别告诉我你懂PPT.docx

1、别告诉我你懂PPT别告诉我你懂PPT第一章 让你的PPT讲故事（题目、句型、总分总结构、创意线索）第一节 抓住眼球的雷人主标题1 标题=震撼力2 三步起一个精妙的主标题列出客观关键词：做个填空题：这是一个关于XXX的项目，将XXX里的词语按词性分类。提炼主观关键词：关于人，指项目背后的团队精神，如敬业、开创、奋斗等。把主观关键词“嫁”给客观关键词：从客观关键词入手，看能天马行空联想出哪些题目。把客观和主观关键词结合后，想想是否适合用于这个PPT。另标题要积极向上，引起听众兴趣的同时，鼓舞人心。词性客观关键词联想动词形容词、副词数词、量词名词双关联想法： 偷梁换柱：one wash，one dr

2、eam（见图1.3）。 通过时间双关：恭喜发财，“报表”拿来！、Merry Xmas and Healthy New Year！平时注意收集各种应时句子、流行语以及谚语俗语，改造一下，用起来很方便（见图1.4）。 通过缩写变换：想出一个与项目相关的简单词，再搜寻一系列以这些字母开头的单词，将它们顺成一个和项目相关的句子。第一，缩写词越简单越好；第二，简单词和句子分别表达主观关键词和客观关键词（见图1.5和1.6）。 通过字形变化：即通过字体与图像表达。 通过成语双关：英语单词中文成语，如Burn the Midnight Oil（见图1.2）。3 找到一个精妙标题的路径多思考、勤思考，精妙标题

3、不请自来： 积累的快慢需要技巧，关键要随时随地做个有心人，在日常生活中从身边积累。 记书名、电影名、唱片名，甚至网络流行语、广告语等。巧用搜索引擎。 在搜索栏里输入客观关键词和“成语（idiom）”。虽不能百发百中，但可加快寻找好题目的速度（适合外企员工）。 英语在线成语字典。 时髦词很简单，只要把客观关键词填进即可，如XX总动员（见图1.12）。带领项目团队时，注意分配任务时强调细节，并寻求反馈，确认是否真的交代明白。第二节 用副标题点破窗户纸1 清晰副标题的必要性主标题生动、形象、概括力强，“偷偷”藏了关键词，在细嚼慢咽中慢慢体会含义。而副标题是清楚明确，一目了然，包含尽可能多的客观关键词

4、，往往是句简单的话或短语具体说明报告的实质内容，如关于XX部门工作的总结；XX项目的报告。2 清晰副标题的要点加强针对性：把目标范围缩小，尽可能精确表达内容，并指出PPT的目标听众，可通过准确的定语来实现，如“奥妙新配方的测试报告”。明确时间段：如报告有时间方面内容，最好体现，年终or阶段性？定义内容的性质：区分内部和外部信息，可帮助听众正确接受信息，并确定如何使用。不要在公司对外宣传稿上大肆加上个人观点白领大忌。第三节 不简单的简单完整句1 简单完整句其实不简单为什么用简单完整句：只用几个关键词容易令人误解； 完整句可帮老板节省理解内容的时间； PPT作为工作资料存档后，更能发挥价值。每次汇

5、报工作只用一页纸和10分钟，在纸上用简单完整句列举项目进展、下步计划及遇到的问题，同时列出理由和希望老板指导的部分。每一部分用不同颜色标出顺利进行还是遇到阻力、面临风险。逻辑性强又简单易懂的一张纸，帮老板大大节省时间。2 完整你的简单句简单完整句不一味追求简单，必须符合2要求： 句子结构完整，即有一个谓语。 观点明确。句子不仅陈述事实，且表达观点，用形容词或副词表明态度： 观点不怕错，就怕模糊。 另一重点是简单，一是句式简单、字数少，二是观点不产生歧义。很多人从不给出决定性观点，怕得罪人。这样不仅错过一个又一个锻炼自己的机会，有时会耽误项目进度。如何修改非简单完整句作品（见图1.15）： 首先

