水利工程建设项目档案验收管理办法.docx

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水利工程建设项目档案验收管理办法

水利工程建设项目档案验收管理办法

《水利工程建设项目档案验收管理办法》的颁布与实施，对进一步促进水利工程建设项目档案工作的开展具有重要意义：

具体讲至少有两点：

首先，可提高各级领导对工程档案工作的认识，督促其将工程档案工作提到议事日程上来，为进一步改善档案工作创造条件，促进水利工程建设项目和重大信息化建设项目档案工作的早日建立、健全与项目进程同步的正常开展。

其次，可规范项目档案工作健康开展。

《办法》统一规范了档案验收工作程序与标准,对项目档案工作的要求提得十分明确，对档案业务工作标准提得也非常具体。

既便于业务主管部门的检查，也便于法人等档案形成单位的自查；对档案验收的步骤、方法及时间都提出了非常详细的要求，不仅对申请验收单位具有很强的指导作用，对验收主持单位行为也具有一定的约束作用，实现规范档案验收工作程序与标准，提高广大专（兼）职档案人员的业务水平，促进项目档案工作健康开展，都具有十分重要的意义。

水利部《水利工程建设项目档案验收管理办法》（水办[2008]366号）

《水利工程建设项目档案验收评分标准》

（一）档案工作保障体系（20分）

验收内容：

项目法人认真履行对工程档案负总责的职责，在管理机构、人员配备、制度建设、明确职责、经费保障和设备设施配备等方面，为项目档案工作的开展创造了较好的条件，保障了项目档案工作的顺利进行进一步明确工程建设各单位应履行的职责与义务，并使工程档案工作的有关提法与要求更加具体和便于执行。

1.1组织保障（4分）

⑴明确有档案工作的分管领导（1分）

检查：

有关文件或岗位职责达不到要求的不得分。

⑵明确有档案工作机构或部门、并配有一定数量的专职档案管理人员（2分）

检查:

机构设置文件,部门,人员岗位职责和培训证明。

未明确档案工作机构或部门的,酌扣0.3-0.5分；

无专职档案管理人员，扣2分；

档案专职人员至少有1名具有大专以上学历，并获得上级业务部门组织的档案专业技术培训证书，达不到要求的，酌扣0.5～1分.

⑶建立了由项目法人负责，各参建单位组成的档案管理网络，并明确了相关责任人（1分）

检查：

网络图表和落实相关人员责任制的文件或依据达不到要求的，酌扣0.5--1分

1.2制度保障（5分）

⑴按“集中统一管理”的原则，建立了较完善的工程档案管理制度或办法,明确规定了各责任单位的职责与任务，并有相应的控制措施（2分）

检查：

项目法人制定的相关制度、办法。

未建立制度的，不得分；制度或要求有重大缺、漏项的，

⑵制定了项目文件材料的归档范围和保管期限表（1分）

检查：

归档范围与保管期限表。

无此制度的不得分；

归档范围已涵盖工程项目建设管理过程中的各类应归档文件材料，且保管期限划分准确,可得满分；有明显缺陷或不足的,酌扣0.2～0.7分

⑶制定了较实用的档案类方案和整编细则等分用于档案整编的相关制度或工作规范（1分）

检查：

有关归档制度与整理规范。

无相关制度的不得分；制度达不到要求或有明显缺陷的，酌扣0.2～0.7分；

⑷制定了档案接收、保管、利用、安全及统计等内部工作制度（1分）

检查：

检查接收管理等内部工作制度。

无相关制度的不得分；档案内部管理制度不全或有明显缺、漏项的，酌扣0.2～0.7分；酌扣0.5～1分

1.3经费保障（2分）

项目法人已将档案工作所需的各项业务经费，列入工程总概算或年度经费预算，并能满足档案工作的需要

检查：

有关凭证性材料虽未列有专项经费，却能较好地解决档案业务工作所需经费，可酌扣0.2～0.5分；因经费原因已影响到档案工作的正常开展，或已造成一定后果的，酌扣0.5～2分。

1.4设备设施保障（2分）

（1）有符合安全保管条件的专用档案库房（1分）检查:

档案库房无档案专用库房的不得分；存在一定差距的,酌扣0.2～0.8分

⑵办公与库房的设备设施及档案装具能满足工作需要（1分）

检查:

