国际档案管理办法.docx
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国际档案管理办法
中国XX国际投资控股发展有限公司
档案管理办法
YY管理咨询公司
二○○四年三月
第一章总则
第一条目的
为了加强中国XX国际投资控股发展有限公司(以下称公司)的档案管理,
有效地保护和利用档案,维护公司合法权益,特制订本规定。
第二条定义
本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、
企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有留存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、分析报告、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
第三条管理原则
公司的档案工作实行统一领导,分级保管、分级查阅的原则,进行网络化管理。
办公室负责档案工作的统一管理,各部门负责本系统的档案管理。
第四条适用范围
本规定适用于XX国际的各部门、下属公司(事业部)。
第二章档案管理机构及其职责
第五条档案管理:
(一)公司及各部门、员工都有保护档案的义务。
(二)坚持部门收集、管理文件材料制度:
各部门均应指定专(兼)职档案员,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。
人员变动应及时通知办公室档案管理人员。
(三)由各部门负责的档案资料,在每年2月份之前,须将上一年的档案移交到办公室管理
(四)凡本公司印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
(五)一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。
会议文件由会议主办部门收集归卷。