会议接待安排方案.docx

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会议接待安排方案

会议接待安排方案

Meetingreceptionarrangement

编订：

JinTaiCollege

会议接待安排方案

前言：

本文档根据题材书写内容要求展开，具有实践指导意义，适用于组织或个人。

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我公司在承办会议方面积累了丰富的实际工作和实际操作经验，以自己票务方面独有的优势，使您的会议工作轻松便捷、有条不紊；使您可以更专心自己的工作，不必为会议的琐事而分心劳神，而且还会将会议举办得更加圆滿和精彩，取得意想不到的收获！

会议策划简介：

1、提供多家大酒店由您选择，价格优惠。

2、会场（或分会场）的选择和预定，会场的设计和布置（会场内外气氛的渲染和烘托，横幅、旗帜彩球、拱门、主席台、桌签、签到台等）以及各种设备的摆放。

3、材料和证件的印制、会议手册和参会人员通讯录的设计制作、请柬、胸卡、餐券的印制。

4、礼品策划、设计、样品提供和制作。

5、设备：

会议设备、办公设备、视频设备及多媒体、音频设备、灯光设备。

6、翻译：

各类外语语种的口译、笔译服务。

7、媒体支持、协助联系媒体、邀请记者。

8、提供会议所需各类信息。

9、协助招徕参会人员、协助寻求赞助单位和邀请本地嘉宾。

10、礼宾接待、会议事务及其他秘书服务、现场接待、礼宾礼仪、招待酒会、会间茶憩、摄影录象、及VCD的制作等

11、提供西餐、中餐、自助餐、宴会等不同标准的菜单，根据要求进行调整，协助选择和推荐不同的用餐地点。

12、接送车辆及各种豪华轿车、中巴车、大巴车的租用。

13、公司专门为会议设计和安排了多条旅游路线，并根据参会人员的喜好，协助安排各种休闲活动。

14、报到同时有专人登记和办理返程票预定。

会议接待程序：

1、我们倡导商务会议的'全新概念，积极为合作客户提供最高效、优质、周到的服务，可以根据客户需求，灵活安排会议规模、费用，提供活动整体策划方案，以便为客户提供不同规模、档次的商务会议服务设施。

2、我们还提供会议举办地的交通、气候、商务环境等一系列资询信息供客户选择，为客户提供商务会议期间全部的会务用品及会议现场布置，为客户提供相应的媒体支持。

3、会议期间，会根据客户的需求，在会议举办地进行媒体宣传，灵活操作，使商务会议期间的娱乐休闲活动具有鲜明特色。

4、我们将根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场地点，并提前为您预约。

5、我们将为您提当地大酒店3－7优惠价格的预定服务，并完全考虑您的要求，为您推荐

适合您需要的酒店以及楼层。

6、我们拥有雄厚的办会实力、丰富的办会经验及训练有素的专业会务人员，与各星级酒店都有协议关系，可按客户的不同要求提供规范、经济的会议策划及筹办工作。

7、无论在当地哪里举办会议，我们都会有专业人员24小时为您服务，包括从开始的预定酒店到最后订票送站，我们会根据您的要求精心策划、落实、负责到底。

8、我们将为您的会议提供宣传册等印刷品、纪念品的设计、生产一条龙服务，我们将根据会议的具体需求设计印刷品或纪念品的样式、内容、选择图案等，为您的印刷品或纪念品指定专门的厂家印刷以及生产，并将根据您的需求，提前把印刷品或纪念品送到会场或指定位置。

会议接待内容

【接待类别】：

各科研机构、机关、学校、各培训中心的学术研讨会、笔会、论文发布会、各类培训班、企业业务洽谈会、订货会、新产品推广会、集团公司董事会、经销商会议、奖评会、客户联谊会、行业研讨会等各类型会议等。

【接待人数】：

不限。

【会议参考】：

（1）、会议酒店范围：

二星级酒店（★★）、三星级酒店（★★★）、四星级酒店（★★★★）、五星级酒店（★★★★★）。

（2）、会议室范围：

根据需要可提供5人以上的会议室或报告大厅。

（3）、会议用餐范围：

25元/人/天--180元/人/天，多种标准供选择。

（4）、会议用车范围：

丰田面包车、依维柯、金龙中巴（大巴）、瑞典沃尔沃、韩国现代（大宇）、德国凯斯鲍尔等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车，任你们选择。

（5）、会议接站及用车：

专车将全天接站,优惠价格提供会议期间用车服务。

（6）、会议票务：

免费代订往返程飞机票，代订返程火车卧铺票。

（7）、旅游考察安排：

提供多条考察线路，优惠价格安排参会代表的会后考察活动。

（8）、会议娱乐及活动：

协助会议期间的各项娱乐活动，回答客户的咨询并提供实惠选择的建议！

（9）、会议礼品：

向开会客户调配优秀国语导游或优秀外语导游、翻译等，做好会议礼品的解说与建议工作。

备注：

以上为一般性的会议范围，具体的会议、会展、活动，具体建议，具体策划、具体协商。

会议接待流程

一、会议资料准备

1、会议资料由贵公司提供，其中文字资料，由承办单位按会务组要求根据参会人数印制。

2、会议资料（主办单位提供）

3、领导发言稿（主办单位提供）

4、《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。

5、项目执行情况资料（主办单位提供）

6、展板所属图片（主办单位提供）

7、广告牌高计稿

8、欢迎布标、会议室布标

9、会议礼品（按参会人数准备）

10、会议代表证

11、会议用餐券

二、设备及设施准备

1、投影仪、多媒体电脑一台

2、广告牌按设计稿制作好，根据要求准备

3、会议室一间（根据入会人数）

4、车辆准备

5、麦克风3只

6、订制领导座次牌（名单由主办单位提供）

7、会议形式：

座谈及课桌形式

8、照相机一台

9、摄影机一台、由专业人员操作

三、会前准备工作程序

1、根据会务组要求，代表报到前两天，会议室会场布置（或分组讨论）（会标、广告牌、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排）按

