行政事务管理制度.docx

行政事务管理制度.docx

《行政事务管理制度.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《行政事务管理制度.docx（16页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

行政事务管理制度

行政事务管理制度

编制：

单位：

部门：

审核：

XX年XX月XX日

一、总则

第一条为加强集团公司、直属集团行政事务管理工作，强化印鉴管理、档案管理、政务管理、计划管理、督办检查、信息反馈、目标管理和业绩考核，推进扁平化管理，制定本制度。

第二条本制度适用于集团公司、直属集团行政事务管理工作。

第三条本制度由集团公司总裁办公室组织实施和解释。

二、印信管理

第四条印鉴包括：

集团公司及直属集团的公章、法定代表人名章、合同专用章、介绍信、证明信、财务专用章、现金收讫章、转帐收讫章、财务负责人名章。

第五条集团公司及直属集团的公章、法定代表人名章、合同专用章、介绍信、证明信由办公室统一管理；财务专用章、现金收讫章、转帐收讫章，财务负责人名章，由财务部门统一管理。

第六条集团公司及直属集团公章、法定代表人名章、合同专用章、财务专用章、现金收讫章、转帐收讫章、财务负责人名章的刻制和启用必须经董事局主席（董事长）批准,办公室备案;新印章的印模和启用日期必须由办公室记载并归档保存。

第七条集团公司、直属集团所有印章必须由专人保管和用印。

印章保管人员必须有本单位以外的同时有正式固定职业的人员为其担保，签订保证合同并经公证处或律师事务所鉴证后方可上岗。

第八条集团公司、直属集团办公室、财务部门未经集团公司法律事务部审核，集团公司董事局主席签批一律不准为任何公司或个人的抵押书、担保书以及对外合资、合作合同或协议用印。

第九条集团公司、直属集团对外出具的授权委托书、合同书、协议书、还款计划等法律文书和确认书必须经法律事务部审核，法定代表人签批后方可用印。

第十条集团公司、直属集团除介绍信和发文盖章外，每次使用公章必须登记。

第十一条集团公司、直属集团使用公司印章，一般公务由主管副总裁（副总经理）批准；使用职能部门印章由职能部门负责人批准。

第十二条印章保管人员应建立印信使用审批登记簿，将每次用印时间、用途、申请用印人、批准人记录清楚。

未经审批使用印章的，追究印章保管人员渎职、经济赔偿责任。

第十三条印章保管人员用印时要用力均匀，确保印章端正、清晰，便于识别。

印章要盖在成文日期上并居中。

第十四条用印留存的材料要编号整理，分类归档。

第十五条集团公司、直属集团不得在空白纸或文头纸上加盖公章，特殊情况需注明用途、份数、时间、保管人后由法定代表人签批。

第十六条直属集团及其子公司因名称变更、机构撤销或其他原因印章停止使用时，废止印章要及时上缴集团公司办公室处理，并办理移交手续。

第十七条公司印章一律不外借，需在外地使用时要由印章保管人亲自携带用印。

第十八条公司印章使用登记簿按年度存档。

第十九条公司介绍信的开出，由办公室主任批准；特殊情况，由主管副总裁（副总经理）批准。

第二十条集团公司、直属集团不开空白介绍信，特殊情况须经总裁（总经理）批准。

第二十一条公司的介绍信存根应妥善保管，介绍信正文必须与存根简要内容相一致，按保密要求存档，保管期5年。

第二十二条因情况变化，介绍信申请使用人没有使用介绍信，应立即归还。

收回后贴在原存根处，并写明情况。

第二十三条介绍信存根处要写明申请使用人姓名、人数、事由，由申请使用人、批准人签字后生效。

介绍信要有编号和骑缝章。

第二十四条介绍信内容填写要明确、具体、字迹工整、准确。

第二十五条公司开出证明信或承诺函，必须经申请使用人签字，部门负责人审核，法定代表人批准。

办公室存留一份备查。

三、文书管理

第二十六条文书管理工作由办公室负责，一切文电、信函、收发均由办公室统一承办。

第二十七条公文主要种类有：

（一）决议：

用于经会议讨论通过的重要决策事项；

（二）决定：

用于对重要事项做出决策和安排；

（三）批示：

用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求；

（四）意见：

用于对重要问题提出规章见解和处理办法；

（五）通知：

用于发布公司规定、任免干部、传达上级指示、转发上级机关公文、发布要求下级机关和有关单位共同执行或周知的事项。

（六）报告：

用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问；

（七）请示：

用于向上级机关请求指示、批准；

（八）批复：

用于答复下级机关的请示；

（九）条例：

用于规范公司员工的工作行为；

（十）规定：

用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范；

（十一）函：

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项；

（十二）会议纪要：

用于记载公司重要会议主要精神和议定事项。

第二十八条公文由版头、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、主题词、抄送（报）机关、印发机关和印发日期、印制版记等部分组成。

