档案管理制度N.docx
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档案管理制度N
档案管理制度
第一章总则
第一条为了规范本公司档案管理工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。
第二条公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史
记录。
公司档案分为受控档案和非受控档案。
第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。
结案后及时归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第二章文件材料的收集管理
第四条公司指定专人负责文件材料的管理，公共服务部负责公司档案统筹管理工作。
第五条文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交公司分管领导或总经理审阅后归档。
第六条一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交公共服务部备案。
会议文件由人力资源部收集。
第三章归档范围
第七条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
第八条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第九条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十条本公司与有关单位签订的各类合同、协议书等文件材料。
凡是本公司形成的正式文件（包括：
正文、附件、底稿）和合同契约均应归档保存。
第十一条本公司员工信息资料、劳动情况、工资、福利方面的文件材料。
第十二条本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
特殊专控文档（人力资源、财务、GSP质量等）本部可单独存档。
第四章归档要求
第十三条档案质量总的要求是：
遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第十四条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，归档遵循本部门或项目单位保存副本（复印件或标注副本盖副本红章），公司公共服务部（档案室）保存原件（正本），部分划归到公司经济财务类专控档案资料由公司计划财务部保管原件（正本）。
第十五条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
第十六条不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
第十七条档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第十八条各部门根据目前公司的各项活动所产生的档案类型分别制定出目录清单，便于档案归档整理与查阅，经营、物资等专业资料，应在项目外部、内部结算完毕后集中归档。
第十九条案卷封面，应逐项按规定用黑色笔书写，字迹要工整、清晰、编码有序。
第五章档案管理人员职责
第二十条按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
第二十一条按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
第二十二条档案保管人员应当遵守制度、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。
第二十三条档案室（档案柜、库房）必须符合档案保护的“八防”要求。
即防盗、防火、防光、防潮、防尘、防高温、防有害生物及防污染。
第六章档案的利用
第二十四条公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《公司文档借阅申请单》，报相关主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门负责人签字批准，受控文档的借阅由分管领导或总经理签字批准。
第二十五条档案借阅的最长期限为一周；档案查阅不得带出公司。
对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。
第二十六条必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追究责任。
