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行政人事管理制度

中电天堃（三亚）投资管理有限责任公司

行政人事管理制度

（修订版）

二0一六年九月

制度汇编目录

1.总则5

2.行政管理制度5

2.1会议管理制度5

2.1.1经营决策会议5

2.1.2部门经理办公会议5

2.1.3部门（或项目）会议6

2.1.4会议管理6

2.2公文处理制度7

2.2.1总则7

2.2.2公文种类8

2.2.3公文格式8

2.2.4行文规则11

2.2.5发文办理11

2.2.6收文办理12

2.2.7公文管理13

2.2.8印章管理办法13

2.2.8.1总则13

2.2.8.2印章的领取和保管13

2.2.8.3印章的使用14

2.2.8.4责任14

2.2.8.5附则14

2.2.9附表14

2.3办公设备管理制度18

2.3.1电话的使用及管理办法18

2.3.2网络的管理规定18

2.3.3电脑、打印机、复印机、传真机的管理措施19

2.3.4用品管理制度19

2.3.4.1用品领用的基本规定19

2.3.4.2附表20

2.4车辆管理制度21

2.4.1职责范围21

2.4.2公务车辆的管理21

2.4.2.1申请用车条件21

2.4.2.2车辆安排和使用管理22

2.4.2.3对司机的要求22

2.4.2.4车辆保养23

2.4.2.5交通事故及肇事处理23

2.4.2.6附表23

2.4.3员工交通补贴24

2.5用餐及伙食等福利管理制度24

2.5.1用餐制度24

2.5.2用餐管理规定24

2.5.3其他福利规定24

2.6考勤管理制度25

2.6.1考勤管理25

2.6.1.1作息规定25

2.6.1.2打卡要求25

2.6.2有薪假期26

2.6.2.1法定假期26

2.6.2.2年假26

2.6.2.3婚假26

2.6.2.4产假27

2.6.2.5丧假27

2.6.3无薪假期/请假分下列几种27

2.6.4请假规定27

2.6.5加班规定28

2.6.6附表28

2.7出差管理制度29

2.7.1出差的申请及审批29

2.7.2出差路线及时间30

2.7.3出差费用种类和标准30

2.7.4其他31

2.7.5附表32

2.8宴请接待制度32

2.8.1内部往来接待管理制度32

2.8.1.1签单32

2.8.1.3报销32

2.8.2外部贵宾接待管理制度33

2.9奖惩制度33

2.9.1奖励34

2.9.1.1奖励的种类34

2.9.1.2奖励的形式34

2.9.1.3奖励范围34

2.9.2惩罚36

2.9.2.1惩罚的种类36

2.9.2.2惩罚的形式36

2.9.2.3惩罚范围36

2.9.3同年度功过相抵标准40

2.9.4奖惩计算标准40

2.9.5员工所有平时奖惩全部记录在其档案中，列入年终考绩40

2.10档案管理制度40

2.10.1总则40

2.10.2公司档案范围40

2.10.2.1企业行政文书档案41

2.10.2.2企业管理档案41

2.10.2.3企业技术档案41

2.10.2.4企业会计档案41

2.10.2.5企业业务档案42

2.10.2.6企业声像档案42

2.10.3公司档案管理形式42

2.10.4档案管理的流程42

2.10.4.1归档时间42

2.10.4.2归档要求43

2.10.4.3档案的保管44

2.10.4.4档案的保密安全44

2.10.4.5档案的借阅、利用44

2.10.4.6档案的销毁45

3.人事管理制度45

3.1总则45

3.2人力资源计划45

3.2.1人力资源计划制定流程45

3.2.2附表46

3.3招聘管理46

3.3.1招聘计划的拟定46

3.3.2招聘途径47

3.3.3甄选权限47

3.3.4聘用条件47

3.3.5入职手续48

3.3.5.1入职资料48

3.3.5.2新员工的《应聘登记表》的审批路径48

3.3.5.3试用及任用48

3.3.6附表49

3.4培训管理53

3.4.1目的53

3.4.2范围53

3.4.3培训种类53

3.4.4培训计划54

3.4.5培训程序54

3.4.5.1培训计划审批与安排54

3.4.5.2组织培训54

3.4.5.3培训评估55

3.4.5.4培训协议55

3.4.5.5文件记录55

3.4.5.6应用表单55

3.5调动与异动57

3.5.1目的57

3.5.2适用范围57

3.5.3具体内容57

3.5.3.1调动管理57

