完整word版接待参观流程.docx

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完整word版接待参观流程

前言

[合用范围]：

公司各部门

[规范目的]：

为规范公司对外招待的管理程序，提升招待管理水平，做好公司对外贵宾招待，展现公司礼仪好客的形象，特拟订本规定。

xxx观光招待流程和引导（流程图拜见附件一）

1、招待来访先期确认工作

1.1、来访时间及来宾信息确认

1.1.1预约到客人后，赶快确认来宾来访时间（年/月/日/时）。

1.1.2需要赶快确认来宾的随行人数。

1.1.3需要确认招待的地址。

1.1.4需要确认来宾信息，确认招待级别。

（姓名、单位、职位、头衔等）

1.1.5需要认识客户公司经营性质。

1.2、招待活动主题以及来访状况确认

1.2.1确认来宾的来访目的以及合作诚心。

1.2.2客户预期谈判的内容。

1.2.3明确此次来访带来的深远影响。

1.2.4依据上述确认此行活动的主题。

1.3、来访安排

1.3.1制作客户招待安排表、一式三份，于客户到访前一礼拜呈总经理、副总经理和部门负责。

1.3.2招待安排（接送、住宿、餐饮、礼物等详细安排）。

1.3.3会议安排

客户来访前应依据客户级别相应知会部门负责人、总经理或副总经理，以确立参加洽商的人员。

如需要总裁参加，一定提早2天通知总经办，以便确认。

1.4、资料稿件准备确认

1.4.1依据每次招待的不一样以及需要准备：

报告演讲PPT、报告演讲稿件、公司品牌宣片、公司品牌传册、产品彩页等。

1.4.2办公室负责准备国旗、姓名牌、公司介绍、市场版产品目录、公司介绍投影设施等。

1.4.3产品参数表、样品等，应预先与有关人员联系以保证无误。

1.4.4重要客户来访，一定拟订详尽的《招待方案》，呈总经理、副总经理及市场部经理。

1.5、成立招待小组（详情拜见附件二）

依据每次招待状况的不一样，组建招待小组。

1.5.1招待接口人：

一致受理来访需求，并协调确立招待负责人，招待结束后负责招待信息归档、传达。

1.5.2招待助理：

拟订招待计划、进行招待准备工作，辅助填写客人来访记录，可参加实行招待。

1.5.3招待负责人：

对此次招待成效负责；需踊跃配合文件投入处的协调安排，肩负招待工作。

1

1.5.4各环节详细负责人（比如：

来宾车辆接送、酒店住宿、会场部署——行政部；解说人员——技术支持部；等等。

）

2、招待来访先期准备工作

2.1、吃、住、行安排（详情拜见附件三）

依据实质状况安排接送（飞机、船舶、火车）。

2.2、拟订观光路线

依据来访前确认的有关信息，拟订观光路线。

依据我方希望展现的方向，拟订观光路线。

依据贵宾要求拟订有关观光路线。

绘制观光路线图/观光路线流程。

2.3、公司整体部署（详情拜见附表二）

2.3.1外面：

①欢迎横幅

②指示水牌（大堂、电梯出口、楼梯间等）

③花篮/植物绿化

④KT版署名墙

⑤红地毯

（以上信息能够依据每次详细来访而定）

2.3.2内部：

①红地毯（依据观光地区部署红毯）

②植物/花盆装修

③果盘/茶水/咖啡

2.3.3特别：

①展厅——产品展现、调试、演示、解说。

②会议室——公司宣传册、产品彩页、投影设施、演示样品。

③会客室——果盘、茶水/咖啡/饮料、香烟（烟缸）、打火机等。

（以上信息能够依据每次详细状况而定）

2.4、采买招待所需物件（详情拜见附表二）

依据每次招待活动的实质状况而定。

操作流程：

①招待小组提出必定诉求；

②行政部门制作估算报价呈批；

③行政部获批后进行采买；

④依据要求进行部署/装修。

*耗花费品（果盘、茶包、咖啡、饮料、香烟、一次性纸杯、鲜花等）

*循环用品（套装茶具、咖啡机、装修摆件等）

*特别用品（机器设施等）

2.5、职工相貌整理（详情拜见附件四）

一致要求全体职工职业装招待。

2.6、人员安排（详情拜见附表二）

2.6.1分配人员（整体调控各项事物的顺利进行，例：

总经理助理、招待助理、招待配合部门经理等。

）

2.6.2各环节负责人

2.6.3礼仪人员

2

2.6.4其余人员

3、招待来访当天详细工作

3.1、车辆待命

依据先期确认信息详细拟订车辆安排计划表（详细方案由行政部主要策划）。

3.1.1车辆等级：

①一级——高级招待

*高级商务车（丰田三花、奔驰商务等）。

*高级轿车（奔驰、宝马等）。

②二级——中级招待

*中级商务车（别克商务、日产商务等）。

*中级轿车（雷克萨斯、大众等）。

③三级——一般招待

*一般商务车（东风商务车、江淮商务车等）。

*一般轿车/打车。

3.1.2灵巧车辆：

安排一到二辆随即车辆，应付突发状况。

3.2、设施调试

产品设施调试：

①第一阶段：

定下来访计划后，依据计划所需展现的产品，进行调换与分配。

②第二阶段：

来访前一天，最后设施调试。

③第三阶段：

来访当天，进行最后设施确认。

3.3、工作人员到位

①招待前一日开会，最后确认审察各项事物的安排状况。

②招待当天，所有参加招待人员提早到岗。

③最后确认每项环节的安排，防备出现疏漏。

3.4、领导会见

①陪伴人员参加会见（招待主负责人、副总、经理、总助、会议速记等）。

②会见时期，所有招待人员待命。

3.5、结束送别

①依据身份确立规格而定。

（一级客户送至公司门口、汽车旁。

二级三级客户送至公司门口等）

②送别至门口或车旁招手致谢，方可走开。

4、招待来访后期总结工作

4.1、电话回访、后期跟进

招待小组/详细项目组履行：

4.1.1招待活动结束后一个礼拜内，赐予对方电话回访，查察此次招待的反应，以及客人的建议。

对于会议上提出的有关问题进行跟进并履行。

4.2、总结会议

招待活动结束后，所有参加此次活动的重要职能部门参加总结会议。

总结并记录此次招待活动的利害。

成员们提出，对于往后招待活动的建议，并渐渐修正达成各项详细流程。

3

4.3、总结整理资料留档

招待小组采集每次招待的有关资料以及图片，整理归档。

有关部门采集整理招待有关资料以及图片，便于后期业务跟进。

5、特别注意事项（详情拜见附件三）

6、保密原则特别声明

招待中波及机要事务、奥密文电、重要会议，要特别注意保密，招待中既要娴熟介绍公司状况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜对方拍照摄像的场合，应向观光人员说明。

