采购合同管理规范.docx

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采购合同管理规范

采购合同管理规范

　　篇一：

采购合同管理制度

　　采购合同管理制度

　　篇二：

采购合同管理制度

　　采购合同管理制度

　　一、总则：

　　1、为规范公司对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符

　　合采购管理的要求及公司的利益，特制定本制度。

　　2、本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。

　　二、采购合同的编写：

　　1、采购部是采购合同的管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。

　　2、A\C\D类物资须签订采购合同，B类物资可签订采购订单或采购合同。

　　3、采购合同编写程序：

　　1）采购主管负责起草合同模版，部门经理审核后，发法律顾问修正，形成初稿。

　　2）报总经理审批模版。

　　3）发生业务时，采购员根据物料特性，套用合同模版，附技术条款，按流程报相关人员审批。

　　三、合同审核、审批权限：

　　1、采购合同（订单）由采购主管复核。

　　2、固定资产合同报设备经理和主管副总，书面复核技术要求及验收条款。

　　3、1万元以下采购合同由采购经理审批。

　　4、1万元以上采购合同由总经理审批，其中固定资产超过20XX元以上报董事长核准。

　　四、采购合同包括以下九个方面内容：

　　1）合同签订双方的姓名、地址和联系方式。

　　2）采购物品的单价、总价。

　　3）采购物品的数量与规格型号。

　　4）采购物品的品质和技术要求。

　　5）采购物品的履约方式、期限、到货地点。

　　6）采购物品的验收标准和方式。

　　7）付款方式和期限。

　　8）售后服务和其他优惠条件。

　　9）违约责任和解决争议的方法。

　　五、采购合同的签订和保管：

　　1、签订采购合同，供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托别人代

　　签，采购部应审验其委托证明。

　　2、公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。

　　3、采购合同可以采用传真的方式进行签订，即公司将合同拟订好后传送给供应商，供应商进行盖

　　章签字后回传，公司盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。

　　4、回传确认的合同和附件，应保证字迹和盖章清晰。

　　5、5万元以上的设备合同，签订传真合同的同时，还应保管合同原件。

　　6、固定资产合同签订成立后，应分别交一份给设备部和财务部存档。

　　7、20XX元以上的新固定资产到货，应按合同要求验收，验收报告应与合同一同保存。

　　六、采购合同的执行与控制：

　　1、合同或订单签订后即具有了法律约束力，使供应商及时准备公司所需的物品。

　　2、采购部应配合质管部做好采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量

　　要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。

　　3、采购部合同管理人员应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程逐次、详细地进行书面登

　　记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。

　　4、对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工过程周期长、变数多、监控过程比

　　较复杂的现象，要求供应商提供进度安排，采购部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时运送到公司。

如果供应商提供的物料将延缓公司的生产，采购部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。

　　5、在合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关系，将供应商视为公司的战略发展伙伴，便

　　于在生产旺季加大物料采购时能够及时供应，在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。

　　6、采购部应本着经济型的原则做好物料的采购进度控制工作，既保证仓库中的采购物料库存最

　　低，同时还能保证采购物料满足生产的需求。

　　七、采购合同的修改与终止：

　　1、采购合同及附件的修改与终止条款，报合同审核、审批人员签字才能生效。

　　2、在合同执行过程中，因供应商原因造成无法按量供应的采购物料，可与供应商签订新的采购物

　　料的数量规定，作为合同的附件执行。

　　3、在合同执行过程中，若外部市场环境发生变化（例如原材料价格或工资出现上涨，供应商无法

　　按合同规定的价格交货），可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。

　　4、在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，可与供应商进行协商签订双方的

　　延期交货规定，作为采购合同的附件执行。

　　5、有下列情形之一者，视为合同终止。

　　1）因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。

　　2）因市场环境或需求的变化一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。

　　3）出现违背合同条款的状况。

　　4）逾期没有履行合同约定的。

　　5）发生符合合同条款中合约解除的事项。

　　八、合同纠纷的处理与合同管理：

　　1、当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时，其一般采取如下处理方法。

　　1）与供应商协商解决。

　　2）请第三方协调解决。

　　3）由仲裁机构进行仲裁。

　　4）通过法律途径解决。

　　2、采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理纪律，有下列情形之一者，公司将根据

　　情节的轻重进行相应的处理。

　　1）泄露合同内容。

　　2）私自更改合同内容。

　　3）丢失合同。

　　4）在合同签订做资料保管中损害公司利益。

　　3、参与采购合同履行与监督的人员违反公司的相关规定，给公司造成经济损失和其他损失的，公司将根据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济处罚，情节严重者将依法追究其法律责任。

