档案工作管理办法.docx

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档案工作管理办法

档案工作管理办法

第一章总则

第一条为了完整的保护和有效利用档案，实现对档案的规范化与科学化管理，依据《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）、《天津市非国家所有档案管理规定》（市政府令13号），并结合本公司工作实际，特制定本办法。

第二条本办法适用于本公司所有内设机构日常工作及业务活动中产生的具有保存价值的各种文件、资料。

第二章归档工作原则

第三条档案工作的进行应本着提高档案整体质量，便于管理、查询和利用为原则。

第四条归档范围（包括平时立卷）、保管期限等具体操作方案，由行政部拟制，并在征求各内设机构意见，由主管领导批准确认后方可实行；归档范围与保管期限表为动态管理，根据公司内设机构的职能变化、工作内容、形成文件材料情况的变化而调整。

第五条对已分类的文件、资料要进行登记、立卷，并详细填写《卷内文件目录》和《案卷目录》，以备查考。

涉及商业秘密的文件以专卷形式进行归档。

第三章文件材料归档与不归档的范围

第一节归档范围

第六条凡与公司生产经营、业务活动相关的，具有查考、利用价值的文件材料均应列入归档文件的范围。

（一）管理机关颁发的属于本公司业务，并要执行的文件；

（二）有关领导人视察、检查本公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；

（三）代其他相关单位草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；

（四）本公司的文件材料：

1.董事会领导会议记录、纪要，本公司召开的工作会议、专业会议材料；报告、计划、声像材料、有参考价值的资料；

2.本公司（包括与兄弟单位共同拟制）的各种正式文件的印制稿，重要文件的修改稿；

3.本公司及内部机构活动形成的工作计划、总结、报告；

4.本公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织章程、人员编制等文件材料；

5.本公司制订的工作条例、章程、制度等文件材料；

6.本公司的历史沿革、大事记、年鉴，反映本公司重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；

7.本公司被聘用人员基本资料、录用、转正、定级、调资、奖惩、聘用合同、考核记载、专业技术职务评定、重大奖惩记载、培训、晋升等文件材料等；

8.本公司办理外联事项的介绍信及存根；

9.本公司领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外单位带回的与本公司有关的未经文书处理登记文件材料；

