康佳集团财务管理规定.docx
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康佳集团财务管理规定
xx分公司财务管理制度
第七节发票管理规定39
第一章 销售分公司财务人员任免
销售分公司财务部受多媒体营销事业部计划财务部领导，受区域财务督导，实行分公司财务经理负责制。
分公司财务经理经集团财务总监同意后，由多媒体营销事业部任免，分公司主办会计、监管会计、大客户会计、产品会计和经营部会计为分公司关键岗位财务人员，由分公司财务经理提名（推荐），并经区域财务管理部审核后，报事业部计财部任免；其他财务人员由财务经理任免，报区域财务管理部备案。
第二章 销售分公司财务经理职业道德及岗位职责
一、销售分公司财务经理职业道德
1、诚信品质；
2、具有较强的业务能力与沟通能力；
3、忠于职守，廉洁奉公
4、有良好的判断和分析能力；
5、作风严谨，工作认真仔细；
6、富有团队合作和开拓创新精神。
二、财务经理岗位职责
1、严格执行集团公司的各项规章制度，确保分公司资产的安全和完整；
2、根据国家与集团公司的相关规定，负责建立、完善分公司的内控，加强对分公司所有业务及经济事项的财务监督；
3、负责组织分公司日常财务核算、决算工作，及时提供真实准确的财务报表与财务分析；
4、指导、监督经营部的经济活动，不定期巡查经营部，确保经营部资产安全。
5、组织编制并监督执行费用计划和资金预算。
6、负责每月对分公司财务人员的考核（KPI考核），定期对财务人员进行针对性的财务培训，不断提升分公司财务的基础工作；
7、认真审核分公司的经济合同、经济协议及其他经济文件，管好并慎用公章；
8、协调分公司与当地银行、税务等政府职能部门的关系，维护分公司的利益；
9、严格审查分公司的各项开支、密切与分公司各职能的联系、掌握分公司运营成本，审核发机凭证，确保按规定发机；
10、参与分公司经济问题的分析和决策，为分公司的经营活动提供财务方面的分析和决策依据；
11、完成集团公司和多媒体营销事业部临时交办的各项工作。
三、分公司财务经理任职承诺
在工作中将严格遵守康佳集团股份有限公司的各项财务制度，遵循权责发生制、配比等原则进行账务处理。
若出现以下任一状况，愿意接受免职处分：
1、在任职期间内产生了呆坏账（3个月以上应收未收回的欠款）；
2、在任职期间内弄虚作假，导致公司资产损失5000元以上或会计信息失实金额在10万元以上。
第三章 三坚持十不准
1、三坚持：
（1）坚持收支两条线；
（2）坚持实时结算；
（3）坚持公章财务管理。
2、十不准：
（1）不准擅自发放周转机（账期、样机及周转机）；
（2）不准截留坐支货款；
（3）不准违反产品销售价格政策；
（4）不准违反预收账款的结算规定（严禁虚结）；
（5）不准违反收款发货的原则；
（6）不准违反送货上门规定造成经济损失；
（7）不准将交际应酬费挂入其他费用项目；
（8）不准经营部（办事处）存货超过100万元；
（9）不准违规收取延期支票；
（10）不准违反费用开支审批权限。
第四章 产品发货管理规定
第一节发货管理
一、结算发货
1、现款发货（承兑要做好查询确认）：
按发货流程做好收货确认手续。
2、预收货款发货（确保预收货款的真实性）：
按发货流程做好收货确认手续。
以上发货务必要确保货款的真实性、收货确认的有效性，防范经营风险（经营部的开单由经营部主办会计完成，开票与收款则由出纳完成）。
3、账期发货：
账期发货是针对分公司部分资信状况良好、影响力大的主渠道重点客户采取的一种在审批额度内并根据周转情况先发货，限期内结算、收款的发货方式。
账期发货应遵循的原则是：
必须在集团公司批准的期限、额度内发货。
