海典操作流程.docx

1、海典操作流程计算机信息系统操作规程1目的：为了规范计算机信息系统操作管理2依照：药品经营质量管理规范 （ 2012 年）及附录（二）3范围：计算机系统的操作使用管理4内容：职责：4.1.1 质管部依照各岗位的质量职责和岗位操作规程，拟订或审查各岗位有关人员操作权限。 信息部设定有关人员的权限和密码。在人员调换和调整时应锁定权限和密码。 各部门依照权限进行本部门和岗位进行操作。并保留好自己的密码，不得互相借用，不然所以发生的越权、越岗操作行为负全责。 办公室负责各部门及岗位配置，负责人员的分配。操作翻开计算机。翻开管理软件信息系统，输入用户名和密码。进入对应操作界面。首营公司审批 路径：质量管理

2、 - 首营供给商 说明：第一次和供给商合作，要做首营供给商，审查后，才能转为正式供给商。功能按钮说明：【奏效】：奏效首营供给商。【作废】：将未奏效的供给商作废，作废后不可以再使用。【转供给商】：将奏效的首营供给商转为正式的供给商。【赞同证】：有赞同证号、生产范围、生产地点等信息。依据供给商真切信息进行填写。4.3.3 界面阅读：首营供给商生成方式，是在首营供给商页面增添。状态：分为未审查、奏效、作废三种状态，依据用户对票据的操作改正。【填报部门】：录入首营供给商资料的部门。【批审日期】：奏效日期。【转正日期】：转为供给商的日期。【供给商编码】 ：不行输入，转为供给商时系统自动生成。【公司种类】

3、：分商业单位和生产厂家两种，为下拉选项。【采买员建议】 、【采买中心建议】 、【质量部经理建议】 等信息，有权限的人员才能进行操作。4.3.3 操作： 点击【增添】，输入首营供给商信息。必填项：供给商名称、公司种类、地区、采买员建议、审查员建议审查人、采买中心建议、质量部经理建议、采买经理建议。 输入达成后点击【保留】 。未审查状态的票据能改正信息。 审查：采买质管质量负责人【说明】：审查票据后，票据才会奏效，需要有权限的人进行操作。 查找出需要审查的票据，点击【奏效】 。审查后的票据不可以再进行改正操作。审查后，票据状态为奏效。 转供给商：【说明】：将奏效的首营供给商转为供给商。奏效后的首营

4、供给商才能转为供给商。已经转为正式供给商的首营供给商不可以再转。4 4首营品种4。4.4.1 【路径】：质量管理 - 首营品种4.4.2 【说明】：第一次购进的商品，要做首营品种审批，审查后，才能转为正式商品。功能按钮说明【奏效】：奏效首营品种。【作废】：将未奏效的首营品种作废，作废后不可以再使用。【转商品信息】 ：将首营品种转为正式的商品。4.4.3 界面阅读：首营品种生成方式，是手动录入信息。字段解说：【编号】：保留信息时系统自动生成。【票据状态】：分为未审查、奏效、作废三种状态，依据用户对票据的操作改正。【填报部门】：录入首营品种资料的部门。【商品编号】：有两种生成方式，一种是手动输入，

5、一种是保留信息时系统自动生成。【品名】：厂商所给药品的名字。【首营品种种类】 ：分为新品种、新规格、新剂型等种类。【化学名】：比如：“白加黑”又叫“氨酚伪麻美芬片”，那么化学名叫“氨酚伪麻美芬片”。4.4.4 操作：点击【增添】 ，输入商品信息。必填项：供给商、品名、生产公司、质检分类、剂型、无效天数 、产地、申请原由、采买部建议、采买经理建议、质量部经理建议、质量负责人。输入达成后点击【保留】 。未审查状态的票据能改正信息。审查：审批达成后，点击【奏效】 ，【说明】：审查票据后，票据才会奏效，需要有权限的人进行操作。审查后的票据不可以再进行改正操作。审查后，票据状态为奏效。转商品信息：入基础

6、数据库 ，将奏效的首营商品转为正式商品。奏效后的首营商品才能转为商品信息。已经转为正式商品的首营商品不可以再转。注：在没有首营商品的状况下能否能直接在商品资猜中新增商品。在【系统设置】 - 【系统参数设置】中设置，参数名称：若没有首营审批表能否能新增商品或供给商。客户资质审批表4.5.1 【路径】：质量管理 - 客户资质审批表4.5.2 【说明】：第一次合作的客户，要做首营客户，审查后，才能转为正式客户。功能按钮说明【奏效】：奏效客户。【作废】：将未奏效的客户作废，作废后不可以再使用。【转客户】：将客户资质审批表中审查后的客户转至客户资猜中。4.5.3 制作：点击【增添】 ，录入客户信息。必填

