别告诉我你懂PPT.docx

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别告诉我你懂PPT

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第一章让你的PPT讲故事（题目、句型、总分总结构、创意线索）

第一节抓住眼球的雷人主标题

1标题=震撼力

2三步起一个精妙的主标题

●列出客观关键词：

做个填空题：

这是一个关于XXX的项目，将XXX里的词语按词性分类。

●提炼主观关键词：

关于人，指项目背后的团队精神，如敬业、开创、奋斗等。

●把主观关键词“嫁”给客观关键词：

从客观关键词入手，看能天马行空联想出哪些题目。

把客观和主观关键词结合后，想想是否适合用于这个PPT。

另标题要积极向上，引起听众兴趣的同时，鼓舞人心。

词性

客观关键词

联想

动词

形容词、副词

数词、量词

名词

●双关联想法：

♥偷梁换柱：

onewash，onedream（见图1.3）。

♥通过时间双关：

恭喜发财，“报表”拿来！

、MerryXmasandHealthyNewYear！

平时注意收集各种应时句子、流行语以及谚语俗语，改造一下，用起来很方便（见图1.4）。

♥通过缩写变换：

想出一个与项目相关的简单词，再搜寻一系列以这些字母开头的单词，将它们顺成一个和项目相关的句子。

第一，缩写词越简单越好；第二，简单词和句子分别表达主观关键词和客观关键词（见图1.5和1.6）。

♥通过字形变化：

即通过字体与图像表达。

♥通过成语双关：

英语单词—中文成语，如BurntheMidnightOil（见图1.2）。

3找到一个精妙标题的路径

●多思考、勤思考，精妙标题不请自来：

♥积累的快慢需要技巧，关键要随时随地做个有心人，在日常生活中从身边积累。

♥记书名、电影名、唱片名，甚至网络流行语、广告语等。

●巧用搜索引擎。

♥在搜索栏里输入客观关键词和“成语（idiom）”。

虽不能百发百中，但可加快寻找好题目的速度（适合外企员工）。

♥英语在线成语字典。

♥时髦词很简单，只要把客观关键词填进即可，如XX总动员（见图1.12）。

★带领项目团队时，注意分配任务时强调细节，并寻求反馈，确认是否真的交代明白。

第二节用副标题点破窗户纸

1清晰副标题的必要性

●主标题生动、形象、概括力强，“偷偷”藏了关键词，在细嚼慢咽中慢慢体会含义。

而副标题是清楚明确，一目了然，包含尽可能多的客观关键词，往往是句简单的话或短语具体说明报告的实质内容，如关于XX部门工作的总结；XX项目的报告。

2清晰副标题的要点

●加强针对性：

把目标范围缩小，尽可能精确表达内容，并指出PPT的目标听众，可通过准确的定语来实现，如“奥妙新配方的测试报告”。

●明确时间段：

如报告有时间方面内容，最好体现，年终or阶段性？

●定义内容的性质：

区分内部和外部信息，可帮助听众正确接受信息，并确定如何使用。

不要在公司对外宣传稿上大肆加上个人观点——白领大忌。

第三节不简单的简单完整句

1简单完整句其实不简单

●为什么用简单完整句：

♥只用几个关键词容易令人误解；

♥完整句可帮老板节省理解内容的时间；

♥PPT作为工作资料存档后，更能发挥价值。

★每次汇报工作只用一页纸和10分钟，在纸上用简单完整句列举项目进展、下步计划及遇到的问题，同时列出理由和希望老板指导的部分。

每一部分用不同颜色标出顺利进行还是遇到阻力、面临风险。

逻辑性强又简单易懂的一张纸，帮老板大大节省时间。

2完整你的简单句

●简单完整句不一味追求简单，必须符合2要求：

♥句子结构完整，即有一个谓语。

♥观点明确。

句子不仅陈述事实，且表达观点，用形容词或副词表明态度：

观点不怕错，就怕模糊。

另一重点是简单，一是句式简单、字数少，二是观点不产生歧义。