账期发货应特别注意三个要点，即“账期期限内”、“账期审批额度内”和“帐期周转率”三者必须同时满足，确保“提机结算额（或应收账款余额）≤账期审批定额”，确保以上原则的情况下可分批次执行，但如前次账款超期未收回或帐期周转率不达标，即使在账期额度内，仍不得发货。
4、总经理担保发货：
（1）总经理向财务提供由其本人担保的《发货收款担保书》；
（2）2.0以上（含2.0，下同）分公司的担保额度为50万元，2.0以下分公司的担保额度为30万元；
（3）担保发货的货款必须在5天内收回。
二、周转提机
1、样机发货：
分公司样机包括给部分客户提供的长期展示样机和分公司市场部开展促销活动使用的临时展示样机。
（1）发放长期展示样机的前提是要在集团公司批准的样机额度或数量内发放；
（2）分公司应与客户签订样机保管协议，确保样机的安全；
（3）分公司市场部临时展示样机，必须由总经理担保，市场部指定专人负责开单、实物保管以及样机的跟踪管理并对超期的临时展示样机及时清理；
任务比例2.0以上的临时展示样机额度为30万元，2.0以下的额度为15万元，额度内由分公司总经理担保后可办理巡展样机出库领用手续，并按事业部《巡展样机管理规定》进行考核。
2、经营部要货：
分公司计划员收到经营部经理签字的“供货申请单”，交分公司财务经理、总经理审批后可按相关规定办理发货。
3、售后换机：
分公司售后人员填制的“换机申请单”，经分公司售后经理、财务经理审核、总经理审批后可办理换货。
第二节产品在库管理
一、产品仓位管理责任的划分
物流部对90、F、Q、Z、T、D等仓位（即有库存实物仓位）负完全管理责任，每月必须进行例行盘点（分公司财务派人参与），事业部计财部与物流推进部不定期组织大盘点，保证账实相符；分公司对Y、P等仓位（即无库存实物仓位）负完全管理责任，分公司必须每月确认该仓位产品的流向，保证产品流向清晰，并有相关责任人或单位确认。
产品仓位管理责任明细表
仓位
库存实物
仓位性质
责任单位
管理要求
90仓
有
集团下发的正品机（集团产权）
物流部
账实相符、资产完整
F仓
有
集团或分公司发给经营部的正品机（集团产权）
物流部
账实相符、资产完整
Q仓
有
集团产权的非正品机（包括A、B、C类机）、火烧机
物流部
账实相符、资产完整
Z仓
有
集团产权的无法销售机
物流部
账实相符、资产完整
T仓
有
集团产权需返厂的机器
物流部
账实相符、资产完整
D仓
有
客户产权的机器、分公司库存商品、代安电销售的机器、东莞康佳电器公司机及不明产权机
物流部
账实相符、资产完整
Y仓
无
发给客户的样机或巡展样机
分公司
流向清晰及相关确认
P仓
无
给客户的铺底机或代集团、分公司发机
分公司
流向清晰及相关确认
二、产品管理要求
1、账账相符：
03工厂和0B工厂必须保证两系统各仓位库存数量一致，每周核对一次。
2、账实相符：
前5个仓位分公司财务必须每月参与产品的盘点，出现异常情况必须书面报告事业部计财部。
D仓有实物部分必须账实相符、有账无实部分必须明确实物流向；Y仓和P仓为无实物仓，分公司必须取得相关流向确认（如样机确认书等）。
3、库存周转要求：
销售旺季（每年9月－次年2月），平板产品标准周转天数为30天，CRT产品标准天数为35天；销售淡季（每年3－8月），平板产品标准周转天数为40天，CRT产品标准天数为45天；超过以上标准周转天数的产品，纳入不良库存管理范畴。
以上产品周转天数是集团对事业部的管理要求，分公司对存放分公司物流库的产品周转天数为以上天数减少7天。
三、库存产品确认规定
库存产品确认：
分公司财务必须每月参与产品的盘点，并取得仓库方和物流人员确认的盘点调节表。
第三节退换货管理规定
一、“30天可退换机”的管理规定
根据集团公司的规定，如果客户自提机之日起30天内未实现销售，而且机器没有开箱、外观完好，则无论是否已同分公司结算，主要按规定批准同意后都可到分公司中央仓换机销售，具体规定如下:
1、分公司服务部进行检测、验收，物流部门转入D仓进行管理。