【结束语】

兹为促使公共关系扩大宣传成效兼备公司机密特制定本规定，此规定从公布之日起履行，请各部门职工严格依据规定履行公司招待事务。

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附件一xxx客户来访招待流程图

接收贵宾信息

认识来访单位、领队、人数、目的、时间

认识到访时间、接送要求、预定酒店、预约返程票等

预定酒店

预约返程票

驾驶员准时接送

招待部门或有关领导

按领导安排订餐

招待部门领取观光牌

实行招待前的准备

成立招待小组

招待前会议准备

来宾接送

办公楼门前迎宾

会议中招待服务

观光工厂

会商结束送来宾

申请部门填写新客

户来访招待通知单

欢迎横幅

投影仪调试

安排会议室

会议室整理

茶水等准备

参加人员通知

翻开空调或灯光

斟茶倒水服务

会议结束整理

就餐

酒店住宿

招待部门和有关领导陪伴

送往酒店辅助办理登记

交接预定票务

送客人返程送客人到机场车站

注：

1、为招待部门履行，为招待小组履行。

2、为需要才履行的流程，为一定履行的流程

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附件二

xxx客户来访招待人员职责说明

一、招待接口人

1、办理招待信息

一般有两个根源：

一是客人直接向管理工程部提出；二是对接客户人员提出

的招待需求。

并要有有关领导同意，并对其要求观光沟通的内容进行审察控制。

2、确立招待负责人

依据来访内容协调确立招待负责人及招待助理，并向招待负责人及招待助理供给申请方的基本信息及联系方式。

3、归档保留招待记录

招待接口人归档，成立客户招待信息库，对此中有价值的信息知会有关领导。

每个月向干部处及有关主管提交招待人员的表现状况，作为工作查核参照。

4、资料保护

负责组织对沟通资料的保护。

每半年检查更新一次，敦促各资料编写人更新内容。

要切合公司宣传策略，把好信息保密关。

二、招待助理人

1、进行招待安排

①拟订详尽招待计划。

②确立来访的议题及来访时间、地址。

③明确两方与会人数、人员姓名、职位。

④作好招待日程安排及议程安排。

⑤与招待负责人确认此招待计划。

⑥礼物资料准备。

⑦会议准备。

⑧填写任务令及工作联系单联系有关部门准备。

2、招待工作记录/建议反应

①填写《招待记录》，记录会商的内容、来访人员的信息资料等。

②招待后组织会议，采集建议。

三、招待负责人

实行招待：

主持招待，按招待议程陪伴客人观光，为客人解说与客人沟通。

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附件三

xxx客户来访招待注意事项

一、招待注意事项：

1、接机

①举的牌子应当有公司名、人名和欢迎辞。

②客人来了要主动接行李，并且要挑最重的，就算推却也要接过来。

③接机的车子要按买卖状况和来人官阶来定。

2、吃饭（依据状况选定餐厅）

饭桌上谈买卖是中国的特点。

顾客定方向，主人定花费额度。

菜的个数应当比人数多一道，酒水占总金额的40%。

问过客人以后再定餐厅，菜能够先点好，依据客户进行小变动。

3、酒店

依据客人需乞降级别来订酒店。

（三星——五星）详细方案由行政部拟订。

二、特别注意事项

4、送礼

送礼；酒店是最好的地方。

1.一二级客人能够拐弯抹脚咨询他家里的状况，谈到最多的人就是送礼对象。

2.三级客人应先用小礼物尝试一下，再用大体两倍于它的薪资的钱活动。

5、合影

这是大多数民营公司忽视的一点。

即拍即印，再配上高档相框的合影或许会让客户珍藏一辈子。

6、必需摆放

在客户座位前应当闻名牌，包含公司和姓名，假如官位比较大也要写上职位。

还要笔录本，有关公司的书面资料等。

7、幻灯片

对于公司的历史要简洁简要，而对于两公司的合作历史要详之又详。

对于自己知足客户的能力要侧重介绍，必定要真切，但不用什么都说。

8、观光厂房

在顾客来以前就要准备演示，需要有人通知客人马上观光的车间，并且要专人展现（只展现基础的东西）。

但中心技术要说的比较高深，并且没必需展现。

9、反应

在最末一次餐饭上，必定要问一下来宾他们的感觉，一个为了改良自我，此外也为了认识状况。