（一）版头应当使用发文机关全称或规范化简称；

（二）发文字号由机关代字、年份（应使用公元全称，去掉“年”字，并用[]括起）、序号组成，机关代字应保持稳定，不可经常变动。

年份和序号一律使用阿拉伯数字，序号前一律不加“第”字和虚位“0”；

（三）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，上报的公文，标题中不标明发文机关。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；

（四）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称；

（五）公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前标明附件顺序和名称。

附件应当与正文装订在一起，并在附件首页标明顺序号，如果不能合订应当在附件首页分别标明公文的发文字号和附件顺序号；如果附件不需打印或者不发，应当注明；

（六）公文除会议纪要外必须加盖印章；

（七）成文日期以领导签发的日期为准；

（八）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓的其他机关，应当使用全称或规范化的简称、统称；抄送机关按上级机关、平级机关、下级机关次序排列；

（九）印发机关和印发日期分别标在公文末页下端左右两侧；

（十）印制版记可从左到右标明打字、校对人员姓名，校对人员姓名之前应注明主办单位；

（十一）主题词，抄送机关，印发机关和印发时间，打字和校对人员单位、姓名四部分，应用横线隔开。

第二十九条公文用纸统一采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订，公文所附表格的大小可不受此限；公文页面要清楚、干净；用印要清晰，印油不能沾污纸面；公文附件纸张如为热敏传真纸，应复印后发送、存档。

第三十条行文应当确有必要，注重效用。

第三十一条向上级机关行文一般不得抄送下级机关；向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关；向上级机关和下级机关行文可以抄送同级机关；向同级机关行文可以抄送其他同级机关。

第三十二条“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

第三十三条报告与请示应当严格分开，报告中不得夹带请示事项。

第三十四条受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复，上级机关向受双重领导下的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

第三十五条发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、校对、誊印、用印、登记、分发等程序。

第三十六条草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。

如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明；

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短，

（三）公文的议程应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定；

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；

（五）人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号，发文字号在公文的标题后用圆括号注明。

引用外文，应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日；

（六）结构层次序数，第一层为“一”，第二层“

（一）”，第三层为1，第四层为“

（1）”;

（七）应当使用国家法定计量单位；

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际外文名称缩写或其缩写形式，应当在第一次出现注明准确的中文译名；

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第三十七条公文在领导签发前，应由办公室进行审核，审核的重点是：

是否需要行文、行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

第三十八条公文经办公室审核后，送主管领导签发，未经办公室审核公文，主管领导一律不予签发，签发后的公文，未经签发人同意，不得改动。

第三十九条审批公文，签发人应当明确签署意见写明发或不发，并写上姓名和审批时间。

第四十条办公室应当在公文正式印制和发出前进行复核，重点是：

审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范，不合要求的不予印制和发出。

第四十一条收文处理指对收到公文的处理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、督办等程序。

第四十二条收到上级机关下发的公文，视公文内容及要求落实责任部门或予以转发，重要公文高级管理人员必须传阅。

对于人事任免类文件，会议通报后备案。

第四十三条收到下级企业上报的需要办理的公文，办公室应当进行审核。

审核的重点是：

是否应由本单位办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区的事项是否已协商、会签；文种使用，公文格式是否规范。

第四十四条经审核，对符合本办法规定的公文，办公室应当拟办意见交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。

紧急公文，应当明确办理时限，对不符合本办法规定的公文，经办公室负责人批准后，可以退回原发文单位并说明理由。

第四十五条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误，推诿。

紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时向办公室说明。

对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回办公室并说明理由。

第四十六条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见，姓名和审批时间，其它审批人圈阅视为同意。

第四十七条对交由有关部门办理的公文，办公室要负责督查催办，重要公文应在三日内办结，一般公文要在五日内办结，情况特殊需要延长办理时间的，要及时报告原因和办理进展情况。