6、，把所有观点都用简单完整句明确。 其次，把最关键信息提到前面。 特别注意，去掉其中一些非陈述性、非观点的判断依据。 最后，用文本框强调结论，以给听众更明确的印象。PPT只是一个工具，内容的好坏，在于制作者。第四节 骨灰级的PPT结构总分总PPT结构中，总分中分别对应概述、分论点和总结。总结不但要在原有基础上进一步明确观点，还要提出下一步计划。1 第一个总：概述“总”用概述表述，针对会议时也可用议程。一般只有一页，每条都用简单完整句，让观众1分钟内把握整个PPT内容（见图1.16、1.17和1.18）。分多少条合适，根据报告内容来定：一个100多页的报告，最好分35个章节，开始一页只提出各章节要

7、点，在每章开始时再做一个章节概述。 一个20多页的PPT，只列出分步要点即可。概述页里，设置35条要点较适宜，每条层次不多于两层。如用提问方式写概要： 一问到底，保持统一：所有观点都用问题方式提出，同时在每部分开始或结束时，给出一个明确解答。 注意场合。做项目最重要的会议是启动会议。目的不在于分配工作，而在于告诉大家目标在哪里，步骤是什么，各部门作为齿轮如何结合保证机器运转。只有这样，大家才能朝着共同目标奋斗。2 把你的分论点制作成页标题概述和分论点构成PPT内容的提纲，把所有页的观点串联起来即整个故事的压缩版。阐述分论点最简单的办法：把它写成页标题，让听众快速明白整个故事的来龙去脉。哪怕是1

8、00页的报告，也能让老板3分钟之内明白你的主要观点。正确的页标题形式是将章节信息和本页观点有机结合，即双重标题，让章节信息统一结构，让页标题表达观点。一动一静，动的是该页核心内容的概括，静的是这一章的标志。3 第二个总：总结没有反馈的总结是浪费时间，在总结时，主要达到以下目的： 回顾内容：把前面内容简要梳理一遍，总结和开篇时的总说侧重不同。开篇强调内容概要，总结时格外强调观点。多用“首先”、“然后”、“接下来”等表示逻辑顺序的词。 整理逻辑：总结时仅列出结论不够，应把观点之间的联系梳理出来，从而把之前灌输给听众的信息系统化、逻辑化，多用“在XX的基础上”、“基于XX的分析”之类的表述（见图1.

9、21）。 提出最终结论：最好用一句话总结整个PPT，且结论必须明确。 计划下步工作：总结中最重要的是把汇报的东西落实在下一步行动中。具体的行动和投资，必须有具体的数字和时间表。 寻求反馈。在我交上去的预算中，用不同颜色注明哪些是固定价格，改变不了；哪些是估值，这些估值和来源又是什么；同时注明是保守还是乐观估计，所以老板不会狠砍预算。第五节 随手拈来的创意线索1 魅力线索被遗忘的法宝一个好线索能贯穿内容，让听众对PPT结构更清晰，对内容更有效接受（见图1.221.26）： 容易理解，且这种理解是大家的共识：用线索把PPT串起来，是为了降低理解难度，增强趣味性。介绍线索超过1分钟，则说明线索太复杂

10、。考虑听众背景，注意代沟和文化差异。 线索能够承载整个PPT的内容：像个大舞台，如08奥运会开幕画卷。另注意PPT主线的选择，考虑这个平台能否让内容结构更合理，表达更充分。 线索能体现公司或制作者的风格。2 线索就要这样挖与作文一样，线索可以是人物、时间、地点、事件、实物或思想感情，还可结合使用。用得较多的是事件和时间，以下提供两种寻找好线索的方法： 比喻法：把新事物看成一种熟悉事物，找到共同点，降低学习难度，如将项目过程比作地铁路线图、积木、拼图、多米诺（连锁反应）、拼图、F1赛手（团队协作）、蝴蝶等（见图1.27和1.28）。 吉祥物法：如脍炙人口的动画形象爱好坚果的松鼠。这些小动物一方面

