招投标工作注意事项.docx

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招投标工作注意事项

XXX公司投标工作

主要工作注意事项汇总

公司名称：

部门：

姓名：

时间：

1、投标工作

1.1、投标工作流程

1.2、工作注意事项

1.2.1、标书购买阶段

（1）招投标网站维护

&注意事项：

1、按需办理招标信息网站会员，及时跟踪招投标信息网站上的招标信息发布，以防止标书漏买，招标信息主要跟踪人为招投标负责人及各区域销售人员，如招投标负责人收到招标信息，应立即通知相关销售人员，如招标项目涉及金额较大，立即通知区域经理及销售公司经理，如销售公司最先得到消息，应立即反馈到招投标负责人，

2、及时维护招标信息网，根据公司及销售人员要求，第一时间办理相应入会手续或续费，如需资格审查的，应立即着手准备资格预审资料，并通知销售人员前去做资格预审，此部分工作主要由招投标负责人负责；

（2）招标文件购买

&注意事项：

1、不可延误招标文件购买时间；

2、及时跟踪销售人员，获取标书费、会员费等发票，以便财务清帐；

3、招标公告中是否要求提前做资格审查、现场报名及是否需要携带样品，如需审查或现场报名，应及时准备好审查资料，并通知销售人员按时前去做投标资格审查及报名，做资格审查时，要填写必须的表格、按要求提供的完整的资质文件，如需要携带样品，商务部需及时通知公司项目部准备产品样品。

4、购买标书时，要认真核对购买的招标编号、分标编号、包号、所需支付标书费的金额、支付方式、支付时限、财务账号是否有调整等信息，以防标书购买错误。

5、标书下载：

国网的标书都是在网站上直接下载，由招投标负责人下载标书后安排技术支持编写标书，标书下载后，要及时核对招标文件是否完整，经常留意是否有最新招标文件的调整，投标前一定要明确，投标文件是按照最新的招标文件来编写的。

安排购买标书工作主要由招投标负责人负责，准备资格审查资料等工作由招投标负责人安排技术支持负责，标书款的支付、跟踪等工作由商务助理完成。

1.2.2、投标文件的编写及审核阶段

（1）招标文件初审

&注意事项：

1、由技术支持填写项目信息表，所有信息必须完整，并核实技术部分是否有疑问，是否需要澄清答疑，如有疑问需要澄清，应及时发澄清函到招标公司，并将需澄清的问题告知销售人员，联系销售人员去了解相关情况，技术支持及时将项目信息表发给商务部经理招投标负责人审核，由招投标负责人将信息表以邮件的形式发送给相关销售人员，销售人员需要及时了解到需要澄清的问题，并及时反馈给商务部技术支持，销售经理需要及时确认投标价格，并返回给商务部经理处。

2、仔细阅读技术招标文件，如技术招标文件中包含公司没有的产品，应及时与公司研发、技术部等相关部门联系，评估我公司是否能参加投标，如招标文件中有需外购产品，应及时找相关厂家询价；

3、仔细阅读商务招标文件，有特殊资质、报告要求的，如银行信用情况、犯罪记录证明等，需及时安排办理，如果招标文件中要求的产品报告比较特殊，公司不能提供出时，应及时通知相关销售经理；

（2）投标文件制作

&注意事项：

1、严格按招标文件要求编制文件，不得有出入，资质文件、报告、业绩、合同、运行报告等只能多不能少，必须严格按照招标文件的要求执行。

2、投标保证金的支付，需要核实支付方式、账号、金额、支付日期、支付要求等备注条款，特别是明确要求从基本账户支付的，在通知财务付款前要特别指明，以防出错，付款要求由技术支持发送给商务助理，商务助理按要求填写付款申请并跟踪财务。