2、客户持换机申请表财务联和入库单到分公司财务办理换机手续。
对已结算的机器换机，客户须开出①“退税折让证明”，或②由客户向分公司开出增值税专用发票，或③客户将分公司开出的发票退回。
3、对已结算的机器在换机时按结算时的价格计算，如客户已享受补差的须扣除补差部分。
二、“90天可退换机”的管理规定
分公司对所有客户实行高档机（具体定义由多媒体营销事业部市场部下发）90天可退换货的规定，即客户库存高档机（原则上要求原包装机）在提机结算后90天内可退货、换货。
三、退换货权限规定及管理规定
分公司总经理审批库存商品许可额度内的退换货。
任务比例2.0及以上分公司库存商品许可额度为50万元，2.0以下许可额度为30万元，退换货由分公司自行再销售。
1、分公司必须在2个月内办妥客户滞销机退货手续，对于在2个月内未办妥客户退机手续的分公司财务经理，按每台1元给予处罚。
2、分公司必须在3个月内销售完客户退回的滞销机，对于在3个月内未销售完的分公司总经理，按每台3元给予处罚。
3、分公司财务每月封帐后，必须报送《***分公司客户滞销机明细表》到F-3组，F-3组将抽查分公司报送资料的真实情况，对于弄虚作假的分公司财务经理，将按每台不低3元进行处罚。
4、分公司每月须与客户确认已退回给分公司但未办理退货手续的产品（与往来一并确认），在每季度报送客户确认书时，将季度确认一并报送。
四、关于分公司退货的管理规定
1、原则上只允许办理因R3系统1003工厂Z仓库存不足而无法转仓的返分康售前机退货。
2、返分康售前机包括因质量问题、集团要求分公司集中返回分康进行集中维修的正常返厂机以及在运输、存储及销售过程中的报废返厂机。
3、分公司向集团办理退货，均按现行现款价扣费用点后金额的85％进行结算；有特别规定的按照规定处理。
第四节售前机返厂及考核规定
一、代管客户机返厂维修或销售操作
1、代管客户机的“客户”范围：
事业部指定的重要客户以及区域性重要客户，二、三级市场客户不包括在内。
2、代管机返厂操作：
分公司在未和客户办理退货手续前，先向集团办理退货手续，使客户代管机从Ｄ仓转入Ｚ仓，再从Ｚ仓发往分康维修。
3、对于无质量问题代管客户机，分公司不必向集团退货，可直接进行销售处理。
（1）由分公司财务做销售订单并从库存商品拣配销售触发物流（月末形成暂估），物流部门将产品从D仓客户BIN位下架出库，同时增加D仓客户BIN下有帐无实。
（2）客户向分公司办理退货手续后，增加分公司库存商品，按102收货“对销”以前形成的暂估，同时给物流部门出具相关证明，使其将D仓客户BIN下有帐无实销帐。
二、2007年分公司售前机库存考核暂行规定
1、分公司售前机库存的考核依据
分公司售前机库存以SAP系统数据为准，包含D仓、Z仓、T仓的库存。
本考核规定分公司售前机库存不包含分公司D仓麦德龙、沃尔玛大客户的售前机及不明产权、已返厂未转帐（集团指定客户退回机器未办理手续）等挂账待处理（即有账无实）的分公司售前机。
2、分公司售前机库存考核标准计算公式
（1）分公司售前机库存目标=总库存目标/100*分公司销售任务比例
（2）分公司月平均库存=（第一周公布的售前机库存+第二周公布的售前机库存+第三周公布的售前机库存+第四周公布的售前机库存）/4
（3）库存达标差距=分公司售前机库存目标-分公司月平均库存
3、分公司售前机库存考核的对象和奖罚
（1）分公司售前机库存考核对象为分公司总经理。
（2）库存达标差距为正对分公司总经理进行奖励，库存达标差距为负对分公司总经理进行处罚。
（3）分公司售前机库存奖罚金额=库存达标差距*5元/台
三、关于分公司D仓管理的规定
1、考核标准：
分公司D仓标准月周转天数为22天；
2、考核方法：
（1）当分公司D仓库存月周转天数大于22天但小于27天（含27天）的，对分公司进行通报批评；