11、是串起故事的线索，另一方面有些内容可用可爱的宠物语气表达（见图1.291.35）。对职场新人的建议：1.学习专业信息；2.分享信息；3.带领别人一起干。只有学习专业知识，才有东西和别人分享，在分享过程中，会交到支持你的新朋友。所以学习专业知识是基础，分享信息是核心，团结群众是结果。第二章让你的模板与众不同第一节 模板里的小细节与大学问（页面布局）1 页面布局，功能来分类PPT模板分为以下部分：页面布局、背景、细节（字体、字号、颜色）等。从功能上，页面布局分为5种，首页、概述页、章节页、内容页和结束页： 首页的主要功能是显示题目和作者，让听众明白要讲什么，谁来讲（见图2.6）。 概述页是希望听众

12、在正式内容前有一个全局观（见图2.8）。 篇幅较长的PPT中间要加过渡的章节页，引导听众到下一部分内容。 内容页要多使用简单完整句，表达明确观点和听众最关心的内容。 结束页要感谢听众。设计PPT模板时，可先将布局固定，然后在整个PPT里进行到底，以保持一致性。设计5种版式时，应注意： 首页尽显个人修养，包括以下细节： 大标题抓住听众眼球：生动活泼，贴切体现内容要点以及背后精神。 副标题说明具体内容：清楚明确，明明白白告诉听众你要讲什么。 一系列人名彰显团队精神：首页署名应包括项目团队、幻灯片编辑人、主讲人等，还需区分承担项目责任轻重，细分职务。 及时修改日期和添加公司标志，表达对听众的尊重。

13、添加保密级别保护商业机密，除此之外，可考虑把PPT转化为PDF，删去核心机密的关键细节、加签保密协议等。2 结构变动，要靠概述页和章节过渡页概述页和章节过渡页构成PPT的框架，主要包括以下要素： 目录页标题或章节页标题：用最简练的话概括内容，提示听众进入下一部分。 内容简介：用简单完整句把整个PPT或一章各个分观点说清。如在概述页只提内容而未说明观点，可在章节过渡页弥补这一缺憾。进程指示标志（最出彩让观众跟着你的思路走）：许多人将概述页和章节过渡页搭配使用，先做目录页，每到新一章，再显示一下目录页，同时用动画或方框突出要讲的下一章（特色用法见图2.92.11）。时间分配：会议和工作坊PPT中，

14、在内容后告诉听众每一部分安排的时间。3 让内容清晰完整（见图2.15）内容页的布局，包括以下要素： 章节标志和本页观点：内容页的标题应将章节信息和页标题结合，但页标题不能占据太大空间，否则会减少具体内容页面，头重脚轻。如何体现章节标志又能解决本页观点： 缩小标题字号：因地制宜调整字号。一般2028号字体足矣。用图片代表主标题（保持各部分主标题和图片一致）：大大提高空间利用率、生动（见图2.16）。 核心内容：每页只说一个观点，并且信息量适中；各要素必须一致：字体、字号、颜色、页边距、提示符、语言风格等。 注释（注明引用出处）。 页码：一般可加可不加，但电话会议PPT非加不可。电话会议前，做个有

15、页码的PPT，把要讨论的内容和要点写清。从而提高效率，使大家步调一致。组织电话会议时要防止跑题影响进度，可集中精力先把内容讲一遍，让大家把问题和页数记下。讲完后，再把PPT翻到第一页，问大家有何问题，一页一页地过。4结束页要表达一颗感恩的心感谢支持者、感谢观众参与并引导观众提问。第二节 省心型模板简单不“撞衫”（背景）1给现成模板做个整容小手术作为背景，有三大功能：分割页面布局、烘托内容主题和展示作者个性。从分割页面布局来讲，许多PPT背景比例不太合适，默认模板的整容手术有两项： 调整头和身体的比例，把标题所占的地方缩小到整个版面的1/7（原1/6） 缩小标题的字号，用2432字号。整容手术事

