合同管理办法.docx

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合同管理办法

合同管理办法

目录

第一章总则1

第二章合同管理机构及职责1

第三章合同审批制度3

第四章合同文本4

第五章合同的订立4

第六章合同的履行管理5

第七章授权委托书的管理6

第八章合同档案管理7

第九章罚则7

第十章附则8

附件一、A公司合同审批表9

附件二法定代表人身份证明书10

附件三法人授权委托书11

附件四PowerofAttorney12

第一章总则

第一条为了加强公司的合同管理工作，规范公司签订、履行、变更和解除合同的行为，防范经营风险，提高公司对外经济交往工作的效率，最大限度维护公司的合法利益，根据《中华人民共和国合同法》及有关法律法规，结合公司实际情况制定本办法。

第二条合同管理是指对公司签订的合同进行审批、审查、监督、管理，包括获得行政管理机关批准、对外资信调查、意向接触、商务谈判、合同签订、履行、变更、解除以及纠纷处理等全过程的管理。

合同管理是公司经营管理活动的重要内容，直接影响着公司的总体管理水平和经营效果，做好合同管理工作将降低交易费用，提高公司的工作效率和经济效益。

第三条本办法所指的“合同”是指公司对外与其他法人、组织或自然人签订的明确双方权利义务关系的文件，包括各类民商事合同、协议以及具有为双方设定权利和义务内容的意向书、会议纪要、备忘录等。

缔约双方协商一致对合同补充、修改形成的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分，纳入本办法的管理范围。

公司劳动合同的管理不适用本办法。

第四条公司下属的各业务部门主办的合同统一以公司的名义签署，各业务部门不能作为合同的主体，不得以自己的名义对外签订合同。

分公司在公司的书面授权下可以自己的名义对外签订合同，但涉及公司重大利益的合同应当报总部审核。

公司总部应对分公司的合同管理工作进行定期的检查和指导。

第五条公司各部门在对外进行经济活动时，除即时清结的外，都必须签订书面合同。

第六条公司对合同实行统一管理和逐级审批相结合的管理方式。

合同主办部门和参与合同管理的各部门应该按照部门职责和本办法明确的权利义务做好合同管理工作。

第二章合同管理机构及职责

第七条公司设立合同管理委员会，在公司CEO的领导下，统一负责公司合同管理工作。

合同管理委员会由公司CEO、主管相关业务的产品中心总经理、财务部门、法律业务部门组成。

合同管理委员会下设办公室作为其常设机构，由法律业务部门负责其具体日常工作。

第八条公司合同管理委员会的主要职责：

（一）讨论、拟订、修改公司合同管理制度并报公司CEO批准后实施。

（二）决定重大合同的立项、签订、变更、解除。

（三）决定涉及公司重大权益的合同纠纷解决方案。

第九条合同管理委员会开展工作实行不定期会议制度。

第十条合同管理委员会办公室负责合同管理委员会会议的召集、会议议题的拟定、日常合同管理工作的监督、协调和联络工作。

各业务部门在对公司合同管理制度的理解发生争议或在签订、履行、变更、解除合同中发生重大争议或其他重大问题，可能会对公司的利益产生较大影响时，应该及时向公司CEO报告，由办公室召集合同管理委员会会议，提请合同管理委员会会议议决并报公司CEO批准后执行。

