档案数字化加工作业流程及标准规范V.docx

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档案数字化加工作业流程及标准规范V

档案数字化加工步骤及规范

文档属性

文档名称

档案数字化加工步骤及规范

文档用途

规范档案数字化工作，规范数字化部和技术部对接工作标准。

版本号

V1

文档号

JS

制订日期

7月8日

制订人

XXXXXX

修订日期

修订人

修订日期

修订人

修订章节简述

文档目录

一、操作步骤

档案数字化加工业务总体步骤包含：

档案调卷、整理及著录、拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、档案装卷、完整归还、数据备份、数据挂接。

前后次序为：

调卷>著录>拆卷>扫描>处理>质检>装卷>归还>备份>挂接。

没有特殊要求情况下，务必安此步骤进行操作，方便从总体任务中提升工作效率。

二、档案调卷

这个过程我方要指定一个专门责任人和用户（档案馆库房管理员）共同完成，将待加工档案从库房搬运到加工现场，对档案要逐份清点，并办理档案交接登记，和用户做好交接统计，确定无误后方可进行拆卷步骤工作。

要求：

1，我方指定专员负责。

2，填写《档案交接记录表》（附件一）。

3，在交接记录表上要有双方签字。

三、整理及著录

档案目录整理是数字化加工工作前提条件，假如没有正确档案目录，会给后序工作带来很大麻烦，所以在数字化加工之前必需有完整且正确档案目录。

对于待加工档案，要制作电子目录。

制作路径有两种:

（一），使用数字化加工软件数据录入功效，进行目录制作。

（二），使用Excel表格方法制作，目录模板使用《档案目录模板》文档（文档号为JS）。

假如用户提供有纸质目录或电子目录，我方要认真查对有没有错漏现象，找犯错误并修正。

并修改成和《档案目录模板》类似字段标准。

对于错误或疏漏修正，具体细则以下：

1，假如用户提供目录和纸质档案不对照,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。

2，著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整著录项需统计并立即反应给组长，假如目录中要增加或降低相关著录字段，要和用户协商，并立即向企业技术部反馈。

以下著录项必不可少，且和纸质档案要一一对照：

以“卷”为管理单位年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。

以“件”为管理单位年度、期限、件号、页数、题名等。

3，假如目录内容有错（如专题内容，文号等），以纸质档案信息为准，并立即反应给组长，由组长和用户协商处理。

4，如碰到较少见繁体字或不清楚字体，需向组长反应，不许可私自处理，全部繁体字在录入时应录入为简体字。

5,如碰到无题名档案,立即统计下来，反应给用户协商处理。

6，相关顺页；整理著录同时，检验案卷完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，正、副卷标注是否正确，有问题立即反馈。

没有问题时，用2B铅笔对纸质档案内容进行标注页码，正面标注在右上方，后面标注在左上方，页码字体工整、大小适中。

7，相关分卷问题；档号保持不变，卷号采取“卷号-卷次”格式，如0025-1、0025-2、0025-3……0025-12、0025-13；假如纸质档案分多卷，不过用户没有分卷次，我们要重新编卷次，增加一条案卷目录，每个分卷全部要对应一条案卷目录（不能两个分卷对应一个目录）。

