客户对账管理办法.docx

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客户对账管理办法

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稽核小组

市场中心

保障系统

人资中心

生技系统

财务中心

供应中心

行政部

生产中心

品质中心

研发中心

工程中心

审核

总经理或授权代表

批准

1.0目的

1.1为了加强应收账款的管理，规范赊销业务对账工作，规范账务监控，规避和及时发现账务问题隐患，防范经营风险，保证对账工作完整、正确，提高数据的准确性，缩短应收账款占压时间，加快资金周转，有效控制财务风险，特制定本制度。

2.0范围

2.1本制度适用于**有限公司财务应收账款对账所涉及到的所有部门。

3.0职责

3.1营销部：

负责客户资料信息的建立与维护，按规范流程操作ERP销售系统，处理客户异常业务事项，追踪客户回款，跟踪送货单回签，对未回款的客户进行跟催。

3.2市场部：

负责客户的开发、信息收集与维护、市场调研、客户信用评估、催收货款及异常业务的处理，解决因数量差异、价格变更、退货、对账单签字盖章回传等方面的财务问题。

3.3财务部：

负责销售数据的审核，与客户对账、开票、入账、催收货款、报表编制、信息反馈等应收账款管理及监控。

4.0内容

4.1客户资料信息建档维护

4.1.1所有客户信息资料都必须在SAP系统中建立维护，包括客户的名称和简称、经营地址、联系电话、传真、对账方式、对账联系人电话、发票寄件地址电话联系人、结算（月结）方式及本公司对应的业务员。

客户基本资料（客户名称、税号）一旦建立不能随意更改，如需更改，必须有客户公函通知和政府职能机关的文件证明，经营销经理审核签字提交财务同意后才能进行更新或补充，客户更新或补充的信息要及时告知相关应收会计人员。

4.1.2新客户信息资料，SAP系统中必须新建，不可利用原老客户交易代码。

SAP所有信息一旦更改，历史数据都为新更改后的信息记录，不方便以前客户交易记录的查询，同时外部门查账时存在账表不相符，存在风险，这决不允许存在的。

4.1.3客户信息变更维护，客户交易中更改公司名称，必须有客户提供的《变更名称申请表》和《公司变更证明》且说明变更前的所有债务由变更后的公司承担。

营销员收到客户变更资料经营销经理签字后提交应收会计人员确认，征得会计人员同意后方可在系统里面直接变更，变更后及时告知相关应收会计人员。

4.1.4客户信息维护更新须及时，维护好后同时告知相关应收会计人员；开票资料变更的，须客户提交清晰完整且加盖公章注明启用日期的“新开票资料”并及时提交应收会计人员。

4.1.5无论交易次数订单量多少，只要是新客户，都须新建客户资料，不允许在以前不经常交易的客户号上下其他家客户的订单发货，以免导致客户对账不符和财务销账错误。

4.2产品销售数据创建更改

4.2.1销售数据创建必须真实、准确、完整，严格按照与客户谈好签订的销售合同及订单对应的产品料号、名称、规格型号、数量、单价、金额、客户PO和料号来下单。

部分客户对账有特殊要求（客户的订单PO号、料号等），营销员在下单时须维护好；若事先无法取得客户的订单PO号，后续取得时营销员须及时提供给应收会计人员做备注，以便做对账单时前端工作量大不能及时提供，耽搁客户接收对账单，影响对账。

4.2.2销售下单、发货、对账、开票和客户付款，其对应的送货单名称、开票名称和付款名称必须保持一致，除工商变更外，财务不接收任何委托第三方名称开票；若客户委托第三方付款，须由客户出具加盖双方公章的《委托付款证明》。