　　九、附则

　　1、本制度未尽事宜，依照国家相关的法律、法规和政策执行。

　　2、本制度经总经理审批生效。

　　3、附采购合同管理流程。

　　篇三：

采购合同管理办法

　　采购合同管理办法

　　第一章总则

　　第一条为规范华东电力试验研究院采购合同的管理，依据《中

　　华人民共和国合同法》、《国家电力公司合同管理办法》及相关规章制度，结合本院的实际情况，特制定本办法。

　　第二条本办法所称采购合同是指本院经华东电有限公司授

　　权与国内外其他平等民事主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

　　第三条根据合同管理制度规定，管理责任部门是采购合同管理

　　的归口管理部门，项目申请部门是采购活动的执行部门。

　　第四条本院的采购合同分为物资采购合同和服务采购合同二

　　大类。

物资采购包括设备和材料的采购，服务采购指项目中的外包。

　　第五条采购合同技术协议部分由项目申请部门负责确认、商务

　　部分采用审核会签办法。

　　第六条符合我院招标条件的，应严格按上级公司和我院有关招

　　标的规定执行。

其他采购采用招标、货比三家、直接采购的方式。

对于列入效能监察的项目，按《院行政监察办法》执行。

50万元以上采购项目，审计与法务专职列席商务谈判。

　　第七条本院各专业部门和管理部门不得以部门的名义对外签

　　订采购合同。

　　第二章采购申请

　　第八条采购申请应已列入项目计划和费用预算。

计划外项目按

　　相应的责职权限审批后，方可提出采购申请。

　　第九条采购合同原则上不允许超过已批准的预算，如遇超过预

　　算采购合同的情况，需按原审批程序办理追加预算的审批手续。

　　第十条采购申请在院MIS上办理。

　　第十一条计划内5万元以上及特种设备的采购，申请部门应进

　　行调研，提交“询价/货比三家”报告（见内部站——办事指南——工作表格）。

计划外采购申请或涉及科技项目的采购申请，必须提交“设备采购申请报告”（见内部站——办事指南——工作表格）涉及劳动保护用品采购申请的，按《劳动保护管理办法》的规定执行。

　　第十二条采购应在“合格供货方目录”中选择，对未列入“合

　　格供货方目录”的，计划部应根据《采购控制程序》要求组织对供方进行评价。

　　第十三条对供方的评价方式可采取以下三种：

（一）书面调查：

采购申请部门向供方发送供方调查表；

（二）现场调查：

管理责任部门会同或指派有关人员到供方处进行现场调查；

　　（三）第二方审核：

管理责任部门可以委托其他权威部门对供方进行审核。

　　第十四条对生产试验设备的供方评价

（一）对生产试验设备中间商评价应包括：

　　经年检合格的营业执照、与实际相符的经营范围、签约代表的有

　　效法定代表身份证明或授权委托书、代销生产试验设备的授权证明等。

（二）对生产试验设备制造商评价应包括：

　　质量管理体系的状况、满足合同要求的产品质量标准、质量信誉、资信、市场状况、对国产计量器具的供方一般应取得国家有关部门授权或CMC证书、通过类似产品的历史比较和对其他使用者的调查了解。