16、前做。PPT不怕空就怕挤，如觉得页面太空，可添加一副呼应内容的图。2 让模板有些新变化几何图形组合式模板的优势在于简单朴素，美观大方，配色容易，适用于多种场合。PPT模板有两大改造途径： 改变配色和字体。 从视图进入母版模式，把背景图形还原成独立图形，任意排列。拆分和组装练习是个学习模板设计的好机会，“零距离”体会别人设计的模板，帮你从中找到灵感，设计出一个真正属于自己的模板。用照片（平铺背景）做模板，可增加PPT质感，体现作者风格。用图片做背景主题提防掉进2个陷阱： 忌把图片做成水印背景。 忌用很炫的模板作背景，模板不能喧宾夺主，简洁实用是最关键原则。启示和感悟： 设计模板不难，并不是专业设

17、计人员的专利； 自己设计的模板能更好地为我所用； 高明的PPT是在无数“很土”的PPT基础上成长起来，如果有天发现从前的作品有很多不足，说明水平在不断提高。给重要客户做PPT，不妨看看其公司网站，其中一些设计元素可直接运用于PPT模板中，即使不能使用，也可提供很多图片素材。第三章 让PPT 3分钟能看懂第一节 清晰表达你的信息1 PPT清晰表达信息的三个层次PPT的清楚表达，有三个层次的要求： 字体、字号、颜色清晰可见。 容易理解，主要体现在语言方面。 体现个性，形式和内容有机统一。2 PPT清晰表达信息的三大原则站在听众的角度想问题，使之少动脑子就明白你所表达的信息。考虑到文化、语言（少用复

18、杂单词）、认知程度差异。获得观众最好反馈的办法是仔细观察其表情和眼神。别学周杰伦含糊不清：保证PPT所有内容观众从任何角度、距离都能看见。信息不能模棱两可，清晰可见是基础，容易理解、表达明确是进一步要求。第二节 中规中矩使用字体字号1 不同字体对号入座艺术字和非艺术字： 正文：微软雅黑、黑体、幼圆、（宋体）、（仿宋）、（楷体）。 标题：魏碑、行楷、舒体、隶书。 装饰：琥珀、彩云。英文字体： 正文：Arial、calibri、Corbel、（Times New Roman）。 标题：Forte、Cooper black、Arial black。 装饰：Chiller、blackadder。使用笔

19、画粗细一样的非艺术字作为PPT正文字体，如雅黑、黑体、幼圆等。2 字体的混搭要混而不杂混搭字体，最简单的是把黑体和一般字体进行组合，个别地方可用手写体和打印体。正确的混搭是把两三种字体（字号、颜色）搭配，达到突出强调效果。在一页里，标题和内容中每部分，最多使用3种不同的字体、字号和颜色组合。3 字号的中庸原则最适宜的中文字号是2030号，最好不使用小字号。尽量使用1.5倍行间距，避免内容拥挤。4 线条粗细有讲究推荐使用线条的粗细：2.25p。简约是一种美，所有附加的效果不是为炫服务，而是为清晰表达信息服务。第三节 和谐不张扬的颜色搭配1 色彩里的哆来咪为方便辨认，制作PPT时，尽量避免使用色环

20、上相邻的颜色（见图3.8）：180度的互补很扎眼，字体尽量不选用与底色互补之色，仅用于局部强调。对比色关系：色环相距135度，属中强对比效果，适合文字与背景的色彩对比。邻近色关系：色环相距90度，属中对比效果，冷暖清楚、色调统一，带给观众明显的感情特性，但不适合做文字和背景的搭配。同类色关系：色环相距45度，对比效果弱，主色调明确，多用于底色来调整主题色。纯度，即颜色里加入白色或黑灰色的程度：纯色调文字最好搭白底；冷色配白色、暖色配黑色。大面积纯色容易产生视觉刺激。避免使用俗丽的颜色，应总体协调，局部对比。颜色的关键不在多少而在于和谐。个人常用搭配： 模板底色：白色、黑色、灰色调；切忌橙色、大