3.5.3.2异动管理58

3.5.3.3附表58

3.6离职管理60

3.6.1目的60

3.6.2具体内容61

3.6.2.1辞职61

3.6.2.2自离61

3.6.2.3辞退61

3.6.2.4开除62

3.6.2.5附表62

3.7员工档案管理63

3.7.1员工档案内容63

3.7.2员工个人资料变更规定63

3.7.3人事档案保密规定64

3.8附则64

1.总则

1.1为健全中电天堃（三亚）投资管理有限责任公司（以下简称：

中电天堃）及相关项目公司的行政管理规范，确保科学、规范地运作，特制定本制度。

1.2公司实行岗位责任制，坚持因事设岗、定岗定编、责权对等、分工协作、统一指挥的原则。

2.行政管理制度

2.1会议管理制度

2.1.1经营决策会议

1.由总经理主持，召集副总经理以上人员及总经理指定的列席人员参加。

根据工作需要临时召开。

2.会议的主要议题：

①.传达中电天堃相关高层会议、文件精神及高密级会议、文件内容。

②.商讨、提拟公司发展战略和规划、重大经营决策等。

③.讨论研究公司组织架构设置、变更和经理级以上人事任免安排、变动。

④.讨论决定公司各部门、各项目重大工作部署，以及重要决议、决定和制度。

⑤.讨论决定其它重要事项。

3.会议议题由总经理提拟，讨论决定重大事项时上报董事长审批或提请董事、股东审议。

4.由指定人员记录。

记录人员整理成《总经理办公会议纪要》提交行政人事部经理初审后呈送会议主持人签发；涉及重大经营管理决策和制度、流程修订等重大事项的会议纪要，应报董事会会审议批准。

5.对会议已决议事项，应在会议记录中标注“决议”字样。

2.1.2部门经理办公会议

1.主要会议形式包括公司例会、现场办公会、经营管理会议、专题会议等。

2.由总经理或者其委托的副总经理主持，召集本公司经理级以上人员及总经理指定的列席人员参加。

3.公司例会每周召开一次，以总结各部门本（上）周工作、安排下（本）周主要工作为议题。

4.会议主要议题：

①.传达和讨论公司重要文件、会议精神，研究商讨各部门贯彻落实方案和措施。

②.讨论通过公司各项业务工作的决议、决定和制度。

③.公司例会:

由各部门汇报本周工作进展情况，分析未按计划完成的原因，找出问题所在，研究解决问题的办法；现场研究、部署、落实各部门下周工作安排。

④.专题会议要围绕专题的内容开展讨论、研究、安排部署相关工作并做出决议。

相关部门应就专题核心问题认真做好会议准备。

⑤.行政秘书有责任跟进每部门工作落实情况，并将会议主题、解决方案、遗留问题、责任人等制表报总经理审阅，做会前议题准备。

⑥.讨论决定其他事项。

5.部门经理会议由行政秘书负责记录并整理写成《会议纪要》

2.1.3部门（或项目）会议

1.主要会议形式包括：

部门例会、部门业务会议（如：

工程技术会议、营销会议、策划会议、业务拓展会议、安全工作会议、行政人事会议）等。

2.部门例会:

每个部门召开工作例会，会议时间由各部门自行确定，根据公司例会精神，落实本部门本周工作计划完成情况，并有针对性地调整或者改进工作方法，确保计划顺利开展；安排本部门下周工作，责任到人。

3.由会议主持人指定专人负责记录，重要内容应将会议纪要报总经办备案。

4.会议主持人应在会议开始后将会议议题、议程等进行必要的说明；会议进行中，主持人应根据会议进程对会议进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和终止与主题无关的发言，以确保议程顺利推进和会议效率；属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论或形成决议。

2.1.4会议管理

1.中电天堃会议分为普通会议和电话会议。

2、行政人事部负责会议制度的执行及监督。

3会议召集（主持）人或主办部门有权对违反本制度的行为提请行政人事部按章处罚。

4.会议召开一般采用电话通知。

如果对会议议题、须准备的会议资料、会务安排需作特别说明的会议，应采取书面通知。

5.会议提拟部门应提前做好会议资料（如：

会议议程、议题、相关材料、与会人应提交的资料等）的准备工作。

6.会议室的使用及电话会议设备的使用由行政部门统筹安排，前台应提前做好会务准备工作，如：

布置会场、准备会议器材、茶具茶水等会议所需的设施及用品。

6.会议主持人提前10分钟到场，检查会议准备相关情况；参会人员提前5分钟到会，必要时在签到表上签到。

如有特殊原因可能出现迟到或缺席，须提前向总经理或者会议主持人说明原因并获得批准，无故迟到或者早退者每人每次罚款100元，凡未请假而无故缺席者每人每次罚款200元。