（2）当分公司D仓库存月周转天数大于27天的，则按超过27天的天数每天50元对分公司各部门责任人，分公司各部门责任人承担比例为：
分公司总经理承担60％、分公司财务经理承担25％、分公司服务部经理承担15％；
（3）按分公司任务系数设置分公司D仓彩电标准库存，彩电总标准库存为4200台。
该库存不包括沃尔玛、麦德龙、不明产权及挂账待处理（即有账无实）的彩电库存。
分两种情况：
A、D仓彩电实体库存数（含底座等，但剔除沃尔玛、麦德龙、不明产权及有账无实的彩电库存，下同）<=标准库存，视同达标；
B、D仓彩电实体库存数>标准库存，按以下办法确定考核公式，超考核天数的予以处罚。
周转天数＝30/周转率＝30*平均库存/当月出库数
其中：
周转率=当月出库数/平均库存，平均库存＝（期初库存+期末库存）/2
注：
当月出库数应剔除沃尔玛、麦德龙、不明产权及挂账待处理（即有账无实）的彩电的出库数
四、关于重申仓位定义及加强分公司返厂机监管的管理规定
一、仓位定义及退换机入账规定
（一）仓位定义
1、90仓、F仓即分公司和经营部正品仓，存放分公司、经营部的正品机，为集团产权产品。
2、Y仓存放分公司发放的展示样机，为集团产权产品。
包括免费样机、抵押样机以及巡展样机。
3、P仓存放铺底性质的机器，为集团产权产品。
包括客户铺底机、上门换机、市场部/售后部借机、赠机、异地提货等。
4、Q仓为质检仓，产品产权为集团产权。
包括火烧机、售前正品机、A/B/C类处理机、报废机、包装合格且可销售的产品。
5、Z仓存放需返厂的机器，属返厂机，为集团产权产品。
6、T仓存放已申请返厂但实物尚未装车的机器，属返厂机，为集团产权产品。
7、D仓存放客户代管机和分公司库存商品，非集团产权产品。
（二）退换机入账规定
1、物流部应严格依据相关单据入账，不得无单入账、无单核销。
2、所有退换机，原则上要求实物入库当天入账完毕，最迟在实物入库3天内入账完毕。
3、大批量换机，服务部必须在实物入库后2天内验机完毕，仓管应及时开具入库单交与物流部，物流部收到入库单当天视产权及机器状态（性能、外观、包装）转入相应仓位或BIN位；少量换机，服务部当天验机完毕，物流部当天入账完毕。
4、所有客户退机（未办退货手续）应及时入D仓相应客户BIN位；
5、用户送修机可不入D仓，但分公司应建立手工备查账；
6、包装不合格的机器必须存放在Z仓、T仓、D仓非正品库存或D仓客户BIN位；
7、包装合格的好机可从Z仓转入Q仓或从D仓非正品库存转入D仓正品库存；
8、除报废机外，物流部不得将坏机从Z仓转入Q仓。
二、返厂机定义及监管小组的工作流程
（一）返厂机定义
返厂机是指分公司存放在Z仓、T仓、D仓（剔除正品库存、沃尔玛、麦德龙、国美集采以及挂账待处理（即有账无实）的彩电成品、Q仓彩电报废机以及经营部Z仓、T仓返分公司的在途彩电成品。
分公司必须真实反映返厂机库存，不得将机器不入、少入、迟入或入账至非对应仓位及BIN位。
否则，一经查实对相关责任人予以严肃处理。
（二）返厂机库存监管小组组成及工作流程
为加强返厂机库存的监管，事业部成立由售后、计财、物流部人员组成的返厂机库存监管小组。
监管小组具体工作流程如下：
1.监管小组以事业部返厂机目标库存（5月份事业部目标库存为1.3万台，6月份起事业部目标库存为1万台）为依据制定分公司返厂机目标库存（分公司目标库存＝事业部目标库存*分公司任务系数）。
2.监管小组每月封账次日上午（一般为26日）对分公司返厂机库存（监管范围内的时点数据）进行公布。
3.对于超目标库存的分公司，监管小组核实实际情况后，提出清理分公司返厂机库存的方案。
4.监管小组将方案报领导审批后通知分公司，分公司需严格按照审批结果进行处理。
5.其他问题由监管小组协商报领导审批后解决。
五、关于分公司承担返厂机器维修费用的管理规定
1、返厂机器分类
