用户操作手册中国石化物资供应管理综合信息平台.docx
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用户操作手册中国石化物资供应管理综合信息平台
供应商手册
中国石油化工集团公司物资装备部
2014年3月
第一章温馨提示……………………………………………3
第二章中国石化供应商管理要求…………………………5
第三章供应商注册简要流程………………………………9
第四章全球供应商管理系统用户管理主要内容…………11
第五章常见问题解答………………………………………15
附件：
全球供应商管理系统用户操作手册………22
第一章温馨提示
各供应商：
为进一步加强供需双方合作，现将有关事项提示如下：
一、请各供应商及时登录中国石化全球供应商管理系统（），阅读有关通知，熟知相关要点，确保与中国石化业务往来过程中提供的各项资料、填报的各种信息客观、真实、准确。
二、请各供应商严格遵守与中国石化签订的合同（协议），认真履行合同（协议）中的各项义务，持续提高履约质量。
如给中国石化造成损失，应根据法律规定和合同（协议）条款约定承担违约责任。
三、请各供应商严格遵守国家法律法规以及反对商业贿赂的有关规定，不要向中国石化及其人员提供折扣费、中介费、佣金、礼金、有价证券、支付凭证、贵重物品等，严格遵守商业道德和市场规则，共同营造公平公正的商务交易环境。
四、请各供应商严格遵守中国石化供应商管理有关规定，避免在廉洁从业、质量、价格、交货、服务等方面出现违约行为，如给中国石化生产建设物资供应造成影响，将受到书面警告、通报、暂停交易资格和取消网络成员资格等处罚。
五、请各供应商及时更新重要资质证书，中国石化对供应商的生产许可证、经营许可证等国家法律法规明确要求的重要资质证书有效期进行监控，有效期到期前1个月给予提示，未维护有效期或到期未更新资质证书的，将暂停交易资格。
六、请各供应商及时更新联系人姓名、电话、电子邮箱等信息，及时维护公司简介、经营范围、开户银行及账号等中英文信息，以便了解供应商基本情况，及时沟通联系。
七、请各供应商及时更新基本资质、生产检验能力、仓储运输能力、研发能力、质量保证体系、售后服务体系等情况，以便全面了解供应服务能力，客观评价供应商整体实力。
八、真诚希望各供应商努力改善经营管理，不断提高售后服务质量，优化质量保证体系，提升产品质量和服务能力，诚实守信，规范经营，与中国石化共同打造高度负责的企业。
第二章中国石化供应商管理要求
中国石化建立统一的供应商网络，所有物资采购必须在网络内选择供应商。
中国石化实行统一管理、分工负责的供应商管理体制。
物资装备部是中国石化供应商的归口管理部门，企业物资供应部门是企业层面供应商的归口管理部门。
一、实行资格预审制
对申请准入的供应商资质状况和供应服务能力进行全面审查，审查合格后方可加入中国石化供应商网络。
严禁先采购后进行资格预审。
（一）资质审核
1.审查基本资质、财务状况、资质证书等，判断是否具备生产经营资质。
2.审查生产检验能力、仓储运输能力、研发能力、质量保证体系、售后服务体系等，判断是否具备供应服务能力。
3.核对供应商经营范围和申请许可供应产品目录，判断申请范围是否符合要求。
（二）现场考察
按照统一的供应商现场考察评价标准，对资质审查合格的供应商，从基本资质、生产检验能力、仓储运输能力、研发能力、质量保证体系、售后服务体系等方面进行现场考察，查实供应商的资质和供应服务能力。
（三）综合评定
供应商资质审核合格、现场考察合格后，按程序进行准入审批。
二、实行许可供应产品目录制
按照中国石化物料编码，根据供应商的优势产品，限定准入供应商的许可供应产品目录，采购部门严格按照供应商许可供应产品目录采购，严禁超许可供应目录范围采购。
三、实行年度评审制
每年对交易供应商的资质、整体实力和供应风险进行年度审查评价。