4.2.3销售数据一旦创建过账不允许随意更改，如须更改需提交相关申请单，详细说明更改原因。

4.2.3.1更改单价：

一、营销员操作失误造成，须由营销员填写《SAP操作失误申请单》，交营销经理审核签字，提交财务；二、客户价格调整改价：

须由营销员填写《客户调价申请单》经营销经理、业务员、市场经理或市场总监审核签字

提交财务审核，无误后解锁通知营销员更改单价营销员更改完单价后半个工作日内通知相关应收会计人员关闭订单。

4.2.3.2免费补制***：

从2018年2月起系统不再有免费补制标三颗星的情况，SAP销售系统不再允许免费补制销售数据的出现和正常交易改补制三颗星的情况。

4.2.3.3正常交易改样品：

跨月不允许由正常交易改样品，如因营销员操作失误造成，须由营销员填写《SAP操作失误申请单》，交营销经理审核签字，提交应收会计人员；经得应收会计人员同意后方可更改。

4.2.4退货管理：

客户因交期、品质等原因提出退货、换货或补制的，营销员或业务员必须与客户进行充分的沟通协商，明确责任，如确属本公司原因，市场中心须按本公司退货、换货、补制流程操作。

退货必须持有客户出具签名确认的退货说明函或客户退货单，税务部门只认可客户出具的材料，内部退货单只是本公司内部表单，只能起到支撑的作用。

4.2.4.1退货单据提交财务：

退货过账后，解决方案中心须及时将本公司退货单、内部退货申请单、客户的退货单和检验单依序粘贴好按业务员客户分类并提交电子清单明细（SAP送货单号）给到应收会计人员（至少一周提交一次）。

4.2.4.2退货后补制：

SAP系统创建的退货数据和补制数据必须与原发货数据一一对应，不允许存在料号、数量、单价、金额等不符合项。

4.2.4.3退货过账：

所有退货产生确认后，必须及时的在系统中创建并过账，对账中发现未过账退货，财务不予减账，由此造成客户延迟对账，财务第一时间反馈业务部门协助处理。

4.2.4.4营销员操作失误造成下单错误，需退货重建销单，当月不须写申请直接仓库操作，跨月须由营销员填写《SAP操作失误申请单》，交营销经理审核签字，提交财务经理.

4.2.4.5客户交易名字变更，需退货重建销单，须提交客户信息变更证明资料给财务。

4.2.5销售折扣

由业务员发起申请，填制《货款折扣申请单》，经市场经理、总监审批，公司总经理最终批准后，原件提交财务。

4.2.5.1未开票销售折扣，财务根据接收的《货款折扣申请单》，在对账开票时直接折扣处理，折扣部分不予开票。

4.2.5.2已开票销售折扣，除提交本公司内部的《货款折扣申请单》外，还需提供与客户商谈由客户签字确认《销售折让证明单》或《折扣付款协议》，原件提交财务，否则税务部门不予税前扣除。

4.3送货单回签

营销部门负责送货单回签追踪、收回、签字检查、送货单与快递单的整理、粘贴，单据提交财务等各方面的工作。

4.3.1签字要求：

除代收货款、预付款外的所有送货单必须有客户签字，且签字必须完整、字迹工整，如不清晰，须要求客户重签，市场中心须跟客户做好沟通。

4.3.2单据整理黏贴规则：

每笔送货单与快递单必须一一对应，用胶水粘贴一起，按财务要求（业务员客户）分类整理好并提交电子清单明细给财务，不可随意张贴或直接用订书机加订一起，一经发现财务退回重整。

4.3.3回签时间：

每月15号必须保证上月所有发货对应需签回单送货单全部已签回，并将需签回单和不需签回送货单提交财务。

4.3.4送货单提交财务：

营销部门按周提交，财务在接受后的3个工作日内审核完毕，每月中旬18号提交上月未提交的送货单清单给营销经理、市场总监。

（目前回签不规范且很不及时，严重影响到财务会计凭证整理装订归档，部分还影响客户对账开票货款回收）。

4.4客户开票资料

4.4.1所有客户交易名称（合同、订单、发货、对账、开票、付款）必须一致，非特殊情况不允许任何第三方的存在，也不允许任何债权债务转移。

4.4.2新客户：

营销员要及时向客户索取开票资料并及时提交应收会计人员。

4.4.3长时间未交易客户：

营销员和应收会计人员同时注意客户新联络方式、联系人、开票资料的更新（结款方式除月结外，确定客户下单后由营销员、业务员追踪取得并提供给财务更新；月结对账客户须重新告知应收会计人员新的对账联系人、联系方式，开票资料可由财务向客户追踪）