7.会议记录人员应采用实录风格记录会议内容，根据需要在会后24小时内整理成会议纪要；重要会议的纪要以及会议议题、相关文件须归档管理。

8.部门经理以上的会议决定办理的事项，由行政人事部督办并向总经理汇报工作进展情况。

9.参会人员不得在会场接听电话，手机必须关闭或者调整到静音、振动状态，如有要事必须接听，则须离开会场。

10.附表1

中电天堃（三亚）投资管理有限责任公司

会议室使用申请单

一

申

请

使用部门：

会议性质：

与会人数：

使用时间：

月日时至时

需提供服务项目：

申请人：

负责人：

二

批

准

安排会议室：

备注：

安排人：

2.2公文处理制度

2.2.1总则

1.为使公司的文件处理规范化、制度化、提高行政办公效率，特制定本规范。

2．公文处理包括公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

3．公文处理必须严格执行公司保密制度。

4．各部门（项目）的负责人务必高度重视公文处理工作，模范遵守本制度，并加强对本部门公文处理工作的领导和检查，公文处理工作将作为主要负责人管理业绩考核的依据之一。

5．行政人事部是本公司公文管理和执行机构，负责指定专人接收和传送公司往来公文和公文处理工作。

2.2.2公文种类

公文分为正式（红头）文件与工作通联函两大类。

其中：

正式文件主要包括重要规章制度、重大经营管理决策、行政组织变更、重要人事任免、重大奖惩决定、向政府部门行文的发布等。

工作通联函主要用于日常工作中具体事项的沟通与备忘，不具备正式文件的行政效力，但对具体工作有一定的指导性或强制性。

2.2.3公文格式

2.2.3.1公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识（其中正式公文为红头）、发文字号、标题、主送单位（部门）、正文、附件说明、发文单位、成文日期、印章、附注、附件等部分组成。

2.2.3.2具体要求

1.公文密级分为：

普通、秘密（A）、机密（AA）、绝密（AAA），其中机密和绝密等级的公文应当标明份数序号。

2.紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

3.与其他项目联合行文，主办单位排列在前。

4.公文发文字号应包括单位（部门）代字、年份、序号。

联合行文，只标明主办单位（部门）发文字号，如公文为“中电天堃字[2016]01号”、通联函为“中电天堃函（TK-2016001）”。

5.公文标题应当准确简要地概括正式文件的主要内容并标明正式文件的种类，除法规、规章、制度名称加书名号外，一般不用标点符号。

6.主送单位（部门）指正式文件的主要受理单位（部门），应当使用全称或者规范化简称、统称。

7.正式文件如有附件，应当注明附件顺序和名称。

8.正式文件凡涉及到人事任免时应先任后免，凡涉及规章制度出台的，应明确制度的生效时间和原相关制度、文件（具体到原发文单位、文号、主题）的废止。

9.正式文件除会议纪要以外，应当加盖发文印章。

联合上报的正式文件，由主办单位（部门）加盖印章；联合下发的正式文件，发文单位（部门）都应当加盖印章。

10.成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位（部门）负责人的签发日期为准。

11.正式文件如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

12.抄送（报）单位（部门）指除主送单位（部门）外需要执行或知晓正式文件的其他单位（部门），应当使用全称或者规范化简称、统称。

13.文字从左至右横写、横排。

14.正式文件用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），要求上下页边距统一为2.54cm，左页边距为2.8cm，右左页边距为2.5cm。

左侧装订。

张贴的正式文件用纸大小，可根据实际需要确定。

15.正式文件中各组成部分的标识规则，参照以下范本标准执行。

中电天堃内部工作通联函

中电天堃函（TK-20160001）

致：

各部门

报：

陈健总经理

由：

行政人事部

主题：

关于申请**的函

内容：

正文（略）

特此申请，当否，请批示。

行政人事部

签发：

二OO七年三月一日

主题词：

XXXXXX函

主送：

抄送：

XXXX

（共印XX份）

会议纪要函头格式：

中电天堃（三亚）投资管理有限责任公司

会议纪要

（编号：

中电天堃会议-2016001）

会议时间：

2016年月日下午

地点：

xxxx

会议主持人：

参会人员：

整理人：

会议内容：

签发：

二OO七年三月一日

主题词：

XXXXXX函

主送：

分送：

XXXX

（共印XX份）

2.2.4行文规则

1.行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

2.需多个部门联合处理的工作事宜，相关部门对有关问题未经协商一致，不得各自行文。

如擅自行文，上级单位（部门）应当责令纠正或撤销。

3.所有发文，必须由行政部备档。

4．“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位（部门），如需同时送其他单位（部门）的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位（部门）。