对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况，对逾期未办的公文，要查明情况，及时处理，防止误办、漏办。

第四十八条公文办理完毕后，应及时将公文定稿，正本和有关材料交办公室整理，归档。

第四十九条归档范围内的公文，应当根据其相互联系，特征和保存价值等整理，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。

第五十条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案室移交。

第五十一条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第五十二条重要会议形成的公文，包括录音带、录像带、照片等有关材料，应交由档案室整理、归档。

第五十三条公文由办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第五十四条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第五十五条不具备归档和存查价值的公文，经过总裁办公室主任批准，可以销毁。

第五十六条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失，不漏销，其中，销毁绝密公文应进行登记。

第五十七条部门合并时，全部公文应当随之合并管理，部门撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交档案室。

工作人员调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交清退。

第五十八条公文的收发必须由专人负责，做好送达记录，邮寄要留存根。

传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全，绝密公文不得利用计算机、传真机传输。

四、会议管理

第五十九条为提高会议质量与效率，强化民主议事、集体决事，确保责任落实、规范操作、目标实现，特制订会议管理办法。

第六十条会议的召开应遵循精简、高效的原则，会前做好充分的准备，拟订会议议题，并准备相应的会议材料，会议通知应提前下达与会人员，董事局会议与季度、年度等管理会议，其通知应于会议前至少一周通知与会人员。

第六十一条相关会议材料由办公室统一整理、分发。

第六十二条参会人员必须准时到会，有特殊情况须向会议主持人请假并出具书面请假说明。

第六十三条会议要安排专人负责会议记录，会议纪要由总裁办公室负责起草，履行审核程序后三日内印发。

会议文件、记录、纪要等要及时立卷归档。

对会议决议执行情况要进行督办、检查并以文字或表格的形式及时反馈给有关领导。

第六十四条集团公司董事局会议实行例会制，每月25日召开。

由董事局主席召集并主持。

董事局会议研究的内容：

（一）《公司章程》规定的应由董事局行使职权的事项；

（二）审订各直属集团月份全面预算计划；

（三）听取并研究各直属集团月份生产经营情况和存在的重大问题；

（四）听取、研究并检查各直属集团阶段性“两标”完成情况和存在的制约因素；

（五）安排阶段性重点工作；

（六）研究各直属集团高层管理人员的任免；

（七）理论研究和学习；

（八）其他需董事局会议研究的事项。

第六十五条集团公司总裁办公会议和行政工作会议根据实际工作需要不定期召开。

总裁主持的为总裁办公会议，执行主持的为行政工作会议。

总裁办公会议和行政工作会议研究的内容：

（一）《公司章程》规定的应由总裁行使职权的事项；

（二）董事局会议决议事项的方案制定和贯彻实施；

（三）研究制定“两标”实施方案并组织实施；

（四）指导、检查各职能部门的职责履行、工作计划和“两标”完成及专项重点工作完成情况；

（五）制订集团公司债权、债务处置方案并组织实施；

（六）研究集团公司法律事务及重大法律诉讼案件的工作方案并组织实施；

（七）研究并制订集团公司资产处置及资本运作方案并组织实施；

（八）其他需要会议研究的事项。

第六十六条直属集团实行联席会议制度，联席会议由直属集团董事长负责召集，董事、监事、经营班子成员参加，其他相关人员可列席会议；联席会议决议由总经理负责组织贯彻、落实，监事会和董事会秘书负责监督、检查决议的执行情况；联席会议研究的内容：

