视频会议项目实施方案.docx
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视频会议项目实施方案
1项目实施方案介绍
1.1设备安装承诺
抄写标书（以下仅作参考）
如果我公司成功中标，我公司郑重承诺：
●我公司将会负责全部系统设备的实施，包括管线铺设，设备安装、调试、培训与会场装修单位的配合；
●我公司将按照招标要求，在项目各阶段的工期内完成相应的工作，并严格按照投标文件所指定的工程进度表实施；
●我公司将会在签订合同之日起的45个工作日内完成整个工程；
●系统设备安装完毕后，将开始系统试运行，试运行的时间为1个月，在达到招标书的各项系统功能指标后，我们将配合客户进行系统最终验收，在试运行期间，由于设备质量等造成某些指标达不到要求，我们将进行产品的更换或者修复，并且试运行期顺延1个月，在全部设备指标和功能指标达到要求时，我公司才会和客户签订最终验收书
●在签订最终验收书后，我们将向客户提交所有的系统设备的技术文件、资料、测试报告、安装报告、验收报告等。
1.2我公司项目实施体系介绍
1.2.1项目实施体系的建立
项目实施体系是我公司为实施本次项目的质量管理和目标控制，以现场实施管理组织框架为基础，通过质量管理目标的确定和分解，所需人员和资源的配置，以及实施质量管理相关制度的建立和运行，形成具有质量控制和质量保证能力的工作系统。
我公司项目实施体系的特点是：
系统性、互动性、双重性和一次性。
1.2.2项目实施体系的运行
项目实施体系的运行，应以质量控制计划为龙头，过程管理为重心，按照PDCA循环原理展开，即计划、实施、检查和处置。
项目实施体系的运行，应按照事前、事中和事后控制相结合的模式依次展开。
这三大环节不是孤立和截然分开的，它们之间构成有机的系统过程，实质上也就是PDCA循环的具体化，并在每一次滚动循环中不断提高，达到质量管理或质量控制的持续改进。
1.2.3项目实施体系的预控方法
我公司认为，项目实施预控是实施全过程质量控制的首要环节，包括确定实施质量目标、编制实施质量计划、落实各项实施准备工作以及对各项实施生产要素的质量预控等。
经过多年的实施管理经验，我们认为：
实施质量计划是实施质量控制的手段或工具。
实施质量的计划预控，是以预防为主作为指导思想，在实施前，通过实施质量计划的编制，确定合理的实施程序、实施工艺和技术方法，以及制定与此相关的技术、组织、经济与管理措施，用以指导实施过程的质量管理和控制。
工程开工后，进入全面实施阶段的质量控制，包括设备安装工程中所有分部分项工程的实施作业过程（或工序）的质量控制。
实施过程的质量控制是工程质量生产（或形成）的关键环节，具有量大、面广、交错、互动的特点，必须充分重视和应用长期实施实践所形成的许多行之有效的控制途径和方法进行过程控制。
1.2.4项目实施体系的检查
我公司的的实施质量检查方式主要有：
日常检查、跟踪检查、专项检查、综合检查、监督检查等。
实施质量检查的一般内容包括实施依据、实施结果、整改落实等。
实施质量检测试验简称“测试”，是实施质量控制的重要手段，也是贯彻执行建设法律法规强制性条文的重要内容。
工程检测试验必须委托有相应资质的检测机构进行，所提供的检测、试验报告才具有法律效力。
1.2.5项目竣工验收及备案
工程实施质量验收的要求：
具备独立实施条件并能形成独立使用功能的建筑物及构筑物为一个单位工程；建筑规模较大的单位工程，可将其能形成独立使用功能的部分作为一个子单位工程。
单位工程质量验收也称质量竣工验收，是建筑工程投入使用前的验收，也是最重要的一次验收。
对于本次项目的工程质量监督机构应对工程竣工验收工作进行监督。
工程质量验收合格后，我公司会向相关部门申请实施验收备案。
备案部门在收到备案文件资料后的15日内，对文件资料进行审查，符合要求的工程，在验收备案表上加盖“竣工验收备案专用章”，并将一份退还我公司存档。