8，相关补卷问题；漏归档档案作为补卷插入时，卷号要以实际纸质档案卷号为准。

如0025-1、0025-A、0025-补、0025A等，我们做目录时当保持不变。

9，档号、卷号、件号、页号中不能出现正反斜杠（\,/），假如发觉要改成中划线（-）（注意：

中划线录入时，要使用英文输入法下半脚录入），日期格式统一采取8位数字，如0206，不足8位时补0。

以上问题出现时，立即反馈给组长，由组长和用户协调。

四、拆卷

拆卷时要对照档案目录逐页检验档案原件同时检验档案纸质目录，发觉错误或疏漏进行更正或做出正确标识。

1，按次序进行拆卷，“年度>保管期限>案卷号>盒号”。

拆卷过程中注意保护档案原貌，方便于装卷、还卷时保持档案原貌。

2，页码检验，页码检验过程中小于本卷其它页面纸张用相同规格白纸进行裱糊。

裱糊纸不得大于同文件其它纸型，裱糊位置适中。

然后重新编写目前页码。

若发觉缺页、残页等问题立即做好统计，并反馈给组长。

3，拆开案卷，将案卷后面封条小心撕洁净，剪开装订线。

4，将案卷内页一页页分开，对特殊页做出标识提醒扫描人员注意。

5，拆卷过程中剔除生锈、易锈等金属物，对粘贴牢靠、柔软纸张卷要做统计，关键处理。

6，注明每卷案卷（包含正、副卷）页数及其它特殊情况。

对不能确定案卷，拆卷人员应该立即向档案员进行咨询，不得私自对问题进行处理；

7，破损严重、无法直接进行扫描档案，应优异行技术修复，影响扫描质量原件应优异行对应处理后再进行扫描（裱糊、压平或进行托纸扫描）；

五、档案扫描

档案扫描是将纸质档案转变成电子文件过程，扫描操作次序：

1>导入档案目录到档案数字化加工软件；

2>经过档案数字化加工软件生成计算机磁盘树型文件目录结构；

3>开始扫描档案；

扫描中操作细节及要求以下：

1，扫描后文件存放格式应为TIFF格式，分辨率为300DPI，以黑白扫描为主，特殊情况下，如扫描照片时，设置颜色为“灰度”。

2，档案扫描过程要把档案纸张放置整齐，避免扫描过程中出现卡纸或扫描数据不完全显示现象。

发觉档案漏扫时，应立即补扫并正确插入图像。

发觉扫描影像排列次序和档案原件不一致时，应立即进行调整。

3,认真填写纸质档案《扫描记录表》（附件二），登记移交档案数量、扫描页数，查对每份文件实际扫描页数和档案整理时填写文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

4,扫描过程中如有图纸或其它原因不能拆分档案要用平台扫描仪进行扫描。

（扫描分辨率通常提议选择≥300dpi。

特殊情况下，如文字偏小、密集、清楚度较差等，可合适提升分辨率。

）

六、影像处理

影像处理要以视觉清楚、页面完整为准，对图像页面出现偏斜及图像页面中出现影响图像质量杂质进行校正和处理。

影像处理时，要保留文件编号和文件页码。

特殊情况下，如扫描照片不用进行影像处理。

影像处理过程中切勿操之过急，为了确保影像确实处理成功了，要务必看到了处理后效果。

假如发觉影像质量不符合要求，应重新对图像进行扫描（首次扫描图像要保留）。

影像处理过程中应遵照在不影响可懂度前提下展现档案原貌标准。

影像处理前数据要保留。

具体操作细节以下：

1，对图像偏斜度、清楚度、失真度、去污点、去黑边等进行检验。

发觉不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理，初扫要保留。

2，发觉文件漏扫时，应立即补扫并正确插入图像，发觉扫描图像排列次序和档案原件不一致时，应立即进行调整，处理时要保留文件编号和文件页码。

3，大幅面档案进行分区扫描形成多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整图像，以确保档案数字化图像整体性，未请示组长情况下，不得删除任何原文或清除任何原文内容。

4.若处理时误删原文或原文内容，要立即反应给组长，协调扫描人员，重新扫描、处理。

5.处理过程中碰到问题时，要查阅原文立即做出更改，并汇报给组长登记。

6.处理工作完成时，要将扫描处理结束原文汇报转交给组长，方便后期质检数据挂接。

七、数据质检

1，逐条检验每个案卷目录下扫描文件，是否打开正常、页数是否正确、目录和扫描文件是否一致。

2，逐页检验每个影像文件倾斜度、清楚度、整齐度、分辨率、格式等。

3，逐页检验每个影像文件是否重页、缺页、漏页、页面信息不完整等。

假如出现以上问题要填写《数据质检表》并立即修改，完成质检后将表提交给组长。

组长按《数据质检表》二次质检，并对其它数据按5%百分比抽检。

八、档案装卷

1，装订前对照档案目录检验档案数量、内容正确性，档案目录是否清楚并和档案实体相符；

2，检验盒内文档多种编号和盒面各项是否相符；检验文件排列次序是否正确，文件放置方向是否正确；

3，装卷时一定要再次顺页，若装卷时除拆卷、扫描人员反应问题外，发觉文件有缺页、残页，目录、备考表遗失等其它问题时要立即向转交人员问询，反应给组长立即处理；

4，装卷时一定要注意档案在拆卷前原貌，不得自作主张，改变档案装卷规则；

九、完整归还

归还时由档案交接责任人完成，档案交接责任人提交给用户，并填写《档案交接记录表》（附件一），《档案交接记录表》必需有用户署名。

本表格由组长保留，最终提交到企业做永久立案。

十、数据备份

扫描期间组长要备份不一样价段数据两份以上，扫描后备份，质检后备份，全部工程完成后，用户经验收合格后，进行三种备份

1，将全部数据刻录成DVD光盘备份。

2，将全部数据在计算机硬盘上备份。

3，将全部数据复制到用户档案服务器上备份。

十一、数据挂接

1，由组长经过ADPS生成挂接数据。

2，将数据复制到档案服务器上，运行服务器上挂接软件进行操作。

3，打开AIMS（档案信息化管理系统），检验挂接文档。

档案交接记录表

年度

保管期限

盒号（卷号）

盒数

接收时间

接收人签字

用户签字

归还时间

用户确定签字

备注

扫描记录表

年度

保管期限

卷号/件号

页数

目录页数

已扫描

扫描人

备注

数据质检表

年度

保管期限

卷号/件号

页号

出现问题

质检人