4.4.4客户变更开票资料：

客户提交给营销员的，营销员须及时提交财务；若客户不主动提供，由财务向客户索取，若经财务多次向客户询要，客户仍一直不提供给财务的，应收会计人员告知业务员、跟单员，由市场中心配合解决，否则无法及时开具发票。

4.5赞助款

所有客户赞助款，无论支付方式如何（现金付、货款扣），必须取得客户加盖公章或财务章的《赞助函》和加盖财务章的《收款收据》，其他盖章税务一律不认可，不允许税前扣除，公司将不承担此笔款项支出。

5.0对账作业

5.1对账单格式及版面要求

5.1.1无对账要求客户：

统一使用本公司制定的“应收账款对账单”格式，应收对账人员不可自行变更或使用其他格式的对账单。

特殊客户有对账单格式要求：

在不违背数据真实性的前提下采用客户“应收账款对账”格式。

5.1.2对账内容：

必须全方位的，具体包括产品名称、规格型号、数量、单价、金额、订单号，公司与客户双方的联络方式以及客户特殊要求对账单上另外反映的内容。

5.1.3若当月发生业务过多，一页对账单不够列示，可分成多页列示，但每页上必须有表头及页眉页脚。

5.1.4“应收账款对账单”项目文字及数字须完整、清晰可辩且不能手工书写或涂改，文字、数字模糊的对账不允许发客户。

5.1.5客户在“应收账款对账单”上确认的盖章必须是公章、财务专用章或法定代表人签名加手印为准。

5.1.6发给客户的“应收账款对账单”上须加盖本公司的财务专用章，不得以应收会计人员的个人签名替代。

5.2时间要求

5.2.1应收会计人员必须在规定的对账时间内编制“应收账款对账单”，通过传真、邮箱、邮寄等各种途径和方式将对账单送达客户；对账工作涉及到的企业内部人员应当积极配合协助应收会计人员有效地完成对账工作。

5.2.2客户应将本公司送达的对账单上签章确认并回传，若客户未能及时回传，会计人员要会同业务人员追踪客户。

（注明：

因目前95%以上客户都不签字盖章回传，有签字盖章也不规范，有的QQ、微信回复账核对好可开票或拍照发QQ回复对账单，此项工作还须市场中心与客户洽谈解决，财务要求客户按正规要求来做，大多客户不予理睬）。

5.2.3对于已收回经客户确认的“应收账款对账单”，财务须存档保管好，供后续检查。

5.2.4无论客户交易金额大小，只要存在赊销业务，必须按月对账，应收会计人员在对账期内必须逐家确认，以免漏对账。

5.2.5应收会计人员将对账单传给客户后应随后电话联络客户对账人员并提醒其自收到本公司对账单之日起力求在7个工作日内跟进回传，遇法定节假日顺延。

5.2.6除月结货款外，其他结款方式一般不做对账单，财务不进行对账。

预付款客户必须严格按照先收款后发货原则进行交易，如不是预付款，需月结对账，市场中心一定要做好系统数据的更新并及时告知财务；货到付款、代收货款市场中心一定要及时货款回收情况，财务发现异常时也会提出。

5.3对账单回复检查

5.3.1应收会计人员，每月电子表格统计对账客户的家数，实际回复对账单的家数，应对账而未对账的客户及原因；回复对账单客户，是否签章确认，对账单项目内容是否清晰、合规、有效。

5.3.2客户不配合对账或不按要求回复或滞后回复、确认，需提交市场中心协助处理。

5.4对账要求：

各应收会计人员必须细致地核对各项内容保证对账结果正确、真实。

5.4.1营销员建销单须按客户订单信息创建，确保送货单所记载的物料数据、数量与订单一致，应收会计人员创建对账单时一定要严格按照SAP系统的销售数据来编制，不可手工调整销售数据。