1.资质审查。
审查供应商许可供应产品是否在公司经营范围内，重要资质证书是否有效，注册资金、固定资产等是否符合供应商现场考察评价标准，联系人、联系电话、供应商简介等供应商电子档案信息是否完整准确。
2.整体实力评价。
对供应商基本资质、生产检验能力、仓储运输能力、研发能力、质量保证体系、售后服务体系等方面进行整体实力评价。
3.年度风险评估。
对供应商重要管理人员变化、资产重大变化、经营状况、生产负荷情况、延期交货、供应质量等方面进行年度风险评估。
4.提出年审意见。
根据供应商资质审查、整体实力评价、年度风险评估等情况，提出供应商年审意见，在供应商管理系统中录入整体实力评价结果和年审结果。
5.对年审合格的供应商保留其交易资格；对年审不合格的供应商停止其许可供应产品目录交易资格。
四、实行动态量化考核制
对每一家供应商从整体实力、质量、价格、交货、服务、供应金额、奖惩等方面进行动态量化考核。
对每一家供应商动态量化考核得分结果，反映供应商的业绩。
供应商业绩得分=（整体实力评分×30%）+（质量评分×20%）+（价格评分×5%）+（交货评分×10%）+（服务评分×10%）+（供应金额评分×25%）±供应商奖惩评分。
整体实力评分由物资供应部门组织对供应商基本资质、生产检验能力、仓储运输能力、研发能力、质量保证体系、售后服务体系等方面评价打分。
质量评分及服务评分，分为物资供应过程评分和使用过程评分。
物资供应过程质量、服务评分由物资供应部门对每笔合同（订单）评价打分；使用过程质量、服务评分由物资供应部门组织使用单位对物资使用和提供服务情况进行评价打分。
价格评分及交货评分由物资供应部门对每笔合同（订单）评价打分。
供应金额评分按照物资类别或品种，根据考核期内供应商的累计合同（订单）金额自动计算评分。
奖惩评分是对供应商在中国石化生产建设中做出的贡献或造成的不良影响评价打分。
五、实行业绩引导订货机制
根据供应商业绩，按照物资类别或品种，每年发布供应商业绩排名；根据供应商业绩排名和年审结果，对供应商按照进行分级管理。
在年度采购策略、项目采购策略中应用供应商业绩排名及分级结果；在具体采购业务中，对业绩排名靠前、级别高的供应商适当倾斜，对2年内受到集团公司内部通报、暂停交易资格等处罚的供应商适当扣罚，落实业绩引导订货机制。
六、实行违约供应商“零”报告和处罚制
各石油石化企业每月向总部物资装备部报告违约供应商情况，没有违约供应商的也要“零”报告。
物资装备部调查核实有关情况，对有重大贡献的供应商根据贡献程度，给予加分奖励；对有违约行为的供应商根据不良影响程度，给予警告、集团公司内部通报、暂停交易资格6个月、取消供应商网络成员资格等处罚。
处罚情况记录供应商档案，处罚分值纳入供应商业绩。
七、实行承诺制
所有网络供应商必须与中国石化签订《廉洁从业责任书》，并作为交易合同的附件，与合同具有同等法律效力。
凡违反《廉洁从业责任书》，经核实后一律取消中国石化供应商网络成员资格。
物资供应系统所有科级以上干部每年签订廉洁从业承诺书，物资装备部全体员工每年签订廉洁从业承诺书。
八、供应商网络持续优化机制
一是每年清理连续2年无交易业绩的供应商和供应商许可供应产品目录。
二是每月对供应商的生产许可证、经营许可证、特种设备制造许可证等14个重要资质的有效期进行监控，到期一个月前给予提示，超过有效期不更新的，停止供应商交易资格。
第三章供应商注册简要流程
申请加入中国石化供应商网络的供应商实行注册制管理。
因供应商类别不同，注册中要求填报的内容有所不同（详见附件），以下为保供类供应商注册简要流程。
一、登陆中国石化全球供应商管理系统（）
仔细阅读“供应商注册流程”及“中国石化关于供应商管理的严正声明”后进入“注册信息”页面，录入供应商登陆的用户名、密码和联系人等信息。
二、仔细阅读廉洁从业责任书,选择同意后方可进入下一步。