如审查中发现工程竣工验收不符合要求，备案部门在收到备案资料之日15日内，在验收备案表中填写备案机关处理意见，提出工程停止使用、限期整改、重新组织验收等意见。
备案文件资料退回我公司。
由我公司根据整改要求重新进行项目实施，并等待再次组织竣工验收合格后，重新办理备案手续。
工程实施质量牵涉各方面各环节工作，只有加强了对决定和影响工程质量的所有因素控制，认真把住每个环节，才能创造出优质工程。
1.3项目实施计划
1.3.1设计联络会议
我公司将向客户介绍同类产品已有的运行经验，改进情况。
并介绍已运行系统的配置原则，与客户的的配合情况等；介绍设备的生产过程，已生产的装置功能试验的情况，并安排参观已运行的用户。
在上述过程中，我公司将解答客户提出的问题。
向客户提供对认可的资料和图纸进行详细的解释，并解答客户对资料和图纸所提的意见和问题，共同进行讨论和修改。
根据客户的需求提出对系统设计的详细修改，并提供详细的修改说明，在工厂验收中进行试验。
我公司将配合客户作好联络会议纪要，包括讨论的项目和结论，经双方代表负责人签字。
会议纪要与合同具有同等效力。
为了保证项目实施的顺利进行，确保项目质量达到预期目标，我公司将将成立若干专门小组进行项目实施，以利于加强项目管理和各方面协调合作，使工作和责任更加清晰明确。
1.3.2项目实施流程图
1.3.3设备包装及运输计划
我公司承诺，将按照如下原则来进行投标设备的包装运输计划：
●我公司负责设备包装、办理运输和保险，将设备安全运抵客户指定的交货地点。
●设备制造完成并通过试验后将及时包装，确保其不受污损。
●在包装箱外会标明买方的订货号、发货号。
●各种包装能确保各零部件在运输过程中不致遭到损坏、丢失、变形、受潮和腐蚀。
●包装箱上有明显的包装储运图示标志。
●整体产品或分别运输的部件要适应运输和装载的要求。
●随产品提供的技术资料完整无缺。
●我们会按照不同的区域所采购的不同型号的设备进行分发，我们将采用航空、陆路、火车运输的方式，将设备发送到客户指定的场所。
并在设备发送前，会和系统负责人进行联系，告知设备的发送时间，物流公司名称，设备到达时间，设备发送单号等信息，以供将来的设备到货检查。
●对于此次采购最多的设备—高清视频会议终端，绝大多数的会场仅买一套视频会议终端，我们在收到公司提供的货物后，会将所有的设备逐个的发给每个收件人。
同样，在设备发送前，会和系统负责人进行联系，告知设备的发送时间，物流公司名称，设备到达时间，设备发送单号等信息，以供将来的设备到货检查。
●我们将按照客户的要求即时对设备采购进行重新分配，如无其它要求，我们按照采购要求进行设备分配。
1.3.4工程进度表
自合同签订之日起，45天内完成系统所有设备安装，和联网调试。
在这之后，将根据客户招标要求，进行为期30天的系统试运行。
日期
项目
1-15天
15-45天
46-75天
备注
联络会议及最终确定项目实施细节
设备交付
设备安装及设备调试完成
系统试运行
历时1月
1.3.5项目实施小组的架构及说明
在正式合同签订后我公司将按照ISO9000的规定，按照项目管理流程来进行项目的实施，成立专门的项目工作组。
项目组织结构图如下：
●项目经理
由我公司指派具有项目经理资格的资深项目经理担任，具有以下职责：
1）：
全面管理项目实施小组，协调项目实施小组与公司其他部门、用户的关系；
制定项目工作计划；
2）：
负责制定开发计划、人员配备、技术路线及总体方案的制定，安排各类会议日程；
3）：
主持需求分析、概要设计、详细设计、测试等各阶段的评审；
4）：
编写项目进度报告；
5）：
定期举行项目进度会议；
6）：
协调项目中的所有人员和资源；
7）：
召集各个小组会议，检查每个小组的工作内容、工作质量和工作进度，监控项目过程和进度；
8）：
维护每一个问题的清单并保证每一个问题都得到及时圆满解决。