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附件四

xxx客户来访招待人员着装要求事项

一、男士：

1、衬衫、领带、西装（成套）、皮鞋。

2、不需留长发、蓄长须，留长指甲；整体仪表洁净整齐。

二、女士：

1、职业套装/套裙、正装连衣裙、衬衫一步裙/西裤、丝袜（肉色/黑色）高跟鞋（3—5公分适合）。

2、换淡妆、头发整齐（尽量要求扎发或许盘发）。

三、禁忌：

独特造型/发型、夸张金饰、艳妆艳抹、松糕鞋、穿着裸露等。

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附件五

xxx客户来访招待观光引导

一、礼仪规范

1、仪表：

面貌洁净，穿着得体。

2、举止：

庄重庄重，冷静大方。

3、语言：

语气平和、礼貌高雅。

4、态度：

诚心热忱，不骄不躁。

5、迎接贵宾时：

要注意掌握迎候时间，提早等待与公司门口或车站机场，招待人员介绍介绍主宾时，要注意次序。

6、接受名片刻：

要以恭顺的态度双手接受，默读一下后郑重收进口袋中。

7、过走廊时：

往常走在客人的右前面，时时左边转身，配合客人脚步，转弯处伸右手表示。

8、进电梯时：

要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。

9、会谈时：

客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。

10、送客时：

依据身份确立规格，送至公司门口、汽车旁。

二、商务招待中的座次安排

1、对于会议主席台座次的安排

1.1主席台一定排座次、放名签，以便领导同志对号入坐，防止登台以后相互

礼让。

1.2主席台座次摆列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左

手地点，3号领导在1号领导右手地点；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，

2号领导依旧在1号领导左手地点，3号领导依旧在1号领导右手地点。

1.3几个机关的领导人同时上主席台，往常按机关摆列序次摆列。

可灵巧掌握。

如对一些德高望尊的老同志，也可适合往前排。

此外，对邀请的上司单位或平级单位的贵宾，也不必定非得按职务高低来排，往常掌握的原则是：

上司单位或同级单位的贵宾，其实质职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适合地点就座。

这样，既表现出对客人的尊敬，又使主客都感觉较为得体。

1.4对上主席台的领导同志可否届时列席会议，在开会前务必逐个落实。

领导

同志到会场后，要安排在歇息室稍候，再逐个核实，并告之登台后所坐方向。

如

主席台人数好多，还应准备座位图。

若有暂时变化，应实时调整座次、名签，防

止主席台上出现名签差错或领导空缺。

还要注意仔细填写名签，提防错别字出现

1.4.1主席台人数为奇数时

1.4.2主席台人数为偶数时

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2、对于宴席座次的安排

宴请客人，一般主陪在面对房门的地点，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其余能够任意。

以上主陪的地点是按一般宴席掌握，假如场景有特别要素，应视情而定。

2.1中餐桌

2.2西餐桌

3、仪式的座次安排

署名两方主人在左边，客人在主人的右侧。

两方其余人数一般平等，按主客左右摆列。

4、对于搭车的座次安排

小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。

（假如后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）。

中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的地点。

搭车座次安排

5、合影座次安排与主席台安排同样

附：

会议座位安排

长条桌

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注：

A为上司领导，B为主方席