3、由商务部经理与销售经理联系，确认投标价格。

4、技术支持完成商务、技术、报价、封面、电子版等文件的制作，由其他技术支持【非标书制作者】对标书进行初审，初审内容如下：

a）投标书的格式和内容是否满足招标书的要求；

b）投标书提供的资质文件是否满足招标书的要求，基本资质文件要求全部放入；

c）投标初步价格和付款条件（注意报价的单位”元”与“万元”的区别）；

d）投标书中承诺的工期；

e）业绩表格式；

f）业绩证明文件数量是否满足要求；

g）质保期、投标有效期是否满足要求；

h）招标文件中规定的其他特殊要求是否已经提供（如特殊的资质要求，特殊的承诺函要求）；

i）标书的签字、盖章是否正确（有些标书需要角签，有些标书需要盖骑缝章）；

j）标书的封面设计是否合适，封面所包含的内容是否满足招标要求（投标人、联系方式、日期等）；

k）标书的制作份数是否满足要求（几正，几副，是按标制作还是按包制作）；

l）标书的包装方式是否满足招标要求；

m）标书的电子版文件是否正确，是否要用BID文件进行报价；

n）是否需要单独准备授权书、承诺函、购买标书确认表及其他资质，准备的是否正确；

o）投标保证金包装是否正确，是否需要放置开户许可证等资料。

由招投标负责人对标书进行复审，主要审核的内容：

a）标书文件内容是否完整，表述是否准确、提供的资质等是否符合要求，招标文件中提出的废标条件的，需重点审核；

b）投标初步价格和付款条件（注意报价的单位”元”与“万元”的区别）；

c）投标保证金开具方式、包装是否正确，是否需要放置开户许可证等资料。

d）标书是否签章；数量、封装是否满足要求；

e）电子版是否能正常打开；

5、标书完成前，要核实招标方是否有新的澄清发布。

1.2.3、标书的递送及投标阶段

&注意事项：

1、标书如需上传，则在投标文件上传截止时间前完成；

2、标书要及时安排邮寄，一般截标前3天邮寄，采用顺丰快递的方式邮寄给销售人员，标书邮寄出后，要及时将快递单号发送给销售人员，以便跟踪快递。

3、如果是网上开标的，由商务部经理及时将开标信息下载、发送给销售经理，并安排商务助理将开标信息登记到公司投标信息表中，如果是现场开标的，由商务部经理及时跟踪销售经理现场的开标情况，并安排商务助理将开标信息登记到公司投标信息表中，投标信息表中每日下班前发送给相关领导；销售人员现场开标情况记录要求准确、并及时反馈给商务部。

1.2.4、述标答辩及澄清阶段

&注意事项：

1、根据招标项目要求完成技术澄清，如遇到不能回答的问题，需要在第一时间联系研发部门答复；根据招标项目要求完成商务澄清，如需要二次报价的，及时按销售要求做好二次报价，二次报价及澄清答复准确到位；

2、根据招标方发出的澄清函完成澄清答复。

1.2.5、投标结果跟踪

1、标书完成后，及时将标书资料发送到商务助理处存档，存档资料要完整，不能有遗漏；

2、商务部要及时跟中公司所参加投标项目的中标结果情况，并及时将结果记录到投标信息表中，若我公司未中标，需要通知销售人员办理退保证金，若我公司中标，需按招标要求缴纳中标服务费，通知销售人员及时将中标服务费发票取回，尽早安排合同签订工作，同时将招投标资料发给项目部，并通知项目部开展后续项目评审、备货工作。

2、报价工作

此部分工作主要由报价专员负责完成，报价目前采用的是销售经理提前报备制度，即，根据项目报价，无项目不报价，提前报备的项目，与项目报备人确认价格，未报备的项目，按销售区域联系区域经理确认报价，无人跟踪项目，参照市场价报价，报价要求准确、及时。