21、红以及色彩缤纷的图片或水印。 内容的文字、标题：黑色、白色、深蓝色。 用来强调的线和图形：白底用艳色（红、绿等纯色）；黑底用亮色（黄色、橙色）。2 留心颜色的意义PPT的制作者不是色彩大师，了解颜色的目的是为了不犯错误。使用颜色时，尽可能站在听众的角度，了解其好恶。如因种种原因，不能很好把握，尽可能使用“安全色”。第四章 玩转PPT的5种武器如何筛选信息：首先去掉和听众无关的话题，把信息分类，整理出PPT的思路框架。其次，把分好类的信息，用正确方式表达出来。PPT的7个C通过5种工具来表达（见图4.1）。第一节 与众不同的PPT文字风格1 PPT行文就像课堂笔记文字是最重要的表达工具，最大特点

22、是明确。在文字表达上，PPT和word的作用截然不同：Word是用来阅读、编辑整篇文章，而PPT中的文字是用来辅助听懂和事后回想。就像课本是用来自学，而笔记是在课堂上记录要点的。人分为倾听型和阅读型，其主要信息分别来源于耳朵和看书，PPT能弥补这两类人的障碍。PPT笔记型表达有那些特点和优势： PPT重要的是point（观点、要点、重点、难点、突破点），要求准确和简短。 观点背后的逻辑不需具体写到幻灯片上，尽量不出现“所以”、“因此”、“然而”等字眼。 PPT是分条笔记式写法，而不是word的分段式写法。结论页排版：每个图标都引导一个简单完整句，把完整句串起来是一个主要观点，即整个PPT故事最

23、简练的缩写。写PPT时，脑子里一定要想笔记的写法，不但要分point，更要让每个点都powerful。2 两个小窍门让文字更好用备注栏克服简短词的缺点。运用字体、字号、颜色的力量突出关键词（大多是形容词、副词），让完整句更好读。3 小心文字里的5宗罪朴实的东西永远是美的，它也许不那么出彩，但是依旧可以绽放。第二节 横竖有理的表格表达1 表格是PPT的天敌表格的优势在于对比，通过数字、对比看法，更鲜明有力地论证观点。适合用表格的情况： 绝对数字是关键信息，如银行利息，更关心绝对值而非趋势。 简单明了的分类信息，如国庆期间工程人员值班表。2 别把EXCEL原样贴过来在PPT里，表格只为观点服务。所

24、有原始数据，如不是和观点紧密结合，就坚决删除。PPT表格一般不用完整句，因表格不能承载很多文字。为了让听众更易掌握信息，较忌讳换行。PPT表格中，最好用词表达，少而精永远是PPT表格的精髓。3 循规蹈矩地做表格（见图4.4）在表格的表达和制作上，EXCEL和PPT相通，要素如下： 有表头。表头信息清楚告诉听众，这个表格关于什么。 必须有行有列，竖线可省，但横线至少三条。 数量有单位。 一行一列只表达一种内容，不同信息不混杂。4 表格不能过度图形化PPT需存档，过度图形化将导致重要信息的流失。5 讲述表格的4步套路先说明表格的目的和名称：“您现在看到的表X是一个关于XXX的研究。”介绍表头和单位

25、：“表中的行表示XX，单位是XX；列表示XX，单位是XX。”介绍主要数字或内容：“从表中我们可以看出XXX。”给出主要结论：“所以，根据这些数据，我认为XXX。”6 表格里的变形金刚（smart art）使用smart art时，为方便调整字体大小，可用它的图，但单独用自己的文本框。尽量简单。设计和色彩、3D效果等形式，以服务内容为根本原则，别让图形弱化了要表达的信息。第三节 一目了然的趋势图1 分清图中的“虚”与“实”趋势图的表现力：把事实讲明白的能力，通过趋势图可让观众清晰了解数据走向。而该走向反映历史数据或实验结果，是客观实在的。趋势图的说服力：演讲者通过趋势图“搞定”听众的能力，讲的是