●很多人从不给出决定性观点，怕得罪人。

这样不仅错过一个又一个锻炼自己的机会，有时会耽误项目进度。

●如何修改非简单完整句作品（见图1.15）：

♥首先，把所有观点都用简单完整句明确。

♥其次，把最关键信息提到前面。

♥特别注意，去掉其中一些非陈述性、非观点的判断依据。

♥最后，用文本框强调结论，以给听众更明确的印象。

●PPT只是一个工具，内容的好坏，在于制作者。

第四节骨灰级的PPT结构——总分总

●PPT结构中，总分中分别对应概述、分论点和总结。

总结不但要在原有基础上进一步明确观点，还要提出下一步计划。

1第一个总：

概述

●“总”用概述表述，针对会议时也可用议程。

一般只有一页，每条都用简单完整句，让观众1分钟内把握整个PPT内容（见图1.16、1.17和1.18）。

●分多少条合适，根据报告内容来定：

♥一个100多页的报告，最好分3~5个章节，开始一页只提出各章节要点，在每章开始时再做一个章节概述。

♥一个20多页的PPT，只列出分步要点即可。

概述页里，设置3~5条要点较适宜，每条层次不多于两层。

●如用提问方式写概要：

♥一问到底，保持统一：

所有观点都用问题方式提出，同时在每部分开始或结束时，给出一个明确解答。

♥注意场合。

★做项目最重要的会议是启动会议。

目的不在于分配工作，而在于告诉大家目标在哪里，步骤是什么，各部门作为齿轮如何结合保证机器运转。

只有这样，大家才能朝着共同目标奋斗。

2把你的分论点制作成页标题

●概述和分论点构成PPT内容的提纲，把所有页的观点串联起来即整个故事的压缩版。

●阐述分论点最简单的办法：

把它写成页标题，让听众快速明白整个故事的来龙去脉。

哪怕是100页的报告，也能让老板3分钟之内明白你的主要观点。

●正确的页标题形式是将章节信息和本页观点有机结合，即双重标题，让章节信息统一结构，让页标题表达观点。

一动一静，动的是该页核心内容的概括，静的是这一章的标志。

3第二个总：

总结

●没有反馈的总结是浪费时间，在总结时，主要达到以下目的：

♥回顾内容：

把前面内容简要梳理一遍，总结和开篇时的总说侧重不同。

开篇强调内容概要，总结时格外强调观点。

多用“首先”、“然后”、“接下来”等表示逻辑顺序的词。

♥整理逻辑：

总结时仅列出结论不够，应把观点之间的联系梳理出来，从而把之前灌输给听众的信息系统化、逻辑化，多用“在XX的基础上”、“基于XX的分析”之类的表述（见图1.21）。

♥提出最终结论：

最好用一句话总结整个PPT，且结论必须明确。

♥计划下步工作：

总结中最重要的是把汇报的东西落实在下一步行动中。

具体的行动和投资，必须有具体的数字和时间表。

♥寻求反馈。

★在我交上去的预算中，用不同颜色注明哪些是固定价格，改变不了；哪些是估值，这些估值和来源又是什么；同时注明是保守还是乐观估计，所以老板不会狠砍预算。

第五节随手拈来的创意线索

1魅力线索——被遗忘的法宝

●一个好线索能贯穿内容，让听众对PPT结构更清晰，对内容更有效接受（见图1.22~1.26）：

♥容易理解，且这种理解是大家的共识：

用线索把PPT串起来，是为了降低理解难度，增强趣味性。

介绍线索超过1分钟，则说明线索太复杂。

考虑听众背景，注意代沟和文化差异。

♥线索能够承载整个PPT的内容：

像个大舞台，如08奥运会开幕画卷。

另注意PPT主线的选择，考虑这个平台能否让内容结构更合理，表达更充分。

♥线索能体现公司或制作者的风格。

2线索就要这样挖

●与作文一样，线索可以是人物、时间、地点、事件、实物或思想感情，还可结合使用。

用得较多的是事件和时间，以下提供两种寻找好线索的方法：

♥比喻法：

把新事物看成一种熟悉事物，找到共同点，降低学习难度，如将项目过程比作地铁路线图、积木、拼图、多米诺（连锁反应）、拼图、F1赛手（团队协作）、蝴蝶等（见图1.27和1.28）。

