费用报销管理制度.docx

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费用报销管理制度

无锡济民可信山禾药业

股份有限公司

文件编号

版本号

2008第2版本

生效日期

2008年月日

执行部门

财务部

费用报销管理制度

修改状态

修订情况

生效日期

Ⅰ

参照集团的财务制度做相应的修改

2008年月日

Ⅱ

按公司最新架构修改部门名称

2008年月日

Ⅲ

Ⅳ

Ⅴ

起草

职务

日期

2008年月日

审核

职务

日期

2008年月日

签发

职务

日期

2008年月日

费用报销管理制度

1.目的:

为了规范公司费用开支，加强成本控制，提高经济效益，特制定本制度。

2.适用范围:

本制度适用于无锡济民可信山禾药业股份有限公司。

3.定义:

3.1本制度所称费用包括部门正常费用及经理（主任）基本费用。

3.2．1部门正常费用是指公司各部门因日常经营管理需要而发生的工资、差旅费、市内交通费、行政杂项费用、会议费、邮电费、培训费、小车费、广告费、运输费、招聘费等。

3.2．2经理（主任）基本费用是经理（主任）用于对部门（车间）的团队建设费用、队伍激励费用、人员培训费、交通费、电话费、接待费等。

以经理（主任）合同中签订的基本费用额度为限的支出。

3.3部门正常费用和经理（主任）基本费用开支以外的其它费用，公司另有明确规定的，从其规定，公司未作明确规定的，按国家有关法规的规定执行。

4.职责:

4.1总经理负责费用报销的最终审批；

4.2财务部经理负责所有费用的审核；

4.3费用会计负责审核费用报销单据的合法性、有效性和数据的准确性；

4.4报销人必须对其报销费用单据的真实性负责，若有虚报，一经发现，对其本人及相关责任人处虚报金额三倍的罚款，情节严重的给予开除处理。

5.基本原则:

5.1量入为出，公司根据收益水平和盈利能力控制和安排各项费用开支。

5.2厉行节约，公司坚持勤俭办事，严格控制各项费用开支。

5.3公司费用管理的基本方法是预算控制。

通过预算，使公司费用开支服从和服务于公司经营目标。

5.4部门正常费用及经理（主任）基本费用范围内支出的报销流程都按正常程序。

6.部门正常费用内容：

6.1工资及福利费用

6.1.1工资费用指发给员工的工资、福利奖金。

6.1.2工资、福利费用的支出按公司的有关规定执行。

6.2差旅费

6.2.1差旅费是指公司员工在国内外出差公干期间为完成工作所发生的各项合理费用。

6.2.2差旅费的支出按公司《差旅费管理制度》执行。

6.3市内交通费

6.3.1市内交通费是指公司员工因公在无锡市内办事所发生的交通费。

6.3.2员工在无锡市内公干时原则上由公司派车，不准乘坐出租车，确实需发生出租费用，需先征得后勤主管同意；报销市内出租车费时由后勤主管签字,经财务审核后交公司领导批准给予报销。

6.3.3市内交通费报销需在票据后分别注明起止地点、日期、事由，所报销的车票必须与所填内容相符，核对不符的单据财务部门不予报销。

6.3.4市内交通费车票如出现连号，报销人应注明情况，财务部门按单趟实际发生数给予审核报销。

6.4.业务招待费

6.4.1业务招待费指因业务需要而发生的餐费、礼品费等。

6.4.2业务招待费应本着必要、合理、节约的原则从严掌握，按公司费用审批程序进行开支。

6.4.3业务招待费申请批准权限为:

300元/次（含300元）以下由部门经理批准,需填写业务招待费审批单（见附件1），300元/次以上或部门经理、副总发生业务招待费必须由总经理批准，需填写业务招待费审批单（附件1）。

业务招待费必须先审批再发生招待业务。

6.4.4业务招待费报销时须附业务招待费审批单，我方参加招待人员为2人（含2人）以上时除经办人签字外另需1人在“证明人”处签字。

6.4.5业务招待费的发生不得拆分逐次报销,否则不予报销,并视情况给予处罚。

6.4.6公司指定签单点发生业务招待费的应由公司指定签单人签单，其他人签单一律不予报销。

6.5.行政杂项费用

6.5.1行政杂项费用包括办公费、办公设施费（传真机、打印机、复印机、电脑、扫描仪等）、电话费、印刷费、邮寄费、公司统一订阅的书报资料费等各项费用。

6.5.2公司各项行政杂项费由行政人力部统一办理（除外单位寄给我公司并由我公司承担的邮寄费和我公司在外地发生的邮寄费以外），其他部门如有特殊情况需自行发生的零星采购的办公用品应到行政人力部办理出入库手续，并经行政人力部领导签批后方可报销。

