档案管理制度N.docx

1、档案管理制度N档案管理制度第一章 总则第一条 为了规范本公司档案管理工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。第二条 公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 第二章 文件材料的收集管理 第四条 公司指定专人负责文件材料的管理，公共服务部负责公司档案

2、统筹管理工作。第五条 文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交公司分管领导或总经理审阅后归档。第六条 一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交公共服务部备案。会议文件由人力资源部收集。 第三章 归档范围 第七条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 第八条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。第九条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 第十条 本公司与有关单位签订的各类合同、协议书等文件材料。凡是本公司形成的正式文件（包括：正文、附件、底稿）和合同契约均应归档保存。第十一条

3、 本公司员工信息资料、劳动情况、工资、福利方面的文件材料。第十二条 本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。特殊专控文档（人力资源、财务、GSP质量等）本部可单独存档。第四章 归档要求第十三条 档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。第十四条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，归档遵循本部门或项目单位保存副本（复印件或标注副本盖副本红章），公司公共服务部（档案室）保存原件（正本），部分划归到公司经济财务类专控档案资料由公司计划财务部保管原件（正本）。第十五条 在归档的文件材料中，应将每份文

4、件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。第十六条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。第十七条 档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。第十八条 各部门根据目前公司的各项活动所产生的档案类型分别制定出目录清单，便于档案归档整理与查阅，经营、物资等专业资料，应在项目外部、内部结算完毕后集中归档。 第十九条 案

5、卷封面，应逐项按规定用黑色笔书写，字迹要工整、清晰、编码有序。第五章 档案管理人员职责第二十条 按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。第二十一条 按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。第二十二条 档案保管人员应当遵守制度、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。第二十三条 档案室（档案柜、库房）必须符合档案保护的“八防”要求。即防盗、防火、防光、防潮、防尘、防高温、防有害生物及防污染。第六章 档案的利用第二十四条 公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写公司文档借阅申请单，报相关主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门负责人签字批准，受控文档的借阅由分

6、管领导或总经理签字批准。第二十五条 档案借阅的最长期限为一周；档案查阅不得带出公司。对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。第二十六条 必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追究责任。第二十七条 不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经公司分管以上领导批准才能摘抄或复制。第二十八条 重要的或机密档案资料如需查阅，须经分管领导和综合管理部部长批准后方可查阅，但不准复印，摘抄和出借。第二十九条 查阅时要爱护档案，严禁在各类档案资料上书写、涂改，划线、标号，折叠，抽取，对损

7、毁档案的行为必须追究责任，并给予必要的处分。第三十条 外单位人员一般不得查阅本单位档案，如确需查阅的，应经分管领导批准，但不得出借。第三十一条 必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。不准转借，必须专人专用。第三十二条 用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续，档案保管期限参照附件二。对已满或超过保管期限的档案，应由档案人员提出销毁意见，造具清册，经鉴定小组鉴定后，由公司领导批准，并上报有关部门审核后，方可销毁。第三十三条 销毁档案时应当指定三人以上负责监销，监销人员要在销毁清册上签字，防止档案的遗失和泄密。第七章 附则第三十四条 公司的全部档

8、案划定密级和非密级，档案的密级可划分为“机密”“秘密”。公司领导班子会议记录、营销方案、供应链数据、利润卷定为机密。列为永久、长期、短期保存的档案为秘密。第三十五条 公司经营类手册、程序文件、质量手册、公司各种规章制度、薪酬标准细则、预算等属于受控文件，文件须加盖受控文件章。第三十六条 本制度由公共服务部负责修订、解释。第三十七条 本制度经总经理批准予以公布，从2017年7月1日起开始实施。附件：1.公司文档借阅申请单 2.公司档案借阅登记表3. 公司档案管理明细表4.文件管理归档范围和保管期限表5.公司文件归档表6.卷目录表7.档案目录表8.档案存放表索引表9.作废档案焚毁清单 附件1 档案

9、借阅申请表借阅单位（部门）： 借阅人：借阅档案名称：借阅事由：借阅时间：借阅档案： 原件 或 复印借阅期限：归还日期：部门领导审批：年 月 日公司领导审批：年 月 日 附件2公司档案借阅登记表借阅日期部 门批准人借阅档案名称是否受控页数借阅人归还日期归还情况收档人备注附件3公司档案管理明细表档案类别代码文号归档内容提交部门提交方式归档时间保管部门保管期限备注声像类AGR-司-年度、顺序号公司高层对外活动的照片公共服务部原件季度档案室及相关长期AGR -司-年度、顺序号公司高层对外活动的光盘公共服务部原件即时长期荣誉类A-公司或公司高层名义获得的荣誉公共服务部实物即时长期公司历史AGR -司-年

10、度、顺序号公司大事记公共服务部不定年度永久公司重大事项AGR -司-年度、顺序号公司外报刊有关公司的报道公共服务部原件即时永久信访材料公共服务部原件即时长期或短期参加社会大型会议或活动的文件公共服务部原件年度长期或短期公司历史、简报、公司刊物公共服务部不定半年度短期公司捐赠项目及相关文件公共服务部原件季度永久大型工作会议、座谈会、庆祝会文件材料公共服务部原件年度长期企业文化建设项目及活动成套材料公共服务部原件即时长期公司领导请示及批复AGR -司-年度、顺序号公司向上级的重要请示及批复公共服务部原件年度永久公司向董事长、总经理的请示及批复公共服务部原件年度长期公司领导请示及批复AGR -司-年