♥吉祥物法：

如脍炙人口的动画形象—爱好坚果的松鼠。

这些小动物一方面是串起故事的线索，另一方面有些内容可用可爱的宠物语气表达（见图1.29~1.35）。

★对职场新人的建议：

1.学习专业信息；2.分享信息；3.带领别人一起干。

只有学习专业知识，才有东西和别人分享，在分享过程中，会交到支持你的新朋友。

所以学习专业知识是基础，分享信息是核心，团结群众是结果。

第二章让你的模板与众不同

第一节模板里的小细节与大学问（页面布局）

1页面布局，功能来分类

●PPT模板分为以下部分：

页面布局、背景、细节（字体、字号、颜色）等。

●从功能上，页面布局分为5种，首页、概述页、章节页、内容页和结束页：

♥首页的主要功能是显示题目和作者，让听众明白要讲什么，谁来讲（见图2.6）。

♥概述页是希望听众在正式内容前有一个全局观（见图2.8）。

♥篇幅较长的PPT中间要加过渡的章节页，引导听众到下一部分内容。

♥内容页要多使用简单完整句，表达明确观点和听众最关心的内容。

♥结束页要感谢听众。

●设计PPT模板时，可先将布局固定，然后在整个PPT里进行到底，以保持一致性。

●设计5种版式时，应注意：

♥首页尽显个人修养，包括以下细节：

大标题抓住听众眼球：

生动活泼，贴切体现内容要点以及背后精神。

副标题说明具体内容：

清楚明确，明明白白告诉听众你要讲什么。

一系列人名彰显团队精神：

首页署名应包括项目团队、幻灯片编辑人、主讲人等，还需区分承担项目责任轻重，细分职务。

及时修改日期和添加公司标志，表达对听众的尊重。

添加保密级别保护商业机密，除此之外，可考虑把PPT转化为PDF，删去核心机密的关键细节、加签保密协议等。

2结构变动，要靠概述页和章节过渡页

●概述页和章节过渡页构成PPT的框架，主要包括以下要素：

♥目录页标题或章节页标题：

用最简练的话概括内容，提示听众进入下一部分。

♥内容简介：

用简单完整句把整个PPT或一章各个分观点说清。

如在概述页只提内容而未说明观点，可在章节过渡页弥补这一缺憾。

♥进程指示标志（最出彩—让观众跟着你的思路走）：

许多人将概述页和章节过渡页搭配使用，先做目录页，每到新一章，再显示一下目录页，同时用动画或方框突出要讲的下一章（特色用法见图2.9~2.11）。

♥时间分配：

会议和工作坊PPT中，在内容后告诉听众每一部分安排的时间。

3让内容清晰完整（见图2.15）

●内容页的布局，包括以下要素：

♥章节标志和本页观点：

内容页的标题应将章节信息和页标题结合，但页标题不能占据太大空间，否则会减少具体内容页面，头重脚轻。

如何体现章节标志又能解决本页观点：

缩小标题字号：

因地制宜调整字号。

一般20~28号字体足矣。

用图片代表主标题（保持各部分主标题和图片一致）：

大大提高空间利用率、生动（见图2.16）。

♥核心内容：

每页只说一个观点，并且信息量适中；

各要素必须一致：

字体、字号、颜色、页边距、提示符、语言风格等。

♥注释（注明引用出处）。

♥页码：

一般可加可不加，但电话会议PPT非加不可。

●电话会议前，做个有页码的PPT，把要讨论的内容和要点写清。

从而提高效率，使大家步调一致。

组织电话会议时要防止跑题影响进度，可集中精力先把内容讲一遍，让大家把问题和页数记下。

讲完后，再把PPT翻到第一页，问大家有何问题，一页一页地过。

4结束页要表达一颗感恩的心

●感谢支持者、感谢观众参与并引导观众提问。

第二节省心型模板简单不“撞衫”（背景）

1给现成模板做个整容小手术

●作为背景，有三大功能：

分割页面布局、烘托内容主题和展示作者个性。

●从分割页面布局来讲，许多PPT背景比例不太合适，默认模板的整容手术有两项：

♥调整头和身体的比例，把标题所占的地方缩小到整个版面的1/7（原1/6）

