文书档案管理归档整理操作方法与技巧.docx
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文书档案管理归档整理操作方法与技巧
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
文书档案归档整理操作方法--收集 装订 归档判断 分类 排列 编目 装盒
档案管理分为文书档案盒、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。
但整理原则是相同。
即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。
一、文书档案管理基本要求
要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。
二、文书档案管理基本概念
（一）文书档案管理归档文件：
立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。
（二）文书档案管理归档文件的整理，将文书档案管理归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制文书档案管理归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。
归档的意义：
归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理thldl.orgx的起点。
（三）全宗：
指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。
一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。
（四）全宗号：
是档案馆给立档单位的代号。
三、文书档案管理整理方法
（一）文书档案管理收集：
收集是归档文书档案管理整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。
因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。
必须采取以下相应措施：
1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。
2、检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。
如①会议材料：
本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。
②综合材料：
会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。
以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。
（二）文书档案管理归档判断：
立档单位将收集到的材料，依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）的归档范围和不归档范围，剔除不归档的文件材料，剩下的就是立档单位应归档的文件材料，必须进行归档。
不归档的文件材料主要有三方面的文件：
①重份文件。
指本单位的发文及部分收文的重份文件。
②普发性文件。
主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。
③未生效文件。
如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等。
（三）文书档案管理装订：
用不锈钢钉或线将归档范围中的文书档案管理归档文件以“件”为单位固定在一起即单“件”装订，便于保管利用。
1、整理单位：
确定以件为文书档案管理归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，重要文件的正本与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的或打印出来的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件，报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件；来文与复文可为一件，未装订成套的会议材料各为一件，正文与文件处理单为一件。
2、文件的装订：
文书档案管理归档文件按件装订具体要求：
正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来复在后；汉文在前，少数民族文字在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。
3、装订的部位与对齐方式及注意事项：
？
文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用。
？
装订时，应将保管期限为永久的文书档案管理归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉，采用不锈钢订书钉装订（注意：
采用不锈钢订书钉装订的档案不能用微波设备进行消毒，否则可能会引起火灾）。
或较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。
（四）文书档案管理分类：
文书档案管理归档文件采用年度——保管期限分类法进行分类。
同全宗应保持分类方案的稳定。
1、区分年度
①年度以落款日期为准。
如2009年形成的《2008年工作总结》应归入2009年。
②跨年度的文件放入办结的年度。
如2008年形成的《2009-2010年工作规划》应归入2008年度； 某单位2007年立案、2008年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2008年。
③几分文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。
具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。
④会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。
