组织分析及职位分析.docx
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组织分析及职位分析
组织分析及职位分析
第一讲组织分析和职位分析附图表
图1-1组织战略三角形
图1-2：
主要人力资源管理职责及其关系
图1-3人力资源管理与企业战略之间的彼此关系
HRM部门的活动
HRM部门的地位
HRM部门对企业战略的参与度
后果
行政职能
（无关系）
孤立的人事日常事务处理
较低层次
服从
无机会，不参与企业战略形成和实施
人力资源管理停留在人事管理的水平，企业战略难以有效的实施
单向关系
人力资源部门根据企业战略制定和实施人力资源战略。
中高层次
服从为主
参与战略实施，没参与战略形成
由于没有参与企业战略制定，导致企业战备不能成功实现
双向关系
在形成企业战略过程中提出建议，将人力资源问题包括在内，实施企业战略
较高层次
服从和建议
即参与战略形成也参与战略实施
彼此相互依赖，较好地保证战略制定，能成功实施
一体化关系
人力资源管理活动完全溶入企业战略制定、实施之中
决策层
决策、执行
持续的，全面的参与企业战略的制定、实施
使企业在竞争中处于有利地位，保证企业战略的成功实现
图1-4：
组织结构
1-4A职能结构
1-4B、产品结构
1-4C、事业部结构：
地域结构
1-4D、顾客结构
1-5组织结构类型
1-5A职能式组织结构图
1-5B职能式组织结构特征
职能式适用条件
环境：
规模：
战略目标：
不确定性低，稳定
小型到中型
内部效率，技术的质量
职能式组织特征
经营目标：
计划和预算：
正式权力：
重视职能目标
基于成本的预算，统计报告
职能经理
优点
缺点
1.鼓励部门内规模经济
2.促进深层次技能提高
3.促进组织实现职能目标
4.在小型到中型规模下效果最优
5.只有一种或少数几种产品时效果最优
1.对外界环境变化反应较慢
2.可能引起高层决策堆积、超负荷
3.部门间缺少横向协调
4.缺乏创新
5.对组织目标的认识有限
1-5C事业部式组织结构图
1-5D事业部式组织结构特征
适用条件
环境：
规模：
战略目标：
中度到高度的不确定性，不断变化
大型
外部有效性，适应环境、满足顾客
组织特征
经营目标：
计划和预算：
正式权力：
重视产品线
基本成本和收益的利润中心
事业部经理
优点
缺点
1.适应不确定、高度变化的环境
2.使各分部适应不同的产品、地区和顾客
3.跨职能的高度协调
4.在产品较多的大公司效果最优
5.决策分权
1.失去了职能部门内部的规模经济
2.事业部间缺乏协调
3.不利于各职能技术的深度挖掘和提高
4.产品线间的整合与标准化变得困难
1-5E矩阵式组织结构图
1-5F矩阵式组织结构特征
适用条件
环境：
规模：
战略目标：
高度不确定性
中等、几条产品线
二元化----产品创新与积累技术专长
组织特征
经营目标：
计划和预算：
正式权力：
产品与职能目标同等重要
二元体系----基于职能或产品线
职能经理与产品经理的合作
优点
缺点
1.通过满足环境的二元需要实现协调
2.跨产品人力资源灵活共享
3.适应不稳定环境下的复杂决策和频繁变化
4.提供职能和产品技术发展的机会
5.在拥有多重产品的中等组织中最佳
1.接受双重主管的员工感到迷惑
2.意味着参与者需要良好的人际交往技能以及专门的培训
3.时间消耗大、参加频繁的会议以及冲突解决研讨会
4.需要承爱来自环境和维持权力平衡的双重压力。
图1-6工作分析访谈表
职位名称：
所属部门：
间接主管：
直接主管：
主管部门：
工作地点：
监督者：
一、职位设置的目的
二、职责
按顺序列举说明本职位的工作责任及其重要性，或按发生频率高低列举所担负的工
作任务（责任分为每日、一定时期内和偶尔担负三种类型）。
1、每日必做的工作
（1）
（2）
（3）
（4）
（5）
（6）
（7）
完成该任务花费时间的百分比