♥缩小标题的字号，用24~32字号。

●整容手术事前做。

PPT不怕空就怕挤，如觉得页面太空，可添加一副呼应内容的图。

2让模板有些新变化

●几何图形组合式模板的优势在于简单朴素，美观大方，配色容易，适用于多种场合。

●PPT模板有两大改造途径：

♥改变配色和字体。

♥从视图进入母版模式，把背景图形还原成独立图形，任意排列。

●拆分和组装练习是个学习模板设计的好机会，“零距离”体会别人设计的模板，帮你从中找到灵感，设计出一个真正属于自己的模板。

●用照片（平铺背景）做模板，可增加PPT质感，体现作者风格。

●用图片做背景主题提防掉进2个陷阱：

♥忌把图片做成水印背景。

♥忌用很炫的模板作背景，模板不能喧宾夺主，简洁实用是最关键原则。

●启示和感悟：

♥设计模板不难，并不是专业设计人员的专利；

♥自己设计的模板能更好地为我所用；

♥高明的PPT是在无数“很土”的PPT基础上成长起来，如果有天发现从前的作品有很多不足，说明水平在不断提高。

●给重要客户做PPT，不妨看看其公司网站，其中一些设计元素可直接运用于PPT模板中，即使不能使用，也可提供很多图片素材。

第三章让PPT3分钟能看懂

第一节清晰表达你的信息

1PPT清晰表达信息的三个层次

●PPT的清楚表达，有三个层次的要求：

♥字体、字号、颜色清晰可见。

♥容易理解，主要体现在语言方面。

♥体现个性，形式和内容有机统一。

2PPT清晰表达信息的三大原则

●站在听众的角度想问题，使之少动脑子就明白你所表达的信息。

考虑到文化、语言（少用复杂单词）、认知程度差异。

获得观众最好反馈的办法是仔细观察其表情和眼神。

●别学周杰伦含糊不清：

保证PPT所有内容观众从任何角度、距离都能看见。

●信息不能模棱两可，清晰可见是基础，容易理解、表达明确是进一步要求。

第二节中规中矩使用字体字号

1不同字体对号入座

●艺术字和非艺术字：

♥正文：

微软雅黑、黑体、幼圆、（宋体）、（仿宋）、（楷体）。

♥标题：

魏碑、行楷、舒体、隶书。

♥装饰：

琥珀、彩云。

●英文字体：

♥正文：

Arial、calibri、Corbel、（TimesNewRoman）。

♥标题：

Forte、Cooperblack、Arialblack。

♥装饰：

Chiller、blackadder。

●使用笔画粗细一样的非艺术字作为PPT正文字体，如雅黑、黑体、幼圆等。

2字体的混搭要混而不杂

●混搭字体，最简单的是把黑体和一般字体进行组合，个别地方可用手写体和打印体。

●正确的混搭是把两三种字体（字号、颜色）搭配，达到突出强调效果。

在一页里，标题和内容中每部分，最多使用3种不同的字体、字号和颜色组合。

3字号的中庸原则

●最适宜的中文字号是20~30号，最好不使用小字号。

●尽量使用1.5倍行间距，避免内容拥挤。

4线条粗细有讲究

●推荐使用线条的粗细：

2.25p。

●简约是一种美，所有附加的效果不是为炫服务，而是为清晰表达信息服务。

第三节和谐不张扬的颜色搭配

1色彩里的哆来咪

●为方便辨认，制作PPT时，尽量避免使用色环上相邻的颜色（见图3.8）：

♥180度的互补很扎眼，字体尽量不选用与底色互补之色，仅用于局部强调。

♥对比色关系：

色环相距135度，属中强对比效果，适合文字与背景的色彩对比。

♥邻近色关系：

色环相距90度，属中对比效果，冷暖清楚、色调统一，带给观众明显的感情特性，但不适合做文字和背景的搭配。

♥同类色关系：

色环相距45度，对比效果弱，主色调明确，多用于底色来调整主题色。

●纯度，即颜色里加入白色或黑灰色的程度：

♥纯色调文字最好搭白底；冷色配白色、暖色配黑色。

♥大面积纯色容易产生视觉刺激。