三、选择境内外标志、供应商类别、供应商类型，进入维护联系人信息界面。
四、维护联系人信息，通过手机和邮箱校验后进入下一步。
五、填写公司概况。
包括基本信息、联系信息、财务状况、银行信息、经营范围、公司简介等6部分内容（*为必填项）。
六、维护申请入网产品目录，选定供应商申请供应产品所属专业、属性，填写供应产品详细情况。
七、维护供应服务能力，包括基本资质、生产检验能力、仓储运输能力、研发能力、质量保证体系、售后服务体系等。
八、准确录入资质证书名称和有效期，上传资质证书和公司图片等。
九、选推荐单位,需选择一个中国石化物资装备部或中国石化下属石油石化企业作为入网的推荐单位。
十、所有信息填报准确、真实，确认无误后提交审核（提交后审核期间不能撤回或更改信息）。
供应商注册简要流程图
第四章全球供应商管理系统用户管理主要内容
一、注册信息查询及修改
注册信息在提交前可以修改，提交后无法自行修改。
在推荐单位审核信息之前，供应商可自行撤销。
如推荐单位已审核，供应商则不能撤销审核，状态显示为正在审核中，审核通过或审核拒绝。
如注册申请被驳回，可按要求修改后再次提报。
二、供应商档案信息查询
登录全球供应商管理系统，进入供应商档案维护界面。
可进行一般信息查询。
包括供应商当前状态、服务关系、产品目录、交易明细、资质证书否在有效期等情况，接收查看整改通知单、现场考察评价表维护通知，查看关键信息变更审批进展和结果。
三、一般信息维护
供应商档案中的一般信息由供应商及时维护、修改，确保信息真实、准确、完整。
供应商应及时更新上传最新的企业相关资质证书，正确维护证书的有效开始、结束日期。
重要资质证书有效期到期前1个月，系统将提示及时更新重要资质证书，重要资质证书到期未更新的，停用供应商的交易资格。
四、关键信息变更申请
供应商申请关键信息（名称、税号、类型）变更，需在供应商管理系统中申请并上传相应附件，经审核、公示后变更。
五、供应商增加、启用许可供应产品目录，需要与各石油石化企业物资供应部门联系。
由供应商向石油石化企业或及国际事业公司各境内外公司线下申请，根据管理权限，审批通过后变更。
六、整改通知书反馈
对现场考察有问题、年审不符合要求或有违约行为的供应商将通过信息系统发布整改通知书。
供应商进入整改通知书的信息页面，会看到发布的整改通知书的详细信息。
供应商要制定整改措施进行整改，并将整改情况和整改结果及时填报提交。
七、供应商业绩查询
供应商电子档案信息表
序号
信息名称
更新要求
1
营业热照号：
关键信息，变更时需按《供应商信息变更流程》，从系统中申报并上传相关证明材料，报批审核通过后生效。
2
国税号：
3
供应商名称：
4
供应商类型：
5
营业执照（副本）：
1、图片要求：
原件扫描。
复印件、照片无效。
2、资质要求：
有期限要求的，必须在有效期内。
如营业执照、生产许可证等。
每年6月底前更新上传当年年检合格的营业执照。
3、格式要求：
扫描图片大小适中（规格800*600），清晰可辩，图片一律放正。
图片横置或倒置无效。
4、恪守商业道德协议书须在系统内下载，签字盖章后扫描上传。
5、“*”表示国家法律法规明确要求的重要资质。
6
税务登记证（副本）：
7
组织机构代码证
8
廉洁从业责任书
9
质量管理体系认证书
10
生产许可证*
11
特种产品经营许可证*
12
其他证明文件
13
中国石化供应商准入与现场考察评价表（必填）
14
通讯地址：
最新通讯地址。
15
工商注册地：
与营业执照一致。
16
注册国别/省份：
与营业执照一致。
17
注册资金（元）：
以元为单位，半角。
18
邮政编码：
最新通讯地址。
19
法定代表人：
1、电话（座机、手机）、传真、电子邮件；
2、联系人的手机号和电子邮件一定要认真填写。