⑤文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。
2、文书档案管理区分保管期限
将每年的文书档案管理归档文件按永久、定期分开，定期一般分为30年、10年。
永久保管档案的的确定：
属于归档范围的文件，哪些需要永久保存呢？
《规定》第七条列出了八款，《文书档案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，约占整个期限表的一半。
可以概括为以下四个方面：
①反映机关主要历史面貌的文件材料。
如：
大事记、组织改革、机构设置、人员编制等文件材料。
②反映机关行政管理、行政执法活动的重要文件材料。
如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料；房产、地产、固定资产、行政审批、行政许可、合同、协议、国有资产管理等文件材料。
③反映机关主要职能活动的重要文件材料。
如：
党组（党委）、行政办公会议记录、会议纪要、工作会议、专题会议材料，上级机关、上级领导视察本机关工作文件材料；本机关制定的方针政策性法规文件、业务文件、调研报告、请示、批复、外事活动文件等。
④反映机关人事管理活动的文件材料。
如人事任免、奖励材料与处分材料，录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料；人事考核、职称评审、职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等这些文件材料在反映本机关的历史面貌，主要职能活动，维护国家、机关和职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值，是各机关形成文件的重点和核心。
准确理解保管期价值的鉴定是文书档案管理归档文件整理工作的难点。
《规定》把保管期限划分为永久、定期两种，在具体划分文书档案保管期限时，突出以本机关文件为主（即以我为主），在操作时，实现对每级文件（上级、本级、同级、下级）文件进行两分制：
上级机关文件：
针对本机关的文件或属于本机关主管业务的永久保存。
如同级党委、政府关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件；上级机关对本机关或人员的表彰文件；上级机关对主管业务工作的规划、意见、批复等。
其他需要贯彻执行或查考的保存10年。
本机关文件：
反映本机关主要职能活动的永久保存；一般的保存30年或10年（表中界定具体清晰）
同级机关文件：
非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。
下级机关文件：
报送的重要的总结、报告保存30年，一般的保存10年。
五）文书档案管理排列
1、把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起。
即立档单位每年只编永久、30年、10年三条流水号分开排列。
不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。
2、在同一保管期限内，把同一机构（或问题、文号）有内在联系（如同一次活动、同一项工作，同一个会议）的文件排在一起，即同一事由的相关文件应当排列在一起。
是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”整理原则的体现。
排列顺序应保持相对固定。
3、最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的生后顺序排列。
（六）文书档案管理编号
文书档案管理归档文件编号是指将文书档案管理归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在文书档案管理归档文件上注明。
编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果。
通过编号，使文书档案管理归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。
件号即文件的排列顺序号，它是反映文书档案管理归档文件在全宗中的位置和固定文书档案管理归档文件的排列先后顺序的重要标识。
文书档案管理归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
文件处理单随同归档的，归档章盖在文件处理单上，以保护文件正本的原貌。
归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。
1、全宗号：
档案馆给立档单位编制的代号。
档案室如没有全宗号可暂时不填。
2、年度：
文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2008。
3、保管期限：
文书档案管理归档文件保管期限的填写为永久、30年、10年。
4、件号：
文书档案管理归档文件的排列顺序号。
以年度为界，每年必须从1编起，不能跨年度连续编号，各期限分别编流失号（即每年分期限共编三条流水号）。
件号包括室编件号和馆编件，分别在文书档案管理归档文件整理和档案移交后编制。
室编件号的编制方法为：
在分类方案的最低一级类目内；按文件排列顺序从“1”开始标注，每种保管期限各编一个流水顺序号，如2007年永久件号：
1、2、3……82
30年件号：
1、2、3……73
10年件号：
1、2、3……243
馆编件号待档案移交给档案馆后，由档案馆根据需要填写。
（七）文书档案管理编目
文书档案管理归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制文书档案管理归档文件目录。
文书档案管理归档文件应逐件编目。
来文与复文为一件时，只对复文进行编目。
通过检查复文来实现对相应来文的查找。
文书档案管理归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。
1、件号：
填写室编件号。
2、责任者：
指发文的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