10.本公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；

11.本公司编印的信息、简报、情况反映，刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿；

12.本公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

13.本公司汇总的统计报表和统计分析资料；

14.本公司形成的财务报表、凭证、帐簿等会计文件材料；

15.本公司有关工程项目、开发土地、基本建设工程等工作中形成的文件材料以及房屋、土地产权证明等文件材料；

16.本公司购置设备（列为固定资产，非耗材）的文件材料；

第二节不归档的文件材料的范围

第七条凡与本公司无关的或无查考利用价值的事务性、临时性文件均列为不归档范围。

（一）与本公司无关的不需办理的文件材料；

（二）各相关单位征求意见但未定稿的文件；

（三）重份文件（特殊要求需按一式X份留存的除外）；

（四）无查考利用价值的事务性、临时性文件；

（五）未经董事会或公司领导确认、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿、校对稿；

（六）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题的相关单位来函；

（七）本公司内设机构间互相抄送的文件材料；

（八）以参考为目的从各方面收集的文件材料。

第四章档案管理工作责任分工

第八条总经理负责领导公司档案工作，定期听取档案工作汇报。

第九条行政部负责审定本公司档案管理的各项制度，研究解决档案工作中的实际问题，并组织档案管理人员进行业务学习、培训考核，定期检查档案人员岗位责任制的落实情况。

第十条公司的所有文书类档案、人事档案及科技档案由行政部集中收存管理；财务报表、凭证、帐簿等财务文件由财务部专人保管。

第十一条档案工作岗位实行专人专岗负责。

（一）贯彻执行档案工作方针、政策、规定和制度；

（二）具体负责公司各内设机构档案材料的收集、整理和立卷，做到文件材料收集齐全、立卷及时、保证质量；

（三）负责对接收、整理和移交的档案进行排列上架、统计、鉴定、著录和提供利用等工作；

（四）认真执行档案室工作制度和档案借阅制度，保护档案原件，防止失、泄密情况的发生；

（五）负责档案统计工作。

第十二条公司各内设机构负责的档案工作事项

（一）认真执行公司档案管理各项规章制度；

（二）负责文件材料的收集、整理，并及时移交给档案工作具体负责人；

（三）对工作中出现的问题及时向行政部门反映。

第五章涉秘档案的管理

第十三条本公司涉密档案是指关系公司权力和利益，按照特定程序确定，在一定时间（范围、职务）内、知悉的文件材料。

（一）涉及公司重大决策中秘密事项的文件材料；

（二）涉及公司尚未实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策等文件材料；

（三）公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、重要会议记录等文件材料；

（四）公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；

（五）公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的其他信息的文件材料；

（六）公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料；

（七）其他经公司确定应当保密的事项。

第十四条公司涉密档案根据保密程度分别为：

“绝密”、“机密”、“秘密”。

第十五条需借阅公司涉密档案的，必须经总经理批准并办理相应借阅手续，未经充许不得进行复印、摘抄及转借他人。

第十六条对未经主管领导批准，私自提供、复印、摘抄、转借或损毁档案，给公司造成损失及重大损失的人员，将给予批评、罚款、开除等行政处罚，直至追究刑事责任。

第五章归档操作办法

第一节文书档案

第十七条凡是本公司内设机构业务活动中形成的，具有保存价值的各种内容的收文、发文和内部文件材料，都应按照文件自然形成规律及保管期限要求，分类组卷，我公司采用年度—机构（问题）—保管期限为主的方法立卷。

（一）分类

1．文件应按形成时间或内容针对年度进行分类，不同年度的文件一般不得放在一起立卷（我公司工程项目文件材料除外）。

但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷，没有复文的放在请示年立卷；

2．年度计划、总结、预算、决算、统计报表应归入内容针对的年度，跨年度的计划、规划放在开始年度；

3．跨年度的总结、决算放在针对的最后一年立卷；

4．跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；

6．其它文件归入成文年度。

（二）保管期限划分

文书档案的保管期限定为永久、长期、短期三种，长期16-50年左右，短期15年以下。

1．凡是反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的材料，列为永久保管。

2．凡是反映本公司一般工作活动，在较长时期内，对本公司工作有参考、利用价值的文件材料，列为长期保管。

3．凡是在较短时间内对本公司有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。

不同保管期限或不同机构（问题）的文件一般不得组合在一起立卷。

（三）组卷要求

组卷应遵循“按照文件形成的规律，保持文件的历史联系，区分文件的保存价值，便于保管利用”的原则。

1.会议文件：

根据文件的数量，可以一会一卷，一会数卷或数会一卷；

2.本公司业务活动形成的规章、制度、业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合或相关问题组合一卷；

3.统计、报表、名册等文件按照格式、名称，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；

4.工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；

5.本公司的简报、刊物可按名称或期号，根据文件的数量组合；

6.明码电报、传真电报按其内容涉及的问题归入相关案卷；

7.其它文件材料可按照特殊形式组合。

（四）卷内文件整理要求

卷内文件排列要条理清晰，突出文件之间的历史联系，一般可按文件产生的时间和重要程度进行排列。

1．对单一作者、单一问题的案卷，按文件日期先后顺序排列；单一作者几个问题的案卷，先排问题，后排时间；几个作者的案卷，先排作者后排时间。

2．会议文件按重要程度结合形成时间顺序排列。

3．一份文件正本在前定稿在后，正本在前附件在后，批复在前请示在后，转发文在前被转发文在后，重要文件定稿在前历次修改稿在后，并按时间顺序排列。

（五）案卷质量标准

1.卷内文件修整

（1）卷内文件材料原则上要去掉金属物，破损文件要修复，较大纸张要折叠整理，规格采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。

用复写纸、热敏传真纸、铅笔、圆珠笔书写，签批的文件要进行复制，连同原件一并订入卷内。

（2）页码编写、卷内文件目录格式按《规则》（见附件3）填注、书写。

2.案卷装订：

（1）卷内文件一般要求左上角装订，左上侧取齐。

（3）装订时不要压字和影响阅读。

3.案卷卷皮：

统一使用国家档案局规定标准卷皮。

4.案卷封面：

（1）填写封面项目：

类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号等。

（2）填写要求用钢笔（碳素墨水）书写，字迹要工整、清晰。

5.备考表：

卷内需要说明的情况应填写卷内备考表，注明立卷人，检查人的姓名和立卷日期（见附件4）。

（六）档案管理部门应于每年6月底之前完成立卷归档和系统化整理工作。

第十八条已归档的文件要定期整理，对内容已发生实质变化并与现行文件相抵触、已失效等失去保存价值的档案，在经主管领导批准后集中予以销毁；销毁档案时要有2人监销并将销毁情况登记、造册留存。