会议接待安排方案.docx

1、会议接待安排方案会议接待安排方案Meeting reception arrangement编订：JinTai College会议接待安排方案前言：本文档根据题材书写内容要求展开，具有实践指导意义，适用于组织或个人。便于学习和使用，本文档下载后内容可按需编辑修改及打印。 我公司在承办会议方面积累了丰富的实际工作和实际操作经验，以自己票务方面独有的优势，使您的会议工作轻松便捷、有条不紊；使您可以更专心自己的工作，不必为会议的琐事而分心劳神，而且还会将会议举办得更加圆滿和精彩，取得意想不到的收获！ 会议策划简介： 1、提供多家大酒店由您选择，价格优惠。 2、会场（或分会场）的选择和预定，会场的设计和

2、布置（会场内外气氛的渲染和烘托，横幅、旗帜彩球、拱门、主席台、桌签、签到台等）以及各种设备的摆放。 3、材料和证件的印制、会议手册和参会人员通讯录的设计制作、请柬、胸卡、餐券的印制。 4、礼品策划、设计、样品提供和制作。 5、设备：会议设备、办公设备、视频设备及多媒体、音频设备、灯光设备。 6、翻译：各类外语语种的口译、笔译服务。 7、媒体支持、协助联系媒体、邀请记者。 8、提供会议所需各类信息。 9、协助招徕参会人员、协助寻求赞助单位和邀请本地嘉宾。 10、礼宾接待、会议事务及其他秘书服务、现场接待、礼宾礼仪、招待酒会、会间茶憩、摄影录象、及VCD的制作等 11、提供西餐、中餐、自助餐、宴会

3、等不同标准的菜单，根据要求进行调整，协助选择和推荐不同的用餐地点。 12、接送车辆及各种豪华轿车、中巴车、大巴车的租用。 13、公司专门为会议设计和安排了多条旅游路线，并根据参会人员的喜好，协助安排各种休闲活动。 14、报到同时有专人登记和办理返程票预定。 会议接待程序： 1、我们倡导商务会议的全新概念，积极为合作客户提供最高效、优质、周到的服务，可以根据客户需求，灵活安排会议规模、费用，提供活动整体策划方案，以便为客户提供不同规模、档次的商务会议服务设施。 2、我们还提供会议举办地的交通、气候、商务环境等一系列资询信息供客户选择，为客户提供商务会议期间全部的会务用品及会议现场布置，为客户提供

4、相应的媒体支持。 3、会议期间，会根据客户的需求，在会议举办地进行媒体宣传，灵活操作，使商务会议期间的娱乐休闲活动具有鲜明特色。 4、我们将根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场地点，并提前为您预约。 5、我们将为您提当地大酒店37优惠价格的预定服务，并完全考虑您的要求，为您推荐 适合您需要的酒店以及楼层。 6、我们拥有雄厚的办会实力、丰富的办会经验及训练有素的专业会务人员，与各星级酒店都有协议关系，可按客户的不同要求提供规范、经济的会议策划及筹办工作。 7、无论在当地哪里举办会议，我们都会有专业人员24小时为您服务，包括从开始的预定酒店到最后订票送站，我们会根据您的要

5、求精心策划、落实、负责到底。 8、我们将为您的会议提供宣传册等印刷品、纪念品的设计、生产一条龙服务，我们将根据会议的具体需求设计印刷品或纪念品的样式、内容、选择图案等，为您的印刷品或纪念品指定专门的厂家印刷以及生产，并将根据您的需求，提前把印刷品或纪念品送到会场或指定位置。 会议接待内容 【接待类别】： 各科研机构、机关、学校、各培训中心的学术研讨会、笔会、论文发布会、各类培训班、企业业务洽谈会、订货会、新产品推广会、集团公司董事会、经销商会议、奖评会、客户联谊会、行业研讨会等各类型会议等。 【接待人数】： 不限。 【会议参考】： （ 1 ）、会议酒店范围： 二星级酒店（）、三星级酒店（）、四

6、星级酒店（）、五星级酒店（）。 （ 2 ）、会议室范围： 根据需要可提供 5 人以上的会议室或报告大厅。 （ 3 ）、会议用餐范围： 25 元 / 人 / 天 -180 元 / 人 / 天，多种标准供选择。 （ 4 ）、会议用车范围： 丰田面包车、依维柯、金龙中巴（大巴）、瑞典沃尔沃、韩国现代（大宇）、德国凯斯鲍尔等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车，任你们选择。 （ 5 ）、会议接站及用车： 专车将全天接站 , 优惠价格提供会议期间用车服务。 （ 6 ）、会议票务： 免费代订往返程飞机票，代订返程火车卧铺票。 （ 7 ）、旅游考察安排： 提供多条考察线路，优惠价格安排参会代表的会后考察活动。

7、 （ 8 ）、会议娱乐及活动： 协助会议期间的各项娱乐活动，回答客户的咨询并提供实惠选择的建议！ （ 9 ）、会议礼品： 向开会客户调配优秀国语导游或优秀外语导游、翻译等，做好会议礼品的解说与建议工作。 备 注：以上为一般性的会议范围，具体的会议、会展、活动，具体建议，具体策划、具体协商。 会议接待流程 一、会议资料准备 1、会议资料由贵公司提供，其中文字资料，由承办单位按会务组要求根据参会 人数印制。 2、会议资料（主办单位提供） 3、领导发言稿（主办单位提供） 4、报到册、会议指南、会议日程、参会者到达消息。 5、项目执行情况资料（主办单位提供） 6、展板所属图片（主办单位提供） 7、广告