2、一定时期内必做的工作
（周、月、季度）
（1）
（2）
（3）
（4）
完成该任务的时间的百分比
3、偶尔要做的工作
（1）
（2）
（3）
（4）
完成该任务的时间的百分比
三、教育要求
对于本职位的工作来说，一些教育与知识可以从学校获得，也可以通过自学在职培训或工作实践获得。
请确定下列教育或知识中哪些是必要的，并在每条前面的打”√”标记。
任职者能够读写并理解基本的口头或书面的指令；
任职者能够理解并执行工作程序以及理解上下级的隶属关系，能够进行简单的数学运算和办公室设备的操作；
任职者能够理解并完成交给的任务，具备每分钟至少打50个汉字的。
具备本职位工作需要的专业知识；
具备相近专业领域的一般知识；
具备商业管理与财政等方面的基础知识与技能；
具备商业管理与财政等方面的高级知识与技能；
其他方面的经验要求：
四、经验
本职位要求任职者具备哪些经验？
请确定下列哪些经验是必需的。
只需要1个月的工作实习期或在职培训期；
只需要1个月～3个月的工作实习期或在职培训期；
只需要4个月～6个月的工作实习期或在职培训期；
只需要7个月～12个月的工作实习期或在职培训期；
只需要1年～3年的工作实习期或在职培训期；
只需要3年～5年的工作实习期或在职培训期；
只需要5年～8年的工作实习期或在职培训期；
需要8年以上的工作实习期或在职培训期；
其他方面的经验要求：
五、担负的管理职责
任职者担负的管理责任
1、工作指导
2、布置工作
3、检查工作
4、制定计划
5、目标管理
6、协调活动
7、解决雇员问题
8、评价下属
完成每项工作的时间的百分比
任职者直接管理的职工人数_________________________________
六、工作关系
本职位的工作者有哪些联系？
在描述这些联系时，要考虑这些联系是怎样建立的？
在部门内部还是部门外部？
联系次数是否频繁？
联系中包括信息搜集判断，还是仅仅作为一种服务形式？
哪些联系对部门有用？
这时的联系对象包括本部门与外部的所有人员。
七、本职位所受到的监督与管理
本职位需要接受哪些监督和管理？
接受的程度如何？
请对下列情况加以确定并在每条前面的横线上打”√”标记。
直接性。
任职者的工作简单重复进行，工作处于明确、具体的指导下，基本上每天都接受指导。
严密性。
任职者要求按程序工作，接受上级部门任务安排。
一般性。
任职者可以有计划地安排自己的工作，但需要不定期地与上级商讨例外的、复杂的问题。
有限性。
任职者在一定目标与指导下计划自己一定时期（每月）内的工作。
宏观指导。
任职者可以独立地计划和实施自己的主要工作，只需要在目标方向上与主管者要求保持一致。
自主性。
任职者可以自主地确定工作目标，绩效标准只需与他人协商即可，不需要征得上级同意。
八、决策责任
任职者独立决策的权限与范围有多大？
他做出的决定是否要由他人审核？
如果要，就由谁审核？
九、错误分析
1、最易犯的错误有哪些？
举例说明，并指出是操作上的还是观念上的或两者皆有。
2、这些错误多长时间才能被发现？
谁能发现？
常在哪些工作环节上被发现？
3、纠正这些错误存在哪些障碍？
在纠正错误过程中可能出现什么枝节问题？
十、数据保密
任职者是否要对一些数据加以保密？
保密的程度如何？
保密对公司的利益有无影响？
请对下列情况予以确定，并在第五笔桥前面的横线上以“√”标记。
不保密。
工作中没有任何数据需要保密。
有上点保密。
偶尔有些数据需要保密。
一般保密。
一般情况下还需要保密，泄密将对公司有副作用。
绝大部分保密。
绝大部分工作都需要保密，泄密将对公司有重大影响。
完全保密。
稍加泄露，便会有损公司的名声和地位。
十一、工作条件
描述工作顺利进行时必需的生理条件、物理条件，如任职者工作期间站、走、负荷的时间各是多少等。
十二、心理要求
为了使工作顺利进行，说明对任职者在心理方面有哪些要求。
十三、列出工作中所使用的机器或设备