①一类返厂机器定义
定义：
指产品在销售过程中出现的开箱故障机、集团公司服务承诺期限内出现的用户退换的故障机。
习惯上又将该类机器称为“售前机”。
②二类返厂机器定义
定义：
不符合“售前机”条件的返厂机器，主要包含：
样机、展示机、滞销机、售后机器等。
2、分公司返厂机维修单价
类别
尺寸
维修单价（元）
备注
CRT
21"及以下
50.00
22"-25"
65.00
26"-29"
100.00
30"及以上
140.00
背投电视
195.00
包含液晶背投
平板
20"及以下
35.00
21"-30"
70.00
31"-37"
110.00
40"及以上
140.00
等离子电视
480.00
3、返厂机器维修费用承担
①一类机维修费用分公司承担20％；
②二类机维修费用分公司承担50％；
事业部按月将分公司承担的维修费用转分公司承担。
第五节不明产权产品的账务处理
一、分公司不明产权的情况
分公司不明产权有三种情况：
（1）分公司在物流上线产品分解时有遗漏，误将有实物而且60仓也有数据的产品分解到不明产权；
（2）分公司盘盈待查的实物；（3）分公司盘盈的实物，但在销售系统的分布中也有对应挂账的数量。
二、不明产权处理时R3的处理方法
对于第一种情况，分公司必须要自查60仓中是否有和不明产权产品对应的产品，如有，则将60仓（60仓必须坚持只出不进的原则）中和不明产权产品对应机型和数量转储到分公司1003工厂下的Z仓，同时通知物流将D仓下不明产权的产品销账，增加物流工厂下的Z仓。
产品处理按集团产权产品处理流程操作。
对于第二种情况，分2种情况处理：
（1）报废处理，可以由财务部提供给物流部门一个销账证明，物流部门凭销账证明将这部分不明产权从D仓中销掉，财务部在R3中不做任何处理；
（2）赠送或销售处理，分公司财务在R3中做盘盈处理，生成会计凭证：
借：
库存商品贷：
生产成本－成品消耗；同时由财务部提供给物流部门一个销账证明，物流部门凭销账证明将这部分不明产权产品从D仓（不明产权户）销掉，增加D仓（库存商品户）数量；分公司财务在月末将生产成本－成品消耗转账到主营业务成本中。
产品处理按分公司产权产品处理流程操作。
对于第三种情况，先在销售系统中进行调拨处理，将已处理的不明产权产品从其对应的客户（例如：
返厂机户等）调入“不明产权户”。
然后，按第二种情况中的报废、赠送和销售流程处理。
第六节处理机和工程机销售管理
一、分公司的物流工厂下都已经设立了“A类机”、“B类机”、“C类机”和“售前正品”BIN位，物流人员在收到基地处理机时根据类别必须分到相应的BIN位里。
二、分公司按规定的处理机价格销售处理机，并与集团结算。
三、分公司对于销售处理机必须坚持实事求是的态度，坚决杜绝账务上是销售处理机，而实物是正品机出库。
四、工程机的销售必须有真正的工程单位，销售工程机必须签订工程机合同（分公司与工程单位或客户与工程单位），分公司财务必须对分公司所在地的工程机进行实地调查，其他工程机进行电话回访，做好回访记录。
五、对于利用处理机价格销售正品机分公司，将3倍核减销售额及其虚增的毛利，同时对分公司总经理和财务经理进行严肃处理。
对利用虚假工程机赚取毛利的分公司，将3倍核减销售额及其虚增的毛利。
第五章 账期管理规定
一、固定账期
1、账期发放对象
（1）范围：
多媒体营销事业部客户合作部运作的大客户以及年销售额在1000万元以上的大型连锁超市和月平均销售额在30万元以上的省会城市上市公司或国有企业；
（2）、资格认定：
区域营销中心审批的账期客户对象由分公司、区域审核，事业部认定，同时账期客户资格认证须参考《多媒体客户信用评估办法》进行。
2、账期审批权限
各营销中心在分配额度内并且在事业部认定的客户对象范围内审批分公司的账期申请。
3、账期考核与调整
（1）分公司对帐期的发放与调整原则：