部落实到位。

2、据酒店提供的房况表，报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间，选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水

果种类及特殊安全保卫工作。

3、提前两天检查餐厅环境卫生，桌椅摆设、餐具的完好程度，再次落实菜单及服务到位情况。

4、提前两天完成会议所需的代表证、发放的资料、签到表、就餐卡、广告牌、商家展板及宣传设备的摆设位置，电源、灯光亮度、通道畅通等情况，会间摄

影、摄像设备，人员的准备。

5、与酒店保安部组成会议安全组，在会议期间加强门卫、楼层行查，杜绝安全隐患的发生。

6、成立生活服务组，避免个别代表发生高原反应，联系就诊。

7、在大堂、楼层、餐厅、会议是、电梯等处帖上会议指示箭头。

四、会议其它费用开支预算

1、代表证：

2元/张

2、广告牌：

万通板，1米X2米板17元/块；会议室主席台背景1.9米X5.7米，需用万通板6板；徽标、刻字按字数、尺寸、颜色收费、制作费约400—500元

3、展板：

根据你方要求，由我方代办，费用按时结算。

4、临时用车：

别克商务车，现在瑞风商务车，桑塔那，11座金杯车

5、宴会标准（由贵公司订标准）

6、水果

7、纪念品

8、资料打印、复印

9、照相、摄像

10、其它

五、会场布置

1、布标

2、按会议规定的摆防形式及要求布置好会场

3、设立会务人员发放会议用品及文件

4、确定会场摄影点和时间

六、人员安排

1、根据会议人数需求安排会务接待小组、如住房登记员，财务人员，票务，考察咨询，引导人员（至房间、餐厅、电梯、会议室）

2、会议全程督导人员，负责落实会议室布置、茶水供应及服务

3、摄影组：

根据会议需求安排摄影人员

4、车辆小组：

根据会议实到人数，落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。

此小组负责会议临时接待服务工作。

如：

专家、领导临时出行，就餐、会见等活动

的车辆。

5、旅游接待小组：

根据参加考察人数安排每车一位优秀导游，负责代表的服务6：

生活小组：

此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务，确保代表会议期间的生活服务

七、发票的开据

在会议前通知上注明由我方承办、会议期间我方根据代表需要，开据的正式发票及酒店的住宿发票。

八、会议接站

1、会议报到当天，安排全天候接站，机场设立两块醒目接站牌，一块设在正门出站口，一块设在提取行李出口处。

火车站设一块醒目接站牌。

2、人员及车辆安排

1）：

人员：

机场设1-2人、（领导、专家除外）

2）：

接站车辆：

根据会务组要求派车

3）：

领导、专家由会务组统一安排，根据航班、车次，派专人专车接送，需要送花、护照的提前安排，保证准确安全接待。

九、会议报到

1、在酒店大堂设“报到处”、“收费处”、“考察咨询处”、“票务处”

2、报到登记时，填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、收费金额、入住金额、入住天数、房间号、考察线路等。

3、提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物，耐心、细致地解说会议报到须知及有关事宜，及时妥善处理好代表要求。

4、根据会务组要求传达通知、指示，准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察乘车券5：

代表报到后，由行李员引导入住，同时办理行李寄存

6、当天打印会议通讯录并与会务老师校对，及时发给代表

7）：

会务组24小时有专职会议，随时接待安排参会代表

十、会议期间

1、要求酒店落实叫早服务

2、准确统计用餐人数并安排代表用餐，及时解决会议期间临时发生的问题，确保会议正常进行

3、会议室布置情况落实

4、安排好旅游选种、落实返程机、车票的登记

5、及时统计票务预订情况、考察人数、行程立即同旅行社计调反馈

6、与酒店公司财务人员协调好票据的开取

7、准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程

十一、会议考察

1、代表的安全问题

1）、考察期间为每位代表办理10万元的人身保险。

2）、考察的整个行程中，我方派人员全程陪同、确保考察顺利进行。

3）、要求每个环节的接待人员做到严格的保密制度、确保代表的人身安全。

4）、我中心承诺确保代表返程机、车票，并根据返程时间及方向分批送行，取保顺利返程

十二、会议结束工作

1、会议结算

1）：

我方向会务给出书面报告，交会务组审核。

并列《会议结算清单》，包括此会议的实际人数、天数、实际用餐人数、用餐标准、考察人数及会议期间其它费用开支，我方承诺快捷、准确无误

2）：

向会务组提供所需发票

3）：

返还会务组附加的会议利润

4）：

我方本着多年的办公经验，为会务组在各项费用开支中，争取最大的利益2：

会议返程

1）：

我方根据代表返程机、车票时间及方向，分批送站，我方承诺确保代表顺利返程

2）：

我方可根据会务组需要派专人、专车、提供满意的送站服务，并向会务组赠送特色精美礼品

3）：

我方向代表全面征求意见，了解此会议的满意程度，并向会务组反馈

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