　　第十五条对外包服务供方的评价，一般应包括下列内容：

　　质量管理体系的状况、服务能力及相应资质、仪器设备及人员情

　　况、完成同类项目的情况。

　　第十六条管理责任部门负责保管5万元人民币及以上采购合

　　同供方的评价档案。

采购申请部门负责保管5万元人民币以下设备采购合同供方评价的档案。

　　第十七条服务供方评价档案由管理责任部门负责保管。

　　第三章采购合同准备

　　第十八条由管理责任部门组织对采购申请进行评审，根据权限

　　由分管领导确认。

　　第十九条管理责任部门将评审意见通知采购申请部门，并根据

　　需要，提出签订相关协议的要求（包括技术协议）。

技术协议见（见内部站——办事指南——工作表格）。

　　第二十条采购除即时结清外，一律采用书面合同形式。

凡国家

　　或行业有示范文本的，应当优先选用，但可对涉及权利义务关系的条款加以适应性修改。

　　采购合同语言应严谨、简练、准确。

采购合同中的术语、特有词

　　汇、重要概念应设专款解释。

采购合同中涉及的数字、日期，需明确是否包含本数。

　　第二十一条采购合同条款应包括以下内容：

（一）采购合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人姓名和职务、代理人姓名和职务、联系方式；

（二）签约目的和依据；

　　（三）标的；

　　（四）数量和质量，包括检验标准和方式；

　　（五）价款或酬金及结算、支付方式；

　　（六）履行的地点、期限和方式；

　　（七）争议解决的方式；

　　（八）违约责任；

　　（九）变更或解除的条件；

　　（十）根据法律或采购合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款；

　　（十一）采购合同生效的时间和条件。

　　（十二）签约的地点、日期；

　　（十三）签约各方开户银行及账号；

　　（十四）签约各方公章或采购合同专用章；

　　（十五）签约各法定代表人或委托代理人签章。

　　第二十二条当事人协商一致的修改、补充采购合同的文书、信

　　件、数据电文、图表等是采购合同的组成部分。

　　第四章合同的审核

　　第二十三条采购合同审核时，应填写“经济合同签证审计单”。

若有采购申请报告、报价清单、询价/货比三家报告、概预算清单的，应一并提供。

　　第二十四条管理责任部门对采购合同审核的内容包括：

（一）技术性：

　　1、技术依据的真实、可靠；

　　2、技术措施完备、先进；

　　3、技术标准和技术参数科学、真实。

（二）可行性：

　　1、属于本院生产、经营和建设需要；

　　2、预期的经济效益或社会效益分析具有真实性；

　　3、项目预算范围内，项目实施计划具有可操作性。

　　（三）计划性：

　　1、符合已批准列项的项目范围与条件；

　　2、在已批准的项目预算范围内。

　　（四）安全性：

　　安全生产、工程施工措施的落实情况。

　　（五）本院管理部门认为必须审核的其他内容。

　　第二十五条财务部对采购合同审核的内容包括：

　　符合预算安排、计算方式正确、财务附件真实和齐备、需审核

　　的其他内容。

　　第二十六条院长工作部对20万元以上采购合同条款法律符合

　　性和法律风险进行审核。

　　第二十七条采购合同审计内容按审计制度执行。

　　第二十八条审核部门认为必要时，可要求申请部门提供与合同

　　有关的补充证明材料。

　　第二十九条审核部门在审核时，如发现合同条款有遗漏和不妥

　　之处，应在审核意见中提出修改意见。

需要退回的，应连同全部合同文本退回合同经办人。

　　合同经办人修改之后应重新提交有关部门重新审核。

　　第三十条合同审核部门对合同进行审核后应在合同审核单上提

　　出书面审核意见，并由审核人和审核部门负责人签字。

　　第五章采购合同的签订

　　第三十一条院长或委托代理人根据管理责任部门的审核意见，决定是否签约。

决定签约时，应在全部文本上以同一形式签字；决定不予签约时，应以书面形式明示意见。

　　第三十二条院长授权委托代理人签订采购合同时，须签署授权

　　委托书。

　　第三十三条代理人应在授权委托的范围内签订采购合同，并不

　　得转委托。

　　第三十四条采购合同审批权限：

（一）5万元以下（含5万元），由管理责任部门负责人审批；

（二）5万元以上，20万元以下（含20万元），由分管领导审批；（三）20万元以上，由院长审批。

　　第三十五条采购合同签订后，己方至少保留采购合同正本2

　　份，副本1份以上。

正本交财务部门作付款依据；1份正本及相关报

　　篇四：

采购合同管理规定

　　采购合同管理规定

　　1．公司采购合同的内容

　　公司采购合同的条款构成了采购合同的内容，应当在力求具体明确，便于执行，避免不必要纠纷的前提下，具备以下主要条款：

　　（l）商品的品种、规格和数量

　　商品的品种应具体，避免使用综合品名；商品的规格应具体规定颜色、式样、尺码和牌号等；商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。

必要时，可附上商品品种、规格、数量明细表。

（2）商品的质量和包装

　　合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部颁标准；无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订（交）货；对于副、次品应规定出一定的比例，并注明其标准；对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款；对商品包装的办法，使用的包装材料，包装式样、规格、体积、重量、标志及包装物的处理等，均应有详细规定。