A、分公司给予客户的最高账期额度不得高于该客户前三个月月均回款额的2倍；B、分公司根据分公司帐期客户的周转率与贡献率随时调整帐期客户的帐期金额，客户账期周转率≥0.8次/月，对于连续三个月周转率均低于0.8的客户，分公司应予适当调整，防范帐期经营风险，分公司财务经理必须定期（半个月）提供分公司帐期客户的周转率与贡献率等相关数据资料给分公司总经理，分公司帐期客户调整责任人为分公司总经理。
（2）区域对分公司的账期额度考核与调整：
区域对帐期额度周转率每月排名最后的分公司，区域对周转率不达标的额度进行回收到区域，并可调整到其它周转率高的分公司。
核减额度＝原账期额度（1－原区域渠道账期周转率÷全国渠道平均账期周转率），其中：
账期周转率＝月销售额÷账期额度。
（3）事业部对区域帐期额度的考核与调整：
对于每个季排名最后而且周转率不达标的区域，重要客户合作部提请事业部总经理对其账期总额度进行额度核减审批，额度核减批准后，被核减额度的区域在核减后的账期总额度内审批分公司的账期申请。
4、分公司账期控制
（1）分公司财务经理应每月安排专人对客户做好账款确认和费用核对，做到费用月清月结并及时收回货款；
（2）总部大客户（由总部统一签订全国合作合同的客户）：
发货金额达到当月账期额度且超过账期期限10天以上未结款的，分公司应立刻向事业部重要客户合作部书面报告；
（3）非总部大客户：
对于超账期期限7天以内未结款的客户，发货须由分公司总经理担保；对于超账期期限7天以上未结款的客户，分公司应立刻向事业部计财部与重要客户合作部书面报告；
（4）对超账期60天以上未结货款的客户，区域营销中心和分公司应立刻向事业部总经理书面报告。
5、账期管理责任
（1）区域营销中心总经理对区域内各分公司账期额度及其周转指标负责,对账期周转率排名最后并且在区域平均周转率以下的分公司及时进行账期额度调整；
（2）区域营销中心财务经理必须协助区域营销中心总经理做好账期管理工作，对区域内各分公司账期周转情况进行实时监控，及时发现问题并提供财务数据和可行方案；
（3）各分公司总经理对客户账期额度及其周转指标负责，对账期产生的应收账款的回收，应制定相应的管理细则。
（4）分公司总经理作为客户账期管理的第一责任人，须对客户账期安全负直接责任。
对账期周转缓慢，账期一个月周转达不到一次的客户,必须上报至区域并停止发货，经事业部重要客户合作部审核、事业部总经理的审批同意后才能发货；分公司出现账期无法收回形成呆坏账的，对责任总经理处以呆坏账金额一定比例的罚款（具体参照康集发字（2006）10号文关于印发《多媒体客户信用评估办法》的通知相关规定）。
（5）在账期期限和账期限额内发货。
客户一经提机则须立即予以开票结算，且须确保“提机结算额（或应收账款余额）≤账期审批定额”，原则上分公司一定要到期收款，否则“前款不收，后货不发”
二、临时账期
1、临时账期发放对象
临时账期发放对象：
经由多媒体营销事业部认定的固定账期客户或分公司其他重点客户。
2、临时账期审批权限
（1）区域营销中心在事业部分配额度内并且在事业部认定的客户对象范围内审批分公司的临时账期申请。
事业部认定的固定账期客户范围外的客户临时账期申请需经区域营销中心审核后报事业部总经理审批；
（2）区域营销中心对分公司账期客户审批的最高临时账期申请额度原则上不得高于其固定账期额度。
3、临时账期管理细则
（1）、分公司临时账期发放前须由分公司总经理出具书面“临时账期按时收回承诺书”。
（2）、分公司必须在临时账期到期日当天无条件收回临时账期。
4、临时账期管理责任
（1）区域营销中心总经理对区域内各分公司账期额度及其周转指标负责,对分公司的临时账期申请报告应予严格把关；
（2）区域营销
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