第二十七条不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经公司分管以上领导批准才能摘抄或复制。
第二十八条重要的或机密档案资料如需查阅，须经分管领导和综合管理部部长批准后方可查阅，但不准复印，摘抄和出借。
第二十九条查阅时要爱护档案，严禁在各类档案资料上书写、涂改，划线、标号，折叠，抽取，对损毁档案的行为必须追究责任，并给予必要的处分。
第三十条外单位人员一般不得查阅本单位档案，如确需查阅的，应经分管领导批准，但不得出借。
第三十一条必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
不准转借，必须专人专用。
第三十二条用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续，档案保管期限参照附件二。
对已满或超过保管期限的档案，应由档案人员提出销毁意见，造具清册，经鉴定小组鉴定后，由公司领导批准，并上报有关部门审核后，方可销毁。
第三十三条销毁档案时应当指定三人以上负责监销，监销人员要在销毁清册上签字，防止档案的遗失和泄密。
第七章附则
第三十四条公司的全部档案划定密级和非密级，档案的密级可划分为“机密”“秘密”。
公司领导班子会议记录、营销方案、供应链数据、利润卷定为机密。
列为永久、长期、短期保存的档案为秘密。
第三十五条公司经营类手册、程序文件、质量手册、公司各种规章制度、薪酬标准细则、预算等属于受控文件，文件须加盖受控文件章。
第三十六条本制度由公共服务部负责修订、解释。
第三十七条本制度经总经理批准予以公布，从2017年7月1日起开始实施。
附件：
1.《公司文档借阅申请单》
2.《公司档案借阅登记表》
3.公司档案管理明细表
4.《文件管理归档范围和保管期限表》
5.《公司文件归档表》
6.《卷目录表》
7.《档案目录表》
8.《档案存放表索引表》
9.《作废档案焚毁清单》
附件1
档案借阅申请表
借阅单位（部门）：
借阅人：
借阅档案名称：
借阅事由：
借阅时间：
借阅档案：
原件或复印
借阅期限：
归还日期：
部门领导审批：
年月日
公司领导审批：
年月日
附件2
公司档案借阅登记表
借阅日期
部门
批准人
借阅档案名称
是否受控
页数
借阅人
归还日期
归还
情况
收档人
备注
附件3
公司档案管理明细表
档案类别
代码
文号
归档内容
提交部门
提交方式
归档时间
保管
部门
保管期限
备注
声像类
A
GR-司-年度、顺序号
公司高层对外活动的照片
公共服务部
原件
季度
档
案
室
及
相
关
长期
A
GR-司-年度、顺序号
公司高层对外活动的光盘
公共服务部
原件
即时
长期
荣誉类
A
-
公司或公司高层名义获得的荣誉
公共服务部
实物
即时
长期
公司历史
A
GR-司-年度、顺序号
公司大事记
公共服务部
不定
年度
永久
公司重大事项
A
GR-司-年度、顺序号
公司外报刊有关公司的报道
公共服务部
原件
即时
永久
信访材料
公共服务部
原件
即时
长期或短期
参加社会大型会议或活动的文件
公共服务部
原件
年度
长期或短期
公司历史、简报、公司刊物
公共服务部
不定
半年度
短期
公司捐赠项目及相关文件
公共服务部
原件
季度
永久
大型工作会议、座谈会、庆祝会文件材料
公共服务部
原件
年度
长期
企业文化建设项目及活动成套材料
公共服务部
原件
即时
长期
公司领导请示及批复
A
GR-司-年度、顺序号
公司向上级的重要请示及批复
公共服务部
原件
年度
永久
公司向董事长、总经理的请示及批复
公共服务部
原件
年度
长期
公司领导请示及批复
A
GR-司-年度、顺序号
个人或部门向公司的重要请示及批复
公共服务部
原件
年度
永久
公司行文
A
GR-司-年度、顺序号
公司的各类正式发文
公共服务部
原件
月度
长期
对外发文、联系函
A
GR-司-年度、顺序号
公司向外单位的发文（涉内、外业务函件）
公共服务部
原件
年度
长期
档案借阅
B
GR-GF-年度、顺序号
资料查阅、借阅等审批
公共服务部
原件
年度
永久
协议
A
GR-司-年度、顺序号
对外签署的业务合作协议
公共服务部
原件
即时
长期
其他
B
GR-GF-年度、顺序号
零散文件
公共服务部
原件
年度
长期
宿舍管理
（一）
B
GR-GF-年度、顺序号
宿舍物品登记表等
公共服务部
原件
年度
短期
宿舍管理
（二）
B
GR-GF-年度、顺序号
房屋租赁合同等
公共服务部
原件
年度
短期
车辆管理
B
GR-GF-年度、顺序号
与车辆相关文件等
公共服务部
原件
年度
短期
资材管理
B
GR-GF-年度、顺序号
固定资产统计、购置单等
公共服务部
原件
年度
短期
会议纪要
-
原文号
公司及各部门的会议纪要（含月会议、周会议）
公共服务部
原件
年度
长期或短期
内部通启
-
原文号
公司下达的重要通知