●项目实施组
项目实施组由我公司工程师和厂家工程师构成。
我公司提供的所有软硬件设备上线都有详细的步骤，我公司技术人员将在得到用户允许的情况下才进行安装调试操作。
1）：
具体安装、调试、验收流程如下图：
●商务小组
商务小组由我公司商务部人员构成，主要职责如下：
1）：
设备的采购、运输；
2）：
合同的签订；
3）：
负责有关商务方面的联系工作；
●质量保证小组
质量保证小组由我公司质量中心人员构成，主要有以下职责：
1）：
及时向项目经理汇报实施过程的质量问题和进度控制；
2）：
负责各个小组技术文档的整理打印；
3）：
每周负责从各个小组收集技术文档；
4）：
对文档按配置管理规范进行严格管理。
●后勤保障小组
负责整个项目的后勤保障工作，由我公司相关人员组成。
●培训小组
培训小组由我公司的培训部门人员、厂家培训人员构成，主要有以下职责：
1）：
培训的组织工作
2）：
相关教材的编写工作
3）：
施工工程师现场培训的监督
1.4项目实施应急方案
为了保证本项目能正常的实施，我们对项目实施中的突发风险进行了详细分析，针对各类突发事件，设计了相应的预防与解决措施，我针对本项目制定了详细的系统实施应急方案，整个应急方案科学、严谨、有序，详细的应急方案如下。
1.5项目实施风险预防措施
针对项目实施中可能遇到的各种各样的风险，我公司总结多年的系统集成经验，针对一些可能出现的情况，制定了一系列预防处理措施，举例如下：
事件
预防措施
处理办法
清点设备，缺箱、配件不齐
发货前提前验收，提前与运输部门协调。
备件库提取备件，核查货物装箱、运输过程。
场地不符合施工条件，如：
电源、承重、温度、音、视频线等
提前进行安装前的环境确认，
签订合同后提交设备运行的环境要求，安装时不能满足安装条件时申请延期，填写延期报告单，报项目经理备案
。
。
。
。
。
。
1.6项目验收方案
本项目验收遵照以下流程和条件。
由客户、我公司和厂商共同组成验收小组，对本次系统内的所有设备进行验收。
如发现系统功能和设备质量不符合合同规定、客户将不予验收合格并不予支付货款。
在设备安装完成验收时，我公司将有一名以上人员在场，验收完毕后，由客户和我公司共同签字确认。
客户根据签字确认的验收清单按合同支付货款。
我公司将免费提供咨询、培训及定期上门服务。
在以后系统升级时，为客户提供技术咨询服务。
在征得客户的同意，双方签定工程合同的基础上，承担升级工程施工的任务。
每一项任务的完成、每一个文档的交付、每一个设备、每一个系统的交付，都有相应的完成标志和测试、评估和验收标准。
因此，本项目的测试验收工作应更为严谨和充分，计划应更为周密。
为此，我公司制定了详尽的测试验收方案。
在本验收方案中，针对不同的验收内容，我们均设计了相应的验收方法、验收表格以及相关验收标准，这些设计内容是我公司总结多次大型系统集成经验，并结合本项目特点制定的，在经过项目单位的审查和认可后，可以用于本项目的验收测试工作。
我公司针对本项目的各种设备、系统制定了不同的测试方案，并通过表格形式进行记录，最后形成测试报告。
1.6.1项目验收流程图
1.6.2项目验收顺序
此次项目建设包括多个方面的验收和测试任务，主要包括：
●设备到货验收
●视频会议终端检验
●MCU检验
●文档验收
●系统验收及测试表格
验收内容的顺序及关系如下图
1.6.3设备到货验收
设备在到达客户指定的设备放置现场时，由项目单位相关人员和我公司实施人员依照招标文件要求完成对全部设备的型号、规格、数量、外型、包装及资料、文件（如装箱单、保修单、随箱介质等）等的拆包验收及清点工作，并填写交货清单。
我公司承诺：
货物当出现损坏、数量不全、产品不对或型号不符等问题时，由我公司负责解决。
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