进药品的客户。

字段解说：

【客户编码】：

客户在系统中的表记。

有手动录入与自动生成两种方式。

（在【系统设置】

--【系统参数设置】中能控制客户编码长度。

参数名称：

客户编码长度）

【客户种类】：

有批发公司、卫生院、合作医疗室、零售连锁、社会药店、医院等多种种类，为下拉选项。

【销售片区】：

为下拉选项。

【纳税种类】：

分一般纳税人和小规模纳税人两种选项。

【资信天数】：

付款天数。

在规准时间内没有结完款，不可以再下订单。

【信誉额度】：

欠款超出输入额度，不可以再下订单。

【信誉控制】：

控制资信天数与信誉额度字段能否奏效。

【建档地区】：

默以为目前地区。

新增客户：

点击【增添】，输入客户信息。

必填项：

客户名称、客户种类、销售片区、纳税种类。

依据客户真切信息填写。

达成后点击【保留】。

部门业务员：

【说明】设置目前客户对应的部门、业务员、付款方式。

点击【部门业务员】。

点击【插入】，输入信息。

【部门】：

调用【人力资源】-【部门设置】中的数据。

【业务员】：

保护在系统中的用户。

【价钱组】：

调用【系统设置】-【批发价钱组】中的数据。

【付款方式】：

有月结、货到付款、预支款、现款多种付款方式。

点击【保留】，保留信息。

保留后的信息能进行删除、改正。

客户子项目：

选择客户后，点击【客户子项目】。

点击【插入】，输入信息。

子项目的数据根源于【批发功能】-【客户子项目清单】，输入子项目的编号后，自动调出子项目名称。

点击【保留】，保留信息。

保留后的信息能进行删除

对应分类：

【说明】：

客户对应的类型。

选择客户后，点击【对应类型】。

输入信息，点击【保留】。

类型组自动调用【系统设置】-【客户类型组】中的数据。

类又名称调用【系统设置】-【客户类型】中数据，依据客户信息进行选择。

客户证照：

【说明】依据客户证照信息，入库时，判断客户对应的商品证照能否过期。

选择客户后，点击【改正】，输入证照信息。

客户证照中的信息调用【质量管理】-【客户证照设置】中的数据。

可输入项：

发证机关、证照号、证照效期、自定义控制类型、认证范围。

只有在改正状态下才能输入数据。

能否控制字段假如为否，自定义控制类型字段不可以输入。

达成后点击【保留】。

经营范围：

【说明】目前客户经营药品范围。

选择客户后，点击【改正】，输入经营范围。

在改正状态下才能选择经营范围。

改正后点击【保留】。

设置了经营范围后，不在经营范围内的商品不可以购进。

（在【系统设置】-【系统参数设置】中设置参数。

参数名称：

客户或供给商业务品种超经营范围的办理方式）

客户子项目清单【路径】：

批发功能-客户子项目清单

【说明】：

一个客户能同时存在多个子项目。

能够依据子项目进行销售与结算。

新增子项目：

点击【增添】，输入子项目信息。

输入达成后点击【保留】。

保留后能进行改正。

注：

客户档案中调用客户子项目。

采买：

采买入库---采买计划---订货单

4.7.1采买计划：

【路径】采买入库->采买计划。

【说明】依据现有的库存量跟商品的销售状况拟订采买计划

【自动生成】：

依据门店商品的上下限判断商品能否需要补货，由此自动生成的配送申请单。

【转订货单】：

将采买计划转为订货单。

（采买部需要向供给商订货所制作的订货单）

【邻近商品】：

与选中商品邻近的商品。

（在商品资猜中设置商品的邻近商品）

字段解说:

【商品编号】、【品名】、【规格】等信息为商品基本信息，调用商品资猜中数据。

【计划量】：

商品采买数目。

【在途数目】：

在送往库房过程中的商品数目。

系统能否计算在途数目，在【系统设置】

--【系统参数设置】中设置。

参数名称：

采买计划在途数目按目前库房仍是所有库房计算。

【待出库数目】：

门店或客户已申请的商品数目。

【供给商】：

有两种生成方式按最低进价生成与按最新供给商生成。

在【系统设置】--

【系统参数设置】中设置参数。

参数名称：

采买计划供给商生成方式。

没有采买过的商品默

认的供给商在参数，生成采买计划时若从未采买的商品默认哪个供给商中设置。

【结算部门】：

供给商下的结算部门。

【计划进价】：

计划该商品进价，默以为前一次的进价，不做实质控制。

【库存上限】、【库存下限】：

药品库存不宜低于下限，高于上限。

（依据入库的配送周期，

有一个【最高存货天数】和【最低存货天数】。

例：

阿莫西林10天卖100盒，那么每日的均匀销量是10盒，的最高存货天数15天，最低存货天数7天，那么用均匀的销量（分别）*上下限-库存-在途数目）。

【付款方式】：

在【供给商信息】中保护供给商时，已选择过付款方式。

在这里，选择供给商后，直接调用该供给商付款方式。

能够进行改正。

【毛利率】：

（售价金额-成本金额）/售价金额。

【采买员】：

在【商品资料】中新建资料时所选择的采买员。

注：

采买计划生成方式有手动增添采买计划和自动生成采买计划。

手动增添：

点击【增添】，输入单头信息。

业务机构：

选采买的机构。

点击【明细增添】，输入商品信息，点击【保留】。

必填项：

商品编码、品名、规格、生产公司、计划量、供给商。

在商品编码字段输入商品编码，或药品助记码，按回车。

查找出商品，自动带出品名，规格，生产公司等商品信息。

输入计划量。

从头选择供给商时，结算部门与付款方式能否改变。

在【系统设置】--【系统参数设置】中设置。

参数名称：

采买计划制单改变供给商时结算部门、付款方式能否改变。

从头选择供给商时，进价能否改变。

在【系统设置】--【系统参数设置】中设置。

参数名称：

采买计划制单时，改变供给商，进价能否改变。

待出库数目能否计算为库存。

在【系统设置】--【系统参数设置】中设置。

参数名称：

生成采买计划时待出库数目能否计算为库存。

4.7.1.2自动生成：

【说明】：

依据库房的上下限判断商品能否需要补货，由此自动生成的采买计划。

点击【增添】，输入单头信息。

点击【自动生成】。

输入单头信息后，才能进行自动生成。

自动生成低于库存的商品。

能否只有低于库存下限的商品进行自动生成。

选择生成方式，点击【确立】。

能否按采买员生成：

为目前操作采买员。

在【基础信息】--【商品资料】中保护采买员

商品。

能否只生成供给商对应表品种：

打上勾后在下拉框中选择供给商。

请选择商品类型：

撤消所有类型后，可在下拉框中选择需要生成商品的类型。

4.7.2审查：

【说明】有权限的人员才能进行审查。

点击页面上的【审查经过】

。

审查后，票据状态为奏效。

审查经过旁的按钮，为审查反对。

4.7.3转订货单：

【说明】：

将采买计划转为订货单。

点击页面上的【转订货单】

审查后的采买计划能转为订货单。

4.7.4订货单：

【路径】：

采买入库->订货单【说明】：

采买向供给商订货所制作的订单。

功能按钮说明：

【采买计划单】：

依据采买计划单号，调出采买计划。

【采买合同】：

采买与供给商签署了合同的药品。

【供给商商品】：

在目前供给商处采买过的商品。

字段解说:

【订单单号】：

保留时自动生成。

【供给商编码】：

输入供给商编码按回车带出供给商名称。

【计划单号】：

采买计划单号。

【业务机构】：

订货的机构。

【合同种类】：

分为书面合同、口头协议、电话要货三种。

为下拉选项