①填写责任者时一般应使用全称或通用简称，如“海南省纪委“，不能使用“本厅”、“省教育厅”等含义不明，难判断的简称。
②联合发文责任者过多时，可适应省略，但立档单位是责任者的必须抄录。
以体现“以我为中心”的精神。
③未署责任者的文书档案管理归档文件，编目时应根据文件内容形式等特征加以考证并填写。
3、文号：
文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。
如琼府办[2008]198号、琼邮管[2008]68号，没有发文字号的不填写。
文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名册。
4、题名：
即文件标题，一般应照实抄录。
没有题名或题名不规范的，应根据文件内容，重新拟写或补充标题，外加“〔〕”号附于原标题之后。
如海南省档案局关于转发档发[2008]一八号文件的通知，应重拟提题名并抄录为海南声省档案局关于转发[国家档案局关于汛期档案安全管理的几点意见]的通知。
5、日期：
文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如20080708、20081112表示月、日的数字可回行填写，如20080708。
6、页数：
每一件文书档案管理归档文件的总页数、文件中有图文的页面为一页。
7、备注：
用于填写文书档案管理归档文件需要补充和说明的情况。
包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。
如果有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填写入备考表中。
（八）文书档案管理装盒
装盒是将文书档案管理归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。
不同年度，不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内。
1、装盒要求：
文书档案管理归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与文书档案管理归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应找到文件实体。
档案利用完毕后归位时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中，否则，在以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，将很难再找回，甚至可能从此成为“死档”。
2、档案盒应采用无酸纸制作，各立档单位应到各级档案行政管理部门购买或向河北省国昌档案用品厂直接订购。
以保证档案盒制成材料的质量。
3、档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。
其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“/”号连接。
4、备考表放在盒内所有文书档案管理归档文件之后，用以对盒内文书档案管理归档文件进行必要的注释说明。
项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
①盒内文件情况说明：
填写盒内文书档案管理归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。
整理工作完毕后文书档案管理归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。
进行文书档案管理归档文件整理时，如某件文件须说明的情况复杂，目录备注栏填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。
②整理人：
填写负责整理文书档案管理归档文件的人员姓名，以明确责任。
③检查人：
填写负责检查文书档案管理归档文件整理质量的人员姓名，以示对整理质量的监督检查。
④日期：
填写文书档案管理归档文件整理完毕的日期。
（九）文书档案管理编制检索工具
1、归档说明（全宗说明）内容包括本单位主要工作职能、本年度内设机构设置情况（领导班子、内设机构及领导任职情况）本年度主要工作概况、本年度文书档案归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否，档案数量，有何缺陷）。
2、打印文书档案管理归档文件目录（采用国际标准A4型纸，永久目录打印一式三份，30年、10年期限的目录打印一式一份）。
编制封面，并根据需要分保管期限与归档说明（全宗说明）装订成册：
归档说明（全宗说明）、永久目录装订一式两本；归档说明（全宗说明）、永久、30年、10年目录合订一本。
文书档案管理归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。
全宗名称：
立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
年度：
填写本目录所登录文件的形成年度。
如：
2003年、2003-2008年
保管期限：
根据目录中所登文件的保管期限填写。
如：
永久，永久、30年、10年
如何制订客户档案管理制度？
客户档案管理是企业营销管理的重要内容，是营销管理的重要基础。
而不能把它仅仅理解为是客户资料的收集、整理和存档。
建立完善的客户档案管理系统和客户管理规程，对于提高营销效率，扩大时常占有率，与交易伙伴建立长期稳定的业务联系，具有重要的意义。
一、 客户档案管理对象
客户档案管理的对象就是你的客户，即企业的过去、现在和未来的直接客户与间接客户。
它们都应纳入企业的客户管理系统。
1、 从时间序列来划分：
包括老客户、新客户和未来客户。
以来客户和新客户为重点管理对象。
2、 从交易过程来划分：
包括曾经有过交易业务的客户、正在进行交易的客户和即将进行交易的客户。
对于第一类客户，不能因为交易中断而放弃对其的档案管理thldl.orgx；对于第二类的客户，需逐步充实和完善其档案管理内容；对于第三类客户，档案管理的重点是全面搜集和整理客户资料，为即将展开的交易业务准备资料。
3、 从客户性质来划分：
包括政府机构（以国家采购为主）、特殊公司（与本公司有特殊业务等）、普通公司、顾客（个人）和交易伙伴等。