设备名称
一直使用
经常使用
偶尔使用
十四、附加说明
本职位还有哪些方面需要补充说明？
请列出。
图1-7工作日记法
机构名称：
办公室职位：
办公室主任
编制：
3人，主任1人、打字员1人、办事员1人
花费时间/（分）
工作活动内容
任务完成量
备注
开始
延续
8:
00
5
打电话到销售科
1次
8:
05
2
接电话
1次
8:
07
4
帮办事员登记材料
2份
8:
11
4
帮办事员校对
5页
8:
15
4
准备广告材料
1页
8:
19
1
接张厂长电话
1次
8:
20
1
接李厂长电话，要一信件
1次
8:
21
6
和办事员商议工作
1次
8:
27
5
找李厂长要的信
1次
8:
32
5
安排当天的工作
1次
8:
37
3
找王科长
1次
8:
40
4
找肖工程师
1次
8:
44
1
送李厂长所要的信
1次
8:
45
2
为张厂长打文件
1次
8:
47
13
同张厂长商量，布置简报
1次
9:
00
2
开始复印李厂长的材料
0次
9:
02
10
把张厂长的材料归档
3次
9:
12
4
继续复印材料
0次
9:
16
5
同李厂长商议工作
1次
9:
21
2
给办事员布置复印任务
1次
9:
23
9
继续复印
2次
9:
32
8
分发信件
5次
9:
40
15
继续复印
2次
9:
55
10
整理档案材料
4次
10:
05
11
印完复印材料
200份
10:
16
2
将复印材料交办事员装订
1次
10:
18
9
打电话与协作厂联系
1次
10:
27
2
接张厂长电话
1次
10:
29
3
迎接参观者，并将其送到张厂长处
2人
10:
32
2
打电话到车间
1次
10:
34
略
说明：
这是一个小厂办公室主任的工作写实片断。
写实性工作日记汇总表（上表续表）
事件类别
花费时间（分）
发生次数
打字、复印、装订等
41
5
电话
22
8
寻找档案等
28
5
接受指令等
18
2
发出指令和计划
13
4
处理来信、文件
8
1
帮办事员工作
8
2
找人
7
2
写材料
4
1
迎接参观者
3
1
总计
152
31
图1-8A工作问卷
姓名职位名称
部分工号
主管姓名主管职位
1、请综述：
请用你自己的语言简要叙述你的主要工作任务。
如果你还负责写报告或做记录，请同时完成第8部分的内容
2、特定资格要求：
请列举为完成由你的职位所承担的那些任务，需要具有哪些证书、文凭或许可证
证书名称
培训机构
主要内容
培训时间
学时数
3、设备：
请列举为了完成本职位的工作，你通常使用的所有设备、机器、工具（比如打字机、计算器、汽车、车床、叉车、钻机等等）
机器
名称
频率
（次/周）
4、常规工作任务：
请用概括的语言描述你的常规工作任务。
请根据各项任务的重要性以及每个月每项任务所花费时间的百分比将其从高到低排列。
并请尽可能多地列出工作任务，如
果此处空白不够，请另外附纸
重要性（从高到低）
所花费的时间
①
②
③
④
⑤
5、工作接触：
你所从事的工作要求你同其他部门和其他人员、其他公司或机构有所接触吗？
如果是，请列出要求与他人接触的工作任务并说明其频繁程度（次/周）
接触对象
工作任务
频繁程度
6、监督：
你的职位负有监督职责吗？
（）有（）没有。
如果你的职位对其他人的工作还负有责任但不是监督职责的话，请加以解释
7、决策：
请解释你在完成常规工作的过程中所要做出的决策有哪些
决策名称
实施失当后果
注：
（a）如果你所做出的判断或决定的质量不高；（b）所采取的行动不恰当，那么可能会带来的后果是什么？
8、文件记录责任：
请列出需要由你准备的报告或保存的文件资料有哪些。
并请概括说明每份报告都是递交给谁的
准备的报告名称
递交给谁
保存的资料名称
9、监督的频率：
为进行决策或决定采取某种正确的行动程序，你必须以一种怎样的频率同你的主管或其他人协商？