　　（3）商品的价格和结算方式

　　合同中对商品的价格要作具体的规定，规定作价的办法和变价处理等，以及规定对副品、次品的扣价办法；规定结算方式和结算程序。

　　（4）交货期限、地点和发送方式

　　交（提）货期限（日期）要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。

同时，应明确商品的发送方式是送货、代运，还是自提。

　　（5）商品验收办法

　　合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。

　　（6）违约责任

　　签约一方不履行合同，必将影响另一方经济活动的进行，因此违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。

在签订合同时，应明确规定，供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金：

①不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品；

　　②不按合同中规定的商品质量标准交货；

　　③逾期发送商品。

　　购买者有逾期结算货款或提货，临时更改到货地点等，应付违约金或赔偿金。

　　（7）合同的变更和解除条件

　　合同中应规定，在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等。

　　此外，采购合同应视实际情况，增加若干具体的补充规定，使签订的合同更切实际，行之有效。

　　2．采购合同的签订

　　（l）签订采购合同的原则

　　①合同的当事人必须具备法人资格。

这里所指的法人，是有一定的组织机构和独立支配财产，能够独立从事商品流通活动或其他经济活动，享有权利和承担义务，依照法定程序成立的企业。

②合同必须合法。

也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同，其内容和手续应

　　符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。

　　③签订合同必须坚持平等互利、充分协商的原则。

　　④签订合同必须坚持等价、有偿的原则。

　　⑤当事人应当以自己的名义签订经济合同。

委托别人代签，必须要有委托证明。

　　⑥采购合同应当采用书面形式。

（2）签订采购合同的程序

　　签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商，取得一致意见，并签署书面协议的过程。

一般有以下五个步骤：

　　①订约提议。

　　订约提议是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或建议，也称要约。

订约提议应提出订立合同所必须具备的主要条款和希望对方答复的期限等，以供对方考虑是否订立合同。

提议人在答复期限内不得拒绝承诺，即提议人在答复期限内受自己提议的约束。

　　②接受提议。

　　接受提议是指提议被对方接受，双方对合同的主要内容表示同意，经过双方签署书面契约，合同即可成立，也叫承诺。

承诺不能附带任何条件，如果附带其他条件，应认为是拒绝要约，而提出新的要约。

新的要约提出后，原要约人变成接受新的要约的人，而原承诺人成了新的要约人。

实践中签订合同的双方当事人，就合同的内容反复协商的过程，就是要约―新的要约一再要约―直到承诺的过程。

　　③填写合同文本。

　　④履行签约手续。

　　⑤报请签证机关签证，或报请公证机关公证。

　　有的经济合同，法律规定还应获得主管部门的批准或工商行政管理部门的签证。

对没有法律规定必须签证的合同，双方可以协商决定是否签证或公证。

　　3．公司采购合同的管理

　　采购合同的管理应当做好以下几方面的工作：

　　（l）加强对公司采购合同签订的管理

　　加强对采购合同签订的管理，一是要对签订合同的准备工作加强管理，在签订合同之前，应当认真研究市场需要和货源情况，掌握企业的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况，依据企业的购销任务收集各方面的信息，为签订合同、确定合同条款提供信息依据。

另一方面是要对签订合同过程加强管理，在签订合同时，要按照有关的合同法规规定的要求，严格审查，使签订的合同合理合法。

（2）建立合同管理机构和管理制度，以保证合同的履行企业应当设置专门机构或专职人员，建立合同登记、汇报检查制度，以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况，及时发现问题，采取措施，处理违约，提出索赔，解决纠纷，保证合同的履行。