公共服务部
原件
月度
长期或短期
工程施工合同
-
文号
工程施工合同
公共服务部
原件
即时
长期
材料设备合同
-
文号
工程材料采购合同
公共服务部
原件
即时
长期
广告制作合同
-
文号
广告制作、发布、刊物印刷合同
策划设计部
原件
即时
长期或短期
固定资产合同
-
文号
办公室固定资产采购、员工宿舍、车辆维修等合同
公共服务部
原件
即时
长期或短期
其它合同
不动产档案（含房产证、土地证、房产买卖合同等）
公共服务部
原件
即时
永久
存银行保险柜
人力资源类
B
GR-HR–年度、顺序号
人员档案资料
人力资源部
原件
即时
长期
B
GR-HR–年度、顺序号
劳动合同
人力资源部
原件
即时
2年
B
GR-HR–年度、顺序号
劳动用工业务办理相关资料
人力资源部
原件
即时
长期
B
GR-HR–年度、顺序号
应聘简历
人力资源部
原件
即时
在职期限
法律及信函
B
GR-GF–年度、顺序号
法律文件通告及信函
公共服务部
原件
月度
长期
市场数据
B
GR-SC-年度、顺序号
招商数据、报表
市场发展部
原件
月度
长期
销售数据
B
GR-YG-年度、顺序号
营业数据、报表
营业管理部
原件
月度
长期
商品物资文件类
B
GR-SP-年度、顺序号
物资采购
商品物资部
原件
月度
长期
财务类
B
GR-CW-年度、顺序号
计划财务部
质量管理类
B
GR-ZG-年度、顺序号
质量管理部
备注：
各部门按照部门业务整理制定清单，公司档案文号编排格式：
1、（公司）简称+（业务部门）简称-档案类别代码-年度+顺序号，字母和数字含义依次是：
1、公司简称：
XXX代码GR；
2、业务部门简称：
公共服务部GF；计划财务部CW；市场发展部SC；人力资源部HR；质量管理部ZG；信息管理部XG；营业管理部YG；商品物资SP部；物流服务部WL；策划设计部CS；电商管理部DS；
3、档案类别代码：
按A、B等字母顺序编排；（A代表公司级；B代表部门级）；
4、年度：
建档、存档年份；
5、顺序号：
001、002等三位数字顺序编排。
例如：
2015年7月20日中铭公司成立一周年几年活动照片，档案文号为GR-A-2015001；
6、质量、财务档案管理参照其相关管理办法《财务档案管理办法》和《质量档案管理规定》。
附件4
文件管理归档范围和保管期限表
档案
门类
类目名称
归档范围
保管期限
备注
文书档案
经营管理
●经营合同、协议
●联营、合作投资方面的文件材料
●股份方面文件材料
●兼并、破产方面形成的文件材料
●工商管理执照的申报、登记、审批材料
●资产投资经营材料
●产权界定材料
●药品、物资供应计划
●项目合同
●经营管理活动材料
●仓库管理材料及统计
●商品销售活动记录、销售统计
●市场调查、用户反馈有关材料
●其他应归档的文件材料
●员工档案及劳动合同
●劳务分包合同及劳务合同
永久
永久
永久
永久
永久
永久或长期
永久
短期
长期
长期
短期
短期
永久或长期
2年
2年
5年
声像档案
照片录音录像磁盘光盘
●反映本企业主要职能活动和工作成果
●形成的照片、录音带、录像带、VCD和DVD
永久
实物档案
●反映本企业工作业绩或荣誉的奖旗、奖状、奖章、奖杯、奖牌等
●反映本企业领导人和著名人物工作业绩或荣誉的奖旗、奖状、奖章、奖杯、奖牌
●本企业在对外交往中获得的各种纪念品、礼品
●反映本企业重大事件、重大事故，与本企业
有关的自然灾害及异常现象的各种纪念品或实物
●与其他载体档案有密切联系的实物
永久
设备档案
文件材料及使用说明书等材料
●购置计划、市场调查材料
●购买合同、协议
●购货凭证
●开箱验收单、随机材料及图样
●调试、安装记录
●维修、调整记录
●报废登记
短期
长期
短期
长期
短期
短期
短期
设备报废后保管3～5年
备注:
保管期限分为永久、长期、短期、三种期限。
永久是指档案需永久保存。
长期是指档案的保存期限等于该工程的使用寿命。
短期是指档案保存20年以下。
标注数字的为特定时间。
附件5
公司文件归档表
部门：
序号
文件名称
内容
档案
编号
受控文件
编号
归档
日期
交件人
签名
收件人
签名
附件6
卷目录表
卷宗号：
目录号：
部门：
案卷顺序号
立卷类
目号
案卷标题
起止日期
卷内张数
保管期限
备注
附件7
档案目录表
部门：
编号
文号
名称内容
归档日期
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
附件8
档案存放表索引表
编号
档案号
档案名称
归档日期
储存位置
档案内容
处理
附件9
作废档案焚毁清单
年月日焚毁
档 号
收文号
发文号
简 由
档案起讫日期
核准：
监焚：
焚毁执行人：
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