26、主观观点。表达表格时，必须把客观事实和主观结论分开，在给出结论前最好充分论证，使得结论更有说服力。2 选对图的类型如数据够多，并想从起伏变化的曲线里说出道理，必须使用趋势图。使用趋势图应注意： 火力集中：一页只放一张图，每张图只说一个问题。把信息归类、拆分更好吸收。 别拽火星图：如非要使用，先教大家看图方法。 选对基本图：图的种类表达内容应用案例柱状图比较数值不同城市平均收入比较饼状图关注份额市场份额散点图独立测试数值科学测试曲线图趋势销售额3 跟着国画学画图标明x、y轴时，应有明确名字，并且注明单位。建议将图例放在图的核心部位空白处，既可节约空间，将图放大，又可让图例更接近曲线，方便读者阅读

27、。4 关注细节调整字体、字号、标识符的大小：清晰可见是基本标准，争取选用14号以上字号。调整线条粗细：2.25p原则，坐标网络线可细一点，颜色可选灰色，也可用虚线，从而体现层次。修改颜色：对比鲜明，不适合灰色调。考虑一致性原则：同一东西在PPT反复出现，必须保持一致。如东西本身有颜色，就尽可能用颜色表达。颜色是为使听众更好接受信息，切忌舍弃清楚的原则而大肆追求花哨。调整横、纵坐标的范围，使图的主要内容位于核心区域。适当运用一些形状强调趋势图中的要点（见图4.12）。5 讲述趋势图的6步介绍图的目的和名称：“您接下来看到的这幅图是XXX。”介绍横、纵坐标及单位：“它的横坐标是XX，单位是XX，纵

28、坐标是XX，单位是XX。”介绍图例：“在这幅图里，黑色的圆圈代表XX，红色的方块代表XX。”介绍趋势：“我们可以看到，在过去一年里，A的销售额的变化趋势是XXX，B的销售额变化趋势是XXX。”强调要点：“这些变化中，峰值出现在XXX，而谷底出现在XXX。”得出结论：“据我们分析，这个变化趋势说明了XXX，那么我们下一步可以XXX。”前5步说明客观事实，展现趋势图的表现力，第6步说明观点，之间过渡非常自然。第四节 画龙必点睛的图片1 一图值千言对于具体事物，大脑是用形象来传递。信息不仅有输入输出，还有翻译、转化和过滤的过程，每一步骤都会导致信息的变形和流失。对具体物件的说明，文字明显劣于直接的图

29、片表达。2 图片分类有讲究常用图片：人像（介绍成就、引用名言）、漫画（突出事物特点，提高听众兴趣、调节气氛）、剪贴画（风格一致）、摄影图片（独特视角表达深刻意义、比喻和双关作用）、相片（总结页团队相片、日常抓拍）、壁纸和贺卡（模板背景）、期刊封面（诠释热点问题的权威）、平面广告和电影海报。3 图片是信息的好助手（什么时候用图片）“可以形象化的东西”，不单单指某样东西，还可是某种感情（感情形象化）。“配上画”，不是“全部图片化”，应有简单完整句。点题和美观：用于首页、章节页的图，主要作用是烘托文字，应强调意境。提高观众兴趣。说明一些高深的问题和概念。解释结论：用图片把抽象内容具象化，不是要改变最

30、终产品，而是降低得到最终产品需要消耗的能量。使用图片也不是为了误导听众，而是降低理解复杂概念的难度。4 让图片各就各位（怎么用图片）有的放矢：不追求花里胡哨。如一页多幅图，必须围绕同一观点。大小合适：剪裁多余部分，强调细节时，可采用放大镜法把局部放大。位置因作用而异：主放中次放角，避免淹没文字图文分开、或文字放在图片中颜色相对单一的部分。第五节 存在必精彩的动画1 爱恨动画功能多插入动画，不意味动画满天飞，大多数PPT中，90%动画没有必要。动画共有4大类：Entrance进入、Exit消失、Motion移动、Path路径。4大类可分为两部分，一部分用来强调，主要使用进入类动画效果；另外三类用来讲过程。强调时避免以下错误：复杂至极、蹦字动画、慢动作。用图框强调时，只用“显示”和“消失”，顶多加上其组合足矣。前后对比属于强调，通常要综合使用颜色变化和出现、消失效果的组合等一系列动画效果。强调动画在日常