新版万业通操作说明.docx

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新版万业通操作说明

万业通操作说明

书中如有与万业通系统不一致的地方,以万业通系统为准。

目录

万业通操作说明（1

系统初始化（5

进入系统说明（6

资源管理器窗口功能说明（11

基础档案（14

企业基础数据（14

机构资料维护单（14

部门资料（16

操作员资料维护单（16

右键功能描述说明（17

生产商资料维护单（18

供应商资料维护单（18

品牌资料维护单（20

客户资料维护单（20

专柜资料（21

竞争伙伴资料（21

仓库资料维护单（21

货位资料维护单（22

货类资料维护单（23

供应商资经销方式护单（24

单位信息（24

收入支出信息单（25

客层信息维护单（可选（25

商品基础数据（26

商品引入建档单（26

商品维护单（28

门店商品维护单（29

商品货位调整单（29

商品货位对调单（29

货类调整单（30

条码管理（30

商品状态管理（33

合同管理（35

合同基本信息维护（35

合同费用管理（36

合同商品目录（37

系统管理（38

业务设置（38

人员商品权限设置（38

人员机构权限（39

模块权限设置（40

审核设置（43

修改密码（44

标签打印（46

电子称导出（48

班次设置（49

理货员班次设置（49

理货员货位设置（50

采购入库（50

补货管理（50

补货申请单（50

补货有效期管理（51

补货重复处理（51

补货汇总处理（52

自动补货参数设置单（53

补货参数设置（设置库存上下限（53

待补货数据（55

订购管理（55

普通订单（55

采购单延期作废处理（56

验收管理（56

普通订单验收单（56

赠品验收单（60

验收差异单处理（60

卖场管理（61

POS机管理（61

Pos机设置（61

价格设置（62

打印机设置（63

卡设置（64

其他设置（65

附加设置（66

POS交易按键设置（67

结账按键（69

员工权限管理（71

进价调价单（72

进价补差单（72

售价调价单（73

组合单（73

销售日结（74

促销管理（76

促销计划维护单（76

限天单（76

限时单（77

限量单（78

批量促销单（78

特价解除（79

报损单（79

残次单（80

移仓单（80

盘点通知单（80

盘点录入单（80

盘点复盘单（81

盘点单（81

顾客订购单（81

顾客付款单（81

销售单（81

销售差异单（81

销售计划单（81

出库单（81

返厂单（82

配送管理（82

配送通知单（82

配送单（82

配送验收单（83

返配单（83

调拨出库单（83

调拨入库单（83

配送商品选择（83

会员管理（83

会员基础信息设置（83

空卡制作（85

会员卡异动（87

换卡管理（87

会员卡修补（88

系统初始化

安装好万业通系统后,第一次使用时需要进行初始化设置。

运行万业通系统后,打开初始化窗口,如下:

开始:

基本的说明,请仔细阅读。

机构配置:

如下图:

“请设置当前机构类型”:

可以选择“公司”和“单店”,此说明以公司为例。

“机构编号”:

使用默认值“0000”,机构编号很重要,不要随意改动,它贯穿整个管理系统,各种单据都要记录机构编号,以区分不同门店的单据。

“请选择核算方式”:

有三种选择,如下图,此说明以批次进价为例。

批次进价:

按先进先出法,以批次的实际进价核算成本。

最新进价:

以最新的进价核算成本。

“前台版本”:

使用默认值。

内码生成方式:

如下图:

内码按流水生成方式:

企业自采的商品,商品上没有条形码的商品,出现在小百货和服装或者相同条码不同商品价格,需要对一个商品建为店内码商品。

价格按前缀+流水号+1位校验位,这是13位和不足13位条码的店内码的生成方式。

内码前缀是4位（一般是以启用的年份为准,客户可自行设置4位前缀。

条形码的13位组成:

前缀固定4位加上2位固定的0加上内码长度为后7位

店内码按货类生成:

企业管理人员为管理做数据分析方便,但是前台销售收银操作带来不便,条码要记忆的特别长,所以建议客户采用流水号生成店内码。

编码设置:

如下图:

货类货区级别和货类长度设置如上图所示。

级次2表示2级,每一级长度为22给示每一级长度为2位,商鼎万业通系统支持5级,散货长度6位和前缀16是系统默认（企业根据管理需要可以设置成客户需要的一般为7位和99开头。

设置完成后点正方的确定按钮保存设置,提示如下:

进入系统说明

在桌面上双击万业通管理系统,如下图:

打开登录窗口:

用户名称就是系统里所建员工编号,系统默认的工号是0000,密码为空,输入完员工编号和密码,按确定如下图窗口所示

进入系统的方式

第一种:

快捷流程模式。

企业电脑信息管理员在一天工作中的常用工作流程,从新品进店建档、验收入库、

标签打印、电子称数据导出传输到电子称,前台销售,下班后做销售日结,如下图所示:

的单据,右侧是根据业务需要会用到的单据,都会关联出来如下图窗口所示:

捷方式如下图所示:

窗口上面的功能键:

后退、前进:

对操作的菜单可以做后退、前进上一级操作。

搜索:

对所要打开的菜单名进行模糊查找,输入匹配的汉字后敲回车键会查询到所匹配的菜单。

文件夹:

对所需要的模块文件夹名字进行查找。

显示方式:

和我们本身电脑系统一样。

可以大图标、小图标、列表、详细资料方式显示。

商品信息、供应商、货类、货区、客户:

这是系统快速查找我们需求信息的一种快捷途径。

商品信息:

可以查询商品条码、主条码、品名、单位、保质期、货类、货区、产地、助记码。

供应商:

供应商的档案可以查询经销方式、扣率、联系方式、联系人、订货方式、供应商编号、供应商名称。

货类:

查询商品所属分类,货类的编号、名称、级次。

货区:

查询商品在商场超市中所在货区位置;货区的编号、名称、级次。

客户:

对商场超市大客户和团购客户的档案进行跟踪。

联系方式、联系人、客户编号、客户名称。

第四种:

商鼎万业通后台管理系统中突出的功能,自己的桌面图标模式（进入管理器模式后对需要的单据按右键点发送到桌面快捷方式。

如下图:

第五种:

右键-发送到-我的快捷方式,菜单窗口如资源管理器模式图中右侧（进入资源管理器模式后,对想要放到我的快捷方式的单据,点右键-发送到-我的快捷方式,然后在我的快捷方式里就可以看到。

资源管理器窗口功能说明

模式转换:

系统中重要设置只有管理员模式才能在单据和查询的表格上修改没有显示字段和求和方式操

作。

开始按钮--程序—附件—转换管理普通模式设置,如下图所示:

启动列表:

开始按钮--程序—启动—维护启动列表（删除:

在这里可去除单据和查询在软件进入时自动打开单据或者查询窗口;增加:

打开模块管理器后点住单据或者查询,按右键—发送到---自动启动

历史查询:

开始—历史,我们进入软件系统后所用到的单据和查询,在此可以看到。

历史访问查询:

按日期记录所进入的单据和查询。

下面是进入的明细单据和查询:

修改密码:

修改当前登陆系统的员工密码

更改中间件:

程选择需要操作的中间件点测试连接后,提示测试成功,点确定

显示隐藏快捷面板说明如下图:

右侧的快捷菜单根据企业管理需要,每日提示:

可以在此查询每天关注的信息;每日必做:

每日必做的操作可通过此快捷窗口进入;我的快捷方式:

对资源管理器里面的单据发送快捷方式后在此可以直接操作这些单据。

最下边的这些按钮也是万业通管理系统独特之处

第一个按钮是对后台管理系统进行锁定操作窗口如下图:

需要解开系统时,输入当前员工用户编号对应的密码按回车就可以解锁。

每二个按钮是进行注销万业通管理系统,打开的窗口比较多时,可以按此按钮对打开的菜单的窗口一一进行关闭时,点注销按钮时操作如下窗口所示:

选择是,重新进入系统登录窗口。

否则返回窗口。

第三个是帮助文件的快捷窗口。

第四个按钮是显示和隐藏右边菜单,点一下时菜单显示出来,再次点击时会隐藏该菜单的显示。

第五个按钮是显示当前的机构信息和操作员信息。

基础档案

对机构信息、仓库信息、货区信息、货类信息、部门信息、员工信息（级别、岗位定位、操作权限、单据权限、供应商信息（经销方式、联系方式、经营品牌和品项、合同信息、结算方式、支持促销力度、专柜信息、客户信息等进行维护。

企业基础数据

机构资料维护单

此功能可用于公司、单店,用于建立企业的各级机构信息,只有建立了机构,才能建立起该机构的其它信息。

这是企业信息的基础部分。

特点时支持多级公司,支持门店托管。

机构:

是一个独立的职能部门,具有一定的独立管理的部门,具有独立的业务流程,它对应于真实环境中

的店,卖场,管理中心等。

机构性质:

主要决定了机构所能完成的功能,所能管理的业务流程,其在整个集团中的地位,及从属关系。

机构类型:

对机构性质的补充,描述机构的具体的类型。

配送中心:

是一个采购,转存,配送的部门,负责为辖区内的所有销售部门进行供货,满足它们的物品来源需求,配送中心又分为主配送中心与普通配送中心（简称为配送中心

门店:

是销售部门,主要进行货品的销售,是重要的利润来源,门店又分为自营店,联营店,加盟店,便利店。

机构资料维护窗口,如下图所示:

点工具栏上的“新增”按钮,在窗口下方显示新增明细信息,蓝色为必输字段,输入完信息后点工具栏上的“保存”按钮。

字段说明如下:

机构编号:

管理系统自动生成,也可手动输入。

机构名称:

当前店名。

助记码:

机构名称第一个字母,系统自动生成,便于以后查询使用。

机构性质:

单店企业只有一个店或者没有连锁到一起进行管理连锁:

总部:

选择公司,门店:

自营店

机构类型:

单店、（门店、配送中心。

上级机构:

如果是门店系统上级机构选择成公司。

开业时间:

当前店开业时间。

联系电话:

当前店联系电话便于店与店之间的业务联系。

配送加价率:

加盟店时会有一个配送加价率（总部和加盟店的一个供货价标准。

地址:

当前店所在的具体位置

信息传递方式:

总部和门店通过光纤、VPN传输数据的一种方式

备注:

需要备注的内容在此进行填写

启用:

选择一个机构信息,点工具栏上的“启用”按钮,只有启用过的机构才能被使用。

修改:

双击机构信息记录,或者点工具栏上的“修改”按钮,可以修改,除“机构编号”外其它修改都可以修改。

部门资料

部门信息的建立,用于分类规范员工,将员工归入所属区域,用于分析支持。

部门编号:

系统自动生成或者手工输入;

部门名称:

企业所分配存在的部门;

助记码:

保存后根据部门名称的第一字母自动生成;

负责人:

部门的经理主管人员

部门电话:

内部电话或者外线

部门地址:

部门所在的楼层或者房间号;

备注:

需要加以说明或者特殊标注的注意的事情。

操作员资料维护单

窗口中的编号都是系统自动生成,如果手动输入后系统会自动从手动输入的编号顺延,蓝色的字段为必段输入或者选择内容。

员工编号:

进入系统时所用工号,对以后所操作单据有一个固定责任人

姓名:

进入系统时系统记录员工的姓名,便于识别操作员所操作的数据信息

助记码:

员工姓名每一个汉字的第一个字母缩写。

便于在员工资料单里输入员工名字的第一个字母找到对应的编号

性别:

员工的性别,必选项

所属机构:

如果是单店按系统默认,如果是连锁选择总公司

所属部门:

当前员工所工作的部门

岗位:

当前员工所在工作的岗位

学历:

当前员工的学历档案

出生日期:

记录当前员工的出生年月便于人事部对企业的文化体现对员工的关爱

工作时间:

记录当前员工进入企业的工作时间,便于人事部计算工资

密码:

当前员码

基本工资:

当前员工的工资便于人事部计算工资时做参考

员工级别:

大于0级可以看到表格里面的数据,电脑员一般为9级

EMALL:

记录员工的联系方式便于方便联系,企业和员工之间沟通的一种方式

邮件的附件大小:

系统内部的邮件最大255M

手机电话:

便于企业与员工的联络方式

备注:

说明同部门。

进入前台:

选上当前员工有前台收银的操作权限,不选则没有操作的权限

进入后台:

选上当前员工有后台操作权限,不选则没有操作的权限

右键功能描述说明

程序中所有单据窗口,点新增单据（F2,在空白的表格中鼠标点右键（F5新增明细如下图所示:

添加明细（F5:

系统中所有的单据在打开单据后点表格上‘新增单据’,然后在空白的表格中鼠标点右键（按快键F5添加明细,即可在表格中新增一条记录

删除明细:

在表格中选中需要删除的记录进行删除操作

粘贴记录:

从查询报表查到的信息,先从上到下选中编号或条码复制（单条记录时选住编号或条码复制,到需要粘贴的单据窗口在空白表格上点右键选粘贴记录或按快键F7,简化了手工一条一条的输

入操作。

使用多级排序:

此项功能被选上后可进行多个列的多级条件排序

使用定义颜色:

此项为了在操作过程中打开一个单据中有多条记录用此功能数据可以看得清晰明了,选择了此项就可以在单据中做定义颜色操作

定义颜色:

设置字体颜色和背景颜色,设置后可以对每一条数据做记录比较

表格设置:

查询单据类对表格设置项进行编辑时,先操作“开始---程序---附件---转换管理模式”,才可以对表格中的列进行设置,对表格设置完成后,重新打开窗口,点右键表格设置保存即可。

表格设置保存:

对设置后的选项点此项做数据保存操作。

表格数据导出:

对表格中的数据进行加以修饰格式选择此项,把数据导出成*.xls格式,可以在Office工具EXCEL中体现出要修改的格式

表格描述:

表格想进行特殊说明的选择此项

表格显示设置:

对表格中的列数据显示设置选择上时可以显示该列数据,不选上不显示,设置完点上面的表格数据保存。

生产商资料维护单

为了更好的使企业对其所有生产商品的生产商,进行跟踪管理,从而依据生产商的商品贡献来改善调节企业与生产商、供应商的合作关系,而对生产商进行的基本信息登记管理。

按钮说明:

选择:

对已做过的单据和正在编辑的单据进行查看或者按F3快键

新增:

单据打开后点新增单据或者按F2快键后在空白表格上点鼠标右键或者按F5快键,最下面编辑区生产商编号和生产商名称为蓝色显示

删除:

对当前操作的单据不需要时点删除单据按钮或者按F6快键

保存:

对操作过的单据增加新的信息要做保存操作或者按F11快键

提交:

对单据中操作过的信息进行单据提交操作或者按F8快键。

提交后不登账时在登账窗口可以进行驳回（作废、登账操作、驳回后可以进行修改、或删除单据,需要审核（快键F9的做审核处理操作设置才可以操作此步骤

登账:

对所操作的单据进行登账（快键F10。

登账后的单据基础单据可以再次做新增单据操作可进行修改字段说明:

生产商编号:

按生产商洽谈的先后顺序来编号,编号为4位,系统自动会产生编号也可以手动输入,对新资料是新增状态,对系统已有资料是修改状态

生产商名称:

产品上生产商公司名字

助记码:

点表格上面的保存按钮时自动生成

条码前缀:

生产商的商品条码前缀,每个厂商都是不一样的

手机:

厂商业务代表的联络方式

联系人:

厂商业务代表

生产商地址:

生产商生产产品的所在地

备注:

请参看部门资料

单据保存后有生产商编号和单据号,单据提交登账后销售单中才可以进行下拉选择

供应商资料维护单

进行供应商资料的编辑,您必须拥有供应商,才能进行商品的引入。

对于供应商进行供货,首先需要进行引入,与供应商签订合同之后,才能进行上货。

特点:

1、允许建立总部供应商与公司供应商,让供应商在整个集团或某一个公司内进行业务开展

2、允许登记父子供应商,用于统一结算。

供应商编号:

按来企业供货洽谈的先后顺序来编号,编号为6位,系统自动会产生编号也可以手动输入接着上面的编号,对新资料是新增状态,对系统已有资料是修改状态

供应商名称:

和企业和合作的供应商所在的企业名字,只可以输入10个汉字

联系人:

和企业和合作的供应商业务代表

供应商全称:

供应商名字过长时大于10个汉字时,在此中输入供应商的全部名称

主供应商:

该供应商所供的商品品类比较多时,合作方式和结算方式都不一样时,可以设置主供应商地址:

给企业供货的供应商所经营的场所地址

经销方式:

就是和厂家之间的合作付款方式,分经销、购销、代销、联营、租赁、自采经销:

供应商送货上门,留一定的质保金,分批付款、按单付款的合作方式

购销:

供应商送货上门,留一定的质保金,每次送货的货款需现金支付货款

代销:

供应商送货上门,供应商需要验收单,每月结账一次或者两次按企业销售数据来做参考抽单结账

联营:

供应商在企业供货,合作的供应商需先交纳产品质保金,每月结账一次或者两次,根据企业销售数据按一定的扣点比率结账。

联营的结账方法:

销售额-销售额*扣点比率-促销品销售额*促销扣率-每月应扣的所有费用

租赁:

供应商在企业租赁一块面积,企业内的场地对外招租,合作的供应商需先交纳产品质保金,供应商需提前支付企业租赁费用。

供应商在企业每月结账一次或者两次,根据企业销售数据

结账（销售额-每月应扣的所有费用

自采:

企业根据业务发展需要进行自行购进商品,（一些带动人气商品和高毛利的日常消费品、日用百货和针织品

联营扣率:

经销方式是联营的供应商,不同的商品品类促销扣率不同;当扣率发生变更时或有促销商品时扣率按促销扣率;在基础数据—合同管理—合同基本信息维护修改扣率,修改后提交登账。

采购员:

就是我们超市和供货之间的业务联系人。

传送方式:

连锁系统中传输的方式有光纤专线（费用昂贵、速度快、VPN（需要总部和门店都开通宽带,经济实惠

手机:

供应商业务代表的联络方式

法人代表:

供应商企业的企业负责人

传真:

向供应商发订单的一种联络途径

税务登记证号:

供应商企业的税务登记证号（增值税企业用户用到,企业可抵扣税费

主营产品:

记录供应商企业所经营的商品系列和商品品类

公司简介:

供应商企业经营的规模和介绍

公司主页:

记录供应商企业网址有自己网站的供应商企业

地区:

供应商所在区省份和区域

营业执照号:

供应商企业经营的营业许可证号

联系电话:

便于企业与供应商之间的业务联络

邮箱:

一般大型企业需要通过电子邮件进行采购订货;便于企业与供应商之间的业务联络及向供应商企业订货的一种订货方式,订单以邮件的形式

对账口令:

对企业开放给供应商的对账口令

开户行:

非现金结账的厂家需要在企业记录财务信息便于结账付款时使用,供应商企业的收款银行名称

银行账号:

非现金结账的厂家需要在企业记录财务信息便于结账付款时使用,供应商企业的收款账号备注:

标识一些特殊内容。

单据保存后有供应商编号和单据号,单据提交登账后销售单中才可以进行下拉选择

品牌资料维护单

品牌是管理商品的另一重要指标,选择合适的品牌,可以给超市带来巨大的利润。

品牌编号:

系统自动生成为2位品牌名称:

企业所经营的商品品牌

助记码:

品牌名称汉字的第一个字母备注:

需要特殊备注的信息

客户资料维护单

企业在经营的过程中有长期稳定的团购客户和批发客户需要建立客户信息,团购客户购商品时售价有优惠,为客户省钱,蓝色是必输项,编号是系统自动生成,客户资料如下图所示:

客户编号:

系统自动生成为6位;客户名称:

客户企业的名称或者客户的个人信息

助记码:

客户名称汉字的第一个字母客户级别:

根据客户的规模和订货的销售量来定级别

联系人:

客户业务联络负责人手机:

客户联线路人的通讯方式

联系电话:

客户单位的联系电话或者个人银行账号:

客户通过银行汇款付货款的账号

传真:

客户向企业订货的一种联系途径邮箱:

客户企业邮箱或者个人向企业向订货单的一种方式开户行:

客户通过银行汇款付货款的银行开户行

地址:

客户企业在的办公地址或客户企业货物的送达地点

备注:

需要特殊备注的信息

单据保存后有客户编号和单据号,单据提交登账后销售单中才可以进行下拉选择

专柜资料

用于登记企业内部的专柜信息,用来进行专柜销售。

竞争伙伴资料

为了更好的分析、掌握市场的运营情况,企业通过对市场的考察向系统提供竞争伙伴的经营数据,系统跟据这些数据信息,建立竞争伙伴档案,建立好了竞争伙伴资料,就可以对一段期间内的销售额与竞争伙伴的销售额进行分析对比,以评优劣,制定制胜战略。

仓库资料维护单

企业因管理需要设置多个仓库,入库到总仓库,总仓到分仓之间的业务流程商品流转工作是通过库存管理‘移仓单’来实现,一般是卖场做为总仓。

一些快速消费品和促销品需要大量库存,企业仓库有的面积有限,商品只有放在以总仓为分仓来管理商品。

打开单据如下图窗口:

机构编号:

单店时是当前机构、连锁时总部和门店的编号

仓库编号:

仓库编号4位,定义每个人仓库的代号

仓库名称:

当前仓库所在的位置为仓库名称,如:

五一路仓库

负责人:

仓库管理人员

地址:

仓库所在的位置如:

外地的安阳库、本地的郑州库

助记码:

库存名称汉字的第一个字母,便于以后查询时使用

备注:

需要特定注意的可以在此做备注

货位资料维护单

为了更好的对商品在仓库中的摆放位置进行跟踪管理,并对仓库内的陈列资源进行合理利用,而根据不同区域特性进行陈列或储存资源（同时考虑什么的区域适合摆放什么样的商品进行划分。

货位信息是对卖场划分区域的信息记录,主要用于对卖场的商品进行按区域管理,可对售货员的销售进行绩效统计,盘存时可按货区进行盘存。

对货位的管理可以分为多级,具体级次可自行定义,当货区启用后,将不能修改其级次。

货区级次一般分为三级,根据企业管理需要大企业分三级,小企业分两级。

操作窗口如下图所示:

货区编号:

自动生成,如果是第一级货区时,上级货区编号为空

货区名称:

按商品不同的区域定义的名称

助记码:

是货区名称汉字的第一个字母

如果货区在系统初始货定义的二级,输入第二级时,鼠标移到左侧树目录‘+’用鼠标左键点开,货区级次1上按右键如下图窗口所示:

新增同一级:

同一级的货区点此项;在级次1点新增下一级（增加下一级货区信息

新增下一级:

点住上一级时新增下一级时可选择此项;如果在2级上只能增加同级,（因为系统在初始化定义的为2级货区

修改:

对每一级的货区名称可以进行修改

删除:

只有在该货区没有建有商品信息时才可以进行删除。

如果建有商品信息先把商品信息处理好。

才能做货区操作

单据提交登账后才能生效,新建的货区才能在商品建档单里显示出来

货类资料维护单

因商品种类繁多,所以可根据商品的共同特性,将商品划分为不同的类别,以此进行关注。

根据货类资料的管理是企业最常用的方法。

货类信息是商品类别的基本资料,根据所销售商品的具体情况,对商品事先进行分类,以方便对商品进行品类管理。

商品的类别可以分为多级进行管理,建立商品信息时,只需把商品归至最小级货类即可特点:

1、按单据的方式进行货类资料操作,所有操作均有日志记载。

2、提供货类的计划品项数,新品引进指标,供日常新品引入退场提供依据,分析比较。

3、提供货类的期望日销额,周末日销额,节假日销额,期望毛利,进行对比分析更有道理。

4、提供按货类进行加价比计算商品的正常售价,制定价格策略更省事,更准确。

操作窗口如下图所示:

货类编号:

自动生成,如果是第一级货类时,上级货类编号为空

货类名称:

按商品不同的区域定义的