6.5.3办公费是日常工作消耗的文具用品、纸张、色带、墨盒、复印机及传真机用纸、饮用水、刻章、办证、执照年检等费用。

6.5.3.1办公用品由行政人力部统一定点购置，凡行政人力部统一采购并为各部门备用的办公用品等，由行政人力部根据各部门月度预算按月编制采购计划。

行政人力部应控制办公用品的实际库存。

6.5.3.2行政人力部要建立健全办公用品收发、领用、清查制度，每月进行盘点，财务不定期进行监盘。

6.5.3.3办公用品报销时需提供购买用品清单，办理办公用品入库手续，行政人力部负责办公用品的库存管理，各部门在领用时须填制领料单到行政人力部领用。

6.5.4修理费

6.5.4.1修理费是公司对电脑、打印机、传真机、网络，车辆等进行日常维护及各部门申请设备部进行的零星维修所发生的各项费用。

6.5.4.2生产办、行政人力部、设备部等相关部门管理各项修理工作。

各部门有修理需求时，应事先填写维修申请单（附件2），按审批权限审批（修理费预计大于2000元,需由总经理批准,2000元（含2000元）以下只需部门经理批准,否则不予报销）。

6.5.4.3修理工程结束后，生产办、行政人力部、设备部等相关部门应附上维修竣工单（附件3），并经使用部门相关人员和负责人签字确认，方可进入报销程序。

6.6会议费

6.6.1会议费是指公司因业务需要召开会议所发生的场地租用费，资料费，与会人员的差旅费，食宿费等各项费用。

6.6.2会议主办部门应事先编制会议预算，报行政人力部核实，总经理批准。

预算经批准后，会议主办单位在预算内借款（含交通费、车辆租借费、住宿费、餐费、会议杂费及其他费用）。

6.7培训费按行政人力部相关制度执行.

6.8广告费

6.8.1广告费是指公司在电视、电台、报刊杂志等做广告宣传或制作宣传品的费用。

6.8.2各部门广告费支出应先编制预算，经公司领导批准后方可实施。

6.9小车费

6.9.1参照公司行政人力部有关车辆管理规定执行。

6.10团队建设费

团队建设费是指为加强部门凝聚力、战斗力而专设的一项部门活动费用，视同业务招待费按程序审批。

（附件1）

6.11印刷费:

印刷费是公司印制各种单据、会计凭证、文件、合同、名片等的费用。

各部门因业务需要印刷的，可填制印刷申请单经部门领导签字批准后交行政人力部办理。

6.12书报资料费:

图书费由各部门预订后由行政人力部统一编制公司报刊订购预算，经分管领导批准后开支。

资料室需要订购报刊、书籍的，应预先编制年度购书计划，经部门负责人批准后开支。

各部门需订阅专业书籍的，需以签呈的形式经总经理批准后开支。

6.13企业文化费：

企业文化费是指企业印刷内部报刊，员工投稿的稿酬，公司内制作宣传标牌、照相胶卷、录像带、录音带等为宣传企业形象而发生的费用（不包含广告费）。

6.14招聘费：

招聘费是指为招聘人才而发生的招聘费用，在网络或报刊上刊登招聘广告等费用。

6.15咨询费：

咨询费指公司向有关咨询机构进行科学、技术、经营管理咨询而支付的费用,包括聘请经济技术顾问、法律顾问、税务顾问、技术质量顾问等支付的费用。

6.16诉讼费：

诉讼费是指公司起诉,应诉而发生的各项费用。

6.17注册审计费：

注册审计费是指公司聘请会计师事务所,律师事务所,资产评估事务所等社会中介机构进行验资,资产评估,会计报表审计,经济鉴证等支付的费用及为公司产品申请保护等发生的费用。