这类客户因其性质、需求特点、需求方式、需求量等不同， 对其实施的档案管理的特点也不尽相同。
4、 从交易数量和市场地位来划分：
包括主力客户（交易时间长、交易量大等），一般客户和零散客户。
不言而喻，客户档案管理的重点应放在主力客户上。
总之，每个企业都或多或少的拥有自己的客户群，不同的客户具有不同的特点，对其的档案管理也具有不同的做法，从而形成了各具特色的客户档案管理系统。
二、客户档案管理内容
正如客户自身是复杂多样的一样，客户档案管理的内容也是复杂的，不能一概而论。
归纳起来将，客户档案管理的基本内容包括以下几项：
1、 客户基础资料。
即企业所掌握的客户的最基本的原始资料，是档案管理应最先获取的第一手资料。
这些资料，是客户档案管理的起点和基础。
客户资料的获取，主要是通过推销员进行的客户访问搜集起来的。
在档案管理系统中， 大多是建立客户卡或客户管理卡的形式出现。
客户基础资料主要包括客户的名称、地址、电话；所有者、经营管理者、法人（这三项应包括其个人性格、嗜好、家庭、学历、年龄、能力等方面）；创业时间、与本公司交易时间、企业组织形式、业种、资产等方面。
2、 客户特征。
服务区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方针与政策、企业规模（职工人数、销售额等）、经营管理特点等。
3、 业务状况。
主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。
4、 交易活动现状。
主要包括棵客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策；企业信誉与形象、信用状况、交易条件、以往出现的信用问题等。
以上四方面构成了客户档案管理的重点内容，客户档案管理基本上是围绕着这四方面展开的。
三、客户档案管理方法
1、 建立客户档案管理卡。
作为客户档案管理的基础工作，是建立客户档案卡（又称客户卡、客户管理卡、客户资料卡等）。
采用卡的形式，主要是为了填写、保管和查阅方便。
客户档案卡主要记载各客户的基础资料，这种资料的取得，主要有三种形式：
① 由推销员进行市场调查和客户访问时整理汇总。
② 向客户寄送客户资料表， 请客户填写。
③ 委托专业调查机构进行专项调查。
然后根据这三种渠道反馈的信息，进行整理汇总，填入客户档案卡。
在上述三种方式中，第一种方式是最常用的。
第二种方式由于客户基于商业秘密的考虑，不愿提供全部详实的资料，或者由于某种动机夸大某些数字（如企业实力等），所以对这些资料应加以审核。
但一般来将，由客户提供的基础资料绝大多数是可信的且应比较全面。
第三种方式主要是由于用于搜集较难取得的客户资料，特别是危险客户的信用状况等，但需要支付较多的费用 。
通过推销员进行客户访问建立客户档案卡的主要做法是：
编制客户访问日报（或月报），由推销员随身携带，在进行客户访问时，即时填写，按规定时间上报，企业汇总整理，据此建立分客户的和综合的客户档案。
除外，还可编制客户业务报表和对可客户销售报表，以从多角度反映客户状况。
为此，需制订推销员客户信息报告制度（其中包括日常报告、紧急报告和定期报告）。
需制定推销员客户信息报告规程。
2、 客户档案管理分类。
利用上述资料，将企业拥有的客户进行科学的分类，目的在于提高销售效率，促进企业营销工作更顺利地展开。
客户档案管理分类的主要内容包括：
①. 客户性质分类。
分类的标识有多种，主要原则是便于销售业务的展开。
如按所有权，划分（全民所有制、集体所有制、个体所有制、股份制、合资等）；按客户性质划分（批发店、零售商、代理店、特约店、连锁店、专营店等）；按客户地狱划分（商业中心店、交通枢纽店、居民区店、其他店铺等）；按顾客的实际情况，确定客户等级标准，将现有客户分为不同的等级，以便于对客户进行商品管理、销售管理和货款回收管理。
②. 客户等级分类。
企业根据实际情况，确定客户等级标准，将现有客户分为不同的等级，以便于进行商品管理、销售管理和货款回收管理。
③. 客户路序分类。
为便于推销员巡回访问、外出推销和组织发货，首先将客户划分为不同的区域。
然后，再将各区域内的客户按照经济合理原则划分出不不同的路序。
3、 客户档案管理构成分析。
利用各种客户资料，按照不同的标识，将客户分类，分析其构成情况，以从客户角度全面把握本公司的营销状况，找出不足，确定营销重点，采取对策，提高营销效率。
客户构成分析的主要内容包括：
① 销售构成分析。
根据销售额等级分类，分析在公司的销售额中，各类等级的客户所占比重。
并据此确定未来的营销重点。
② 商品构成分析。
通过分析企业商品总销售量中，各类商品所占的比重，以确定对不同客户的商品销售重点和对策。
③ 地区构成分析。
通过分析企业总销售额中，不同地区所占的比重。
借以发现问题，提出对策，解决问题。
④ 客户信用分析。
在客户信用等级分类的基础上， 确定对不同客户的交易条件、信用限度和交易业务处理方法。
四、客户档案管理应注意问题
在客户档案管理过程中， 应注意下列问题：
1、 客户档案管理应保持动态性。
客户档案管理不同于一般的档案管理。
如果一经建立，即置之不顾，就失去了其意义。
需要根据客户情况的变化，不断地加以调整，消除过旧资料；及时补充新资料，不断地对客户的变化，进行跟踪记录。
2、 客户档案管理的重点不仅应放在现有客户上，而且还应更多地关注未来客户或潜在客户，为企业选择新客户，开拓新市场提供资料。
3、 客户档案管理应“用重于管”，提高档案的质量和效率。
不能将客户档案束之高阁，应以灵活的方式及时全面地提供给推销人员和有关人员。
同时，应利用客户档案，作更多的分析，使死档案变成或资料。
确定客户档案管理的具体规定和办法。
客户档案不能秘而不宣，但由于许多资料公开会直接影响与客户的合作关系，不宜流出企业，只能供内部使用。
所以，客户档案应由专人负责管理，并确定严格的查阅和利用的管理办法。
加强企业合同档案管理
企业合同档案管理是指企业在生产、经营和管理等各项活动中与自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
企业合同档案管理是维护当事人权利义务，打造诚信企业，塑造企业形象的依据。
各市地档案局，省农垦总局、省森工总局、哈尔滨铁路局、省（中）直有关单位档
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