报价信息表，定期发送给公司领导。

2.1、报价工作流程

2.2、工作注意事项

2.2.1、审查询价的主体是否真实有效

如果询价主体不合格，那么不予以报价，特别是有些电话询价，不告知单位信息、个人信息、项目信息以及询价用途的，一律不予回复。

在正式接收询价开始之前，要认真搞好询价主体的审查，看对方是否询价给自己单位使用（投标使用、采购使用等其他用途），严禁套价行为。

如变压器厂家人员询GIS在线监测产品价格，帮助竞争对手河南中分、上海思源套取公司正常报价的，都一律不予回复，并纳入黑名单管理。

询价方式有电话询价、邮件询价、传真询价等多种方式。

经常联系的变压器厂、GIS厂家询价，默认主体有效，及时予以回复。

第一次询价的单位，应让对方出示正式的询价单，必须加盖单位公章或其他可以证明询价人员身份的章，确认非套价行为的，及时予以回复。

下次询价默认询价主体有效。

所有询价的主体必须记录相关联系方式，主要联系方式：

公司名称、姓、联系电话等信息，如果情况允许可以留有其他信息：

全名、座机、传真、邮箱、手机、部门、职务等信息，如询价人员不便预留，也不强求。

2.2.2、保证报价的时效性

接收报价一般应在24小时内回复，因项目负责人不能立即提供销售价格，需多方协商的，不能保证24小时内回复的，应告知询价单位大约回复时间，做好沟通工作。

以免客户长时间没有收到报价，认为公司有懈怠行为，给客户留下不好的影响，影响公司整体形象。

2.2.3、是否接收询价

如不能提供有效的项目名称、项目需求，说不清询价用途的询价单位，一律不予正式报价，但可以提供口头建议价，建议价格不可低于公司最低价，也不能远大于市场价，保持一定的机动性和灵活性。

2.2.4、核实项目配置

对于项目配置较少的简单项目，商务部应给出简单配置，并向销售经理或负责人提供建议价，如公司产品与项目技术要求有较大出入的地方，应告知项目经理。

给出的配置、参考价要核实清楚，不能出现较大波动。

对于项目需求较多、技术要求复杂的项目，销售部应让技术部协助给出具体配置方案，商务部依据配置方案给出建议价格。

2.2.5、确定最终报价

商务部所有报价需经过销售公司相关人员确认，不得私自变动已经确定的报价，如明显有不合理的地方，可以给出具体建议，最终报价的金额不能出错。

2.2.6、起草报价单

正式报价单上必须明确写明：

项目负责人、联系方式、报价单编号、项目名称、配置明细、计量单位、单价、总价、价格所包含的具体服务内容。

以及其他必须明确条款，例如付款方式、报价有效性、报价的有效期、交货期等信息，尽量避免有争议的地方，要体现公司的专业性。

2.2.7、使用JPEG格式

为了保持报价版式、打印模式的一致性、不可修改替换性。

常规报价一律采用JPEG格式报价。

特殊情况可以提供可编辑版本给询价单位，作为编辑投标文件参考使用。

2.2.8、使用E-mail发送

报价的发送如无特殊要求，一律采用E-mail发送，确保报价的可追溯性，倡导无纸化办公，如询价单位有其他要求QQ、传真、快递等，依据询价单位要求发送。

2.2.9、控制报价单大小

常规报价单控制在1页A4纸中。

防止页码过多的情况下，询价单位收取的文件不完整或杂乱现象。

2.2.10、选择合适的邮件客户端

常规报价单尽量使用nblgjc@163邮箱发送，其他邮箱有弊端：

QQ邮箱容易被当做垃圾邮件处理，客户收不到报价单，公司lgom邮箱容易产生邮件丢失、发送接收都延迟的现象，不利于公司报价的实效性。

2.2.11、确认客户是否能正常收取到报价单

常规报价单，经常询价的客户采用E-mail发送的，无需确认。

如是第一次询价客户，并且是重要的客户，需要电话确认，报价单是否已收到。

3、其他工作主要事项

（1）投标保证金支付及退回情况、标书费发票、中标服务费发票情况按月汇总，发送给公司各区域销售经理，并做好跟踪，以便投标保证金能尽早的退回公司，发票能够及时冲账；

（2）投标情况按月、按季度汇总并发送给相关领导，以便公司领导能够及时掌握公司的投标、中标情况。