7.经理（主任）基本费用内容

7.1团队建设费

团队建设费是指经理（主任）为加强本部门的凝聚力、战斗力而组织的部门活动费用，可以是全部门（车间）的活动也可以是部门小范围的活动，视同业务招待费按程序审批。

（附件1）

7.2培训费

培训费是指经理（主任）及助理外部培训的费用。

报销时附培训通知、培训申请单，发生差旅费的需附出差审批单。

7.3通讯费

通讯费是指经理（主任）本人的手机话费及部门（车间）员工因公发生的手机费。

7.4市内交通费

市内交通费是指经理（主任）本人因公发生的市内交通费及部门（车间）员工因公发生的市内交通费（不含公司接送员工上下班的大巴租用费支出）。

7.5小车费

小车费是指有车的经理（主任）每月600元的小车补贴。

7.6差旅费

差旅费是指经理（主任）出差公干期间为完成工作所发生的各项合理费用。

7.7接待费

接待费指因业务需要而发生的餐费、礼品费等。

按业务招待费程序审批。

（附件1）

8.费用报销流程

部门正常费用报销流程

报销人→部门经理→财务部费用会计→财务部经理→总经理

9.报销时提供的原始单据要求

9.1内容完整：

单据要有名称、编号、填制日期、接受单位名称（“抬头”）、经济业务的内容、经济业务的实物数量、单价和金额、填制单位名称和经办人签字等要素。

9.2手续齐全，合规合法：

发票必须符合财税部门规定（要有税务局监制章或行政事业收据）；一式多联的发票，只能以“报销联”办理报销；金额计算必须正确，大小写金额必须相符，发票大写金额改动，视同废票。

9.3报销所提供的原始单据必须真实，与开支内容相符，若与以上情况不符或票据遗失的，报销人须填写替票单（附件4），经相关部门签署意见报公司领导批准后方可报销。

9.4单据须逐张顺序粘贴（大一点的单据从右到左，小点的单据从下到上）单据间距离至少参差5mm，以便清点张数，加总金额；同类性质的单据尽量在一起，单据应粘贴整齐，以不超出费用报销单为准。

9.5费用粘贴单上的报销人姓名、费用名称、金额要由报销人填写，附件张数和复核人由费用会计填写。

10.费用报销时限

10.1差旅费报销必须在出差完成后的7个工作日内完成，逾期一天扣罚50元处理。

10.2业务招待费报销必须在业务招待完成后的7个工作日内完成，否则，逾期一天扣罚50元处理。

10.3三节外事费用报销必须在节后一个月内完成，否则，逾期一天扣罚50元处理。

10.4公关费用其报销在费用借支后的15天内完成，否则，逾期一天扣罚50元处理。

除以上情况外的其他借支，其报销在费用借支后的10天内完成（特殊情况由签呈进行说明），否则，逾期一天扣罚50元处理

10.5市内交通费用报销在费用发生后交后勤主管签字，每月汇总报销一次。

逾期不予报销。

11.费用报销的其他规定

11.1报销单据入帐后由出纳或会计在原始单据上加盖“现金付讫”或“转帐”字印，以杜绝单据的重复违规使用。

11.2.1费用支出部门须在当月18号前分摊完上月发生费用，如逾期未分摊则费用由支出部门承担，遇节假日顺延。

11.2.2财务部在收到经确认的费用分摊表后须在当月入账完毕，如牵涉到其他子公司的往来划账也必须当月到位。

11.2.3费用承担部门在收到分摊表后，必须签字确认，如对费用存在异议须在三个工作日内呈交书面资料至费用支出部门协商解决，如三天内既不确认又不呈交相关资料反馈，则视为默认费用；在确认费用的同时需注明承担的二级部门或岗位费用，如没有明确标示承担部门则以费用支出（分摊）部门的表格上注明的二级部门为准。

11.2.4在分摊费用中如含岗位费用不需要再另行填制岗位费用明细表，但是请各部门做好数据备查，以便与财务数据核对。

12.本规定由财务部负责解释。

13.本制度自下发之日起执行，公司既往相关规定（文件）自行废止。

14.附件

附件1：

费用报销流程

附件2：

业务招待费审批单

附件3：

维修申请单

附件4：

维修竣工单

附件5：

替票单

附件1费用报销流程

附件2

业务招待费审批单

部门

时间

经办人

事由

我方参加人数

对方参加人数

证明人

招待标准

部门负责人

总经理

实际发生金额

超支原因：

部门负责人

总经理

附件3

维修申请单

申请部门：

年月日

维修项目

维修原因

预计维修金额

总经理

部门经理

申请人

备注：

预计维修金额2000元（含2000元）以下的只需部门经理批准2000元以上的需总经理批准

附件4

维修竣工单

年月日

维修单位:

维修项目:

主配件及配件金额:

备注:

申请人:

维修经办人:

使用人意见:

使用部门负责人：

附件5

替票单

经办业务

经办人员

证明人

替代票据类型

替代票据金额

替票情况详细说明

部门领导批准

替票入账审核

财务部经理批准

总经理批准