2.2.5发文办理

1.凡以公司名义发出的公文，由总经理审查签发。

2.重要文件的最后草稿要留存在公司行政部，正式对外发文，行政部要存档一份。

3．拟写公文，力求观点明确，表述简洁，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确。

公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送单位（部门）的行文关系确定。

4．人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

5．结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“㈡”，第三层为“1.”第四层为“⑴”。

6．应当正确使用国家法定计量单位（部门）。

7．文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

8．公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

9．正式（红头）文件审批流程上必须附有“内部签报表”（见附表2）。

10．所有文件必须统一经文控人员下发，文控人员应建立“发文登记表”（见附表3），将发文时间、文件类别、文件内容、经手人、文号、收文单位（部门）等内容详细列明，文件送交当事人后由收件人签名确认。

无法直接送交文件的外地，可采取传真方式送达，文控人员应在传真后电话询问文件是否完整收到及收件人姓名，并代为在“发文登记表”上登记。

2.2.6收文办理

1.凡送达公司的公文（直接下达公司下属部门的除外），由文控专员签收、登记、分办、传阅、催办。

2．文控专员收文后需附贴收文专用笺，写清拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理。

需要两个以上部门办理的应当明确主办部门，除公文正文本身提出了要求办理的时限外，一般公文办理时限为3个工作日，急件为1个工作日（注明“急件”字样）。

对不符合本办法规定的公文，经文控部门负责人批准后，可以退回呈报单位（部门）并说明理由。

3．承办部门收到交办的公文后应当按时办理，不得延误、推诿。

紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以书面说明。

对不属于本单位（部门）职权范围或者不宜由本单位（部门）办理的，应当及时退回交办的文控部门并说明理由。

4．审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人“已阅”视为同意；没有请示事项的，“已阅”表示已阅知。

5．送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文控人员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

6．各部门在收到文件后，应根据文件内容张贴或交相关人员传阅（传达），并由文控部门回收存档。

文控人员及文件阅知人员必须严格对文件按《保密制度》保守秘密，集团对任何泄密者都将做出严肃处理。

2.2.7公文管理

1.公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

2.归档范围内的公文应当确定保管期限（原则上以1年为期），按照有关规定定期向档案部门移交。

3．不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经文控部门负责人批准，可以销毁。

4．销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

其中，销毁绝密（密级：

AAA级）公文应当进行登记。

5．单位（部门）合并时，全部公文应当随之合并管理。

单位（部门）撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定档案部门。

6．工作人员调离工作时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

2.2.8印章管理办法

2.2.8.1总则

1.印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为维护公司的利益，特制定本办法。

2.公司总经理全面负责公司的印章管理工作，发放、回收印章，监督印章地保管和使用。

2.2.8.2印章的领取和保管

1.公司各类印章由总经理安排保管和使用。

2.印章保管人必须妥善保管印章，不得转借他人。

3.公司建立印章管理卡，专人领取和归还印章情况在卡上予以记录。

4.印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章的，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。

5.本公司印章的刻制必须向总经理提出申请并获得批准后方可刻制，由行政人事部统一安排刻制。

6.公章、合同专用章应由行政人事部统一管理；财务专用章、发票专用章和法人章由财务部负责管理。

各类印章的管理部门必须设专人妥善保管印章，保管人不得随意将印章转给他人代管。

若保管人请假或休假，须经总经理授权临时保管人，并做好交接工作。

2.2.8.3印章的使用

1.公司各级人员使用印章时须按要求填写“（借）用印审批单”（见附表4），将其与所需印的文件一并上报总经理或其授权人审批。

2.经总经理或其授权人审核，并最终由具有该印章使用决定权的人员批准后方可交印章保管人盖章。

3.印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。

4.在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。

5.涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经法律顾问审核签字。

6.财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序。

7.“（借）用印审批单”作为用印凭据由印章保管人留存，定期整理后归档。

8.印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写“（借）用印审批单”，载明事项，经公司总经理批准后由两人以上共同携带使用。

2.2.8.4责任

1.印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向总经理报告。

2.任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。

3.违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。

2.2.8.5附则

本办法解释权归公司总经理。

2.2.9附表

附表2

中电天堃（三亚）投资管理有限责任公司

内部签报

呈报

日期

编号

【201】号

经办人

所在部门

电话

标题

正文

是否用章

用章名称

□公章□财务章□法人名章□合同专用章

附件

经办部门

意见