♥避免使用俗丽的颜色，应总体协调，局部对比。

●颜色的关键不在多少而在于和谐。

●个人常用搭配：

♥模板底色：

白色、黑色、灰色调；切忌——橙色、大红以及色彩缤纷的图片或水印。

♥内容的文字、标题：

黑色、白色、深蓝色。

♥用来强调的线和图形：

白底用艳色（红、绿等纯色）；黑底用亮色（黄色、橙色）。

2留心颜色的意义

●PPT的制作者不是色彩大师，了解颜色的目的是为了不犯错误。

使用颜色时，尽可能站在听众的角度，了解其好恶。

如因种种原因，不能很好把握，尽可能使用“安全色”。

第四章玩转PPT的5种武器

●如何筛选信息：

首先去掉和听众无关的话题，把信息分类，整理出PPT的思路框架。

其次，把分好类的信息，用正确方式表达出来。

●PPT的7个C通过5种工具来表达（见图4.1）。

第一节与众不同的PPT文字风格

1PPT行文就像课堂笔记

●文字是最重要的表达工具，最大特点是明确。

●在文字表达上，PPT和word的作用截然不同：

Word是用来阅读、编辑整篇文章，而PPT中的文字是用来辅助听懂和事后回想。

就像课本是用来自学，而笔记是在课堂上记录要点的。

●人分为倾听型和阅读型，其主要信息分别来源于耳朵和看书，PPT能弥补这两类人的障碍。

●PPT笔记型表达有那些特点和优势：

♥PPT重要的是point（观点、要点、重点、难点、突破点），要求准确和简短。

♥观点背后的逻辑不需具体写到幻灯片上，尽量不出现“所以”、“因此”、“然而”等字眼。

♥PPT是分条笔记式写法，而不是word的分段式写法。

●结论页排版：

每个图标都引导一个简单完整句，把完整句串起来是一个主要观点，即整个PPT故事最简练的缩写。

●写PPT时，脑子里一定要想笔记的写法，不但要分point，更要让每个点都powerful。

2两个小窍门让文字更好用

●备注栏克服简短词的缺点。

●运用字体、字号、颜色的力量突出关键词（大多是形容词、副词），让完整句更好读。

3小心文字里的5宗罪

●朴实的东西永远是美的，它也许不那么出彩，但是依旧可以绽放。

第二节横竖有理的表格表达

1表格是PPT的天敌

●表格的优势在于对比，通过数字、对比看法，更鲜明有力地论证观点。

适合用表格的情况：

♥绝对数字是关键信息，如银行利息，更关心绝对值而非趋势。

♥简单明了的分类信息，如国庆期间工程人员值班表。

2别把EXCEL原样贴过来

●在PPT里，表格只为观点服务。

所有原始数据，如不是和观点紧密结合，就坚决删除。

●PPT表格一般不用完整句，因表格不能承载很多文字。

为了让听众更易掌握信息，较忌讳换行。

PPT表格中，最好用词表达，少而精永远是PPT表格的精髓。

3循规蹈矩地做表格（见图4.4）

●在表格的表达和制作上，EXCEL和PPT相通，要素如下：

♥有表头。

表头信息清楚告诉听众，这个表格关于什么。

♥必须有行有列，竖线可省，但横线至少三条。

♥数量有单位。

♥一行一列只表达一种内容，不同信息不混杂。

4表格不能过度图形化

●PPT需存档，过度图形化将导致重要信息的流失。

5讲述表格的4步套路

●先说明表格的目的和名称：

“您现在看到的表X是一个关于XXX的研究。

”

●介绍表头和单位：

“表中的行表示XX，单位是XX；列表示XX，单位是XX。

”

●介绍主要数字或内容：

“从表中我们可以看出XXX。

”

●给出主要结论：

“所以，根据这些数据，我认为XXX。

”

6表格里的变形金刚（smartart）

●使用smartart时，为方便调整字体大小，可用它的图，但单独用自己的文本框。

●尽量简单。

设计和色彩、3D效果等形式，以服务内容为根本原则，别让图形弱化了要表达的信息。

第三节一目了然的趋势图

1分清图中的“虚”与“实”