7、项：填报日期、客户名称、客户编号。所有信息按客户真切信息进行填写。输入达成后点击【保留】 。未审查状态的票据能改正信息。审查：审查票据后，票据才会奏效，需要有权限的人进行操作。点击【奏效】 。审查后的票据不可以再进行改正操作。审查后，票据状态为奏效。转客户：点击【转客户】 。【说明】：将客户资质审批表中审查后的客户转至客户资猜中。奏效后的客户资质审批表才能转至客户档案中。已经转为正式商品的首营商品不可以再转。基础资料：4.6.1 商品资料是所有业务数据的基础 【说明】：主要用于保护商品信息，供给商信息等资料的模块。 【路径】：基础资料 - 商品资料商品资料分为基本资料、扩展信息、自定义分类、价

8、钱信息、货位设置几个模块。点击页面上的【增添】后，才能开始增添商品。使用查问功能查察已录入系统的商品。【说明】：药品的名称、生产公司、条形码等基本资料。 基本信息必填项：商品编号、条形码、商品名称、商品产地、商品规格、销项税率。有过销售记录的商品不可以改正商品性质。字段解说：【商品编码】 ：商品在系统中的表记。在【系统设置】 - 【系统参数设置】中能控制商品编码长度以及能否生动生成商品编码。【商品状态】 ：分为作废和使用两种，为下拉选项。录入至系统的商品不可以进行删除，设置作废后，商品不可以进行正常展开采买、销售业务等操作。【商品性质】 ：分一般商品、捆绑销售商品、联营商品三种。为下拉选项。默

9、以为一般商品。【经营方式】：分购销、代销、联营三种，为下拉选项。默以为购销。【条形码】：厂商在药品出厂时给药品设置的编码。手动录入商品条形码或使用条码扫描器录入系统。一个商品资料能录入多个条码，使用逗号“，”分开。【商品名称】：厂商所给药品的名字。 （比如：“白加黑”又叫“氨酚伪麻美芬片”那么在商品名称处能够填写“氨酚伪麻美芬片（白加黑）”）【助记码】：商品名称每一个字的第一个字母，输入商品名称后自动生成助记码。便于用户检索商品。【商品产地】：商品的生产地。【邻近商品】：目前录入药品性质相像的药品。 （输入商品编号，已逗号“，”分开）【标准单位】：药品的单位，默以为盒。【中包装量】 ：商品一此

10、中包装含有多少个标准单位。 （如：一条安比仙有 5盒，则中包装数为 5。）【拆零属性】：设置商品能否能拆零销售。分不行拆零、可拆零销售、可整条销售三种。【销项税率】 ：销项税是增值税里面的一项，卖出药品需计算销项税，往常有 17%、 13%和0税率三种。为下拉选项。【采买状态】 ：商品能否能采买。分正常采买、停止采买两种方式，默以为正常采买。停止采买后， 将不可以自动生成采买计划。 商品能持续销售。 不可以在商品资猜中改正商品采买状态， 需要在【采买入库】 - 【停止恢复采买单】中做票据控制采买状态。【销售状态】 ：商品能否能销售。分为正常销售与停销两种状态。不可以在商品资猜中修改商品销售状态

11、，需要在【质量管理】 - 【停止恢复销售单】中做票据控制销售状态。 扩展信息【说明】：药品的商标、赞同文号、注册证号等信息。字段解说：【商标】、【主要成分】、【赞同文号】、【化学名称】等字段按商品信息填写。【采买员】：该药品由哪位采买员进行采买。 自定义分类【说明】：药品的分类。按功能主治、按剂型、经营范围分类。能够设定特定条件。选择自定义分类后，方便于一些报表的查察，与查问药品。带“ * ”号的字段为必填项。在【系统设置】 - 【类型组】中设置类型能否为必填项。 价钱信息价钱录入并保留后，不可以改正商品价钱。只好在【价钱管理】据调整售价、在【价钱管理】 - 【调进价单】中做单一整商品进价。-

12、 【调整售价单】中做单在存在多个价钱组的状况下，能够依据不一样的组，赐予不一样的价钱。必填项：初始进价或最新进价、零售价。货位设置【说明】：药品在库房中的摆放地点：填写完商品信息后，点击【保留】 。改正商品信息点击页面上的【改正】 。功能按钮说明查察基本操作4.6.2 供给商信息 【路径】：基础资料 - 供给商信息功能按钮说明：【阅读】：阅读所有供给商。【明细】：查察目前选中供给商明细。【障蔽作废】：勾上该选项后，查问所有供给商时，不显示已作废的供给商。【拜托范围】： 控制供给商销售药品范围。【经营范围】：目前供给商经营药品范围，分为一般药品和中药饮片。【可供品种】： 在供给商处有过购进记录的