8、牌高计稿 8、欢迎布标、会议室布标 9、会议礼品（按参会人数准备） 10、会议代表证 11、会议用餐券 二、设备及设施准备 1、投影仪、多媒体电脑一台 2、广告牌按设计稿制作好，根据要求准备 3、会议室一间（根据入会人数） 4、车辆准备 5、麦克风3只 6、订制领导座次牌（名单由主办单位提供） 7、会议形式：座谈及课桌形式 8、照相机一台 9、摄影机一台、由专业人员操作 三、会前准备工作程序 1、根据会务组要求，代表报到前两天，会议室会场布置（或分组讨论）（会标、 广告牌、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排）按 部落实到位。 2、据酒店提供的房况表，报到前两天与先到达的会

9、务组人员协商确定会务组房 间，选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水 果种类及特殊安全保卫工作。 3、提前两天检查餐厅环境卫生，桌椅摆设、餐具的完好程度，再次落实菜单及 服务到位情况。 4、提前两天完成会议所需的代表证、发放的资料、签到表、就餐卡、广告牌、 商家展板及宣传设备的摆设位置，电源、灯光亮度、通道畅通等情况，会间摄 影、摄像设备，人员的准备。 5、与酒店保安部组成会议安全组，在会议期间加强门卫、楼层行查，杜绝安全 隐患的发生。 6、成立生活服务组，避免个别代表发生高原反应，联系就诊。 7、在大堂、楼层、餐厅、会议是、电梯等处帖上会议指示箭头。 四、会议其它费

10、用开支预算 1、代表证：2元/张 2、广告牌：万通板，1米X2米板17元/块；会议室主席台背景1.9米X5.7米，需 用万通板6板；徽标、刻字按字数、尺寸、颜色收费、制作费约400500元 3、展板：根据你方要求，由我方代办，费用按时结算。 4、临时用车：别克商务车，现在瑞风商务车，桑塔那，11座金杯车 5、宴会标准（由贵公司订标准） 6、水果 7、纪念品 8、资料打印、复印 9、照相、摄像 10、其它 五、会场布置 1、布标 2、按会议规定的摆防形式及要求布置好会场 3、设立会务人员发放会议用品及文件 4、确定会场摄影点和时间 六、人员安排 1、根据会议人数需求安排会务接待小组、如住房登记员

11、，财务人员，票务，考 察咨询，引导人员（至房间、餐厅、电梯、会议室） 2、会议全程督导人员，负责落实会议室布置、茶水供应及服务 3、摄影组：根据会议需求安排摄影人员 4、车辆小组：根据会议实到人数，落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小 组负责会议临时接待服务工作。如：专家、领导临时出行，就餐、会见等活动 的车辆。 5、旅游接待小组：根据参加考察人数安排每车一位优秀导游，负责代表的服务 6：生活小组：此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务，确保代表 会议期间的生活服务 七、发票的开据 在会议前通知上注明由我方承办、会议期间我方根据代表需要，开据的正式发 票及酒店的住宿发票。 八、会议接

12、站 1、会议报到当天，安排全天候接站，机场设立两块醒目接站牌，一块设在正门 出站口，一块设在提取行李出口处。火车站设一块醒目接站牌。 2、人员及车辆安排 1）：人员：机场设1-2人、（领导、专家除外） 2）：接站车辆：根据会务组要求派车 3）：领导、专家由会务组统一安排，根据航班、车次，派专人专车接送，需要 送花、护照的提前安排，保证准确安全接待。 九、会议报到 1、在酒店大堂设“报到处”、“收费处”、“考察咨询处”、“票务处” 2、报到登记时，填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、收费金额、入住金额、入住天数、房间号、考察线路等。 3、提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物，

13、耐心、细致地解说会议报到须知及有关事宜，及时妥善处理好代表要求。 4、根据会务组要求传达通知、指示，准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察乘车券 5：代表报到后，由行李员引导入住，同时办理行李寄存 6、当天打印会议通讯录并与会务老师校对，及时发给代表 7）：会务组24小时有专职会议，随时接待安排参会代表 十、会议期间 1、要求酒店落实叫早服务 2、准确统计用餐人数并安排代表用餐，及时解决会议期间临时发生的问题，确保会议正常进行 3、会议室布置情况落实 4、安排好旅游选种、落实返程机、车票的登记 5、及时统计票务预订情况、考察人数、行程立即同旅行社计调反馈 6、与酒店 公司财务人员协调好票据的开取

14、 7、准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程 十一、会议考察 1、代表的安全问题 1）、考察期间为每位代表办理10万元的人身保险。 2）、考察的整个行程中，我方派人员全程陪同、确保考察顺利进行。 3）、要求每个环节的接待人员做到严格的保密制度、确保代表的人身安全。 4）、我中心承诺确保代表返程机、车票，并根据返程时间及方向分批送行，取保顺利返程 十二、会议结束工作 1、会议结算 1）：我方向会务给出书面报告，交会务组审核。并列会议结算清单，包括此会议的实际人数、天数、实际用餐人数、用餐标准、考察人数及会议期间其它费用开支，我方承诺快捷、准确无误 2）：向会务组提供所需发票 3）：返还会务组附加的会议利润 4）：我方本着多年的办公经验，为会务组在各项费用开支中，争取最大的利益 2：会议返程 1）：我方根据代表返程机、车票时间及方向，分批送站，我方承诺确保代表顺利返程 2）：我方可根据会务组需要派专人、专车、提供满意的送站服务，并向会务组赠送特色精美礼品 3）：我方向代表全面征求意见，了解此会议的满意程度，并向会务组反馈- Designed By JinTai College -