5.4.2营销建单单价一定要根据订单所表明的单价进行核对，若订单单价是不含税的，在系统维护时一定要换算含税金额，若客户有特殊要求的一定要告知财务。

5.4.3有特殊要求的客户一定要针对特殊要求进行慎重地核对（对账单的特殊要求，不直接与财务对账的）。

5.4.4对账时，客户反应货物物料、数量、单价、金额等不一样的情况时，应收会计人员应跟客户核对沟通具体不一致在哪里，财务如遇不清楚的不能解决的，必要时把问题详细反馈给营销员、业务员，并跟踪其处理进度，直到问题最终解决。

对账存在差异与客户没有确认清楚的不能开具发票。

6.0发票开具寄送

6.1应收会计人员必须根据税法等有关规定，按与客户确认回传的对账金额和物料信息进行开票；所有开票品名必须按本公司规定进行开具，不允许私自按客户特殊要求开；发票清单必须与送货单、对账清单一致全部由系统开具，非客户特殊要求同料号同规格可汇总，但应收会计人员做汇总时要确保数据的准确，避免合并错误造成不必要的损失。

6.2发票上的客户名称，要根据客户的“开票资料信息”全称为准，不得有错别字，不得写单位简称；客户为自然人的，要如实填写姓名。

6.3发票随货走，营销员通知应收会计人员开票明细及金额，应收会计人员开具发票提交前台（因存在当天发货未过账，财务提取不到数据，避免少开票的情况）。

6.4发票前台寄送：

应收会计人员开具好发票，打印《发票签收回执单》，核对无误后提交营销前台，由前台负责寄送（前台收到发票最迟第二天寄出，除个别有要求的除外，不可积压）。

6.5发票开具前台交前台寄出后，应收会计人员应通知客户对账人员发票已开且安排寄出，并提醒其3个工作日内若未收到发票请及时反馈。

6.6客户发票收件人多个时，不同收件人，营销员要告知应收会计人员对应收件人、电话、收票地址。

6.7前台寄送发票，打印快递单时，一定要认真细致，避免发票寄错寄丢。

6.8除非现款交易，营销前台一定要在发票发出后追踪《发票签收回执单》是否全部签回存档。

7.0货款催收

7.1业务员对其客户的款项全程负责，并对客户的经营情况、催付能力进行追踪分析，保证应收账款的回收。

7.2营销员、应收会计人员也应主动负责对自己经手的客户货款与客户沟通催收。

8.0回款核销

8.1国内、国外所有客户回款到账信息，由出纳员每天及时反馈在“到账群”，若出纳外出办事，没能及时反馈的，回到公司后及时反馈在“到账群”。

8.2回款明确对应发货时间、发货清单、对账金额的，正常销账，有手续费产生的，手续费对应销；不明确无法对应的必须跟业务员确认，避免错销。

8.3应收会计人员核销后台账要与各明细表分类核对，确保金额一致，避免漏销、错销。

8.4核销时间：

8.4.1银行收款：

依据银行到账回单进行核销；

8.4.2快递代收：

依据快递公司与营销部门核对后清单月底统一销账（营销部门要月底与快递公司人员确定不再付款后及时主动提供明细到财务，以便整理销账）；

8.4.3其他方式：

业务员、营销员收款以到公司账上日期为准；私账收款以到账金额、日期、付款记录为准，财务发出的到账信息要注意认账，以便核销；现金收款以前台交账日期为准；汇票以财务收到票据日期为准；支票以进账日期为准。

9.0对账工作虽是财务在经手，但涉及其他部门，关乎企业的利益，应收会计人员主动提供资料给客户严格按照要求与对账确认，应主动、积极、热诚的与内部门、外客户单位或个人友好配合和沟通，对账过程中，存在对账问题（无货、退货、数量、单价、签字送货单、样品、免费补制等），详细认真的把问题反馈给市场中心，须由市场中心协助配合解决。

因内部人员操作失误造成的错误，将追究相关人员责任。

10.0本制度从3月16日起执行。