档案保管保护条办公与档案保管条件存在明显差距的不得分;存在一定差距的，酌扣0.2～0.8分

1.5各项管理制度或措施的贯彻落实与实施情况（7分）

⑴签订有关合同协议时，同时提出归档要求相关合同协议（1分）检查：

有关合同、协议。

存在一定问题酌扣0.2～0.7分

⑵检查工程进度、质量时，同时检查工程档案资料的收集、整理情况（1分）

检查：

同步检查的有关材料存在一定差距的,酌扣0.2～0.7分

⑶项目成果评审、鉴定或项目阶段与完工验收，同时检查或验收相关档案验收文件（1分）

⑷法人对设计、施工、监理等参建单位的档案收集、整理工作进行监督指导（1分）

⑸档案部门或档案人员对本单位各业务部门或所属分支机构的档案收集、整理、归档工作进行监督指导（1分）

⑹纳入工程质量管理程序（1分）

⑺按期上报建设项目档案管理登记表（1分）

注：

（3—7）项的检查：

均是有关证明材料，存在一定差距的，每项酌扣0.2～0.7分。

（二）应归档文件材料质量与移交归档（70）

验收内容应归档文件材料的内容已达到完整、准确、系统；形式已满足字迹清楚、图样清晰、图表整洁、标注清楚、图纸折叠规范、签字手续完备；归档手续、时间与档案移交符合要求。

2.1文件材料完整性（24分）

⑴建设前期工作文件材料（含设计及招、投标等文件材料）（2分）

⑵建设管理文件材料（含移民管理工作相关材料）（4分）

⑶施工文件材料（5分）

⑷监理文件材料（2分）

⑸工艺、设备文件材料（1分）

⑹科研项目文件材料（1分）

⑺生产技术准备、试生产文件材料（1分）

⑻财务、器材管理文件材料（1分）

⑼验收文件材料（含阶段、专项、竣工）（2分）

⑽项目法人按规定完成项目总平面图与综合管线竣工图的编制工作（1分）

⑾声像材料（2分）

⑿监理单位对施工单位提交的工程档案内容与质量提交专题审核报告（1分）

⒀电子文件材料（1分）

检查内容：

归档范围与归档目录和档案实体按《水利基本建设项目档案管理规定》（水办[2005]480号）所附的“水利工程建设项目文件材料归档范围与保管期限表”的内容进行检查（水利信息化项目参照国家档案局和国家发改委印发的《国家电子政务工程建设项目文件归档范围和保管期限表》（档发[2008]3号））其中

（1）—（10）项：

存在缺项的，所缺项不得分；各项内存在不完整现象的，每发现一处，酌扣0.2～0.5分其中（11）—（13）项：

重要阶段、重大事件和事故，必须要有完整的声像材料，无声像材料的，相关项不得分（扣2分）；重要声像材料不齐全的，酌扣0.5～1分。

监理单位未对施工单位提交工程档案专题审核报告的不得分（扣1分）；所提报告内容不全的，酌扣0.2～0.5分。

无电子文件材料归档的,该项不得分（扣1分）;缺少重要电子文件材料的，酌扣0.2～0.5分。

2.2文件材料的准确性（32分）

⑴反映同一问题的不同文件材料内容应一致（3分）

检查：

已归档文件材料。

如发现存在不一致现象的，每发现一处，酌扣0.2～0.5分。

⑵竣工图编制规范，能清晰、准确地反映工程建设的实际。

竣工图图章签字手续完备；监理单位按规定履行了审核手续（8分）

检查：

工程竣工图及设计变更文件与施工记录。

如有模糊不清、不准确（应改未改或改动不完整），未标注变更说明、审核签字手续不全等现象，每发现一处，酌扣0.2～0.4分；如发生结构形式、工艺、平面布置等重大变化，未重新绘制竣工图或有较大变化未能如实反映的，每项酌扣0.5～1分。

⑶归档材料应字迹清晰，图表整洁，审核

签字手续完备，书写材料符合规范要求（4分）

检查：

卷内已归档的文件材料归档材料,存在字迹不清、破损、污渍、缺少审核签字等不能准确反映其具体内容的，每发现一处，扣0.2分。

⑷声像与电子等非纸质文件材料应逐张、逐盒（盘）标注事由、时间、地点、人物、作者等内容（4分）

检查：

实体档案整编情况归档材料。

存在标注不符合要求的，酌扣0.3～2分。

⑸案卷题名简明、准确；案卷目录编制规范，著录内容详实（4分）

检查：

案卷标题与案卷目录的编制情况无案卷目录的，不得分；案卷目录编制存在一定问题的，酌扣0.2～2分

⑹卷内目录著录清楚、准确；页码编写准确、规范（4分）

检查：

卷内目录案卷内无卷内目录的，不得分；卷内目录编制存在一定问题的，酌扣0.2～2分

⑺备考表填写规范；案卷中需说明的内容均在案卷备考表中清楚注释，履行了签字手续（1分）

检查：

备考表案卷内无备考表的，不得分；备考表中存在一定问题的，酌扣0.2～0.5分

⑻图纸折叠符合要求，对不符合要求的归档材料采取了必要的修复、复制等补救措施（2分）

检查:

案卷文件材料.存在不符合要求的，每发现一处，酌扣0.2分

⑼案卷装订牢固、整齐、美观，装订线不压内容；单分文件归档时，应在每份文件首页右上方加盖、填写档号章；案卷中均是图纸的可不装订，但应逐张填写档号章2（2分）

检查：

档案案卷.装订存在一定问题，或未装订文件缺少档号章的，每发现一处，酌扣0.2分

2.3文件材料的系统性（10分）

⑴分类科学（3分）要求：

依据项目档案分类方案，归类准确，每类文件材料的脉络清晰，各类文件材料之间的关系明确

检查：

分类方案与案卷分类情况无档案分类方案的，不得分；分类方案存在一定问题的，酌扣0.5～1分

⑵组卷合理（4分）。

要求：

遵循文件材料的形成规律，保

持文件之间的有机联系，组成的案卷能反映相应的主题，且薄厚适中、便于保管和利用；设计变更文件材料，应按单位工程或分部工程或专业单独组成一卷或数卷

检查：

案卷组织情况未按要求进行组卷的，不得分；存在一定问题的，酌扣0.5～2分

⑶排列有序（3分）要求：

相同内容或关系密切的文件按重要程度或时间循序排列在相关案卷中；反映同一主题或专题的案卷相对集中排列

检查：

案卷与卷内文件的排列情况案卷无序排列的，不得分；排列中存在不规范现象的，酌扣0.2～2分

2.4归档与移交（4分）

⑴归档（1分）要求：

项目法人的各职能部门和相关工程技术人员，能按期将其经办的应归档的文件材料进行整理后归档。

检查：

各类档案归档情况目录（法人各职能部门按年度或阶段归档情况）无归档文件的不得分；如有延误或未归档现象的。

酌扣0.2～0.6分

⑵移交（3分）要求：

各参建单位按单位工程或单项工程已向项目法人移交了相关工程档案，并认真履行了交接手续

检查：

移交目录项目法人尚未接收各参建单位移交档案的，不得分;存在档案移交不全或缺少移交手续的，酌扣0.5～2分

（三）档案接收后的管理（10分）

验收内容：

档案管理工作有序，并开展了档案数字化工作，且取得一定成效；为工程建设与管理工作提供了较好的服务。

3.1档案保管、统计（2分）

⑴档案柜架标识清楚、排列整齐、间距合理；馆（室）藏档案种类、数量清楚，并按期报送有关档案年报（1分）

检查：

档案库房管理及档案台帐、交接单、档案统计报表等材料。

库房无档案柜架标识或无档案统计台帐和

年报的，各扣0.5分；在档案柜架摆放、标识或档案统计等方面存在一定问题的，可各酌扣0.2～0.3分

⑵定期对档案保管状况进行检查，落实库房防火、防盗、防光、防水、防潮、防虫、防尘、防高温等措施，确保档案安全（1分）

检查：

工作记录和库房观测记录。

未落实库房安全管理措施或存在明显安全隐患的，不得分；库房管理存在一定问题的，可酌扣0.2～0.6分。

3.2档案利用（3分）

⑴有2种以上检索工具（1分）

检查：

检索工具无检索工具的不得分；达不到要求的，扣0.5分

⑵开展多种形式的档案利用工作，且取得一定效果（1分）

检查：

利用情况及利用效果反馈记录未开展档案利用工作或无利用效果登记的，酌扣0.5～1分

⑶积极开展档案编研工作（1分）

检查：

工程项目简介、工程建设大事记、科研成果简介或汇编、有关专题介绍和主要基础资料汇编等档案编研成果

无编研成果的不得分；编研成果数量不足或质量不高的，酌扣0.2～0.8分；有3项以上编研成果，且均发挥重要作用的，可得满分。

3.3档案信息化（5分）

⑴已开展档案信息化工作，且与本单位信息化工作同步开展（1分）

检查：

档案信息化开展情况。

未开展档案信息化工作的不得分；虽已开展，但距单位信息化同步开展有一定差距的，可酌扣0.4～0.8分

⑵配有档案管理软件，建有档案案卷级目录、文件级目录数据库，开展了档案全文数字化工作，并已在档案统计、提供利用等工作中发挥重要作用（2分）

检查：

软件使用及数据库运行情况配备档案管理软件的，可得0.5分；通过软件已对案卷目录、文件目录和全文等数据进行有效管理的，可得1.5分；如存在一定差距的，可酌扣0.2～1分。

未配备档案管理软件的，不得分。

⑶对归档的电子文件材料,进行了有效的管理（1分）。

检查：

电子文件材料的管理情况电子文件与纸质文件材料的对应关系清楚、查找方便可得满分；有差距的可酌扣0.2～1分。

⑷与单位局域网联通,能提供网络服务,并具有网络数据库的安全防范措施（1分）。

检查：

网上运行安全防范措施无网络服务不得分；

有相应的网络防护措施，且未发生过任何安全事故的，可得满分；否则，酌扣0.5～1分。

第四部分

工程档案管理基础知识

一、基本技能与具体要求

（一）组织案卷

（二）案卷与卷内文件材料的排列原则1

（三）卷内文件页号的编写方法

（四）卷内文件目录的编制

（五）案卷封面和脊背的编制

（六）卷内备考表编制及其位置

（七）案卷装订要求

（八）竣工图的更改方法

（九）竣工图确认章的正确使用

（十）工程变更通知单的整理方法