沙发室

与外宾会商

注：

A为主方，B为客方

与上司领导会谈

注：

A为上司领导，B为主方领导

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附表一

xxx客户来访招待通知单

（一）来客基本信息

姓名性别年纪单位职务地址电话邮编

（二）、重要贵宾个人信息：

1、背景：

2、在项目中的详细作用：

3、对公司技术、文化管理的认同度：

4、来访公司、会见领导历史记录：

5、个人喜好、禁忌等：

（三）、来访目的：

□选型□观光□签合同□合作

□顺访□游乐□其余

（四）招待级别

□A省级□B地市级□C一般级□其余特别客户

接口部门：

招待日期：

招待负责人：

手机及电话：

责任部门：

责任款项：

配合部门：

配合款项：

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（五）来访时间及安排

抵达日期

航班号（车、船次）：

从

至

月

日

出发时辰

抵达时辰

估计走开日期

返程票：

□

已订

月

日

时

分从

至

月

日

□待定

月

日

时

分从

至

（六）招待要求：

1、迎接

迎接地址：

□机场

□火车站□其余

招待人员：

□司机

□指定人员

其余要求：

□需持鲜花迎接

□需在迎接地址打欢迎

□车型有特别要求

2、住宿

入住酒店：

□一类：

五星

□二类：

四星

□三类：

三星（快捷类）□其余

房间种类：

□标准间

间□豪华间

间□套房

间

花费肩负：

□公司所有肩负□客人完整自付□公司只肩负房费，其余花费自理

其余要求：

□提早办妥入停手续□开通国内长话费□酒店包早饭□摆放水果

□摆放鲜花□摆放公司宣传资料□摆放公司欢迎牌

3、就餐花费肩负：

□公司所有肩负□公司肩负接风、送别，其余客人自理

□客人完整自理□其余

接风、送别宴建议陪伴领导：

□总经理□副总经理

□部门经理□指定人员

4、旅行

5、礼物礼物类型：

□电器类□文化类□工艺品类（续写申请单）

6、送别能否安排车辆：

□是□否送到地址：

（七）其余要求：

□录音□录像□拍照□翻译□做会议记录□其余：

（八）招待花费估算：

元之内

申请人部门经理审批主管总经理审批抄送见告部门

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附表二

xxx客户来访招待物件申请单

（一）公司外面

□欢迎横幅□指示牌（大堂、电梯出口、楼梯间）

□花篮/植物绿化□KT版署名墙□红地毯

（二）公司内部

1、观光区：

□红地毯□植物/花盘装修

2、会客室：

□果盘□/茶水/咖啡/饮料□香烟/烟缸/打火机

3、会议室：

□国旗□鲜花□姓名牌□投影设施

4、展厅：

□产品彩页□样品

5、资料：

□公司宣传片□公司宣传册□产品彩页□演示样品□报告演讲ppt/稿件

（三）车辆安排

1、一级/高级招待：

□高级商务车（丰田三花、奔驰商务）

□高级轿车（奔驰、宝马）

2、二级/中级招待：

□中级商务车（别克商务、日产商务）

□中级轿车（雷克萨斯、大众）

3、三级/一般招待：

□一般商务车（东风商务车、江淮商务车）

□一般轿车

□打车

4、灵巧车辆：

□安排1-2辆随即车辆

（四）人员安排

1、分配人员：

□招待接口人

□招待助理

□招待负责人

2、各环节负责人：

□产品演示人员安排

□产品解说人员安排

□网络调试人员安排

□照相跟拍人员安排

3、礼仪人员：

□前台礼仪□个重要进出口礼仪

□会议/会见室礼仪□宴会礼仪

4、其余人员：

□陪伴人员

□机感人员

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附表三

xxx客户来访招待总结报告

1、观光状况：

2、沟通内容：

3、成效总结：

4、资料图片汇总：

5、后期电话反应状况：

6、花费记录：

花费计划

实际结算方式现金方式签单方式

花费交通费

住宿费

餐饮费

旅行娱乐费

总计

超标状况

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