（一）传达贯彻集团的有关会议精神、决议；

（二）审议全面预算计划；

（三）审议投资及技改项目的前期工作；

（四）审议本公司坏帐处理；

（五）审议应收、应付款抹帐；

（六）审议建设项目的招投标；

（七）审议批准大宗原材料采购和产品销售价格；

（八）审议本公司融资及资本运作计划；

（九）审定出席某某集团、市级以上先进模范员工、本集团模范标兵、科技进步的奖励项目及人员等；

（十）本公司各部门认为有必要在联席会议上审议的其他事项；

（十一）审定标的额在5万元以上的经济合同；

（十二）其他需要联席会议研究的工作。

第六十七条直属集团董事会会议由董事长负责召集，董事参加，会议相关人员可列席参会；董事会会议至少每季召开一次；董事会会议研究的内容：

（一）执行股东大会决议；

（二）制定本公司中长期发展规划，年度生产经营计划和投资、融资计划；

（三）审定本公司年度财务预算、决算方案；

（四）制定本公司年度利润分配方案和弥补亏损方案；

（五）审定员工工资福利制度、奖惩办法；

（六）制定本公司增加或者减少注册资本，发行债券方案；

（七）拟订本公司重大收购、回购本集团股票、合并、分立或解散方案；

（八）在股东大会授权范围内，决定本公司的风险投资、资产抵押及其它担保事项；

（九）审批用本公司自有资金投资的500万元以下的项目；

（十）审批用本公司自有资金购置的20万元以下的单项固定资产；

（十一）决定本公司内部管理机构的设置及人员编制；

（十二）依据集团公司行政班子的推荐，聘任或者解聘本集团总经理、总会计师。

根据董事长提名，聘任或解聘本集团董事会秘书。

根据总经理提名，聘任或者解聘本集团副总经理、总经理助理等本集团高级管理人员、聘任或解聘本集团所属子公司经理，并决定其报酬和奖惩事项；

（十三）制定本公司的基本管理制度；

（十四）制定本公司章程的修改方案；

（十五）管理本公司信息披露事项；

（十六）听取本公司总经理的工作汇报并检查总经理的工作；

（十七）法律、法规或本公司章程规定及股东大会授予的其他职权。

第六十八条董事会决议由总经理负责组织实施，董事会秘书负责监督、检查贯彻落实情况；

第六十九条总经理办公会由直属集团总经理负责召集，副总经理、总经理助理、总工程师、总会计师、总经济师参会，监事长或其他相关人员可列席会议；总经理办公会每周至少召开一次；总经理办公会研究的内容：

（一）拟订直属集团基本管理制度；

（二）制定和修改直属集团规章制度；

（三）研究和执行董事会决议；

（四）传达、贯彻集团的有关会议精神、决议；

（五）拟订和修改直属集团生产经营计划和投资计划；

（六）拟订、变动直属集团内部管理机构及定岗定编；

（七）中层干部的岗位竞聘，聘任、解聘、调动；

（八）拟订重大资金使用方案和全面预算计划；

（九）拟订重大经济合作、购销合同；

（十）拟订资产抵押、对外担保、银行贷款及企业并购方案；

（十一）拟订职工工资福利制度、奖惩办法；

（十二）研究企业重大经营决策方案并组织实施；

（十三）总经理认为必要的事项。

第七十条总经理办公会议决议由分管副总经理或职能部门负责组织实施；

第七十一条集团公司、直属集团通过会议作出的决议、规定，凡不属于保密内容的，应以各种方式向员工传达，实行政务公开，以利于员工对公司各项工作的监督。

五、办公自动化管理

第七十二条为最大限度地应用先进技术开发出的信息化管理平台，对信息资源和人、财、物等资源进行科学有效管理，实现信息共享与工作协同，提高工作质量与效率，改善办公环境和条件，提高管理和决策的科学化水平，以实现办公的科学化、自动化。

结合某某集团的实际情况，制度本制度。

第七十三条办公自动化管理范围

（一）迅速处理各种文书、资料，包括输入、翻译、编辑、排版、修改、打印、储存等功能的文字信息处理；

（二）收集、生成报表统计、账目计算、资产管理、日常事务管理的数据信息处理；

（三）高效率、大容量地登记、分类、储存、检索各种信息资料的信息查询；

（四）在网上下载资料、发布信息、传递文件，运用电子信箱进行网络通信等处理。

实现公文、档案、秘书、信息宣传、办公等日常工作全程网络化、无纸化。

（五）合理使用宽带网络平台，开发和利用具有办公自动化功能的应用软件，将办公自动化系统引入日常办公过程；

（六）充分利用局域网实现本企业的资源共享，通过Internent实现股东管理委员会、集团公司与各直属集团互连，快速传递公文和信息，实现资源共享。

第七十四条各直属集团要加强办公自动化建设，做好软件和硬件的配备，实现快捷、高效的办公目的。

第七十五条在未设专门的计算机中心的企业，办公室负责本企业电脑、局域网、宽带网的管理与维护工作，与专业的电脑公司保持联系，及时解除各种突发性故障，保证工作的快捷、高效。