13、商品，自动记录至可供品种。【结算部门对应】 ： 一个供给商能有多个结算部门。【对应分类】： 供给商对应组（比如：地区）【供给商证照】 ： 依据供给商证照信息，入库时，判断供给商对应的商品证照能否过期【链接】：在各个模块之间进行链接，举例说明它的使用方式，当我们进入商品信息模块并查问到某个商品的信息时，经过链接功能我们能够进入其余模块以便查问到该商品入库，批发销售，调价等业务状况。 界面阅读：字段解说：【编码】：供给商在系统中表记。有手动录入与自动生成两种方式。 （在【系统设置】 - 【系统参数设置】中能控制供给商编码长度。参数名称：供给商编码长度）【结算部门】：一个供给商能有多个结算部门。 （

14、在【基础资料】 - 【供给商结算户清单】中保护结算部门）【种类】：分商业单位和生产厂家两种，为下拉选项。【注册地点】：供给商注册地点。【付款方式】：有月结、到货付款、代销等多种结款方式，为下拉选项。【能否进货审批】 ：有是和否两种选项。选择是，在该供给商处购进药品时，需要先做进货审批单。【地域】：供给商所在地域。【在途天数】：药品配送天数。【纳税种类】：分一般纳税人和小规模纳税人两种选项。【对付款单元】 ：结款时，是按单品，仍是票据进行结款。分按单品管理和按票据管理两种选项。【资信天数】：付款天数。在规准时间内没有结完款，不可以再下订单。【信誉额度】：欠款超出输入额度，不可以再下订单。【我方采

15、买员】 ：为下拉选项。【状态】：分正常、作废、停止采买、停止结款四种状态。 点击【增添】，输入供给商信息。必填项：编码、名称、种类、付款方式、能否进货审批、纳税种类、对付款单元、我方采买员。种类、付款方式、能否进货审批、地域、纳税种类、对付款单元、信誉额度、结款卡、状态、初始创立人、创立时间字段都有初始值。依据供给商真切信息填写。 点击【保留】。 拜托范围：【说明】：控制供给商销售药品范围。在页面，点击【拜托范围】 。设置了拜托范围后，不在拜托范围内的商品不可以购进。 （在【系统设置】 - 【系统参数设置】中设置参数。参数名称：供给商没有设置拜托范围时能否控制）点击【插入】，增添类型。【类型组

16、】：自定义分类，调用商品资料自定义分类信息，为拉下选项。 （类型组在【系统设置】 - 【类型组】中设置）【类型代码】：分所有和多项选择两种，对应所选类型组。 （比如：类型组为“按要货方式分类”， “按要货方式分类”有采买与自报两种方式，选择多项选择，能够选择此中一种，也能够全选。类又名称在【系统设置】 - 【类型定义】设置）【证照设置名称】 ：不一样的商品类型有不一样证照。 （在【质量管理】 - 【供给商证照设置】中设置供给商证照）【商品编码】：默以为所有。（也能够输入商品编码，按回车，录入商品，一条记录只好录入一个商品。 ）【插入】：新增一条记录。【删除】：删除选中记录。【保留】：保留新增记

17、录。【撤消】：撤消目前操作。 经营范围：【说明】：目前供给商经营药品范围。在页面，点击【经营范围】 。在改正状态下才能选择经营范围。 （进行勾选）改正后点击【保留】 。设置了经营范围后，不在经营范围内的商品不可以购进。 （在【系统设置】 - 【系统参数设置】中设置参数。参数名称：客户或供给商业务品种超经营范围的办理方式） 可供品种：【说明】：在供给商处有过购进记录的商品，自动记录至可供品种。 结算部门对应：【说明】：一个供给商能有多个结算部门。 点击【结算部门对应】 。点击【插入】，增添结算户。在结算编号处输入结算户编号，按回车，系统自动带出结算户名称。状态：分为正常和停用两种状态。依据结算户