●趋势图的表现力：

把事实讲明白的能力，通过趋势图可让观众清晰了解数据走向。

而该走向反映历史数据或实验结果，是客观实在的。

●趋势图的说服力：

演讲者通过趋势图“搞定”听众的能力，讲的是主观观点。

●表达表格时，必须把客观事实和主观结论分开，在给出结论前最好充分论证，使得结论更有说服力。

2选对图的类型

●如数据够多，并想从起伏变化的曲线里说出道理，必须使用趋势图。

使用趋势图应注意：

♥火力集中：

一页只放一张图，每张图只说一个问题。

把信息归类、拆分更好吸收。

♥别拽火星图：

如非要使用，先教大家看图方法。

♥选对基本图：

图的种类

表达内容

应用案例

柱状图

比较数值

不同城市平均收入比较

饼状图

关注份额

市场份额

散点图

独立测试数值

科学测试

曲线图

趋势

销售额

3跟着国画学画图

●标明x、y轴时，应有明确名字，并且注明单位。

●建议将图例放在图的核心部位空白处，既可节约空间，将图放大，又可让图例更接近曲线，方便读者阅读。

4关注细节

●调整字体、字号、标识符的大小：

清晰可见是基本标准，争取选用14号以上字号。

●调整线条粗细：

2.25p原则，坐标网络线可细一点，颜色可选灰色，也可用虚线，从而体现层次。

●修改颜色：

对比鲜明，不适合灰色调。

●考虑一致性原则：

同一东西在PPT反复出现，必须保持一致。

如东西本身有颜色，就尽可能用颜色表达。

颜色是为使听众更好接受信息，切忌舍弃清楚的原则而大肆追求花哨。

●调整横、纵坐标的范围，使图的主要内容位于核心区域。

●适当运用一些形状强调趋势图中的要点（见图4.12）。

5讲述趋势图的6步

●介绍图的目的和名称：

“您接下来看到的这幅图是XXX。

”

●介绍横、纵坐标及单位：

“它的横坐标是XX，单位是XX，纵坐标是XX，单位是XX。

”

●介绍图例：

“在这幅图里，黑色的圆圈代表XX，红色的方块代表XX。

”

●介绍趋势：

“我们可以看到，在过去一年里，A的销售额的变化趋势是XXX，B的销售额变化趋势是XXX。

”

●强调要点：

“这些变化中，峰值出现在XXX，而谷底出现在XXX。

”

●得出结论：

“据我们分析，这个变化趋势说明了XXX，那么我们下一步可以XXX。

”

◎前5步说明客观事实，展现趋势图的表现力，第6步说明观点，之间过渡非常自然。

第四节画龙必点睛的图片

1一图值千言

●对于具体事物，大脑是用形象来传递。

●信息不仅有输入输出，还有翻译、转化和过滤的过程，每一步骤都会导致信息的变形和流失。

对具体物件的说明，文字明显劣于直接的图片表达。

2图片分类有讲究

●常用图片：

人像（介绍成就、引用名言）、漫画（突出事物特点，提高听众兴趣、调节气氛）、剪贴画（风格一致）、摄影图片（独特视角表达深刻意义、比喻和双关作用）、相片（总结页团队相片、日常抓拍）、壁纸和贺卡（模板背景）、期刊封面（诠释热点问题的权威）、平面广告和电影海报。

3图片是信息的好助手（什么时候用图片）

●“可以形象化的东西”，不单单指某样东西，还可是某种感情（感情形象化）。

●“配上画”，不是“全部图片化”，应有简单完整句。

●点题和美观：

用于首页、章节页的图，主要作用是烘托文字，应强调意境。

●提高观众兴趣。

●说明一些高深的问题和概念。

●解释结论：

用图片把抽象内容具象化，不是要改变最终产品，而是降低得到最终产品需要消耗的能量。

使用图片也不是为了误导听众，而是降低理解复杂概念的难度。

4让图片各就各位（怎么用图片）

●有的放矢：

不追求花里胡哨。

如一页多幅图，必须围绕同一观点。

●大小合适：

剪裁多余部分，强调细节时，可采用放大镜法把局部放大。

●位置因作用而异：

主放中次放角，避免淹没文字—图文分开、或文字放在图片中颜色相对单一的部分。

第五节存在必精彩的动画

1爱恨动画功能多

●插入动画，不意味动画满天飞，大多数PPT中，90%动画没有必要。

●动画共有4大类：

Entrance进入、Exit消失、Motion移动、Path路径。

●4大类可分为两部分，一部分用来强调，主要使用进入类动画效果；另外三类用来讲过程。

●强调时避免以下错误：

复杂至极、蹦字动画、慢动作。

用图框强调时，只用“显示”和“消失”，顶多加上其组合足矣。

前后对比属于强调，通常要综合使用颜色变化和出现、消失效果的组合等一系列动画效果。

●强调动画在日常