同时，可以加强与合同对方的联系，密切双方的协作，以利于合同的实现。

　　（3）处理好合同纠纷

　　当企业的经济合同发生纠纷时，双方当事人可协商解决。

协商不成时，企业可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁，也可以直接向法院起诉。

　　（4）信守合同，树立企业良好形象

　　合同的履行情况好坏，不仅关系到企业经营活动的顺利进行，而且也关系到企业的声誉和形象。

因此，加强合同管理，有利于树立良好的企业形象。

　　篇五：

采购合同管理办法

　　采购合同管理办法

　　一、目的

　　为加强采购合同管理工作，防范合同采购风险，维护公司利益，依据相关法律法规及公司合同管理规定，特制定本办法。

　　二、原则

　　本办法规定采购合同管理的基本原则、运行机制，明确合同采购管理部门的职责，规定采购合同管理的具体内容。

　　三、适用范围

　　本办法适用于生产所需要原材料及日常所需要各种物品的对外采购合同的签订、履行和管理。

　　四、合同形式

　　采购合同的订立必须采取书面形式。

经签约双方协商的有关修改采购合同的文书、传真、电报图表、电子邮件、报价书和会签表等，均属于合同的范围。

　　五、合同内容要求

　　1、合同内容必须完整，合同基本要素必须齐全。

　　2、条款应当明确、具体、文字表达严谨，书写工整。

　　六、管理组织

　　公司物管部负责具体的采购合同的谈判、起草、执行、变更，物管部经理、物管总监、结算部经理、财务总监对采购合同进行审批。

　　七、合同的签订

　　1、签订合同

　　年初物资采购的供方，通过公司评审后，通过的供方报当年的物资价格单，物管部确定价格单后，与供方签订合同。

　　2、职责划分

　　、物管部负责合同签署前合同询价、议价、调研工作。

　　、结算部和质检部配合合同货款和合同的质量检验工作。

　　、其他职能部门在各自部门职责范围内对采购合同的管理提供支持。

　　八、合同履行

　　1、履行合同

　　、合同生效，即具有法律约束力，必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。

　　、在合同履行过程中，合同承办单位应对合同的履行情况以履约管理台账的形式作详细全面的书面记录，并保留相关能够证明合同履行情况的原始凭证。

遇履行困难的合同，必须及时向相关参与合同管理的部门通报，并报告相关公司领导。

　　2、合同变更及纠纷处理

　　、严格按照合同约定维护公司权利和履行公司义务。

在合同履行中出现下例情况之一，执行机构应及时报告公司，并按照国家法律法规、公司有关规定及合同约定于对方当事人协商变更或解除合同。

　　、由于不可抗拒力致使合同不能履行的。

　　、由于对方在合同约定的期限内没有履行合同所规定的义务。

　　、由于情况变更，致使我方无法按约定履行合同，或虽能履行但会导致我方重大损失的。

　　、其他合同约定的或法律规定的情形出现。

　　、合同发生纠纷时，应会同法律顾问与合同对方协商解决;协商不成需进行仲裁或诉讼的，应协助法律顾问办理有关事宜。

　　篇六：

《采购合同管理制度》

　　1范围

　　2职责

　　采购部是采购合同的对口管理部门，负责公司采购合同的编制、签订、执行、修改、控制等管理事项。

　　3管理内容与方法

　　采购合同的编写

　　采购合同的编写程序

　　a）选择供应商应是公司认可的合格供应商；

　　b）采购部应与合适的供应商展开谈判，谈判的内容包括物料的数量、质量、

　　价格、供货方式、货款支付等方面的谈判，并根据谈判所形成的方案选

　　择对公司最有利的供应商；

　　c）采购部应根据谈判所形成的方案拟定合同草案，报送公司法律顾问审核

　　及总经理或分管副总经理审批；

　　d）采购部应根据法律顾问及总经理或分管副总经理的意见对采购合同草案

　　进行修订，并据此形成正式的采购合同；

　　采购合同应包括以下九个方面的内容：

　　a）合同签订双方的姓名、地址和联系方式；

　　b）采购物品的单价、总价；

　　c）采购物品的数量与规格型号；

　　d）采购物品的品质和技术要求；

　　e）采购物品的履约方式、期限、到货地点；

　　f）采购物品的验收标准和方式；

　　g）付款方式和期限；

　　h）售后服务和其它优惠条件；

　　i）违约责任和解决争议的方法。

　　采购合同的签订

　　与公司签订采购合同的供应商应具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托别人代签，采购部应审验其委托证明。

　　公司与供应商签订的合同应采用书面形式，其它任何形式的合同视为无效合同。

　　对于长期、稳定的供应商，可采取签订一份总合同（如一年期），此后以每一采购订单作为合同附件的方式进行交易。

　　签订后的合同由采购部保管。

　　采购合同的执行与控制

　　合同签订后即具有了法律的约束力，采购部应及时向供应商发送订货单，使供应商及时准备公司所需的物品。

　　采购部应配合品质管理部做好采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量要求时，应积极联系供应商进行处理。

　　采购部应建立合同履约的管理台账，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。

　　在合同执行的过程中，采购部要处理好与供应商的关系，将供应商视为公司的战略发展伙伴，互