3、联系人的手机号是系统发布电子通知的快捷方式，电子邮件是供应商查询用户名和密码的最好方式。
20
销售负责人：
21
联系人：
22
开户银行及账号：
基本开户银行及账号。
23
授权签约人
姓名、身份证号码、允许签订合同的权限和范围。
24
经营范围：
与营业执照一致。
25
供应商简介：
内容不少于300字（或600字节）
26
人员情况：
实际职员数量。
重要资质证书明细表
序号
证书名称
资质有效期过期的将停止交易资格（国内供应商）
资质有效期到期一个月前提示（国内供应商）
1
廉洁从业责任书
√
√
2
营业执照副本
√
√
3
API认证
√
√
4
生产许可证
√
√
5
煤炭安全生产许可证
√
√
6
煤炭经营许可证
√
√
7
危险化学品生产许可证
√
√
8
危险化学品经营许可证
√
√
9
危险化学品运输许可证
√
√
10
特种设备制造许可证
√
√
11
民用爆炸物品销售许可证
√
√
12
民用爆炸物品生产许可证
√
√
13
授权代理证书
√
√
14
防爆合格证
√
√
15
ASME认证
√
16
ISO9000质保体系认证
√
17
ISO14000环保认证
√
第五章常见问题解答
1.用户名和密码丢失怎么处理？
答：
登录中国石化物资采购电子商务网站（网址），首页点击“取回密码”，录入注册时的公司全称、税号、验证码，提交后系统自动将重置密码链接发到注册人的邮箱里。
若注册时未填写电子邮箱或电子邮箱不再使用，在取回密码页面中点击黄色警示区域，系统提示供应商需要以邮件的形式提供身份证明材料，按照以下步骤取回用户名和密码：
第一步：
复印公司的营业执照。
第二步：
在复印件上加盖公章，空白处书写联系人及电话。
第三步：
发送邮件主题需填写公司全称。
第五步：
密码一般在五个工作日内以邮件形式回复。
2.中石化招标网、中石油中石化采购网等是不是中国石化供应商注册或者进行电子商务的网络平台？
和中国石化有没有关系？
答：
没有关系。
目前中国石化物资采购电子商务网站网址为
。
供应商通过此平台可以实时注册，提交加入中国石化供应商网络的申请，网络内供应商可以更改供应商基本信息，了解中国石化管理信息，查阅发布的通知和公告，进行电子商务活动等。
3.如何选择物资编码？
如何知道我的产品是什么编码？
答：
申请的物资编码按照中国石化物资装备部集团化采购物资目录分为两类：
集团化采购物资和企业自行采购物资。
物资编码是供应商管理系统中最重要的一个环节，请供应商在注册前务必与推荐企业进行确认。
4.上传证书图片有何要求？
我的图片为什么传不上去？
答：
上传图片应为证书的原件彩色扫描件（请上传正面向上的图片，单张图片不大于300K，图片格式为JPG、JPEG）。
可以上传多张图片。
5.注册后，中国石化物资装备部是如何审核的？
我如何知道到了哪级审核？
答：
一般供应商注册后，由推荐企业，总部物资装备部专业管理处、供应商管理处逐级审核。
具体审批到哪个环节请与推荐企业联系咨询。
6.什么样的企业可以推荐我？
推荐单位如何选择？
答：
由中国石化各直属企业的物资供应部门推荐，推荐单位选择1家即可。
注册时在“推荐单位”名单查询。
选择推荐企业后，需要将注册资料填写完整后提交。
现场考察报告由推荐企业完成并上传。
7.增加许可供应产品目录如何办理？
答：
根据业务需要，如果要增加集团化采购物资品种时，请与物资装备部相关专业管理处联系，变更申请由专业管理处业务人员提交，原则上需要提供供应商现场考察报告；如果要增加企业自行采购物资品种，请与直属企业物资供应部门联系，申请由直属企业物资供应部门供应商管理人员提交。
8.名称或税号变更时如何办理？
答：
名称或税号变更时，请先更新档案中的营业执照和税务登记证扫描图片。
然后在供应商管理系统关键信息变更中提交变更申请，填写具体信息并上传工商局出具的变更证明原件扫描件。