18、信息填写。一个供给商能有多个结算部门。【插入】：新增一条记录。【删除】：删除选中记录。【保留】：保留新增记录。【撤消】：撤消目前操作。注：结算户在【基础资料】 - 【供给商结算户清单】中设置。对应分类：【说明】：供给商对应类型。在供给商明细页面，点击【对应分类】 。选择分类，点击【保留】 。类型组自动调用【系统设置】 - 【供给商类型组】中的数据。类又名称调用【系统设置】 - 【供给商类型】中数据，依据供给商状况进行选择。4.6.2.9 供给商证照： 【说明】：依据供给商证照信息，入库时，判断供给商对应的商品证照能否过期。在供给商明细页面，点击【供给商证照】 。证照料理自动调用【质量管理】 -

19、 【供给商证照设置】中的数据。可输入项：证照号、证照效期、自定义控制类型、认证范围。只有在改正状态下才能输入数据。能否控制字段假如为否，自定义控制类型字段不可以输入。4.6. 3供给商结算户清单 ：【路径】：基础资料 - 供给商结算户清单。【阅读】：查察所有结算户。【明细】：查察选中结算户明细。字段解说：【编号】：供给商在系统中表记。有手动录入与自动生成两种方式【种类】：分商业单位和生产厂家两种，为下拉选项。【付款方式】：有月结、到货付款、代销等多种结款方式，为下拉选项。【地域】：结算户所在地域。【在途天数】：药品配送天数。，保留时自动生成。【纳税种类】：分一般纳税人和小规模纳税人两种选项。【

20、对付款单元】 ：结款时，是按单品，仍是票据进行结款。分按单品管理和按票据管理两种选项。【资信天数】：付款天数。在规准时间内没有结完款，不可以再下订单。【信誉额度】：欠款超出输入额度，不可以再下订单。【我方采买员】 ：为下拉选项。4.6.4 客户档案 【路径】：批发功能 - 客户档案 【说明】：需要向批发商购进药品的客户。字段解说：【客户编码】：客户在系统中的表记。 有手动录入与自动生成两种方式。 （在【系统设置】-【系统参数设置】中能控制客户编码长度。参数名称：客户编码长度）【客户种类】 ：有批发公司、卫生院、合作医疗室、零售连锁、社会药店、医院等多种种类，为下拉选项。【销售片区】：为下拉选项

21、。【纳税种类】：分一般纳税人和小规模纳税人两种选项。【资信天数】：付款天数。在规准时间内没有结完款，不可以再下订单。【信誉额度】：欠款超出输入额度，不可以再下订单。【信誉控制】：控制资信天数与信誉额度字段能否奏效。【建档地区】：默以为目前地区。 新增客户：点击【增添】 ，输入客户信息。必填项：客户名称、客户种类、销售片区、纳税种类。依据客户真切信息填写。 达成后点击【保留】 。部门业务员：【说明】设置目前客户对应的部门、业务员、付款方式。点击【部门业务员】 。点击【插入】，输入信息。【部门】：调用【人力资源】 - 【部门设置】中的数据。【业务员】：保护在系统中的用户。【价钱组】：调用【系统设置

22、】 - 【批发价钱组】中的数据。【付款方式】：有月结、货到付款、预支款、现款多种付款方式。点击【保留】，保留信息。 保留后的信息能进行删除、改正。客户子项目：选择客户后，点击【客户子项目】 。点击【插入】，输入信息。子项目的数据根源于【批发功能】 - 【客户子项目清单】 ，输入子项目的编号后，自动调出子项目名称。点击【保留】，保留信息。 保留后的信息能进行删除对应分类：【说明】：客户对应的类型。选择客户后，点击【对应类型】 。输入信息，点击【保留】 。类型组自动调用【系统设置】 - 【客户类型组】中的数据。类又名称调用【系统设置】 - 【客户类型】中数据，依据客户信息进行选择。 客户证照：【说

23、明】 依据客户证照信息， 入库时， 判断客户对应的商品证照能否过期。选择客户后，点击【改正】 ，输入证照信息。客户证照中的信息调用【质量管理】 - 【客户证照设置】中的数据。可输入项：发证机关、证照号、证照效期、自定义控制类型、认证范围。只有在改正状态下才能输入数据。能否控制字段假如为否，自定义控制类型字段不可以输入。达成后点击【保留】 。经营范围：【说明】目前客户经营药品范围。选择客户后，点击【改正】 ，输入经营范围。在改正状态下才能选择经营范围。改正后点击【保留】 。设置了经营范围后，不在经营范围内的商品不可以购进。 （在【系统设置】 - 【系统参数设置】中设置参数。参数名称：客户或供给商