第七十六条加强对办公自动化管理人才的培养，努力提高管理人员的整体素质和业务水平，掌握办公自动化的基本知识和技能，使办公自动化系统应有的效率得到充分发挥。

第七十七条集团公司与各直属集团尽可能使用网络传递信息，以保证信息的准确、高效、快捷。

第七十八条电脑原则上指定专人进行使用和维护，未经检测的软盘严禁上机，一旦因此染上病毒，追究当事人责任;

第七十九条经常上网的电脑要配置杀毒软件并定期升级检测，以保证电脑的稳定运行。

第八十条收、发传真管理

（一）发传真：

一般业务由业务部门直接到传真室登记后办理，会议通知、领导批示或重要文件需由办公室主任批准，发出后要核对是否发出，确认后由经办人签字登记;

（二）收传真：

及时送交收件人或部门并签字登记，编号存档。

六、计划管理

第八十一条为确保年度工作目标的实现，集团公司月份工作安排实行计划管理。

第八十二条每月25日前由各职能部门根据本部门年度工作目标及阶段性重点工作安排制订下月工作计划报总裁办公室。

第八十三条总裁办公室对照各职能部门的年度工作目标及各部门应完成的阶段性重点工作进行修订。

第八十四条修订后的工作计划发给各职能部门作为下月工作的重要依据遵照执行。

七、督办检查

第八十五条督办检查的内容分为集团公司的年度工作目标、月份工作计划、会议纪要、专项工作安排、文件和制度的贯彻落实情况。

第八十六条督办检查的频次原则上分为月份、季度和年度，对一些领导临时交办的重点工作按时限进行督办。

第八十七条行政事务的督办检查工作的责任部门为总裁办公室。

第八十八条督办检查的结果与月份绩效工资挂钩。

第八十九条各项督办结果按季度以工作情况一览表的形式进行反馈。

八、绩效考核

第九十条集团公司工资的发放采取基础工资和效益工资相结合的方式，效益工资的发放依据绩效考核结果进行。

第九十一条绩效考核由总裁办公室组织，各职能部门负责人参加，依据月份工作计划进行，每月八日前对上月工作完成情况进行考核与评定。

第九十二条考核形式分为自评和联评。

自评，各职能部门负责人对本部门上月工作完成情况进行汇报说明，同时依据工作完成情况、标准、时限给出每项工作分值，工作完成得满分，与标准存在差异按比例扣分，得出自评分值；联评，其他部门对该部门自评结果进行评定，并最终确定联评分值，联评分值95分以上（含95分）为优秀，绩效工资足额发放，联评分值95分以下，每下降1%，同比例扣除相应工资。

第九十三条对于各职能部门工作计划以外的工作，原则上不做奖励，但对于影响计划内工作的完成效果的，视情况予以加分。

九、公共事务管理

第九十四条集团公司的对外宣传、对外接待由总裁办公室负责。

第九十五条与外界单位开展工作时，要注意维护企业形象，做到有礼有节，不卑不亢。

第九十六条对外提供某某集团的宣传材料，必须经主管副总裁审定后方可办理。

第九十七条公司招待客人应由副总裁以上领导批准，要根据实际情况，严格用餐标准。

餐桌原则上不备高级饮料、香烟和名酒，遇有特殊情况，要经主管副总裁批准。

接待客人时，要做到讲文明、懂礼貌、不逼酒，随客自便；自身要注意饮酒适度，不失态，不影响企业和个人形象。

第九十八条公司接待客人时严禁到歌舞厅、洗浴中心等高消费场所娱乐。

第九十九条报销招待费，必须持正式发票并履行审批手续。

十、请示报告制度

第一百条集团公司的各项工作按程序进行，实行请示报告制度。

第一百零一条对于各职能部门报送的需集团领导审定、签阅的材料一律经总裁办公室办理。

第一百零二条总裁办公室视材料内容附工作请示单后转至主管领导，待领导签批后及时将处置意见反馈责任部门。

第一百零三条总裁的日常办公时间实行通报制，对于需向总裁汇报工作的人员，除总裁召见或提前预约外，均需由总裁办公室负责通报，待总裁批准后方可汇报。