名称和税号同时变更，按照新的供应商准入流程重新注册，并在申请资料中声明。
9.我已经注册成功并通过审核，是否有中国石化网络成员或资格证书之类的文件，是否要交年费或者其他费用？
答：
中国石化不提供资格证书，供应商可根据供应商管理系统提供的供应商编码向服务企业说明已经注册成功并审批通过。
中国石化不向供应商收取入网费用。
中国石化向中国石化供应商网络内具有交易资格的供应商收取电子商务平台使用费，每年每家供应商3000元人民币。
10.我注册提交已经很长时间了，为什么没有审核通过或者什么时候可以审核通过？
我怎么才能知道我通过了或者我是不是中国石化的网络供应商？
答：
登录中国石化全球供应商管理系统，查看审批状态，认真阅读审批意见并按照要求补充、修改资料。
审批过程没有具体的时间规定，各审核部门会按照具体的生产业务需要综合考虑，从资质合格、资料齐全的供应商中进行选择，并按照相关规定进行准入审批。
请供应商经常查阅本单位注册审核状态。
审核通过的供应商，供应商管理系统会向您公司发送邮件和短信通知，并在系统内显示提示信息：
您公司申请加入中国石化供应商网络的申请已通过审核。
您公司已经成为中国石化供应商网络成员。
11．我们打算注册或者加入中国石化网络供应商，都需要什么手续？
答：
中国石化不接受任何纸制资料。
申请加入中国石化的供应商，注册前应先与中国石化各直属企业的物资供应部门中负责供应商管理的科室联系，咨询是否能够得到企业的推荐。
供应商注册时，需在网上填写公司基本信息和资料，注册过程中要严格按照网站要求填写，上传企业相关资质文件，确认填写信息准确无误后，点击提交。
12.我要变更企业的联系人、通讯地址、经营范围、开户行等一般信息怎么办？
答：
供应商进入供应商管理系统，自行维护信息并保存。
如无法登录或报错提示，请参见第一条。
13.我现在是企业自采物资供应商，和中国石化XX企业有业务，但是我现在想和AA企业发生业务，怎么处理？
我已经注册成功并审批通过，怎么没有人和我联系业务，我怎么能联系业务。
答：
只要是中国石化网络内供应商，可以和中国石化任何一家直属企业建立业务联系，供应商需要主动与企业联系，企业确认可以使用您的产品后，会在系统内做相应的对应关系处理（含供应商对应关系和许可供应产品目录的对应关系）。
14.我是XX公司的,我们已经入网，想增加物资品种，是否可以重新注册申请？
我现在是自采物资品种供应商，怎么才能升级到集团化采购物资品种供应商？
是否需要重新注册？
答：
增加许可供应产品目录参见第7条。
目前中国石化供应商网络实行目录制管理，按照许可供应产品不同，划分为集团化采购物资品种供应商和企业自采物资品种供应商，许可供应产品目录中含有集团化采购物资品种的供应商为集团化采购物资供应商。
网络内供应商，无论什么属性都不能再重新注册。
15.我被退回了很多次，不知道到底需要什么资料？
答：
中国石化根据各专业的不同特点，按照供应商类型（生产商、流通商），制定了供应商现场考察评价标准。
请与推荐企业联系，咨询公司资质是否符合评价标准后再提交入网申请。
16．我不知道相关业务处室的电话，怎么联系？
答：
请先与推荐单位联系，由推荐单位物资供应部门供应商管理人员负责告知相关程序。
17.我注册的时候显示公司名称已经存在，或者已有相同的税号请重新输入是怎么回事？
答：
出现这种现象，说明您公司已经是中国石化供应商网络成员或者您公司在中国石化全球供应商管理系统中已经注册过。
请参照第一条查询用户名和密码。
18．可以使用数码照片上传吗？
我怎么弄也不能把图片弄成300K以下。
答：
不可以，必须使用扫描图片，彩色、端正、不可缺边少角。
使用图片编辑软件将照片调整为800*600，颜色为16色，保存为jpg或jpeg格式的图片即可。
19.我注册很长时间了，怎么一直没有回信？
答：