11、度、顺序号个人或部门向公司的重要请示及批复公共服务部原件年度永久公司行文AGR -司-年度、顺序号公司的各类正式发文公共服务部原件月度长期对外发文、联系函AGR -司-年度、顺序号公司向外单位的发文（涉内、外业务函件）公共服务部原件年度长期档案借阅BGR -GF-年度、顺序号资料查阅、借阅等审批公共服务部原件年度永久协议AGR -司-年度、顺序号对外签署的业务合作协议公共服务部原件即时长期其他BGR - GF -年度、顺序号零散文件公共服务部原件年度长期宿舍管理（一）BGR - GF -年度、顺序号宿舍物品登记表等公共服务部原件年度短期宿舍管理（二）BGR - GF -年度、顺序号房屋租赁合同

12、等公共服务部原件年度短期车辆管理BGR - GF -年度、顺序号与车辆相关文件等公共服务部原件年度短期资材管理BGR - GF -年度、顺序号固定资产统计、购置单等公共服务部原件年度短期会议纪要-原文号公司及各部门的会议纪要（含月会议、周会议）公共服务部原件年度长期或短期内部通启-原文号公司下达的重要通知公共服务部原件月度长期或短期工程施工合同-文号工程施工合同公共服务部原件即时长期材料设备合同-文号工程材料采购合同公共服务部原件即时长期广告制作合同-文号广告制作、发布、刊物印刷合同策划设计部原件即时长期或短期固定资产合同-文号办公室固定资产采购、员工宿舍、车辆维修等合同公共服务部原件即时长期

13、或短期其它合同不动产档案（含房产证、土地证、房产买卖合同等）公共服务部原件即时永久存银行保险柜人力资源类BGR -HR 年度、顺序号人员档案资料人力资源部原件即时长期BGR -HR 年度、顺序号劳动合同人力资源部原件即时2年BGR -HR 年度、顺序号劳动用工业务办理相关资料人力资源部原件即时长期BGR -HR 年度、顺序号应聘简历人力资源部原件即时在职期限法律及信函BGR -GF 年度、顺序号法律文件通告及信函公共服务部原件月度长期市场数据BGR -SC-年度、顺序号招商数据、报表市场发展部原件月度长期销售数据BGR -YG-年度、顺序号营业数据、报表营业管理部原件月度长期商品物资文件类BG

14、R -SP-年度、顺序号物资采购商品物资部原件月度长期财务类BGR-CW-年度、顺序号计划财务部质量管理类BGR-ZG-年度、顺序号质量管理部备注：各部门按照部门业务整理制定清单，公司档案文号编排格式：1、（公司）简称+（业务部门）简称-档案类别代码-年度+顺序号，字母和数字含义依次是：1、公司简称：XXX 代码GR；2、业务部门简称：公共服务部GF；计划财务部CW；市场发展部SC；人力资源部HR；质量管理部ZG；信息管理部XG；营业管理部YG；商品物资SP部；物流服务部WL；策划设计部CS；电商管理部DS；3、档案类别代码：按A、B等字母顺序编排；（A代表公司级；B代表部门级）；4、年度：建

15、档、存档年份；5、顺序号：001、002等三位数字顺序编排。例如：2015年7月20日中铭公司成立一周年几年活动照片，档案文号为GR-A-2015001；6、质量、财务档案管理参照其相关管理办法财务档案管理办法和质量档案管理规定。 附件4文件管理归档范围和保管期限表档案门类类目名称归档范围保管期限备注文书档案经营管理 经营合同、协议 联营、合作投资方面的文件材料 股份方面文件材料 兼并、破产方面形成的文件材料 工商管理执照的申报、登记、审批材料 资产投资经营材料 产权界定材料 药品、物资供应计划 项目合同 经营管理活动材料 仓库管理材料及统计 商品销售活动记录、销售统计 市场调查、用户反馈有关

16、材料 其他应归档的文件材料 员工档案及劳动合同 劳务分包合同及劳务合同永久永久永久永久永久永久或长期永久短期长期长期短期短期永久或长期2年2年5年声像档案照片录音录像磁盘光盘 反映本企业主要职能活动和工作成果 形成的照片、录音带、录像带、VCD和DVD永久实物档案 反映本企业工作业绩或荣誉的奖旗、奖状、奖章、奖杯、奖牌等 反映本企业领导人和著名人物工作业绩或荣誉的奖旗、奖状、奖章、奖杯、奖牌 本企业在对外交往中获得的各种纪念品、礼品 反映本企业重大事件、重大事故，与本企业有关的自然灾害及异常现象的各种纪念品或实物 与其他载体档案有密切联系的实物永久设备档案文件材料及使用说明书等材料 购置计划、

17、市场调查材料 购买合同、协议 购货凭证 开箱验收单、随机材料及图样 调试、安装记录 维修、调整记录 报废登记短期长期短期长期短期短期短期设备报废后保管35年备注: 保管期限分为永久、长期、短期、三种期限。 永久是指档案需永久保存。长期是指档案的保存期限等于该工程的使用寿命。短期是指档案保存 20年以下。标注数字的为特定时间。附件5公司文件归档表部门：序号文件名称内容档案编号受控文件编号归档日期交件人签名收件人签名附件6 卷目录表卷宗号： 目录号： 部门：案卷顺序号立卷类目号案卷标题起止日期卷内张数保管期限备注附件7档案目录表部门： 编号文号名 称 内 容归档日期备注123456789101112附件8档案存放表索引表编号档案号档案名称归档日期储存位置档案内容处理 附件9作废档案焚毁清单 年 月 日 焚毁档号收文号发文号简由档案起讫日期核准： 监焚： 焚毁执行人：