经常
偶尔
很少
从来不
上级主管
平行人员
部下
10、工作条件：
请描述你是在一种什么样的条件下进行工作的，包括内部条件、外部条件、空调办公区域等。
请一定将所有令人不满意或非常规的工作条件记述下来（包括交通、通讯、工作外部环境、安全、卫生、午餐等等）
11、资历要求：
请指出为令人满意地完成本职位的工作，工作承担者需要达到的最低要求是什么？
（a）教育：
最低学历
受教育年限
专业或专长
（b）工作经验
工作经验的类型
工作经验的年限
（c）特殊技能：
打字：
字/分钟速记字/分钟
其他：
12、其他信息：
请提供前面各项目中所未能包括，但你认为对你的职位来说是十分重要的其他信息
雇员签名：
日期：
1-8B问卷
职位描述
1、职员姓名2、职位编号3、现行工资水平
4、职位描述的原因□新职位□例行公事
□现职位发生变化□检查
5、工作地点
6、部门名称
职位名称
7、从何种部门、接受谁的指导
姓名：
部门：
8、具体描述本岗位的工作有哪些，按所费时间的多少进行排列。
要说明做什么、怎么做、使用哪些设备。
用百分比说明每项任务花费的时间。
如果本岗位的工作发生了变化，要注明何时、怎么变化的。
时间
任务
9、上述各项任务持续的时间
10、列出所使用的机器和设备以及工作环境
11、标明下级人员数目
12、标明下级人员数目
13、保证上述岗位描述是本人所写，并尽可能地详尽和准确。
签名：
日期：
下列各项由直接上级填写
14、指出上述各项中哪些不够详尽和准确。
职位描述
职员姓名职位编号现行工资水平
15、接受监督和管理：
描述职员接受指令的频率、性质，包括如何对职员的工作进行分配和检查。
16、要求：
标明本职位工作需要的最起码素质。
（1）教育（包括专业知识）：
（2）经验（类型和程度）：
（3）体力：
17、责任：
（1）政策和方法：
包括改进政策和方法的责任以及所需的上级部门的支持。
（2）
（3）
（4）材料或产品：
通过计划、改进工艺过程来节约材料，防止利润减少。
（5）
（6）
（7）机器和设备：
对设备进行使用、修理、维护；所需设备的尺寸和型号；维护设备的措施。
（8）
（9）
（10）资金：
谁筹措资金，渠道如何，资金需多少。
（11）
（12）
（13）人际交往：
进行人际交往的目的，包括组织内、外的交往；人际交往的类型和意义。
（14）
（15）
（16）记录和汇报：
谁记录和汇报，记录和汇报的类型和意义。
（17）
（18）
直接上级签名：
日期：
职位名称：
直接上级的领导签名：
日期：
1-8C问卷
姓名
职称
现任职务（工作）
工龄
性别
部门
直接上级
进入公司时间
年龄
学历
月平均收入
从事本工作时间
工
作
的
时
间
要
求
1.正常的工作时间每日（）时到（）时结束。
2.每日午休时间为（）小时，（%）可以保证。
3.每周平均加班时间为（）小时。
4.实际上下班时间是否随业务情况经常发生变化（总是，有时是，偶尔是，否）。
5.所从事的工作是否忙闲不均（是，否）。
6.若忙闲不均，最常发生在哪段时间（）。
7.每周外出时间占正常工作时间的（%）。
8.外地出差情况每月平均几次（），每次平均需要（）天。
9.本地外出情况平均每周（）次，每次平均需要（）天。
10.外地出差时所使用的交通工具按使用频率排序：
11.本地外出时所使用的交通工具按使用频率排序：
12.其他需要补充的问题：
工
作
目
标
主要目标：
1、
2、
3、
其他目标：
1、
2、
3、
工
作
概
要
用简练的语言描述一下您所从事的工作；
工
作
活
动
程
序
名称
程序
依据
工
作
活
动
内
容
名称
结果
占全部工作时间
的百分比（％）
权限
承办
需报审
全权负责
失
误
的
影
响
经济损失
1、
2、
3、
说明：
12345
轻较轻一般较重重
公司形象损害
1、
2、
3、
经营管理损害
1、
2、
3、