首先要确认您的注册申请是否已提交，未提交的在注册界面会显示“提交”字样，提交以后的会显示“审核中”。
如果供应商被退回，供应商登录系统后会出现“信息提示”弹出窗口，写明退回理由。
20.为什么我的廉洁从业责任书下载不下来，或者显示“损坏的文件”无法打开。
答：
请先将廉洁从业责任书下载并保存在计算机上，确认下载完毕后再打开。
21．注册界面打不开是怎么回事？
答：
系统更新数据时可能会暂停服务，稍后再试。
22.我的用户名密码肯定没改过，但是就是登录不上，怎么回事？
答：
一般情况是注册人员在输入用户名或者密码的时候打开大小写，或者键盘输入错误。
23.名称和税号同时变更怎么处理？
答：
名称和税号同时变更，按照新的供应商准入流程重新注册，并在申请资料中声明。
24.我不知道什么是集团化采购物资目录或者企业自采物资目录，也不知道我的产品是什么编码？
怎么办？
答：
联系推荐单位物资供应部门，确认入网产品的物资编码，需要确认到6位物资编码。
25.代理商和流通商不能提交申请怎么办？
答：
中国石化暂停生产经营和工程建设所需（不包括杂品、轿车等部分物资品种）的流通商加入中国石化供应商网络，如果中国石化各直属企业需要与贵公司合作，由推荐单位负责向中国石化物资装备部提出申请。
26.注册界面一定要填写英文档案资料吗？
答：
一定要填写中英文对照的档案资料。
中国石化全球供应商管理系统已经在2013年1月份全面升级改版，要求所有申请加入中国石化网络的供应商必须填写中英文档案资料，请严格按照系统要求填报。
27.我的帐户或某个许可供应产品目录被停用了，怎么申请开通？
答：
中国石化供应商网络中，供应商或供应商许可供应产品目录被停用申请启用的，严格按照供应商停启用流程办理。
申请启用的产品属于集团化采购物资目录的，请与中国石化物资装备部各专业管理处联系，申请开通的产品属于企业自采物资品种的，请与中国石化各石油石化企业物资供应部门联系。
28.中国石化是否收取电子商务平台使用费？
怎么收取？
29.我被停止了中国石化供应商网络交易资格，是否缴纳了电子商务平台使用费就可以开通了？
答：
请首先了解被停用交易资格的原因，根据中国石化供应商管理有关流程，先申请开通交易资格，再缴纳电子商务平台使用费。
30.我是供应商，但是档案被停用了，是什么原因停用的？
怎么才能恢复正常？
答：
登陆系统后，点击“档案维护”按钮，在待办事宜中写明了停用原因，请查看。
停用的供应商如果要恢复正常，需要与合作单位（您供货的中国石化企业）联系给您启用。
31、我要维护我的基本信息，在档案维护里怎么没有“一般维护”这个菜单了？
答：
因为您是流通商或者是代理商，您做的流通商转生产商的申请审核过程中，不能维护您的信息，请在审批通过之后再维护。
32、供应商注册审批通过之后没有配码，该怎么处理？
答：
供应商审批通过之后要等1—2天配码之后才能正常使用。
如果长时间不可用，请联系系统管理员处理。
附件：
中国石化全球供应商管理系统
用户操作手册
（供应商）
2014年3月
1.供应商注册3
■保供类供应商3
■经营类供应商15
■物流商26
■监造商37
2.供应商端应用47
2.1.一般信息维护49
2.2.关键信息变更申请50
2.3.流通商变更生产商申请53
2.4.现场考察评价表55
2.5.整改通知书反馈56
2.6.服务关系及产品目录查询57
2.7.关键信息变更查询58
1.供应商注册
■保供类供应商
中国石化全球供应商管理系统注册网址：
。
1.点击“新供应商注册”按钮，请供应商仔细阅读“供应商注册流程”。
2.点击“下一步”，请供应商仔细阅读“中国石化关于供应商管理的严正声明”。
3.点击“下一步”，进入“注册信息”页面。
此页面是录入供应商登陆的用户名、密码和联系人等信息。
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