24、业务品种超经营范围的办理方式）客户子项目清单【路径】 ：批发功能 - 客户子项目清单【说明】：一个客户能同时存在多个子项目。能够依据子项目进行销售与结算。新增子项目：点击【增添】 ，输入子项目信息。输入达成后点击【保留】 。保留后能进行改正。 注：客户档案中调用客户子项目。采买：采买入库 - 采买计划 - 订货单4.7.1 采买计划：【路径】采买入库 - 采买计划。【说明】依据现有的库存量跟商品的销售状况拟订采买计划【自动生成】 ：依据门店商品的上下限判断商品能否需要补货，由此自动生成的配送申请单。【转订货单】：将采买计划转为订货单。 （采买部需要向供给商订货所制作的订货单）【邻近商品】：与选

25、中商品邻近的商品。 （在商品资猜中设置商品的邻近商品）字段解说 :【商品编号】、【品名】、【规格】等信息为商品基本信息，调用商品资猜中数据。【计划量】：商品采买数目。【在途数目】：在送往库房过程中的商品数目。系统能否计算在途数目，在【系统设置】- 【系统参数设置】 中设置。 参数名称： 采买计划在途数目按目前库房仍是所有库房计算。【待出库数目】 ：门店或客户已申请的商品数目。【供给商】：有两种生成方式按最低进价生成与按最新供给商生成。在【系统设置】 -【系统参数设置】中设置参数。 参数名称：采买计划供给商生成方式。 没有采买过的商品默认的供给商在参数，生成采买计划时若从未采买的商品默认哪个供给

26、商中设置。【结算部门】：供给商下的结算部门。【计划进价】：计划该商品进价，默以为前一次的进价，不做实质控制。【库存上限】、【库存下限】：药品库存不宜低于下限， 高于上限。（依据入库的配送周期，有一个【最高存货天数】和【最低存货天数】 。例：阿莫西林 10天卖 100盒，那么每日的均匀销量是 10盒，的最高存货天数 15天，最低存货天数 7天，那么用均匀的销量（分别） *上下限 - 库存 - 在途数目）。【付款方式】 ：在【供给商信息】中保护供给商时，已选择过付款方式。在这里，选择供给商后，直接调用该供给商付款方式。能够进行改正。【毛利率】： ( 售价金额 - 成本金额 )/ 售价金额。【采买员

27、】：在【商品资料】中新建资料时所选择的采买员。注：采买计划生成方式有手动增添采买计划和自动生成采买计划。 手动增添：点击【增添】 ，输入单头信息。业务机构：选采买的机构。点击【明细增添】 ，输入商品信息，点击【保留】 。必填项：商品编码、品名、规格、生产公司、计划量、供给商。在商品编码字段输入商品编码，或药品助记码，按回车。查找出商品，自动带出品名，规格，生产公司等商品信息。输入计划量。从头选择供给商时， 结算部门与付款方式能否改变。 在【系统设置】 - 【系统参数设置】中设置。参数名称：采买计划制单改变供给商时结算部门、付款方式能否改变。从头选择供给商时，进价能否改变。在【系统设置】 - 【

28、系统参数设置】中设置。参数名称：采买计划制单时，改变供给商，进价能否改变。待出库数目能否计算为库存。在【系统设置】 - 【系统参数设置】中设置。参数名称：生成采买计划时待出库数目能否计算为库存。4.7.1.2 自动生成：【说明】：依据库房的上下限判断商品能否需要补货，由此自动生成的采买计划。点击【增添】，输入单头信息。点击【自动生成】 。输入单头信息后，才能进行自动生成。自动生成低于库存的商品。能否只有低于库存下限的商品进行自动生成。选择生成方式，点击【确立】 。能否按采买员生成：为目前操作采买员。在【基础信息】 - 【商品资料】中保护采买员商品。能否只生成供给商对应表品种：打上勾后在下拉框中

29、选择供给商。请选择商品类型：撤消所有类型后，可在下拉框中选择需要生成商品的类型。4.7.2 审查：【说明】有权限的人员才能进行审查。点击页面上的【审查经过】。审查后，票据状态为奏效。审查经过旁的按钮，为审查反对。4.7.3 转订货单：【说明】：将采买计划转为订货单。点击页面上的【转订货单】审查后的采买计划能转为订货单。4.7.4 订货单 ：【路径】：采买入库 - 订货单 【说明】：采买向供给商订货所制作的订单。功能按钮说明：【采买计划单】 ：依据采买计划单号，调出采买计划。【采买合同】：采买与供给商签署了合同的药品。【供给商商品】 ：在目前供给商处采买过的商品。字段解说 :【订单单号】：保留时自动生成。【供给商编码】 ：输入供给商编码按回车带出供给商名称。【计划单号】：采买计划单号。【业务机构】：订货的机构。【合同种类】：分为书面合同、口头协议、电话要货三种。为下拉选项