其他损害（请注明）
1、
2、
若您的工作出现失误，会发生下列哪种情况？
1、不影响其他人工作的正常进行。
2、只影响本部门内少数人。
3、影响整个部门。
4、影响其他几个部门。
5、影响整个公司。
说明：
如出现多种情况，请按影响程度由高到低依次把编号填写在下面括号中。
（）
内
部
接
触
1、在工作中不与其他人接触。
（）
2、只与本部门内几个同事接触。
（）
3、需要与其他部门的人员接触。
（）
4、需要与其他部门的部分领导接触。
（）
5、需要同所有部门的领导接触。
（）
将频繁程度等级填入左边括号中。
偶尔经常非常频繁
12345
外
部
接
触
1、不与本公司以外的人员接触。
（）
2、与其他公司的人员接触。
（）
3、与其他公司的人员和政府机构接触。
（）
4、与其他公司、政府机构、外商接触。
（）
将频繁程度等级填入左边括号中。
偶尔经常非常频繁
12345
监
督
1、直接和间接监督的人员数量。
（）
2、被监督的管理人员数量。
（）
3、直接监督人员的层次：
一般职工、基层领导、中层领导、高层领导。
（）
1、只对自己负责。
2、对职工有监督指导的责任。
3、对职工有分配工作、监督指导的责任。
4、对职工有分配工作、监督指导和考核的责任。
工
作
的
基
本
特
征
1、不需对自己的工作结果负责。
2、仅对自己的工作结果负责。
3、对整个部门负责。
4、对自己的部门和相关部门负责。
5、对整个公司负责。
1、在工作中时常做些小的决定，一般不影响其他人。
2、在工作中时常做一些的决定，对有关人员有些影响。
3、在工作中时常做一些的决定，对整个部门有影响，但一般不影响其他部门。
4、在工作中时常做一些大的决定，对自己部门和相关部门有影响。
5、在工作中要做重大决定，对整个公司有重大影响。
1、有关工作的程序和方法均由上级详细规定，遇到问题时可随时请示上级解决，工作结果须报上级审核。
2、分配工作时上级仅提示要点，工作中上级并不时常指导，但遇困难时仍可直接或间
3、接请示上级，工作结果仅由上级大概审核。
4、分配任务时上级只说明要达到的任务或目标，工作的方法和程序均由自己决定，工作结果仅受上级原则审核。
在工作中您所接触到的信息经常是：
1、原始的、未经加工处理的信息。
2、经过初步加工的信息。
3、经过高度综合的信息。
说明：
如出现多种情况，请按”经常”的程度由高到低依次填写在下面括号中。
（）
在您做决定时一般依据以下哪种资料：
1、事实资料。
3、事实资料和背景资料。
4、事实、背景资料和模糊的相关资料。
说明：
如出现多种情况，请按”依据”的程度由高到低依次填写在下面括号中。
（）
4、事实资料、背景资料、模糊的相关资料和难以确定是否相关的资料。
在工作中，您需要做计划的程度：
1、在工作中无需做计划。
2、在工作中需要做一些小的计划。
3、在工作中需要部门计划。
4、在工作中需要做公司整体计划。
说明：
如出现多种情况，请按”做计划”的程度由高到低依次填写在下面括号中。
（）
在您的工作中接触资料的公开性程度：
1、在工作中所接触的资料均属公开性资料。
2、在工作中所接触的资料属于不可向外公开的资料。
3、在工作中所接触的资料属于机密资料。
4、在工作中所接触的资料属于公司高度机密，仅对少数高层领导公开。
说明：
如出现多种情况，请按”公开性”的程度由高到低依次填写在下面括号中。
（）
您在工作中所使用的资料属于哪几种，使用的比例约为多少？
1、语文的（％）
2、符号的（％）
3、文字的（％）
4、形象的（％）
5、行为的（％）
工
作
压
力
1、在每天工作中是否经常要迅速做出决定？
没有很少偶尔许多非常频繁
2、您手头的工作是否经常被打断？
没有很少偶尔许多非常频繁
3、您的工作是否经常需要注意细节？
没有很少偶
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