第十一条合同主办部门在合同管理工作中的主要职责：

（一）拟订合同的主要条款。

对于需要招标的项目，准备招标文件并报送行政主管部门审批。

（二）审查合同的经济性、技术性条款及合同的履行方式、期限、地点和合同的完整性，审查合同签约部门的资质状况。

（三）在进行充分的市场调查与询价的基础上，选择合适的合同签约主体。

（四）依照本办法和公司规定程序组织合同的谈判、审核、签订、变更和解除工作。

（五）为拟定的签约代表申请办理公司授权委托书。

（六）将合同文本送签约代表签字，需要加盖合同专用印章或公司公章的，送印章管理部门盖章。

（七）组织、监督、协调履行合同的工作，解决合同履行中出现的问题。

（八）及时向法律业务部门通报在签订、履行合同中出现的重大问题。

（九）主办或协助办理合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼。

第十二条财务部门在合同管理工作中的主要职责：

（一）审查项目开支是否符合公司的财务预算。

（二）参与合同谈判和合同审查，重点就合同中涉及的价款、付款方式、发票、税收、保险等条款进行审查并提出意见。

（三）查验合同原件，履行公司的收款权利或付款义务。

（四）协助合同主办部门做好违约损害的索赔、理赔，负责向保险公司的报险和索赔事务。

（五）监督合同有关经济条款的执行情况。

第十三条法律业务部门在合同管理工作中的主要职责：

（一）负责合同管理的综合协调工作。

（二）协助主办部门审查合同对方的资质状况。

（三）参与公司重大合同的谈判。

（四）对合同内容的合法性、法律文本的完整性进行审核。

（五）负责起草或确认公司适用的标准合同文本。

（六）主办或协助合同主办部门办理合同签订、履行中发生的诉讼、仲裁等纠纷。

（七）会同财务部门监督检查各部门履行合同的情况并提出意见。

（八）办理各类合同的公证和见证。

（九）履行本《办法》第十条规定的职责。

第十四条　合同管理员职责：

（一）管理本公司签订的各类合同。

（二）建立本公司完整的合同台帐及相关数据库，编制合同检索工具。

（三）负责本公司存档合同的查询、借阅和归还管理。

（四）定期向法律业务部门通报本公司的合同执行情况，对于在合同履行过程中发生的问题应及时与公司法律业务部门及相关部门协调沟通；涉及合同变更或解除的，应事前征求法律业务部门意见，否则引起法律纠纷或造成公司重大财产损失的，公司将追究相关人员的责任。

（五）负责承办公司与合同管理有关的一切事宜的协调与配合。

（六）合同管理员应保持一贯性，不得随意变更；确实因工作原因需要变更的，应该做好相关的交接工作，并将变更情况及时通知法律业务部门。

第三章合同审批制度

第十五条公司签订的各类合同必须履行书面审批流程，由合同主办部门依据本《办法》报送相关的审批部门和公司领导审批，合同经审批通过后方可对外使用，各会审人员应在审批表上表达对合同有关条款的意见，意见要具体明确，不得使用模糊语言或抽象性的语言。

第十六条合同主办部门须按下列流程完成合同审批工作：

（一）经济类合同的审批图如下：

（二）非经济类合同的审批流程图如下：

注：

CEO只签署涉及公司重大利益的非经济合同，一般非经济类合同无需CEO签署。

第十七条合同主办部门在提交审批表时须一并提交如下资料至公司法律业务部门：

（一）提交签约单位营业执照（副本）复印件加盖其公章、组织机构代码证复印件加盖其公章、地方税务登记证复印件并加盖公司公章，特殊合同，需要提交其他相关资质证书。

（二）对方单位法定代表人身份证复印件。

（三）法定代表人证明书。

（格式详见附件二）

（四）非法定代表人签字的合同需要提供授权委托书及被授权人身份证复印件。

（授权委托书详见附件三）

（五）法律业务部门要求提供的其他资料。

（六）对于涉外合同，须提供对方单位的营业执照或商业证明传真件及合同签署人授权书。

（英文授权书格式相见附件四）

第十八条主办部门须自行事先检查签约单位用章是否为其公章或者合同专用章，除非有其单位的明确授权书，其他各类业务章或者单位章均不得出现在合同上。

第十九条一般而言，合同最好让对方先签字盖章。

对于我方先盖章的合同，需要在一周内返回合同原件一份到合同管理员处。

第四章合同文本

第二十条合同文本应该优先适用公司自己制定的合同参考文本，没有公司参考文本的，适用工商行政管理部门或行业主管部门印制的格式合同或参考文本，没有格式合同或参考文本的，由公司主办部门自己拟订合同文本。

合同文本中使用的语言应严谨、精练、准确。

第二十一条合同条款要齐备，合同的标的、数量、质量、价格或酬金、履行期限、履行地点和方式、违约责任等必备条款要具体、明确，具有可操作性，符合法律、政策规定和合同涉及的项目的现实要求。

合同内容及合同履行中涉及公司商业秘密的应当具备约定保密的合同条款。

第二十二条合同中的对方单位名称必须与其营业执照上的名称保持一致，不得使用简称。

第二十三条合同中应明确约定解决争议的办法，根据合同性质不同，国内合同约定将双方不能协商解决的争议提交深圳仲裁委员会仲裁，涉外合同约定将合同争议提交中国国际经济贸易仲裁委员会华南分会仲裁。

第二十四条对于需要经过有关部门批准才能生效或附其他生效条件的合同，应该在合同中明确合同生效的具体条件。

第五章合同的订立

第二十五条合同主办部门在进行签约准备、组织合同谈判之前，必须确认该项目的实施已完成了下列工作：

（一）固定资产投资项目已经立项、初步设计及概算已经批复、年度投资计划已经下达。

（二）重大对外投资、产品及服务采购等须得到公司的批准。

第二十六条合同主办部门按照公司的投资计划和现实需求，对拟订合同项目的技术要求、质量标准、产品数量或工程范围、价款或酬金、履行期限、履行方式、违约救济措施等进行调查研究，提出符合实际的、能够最大限度维护公司利益的方案。

对于需要招投标的项目，要严格按照有关要求制作招标文件或投标文件。

上述文件应该按照本办法的要求或公司其他规定送相关部门审核、审批。

第二十七条合同主办部门根据项目要求选择合同对方，对对方的资质、信誉等基本情况进行审查，以确定其签约资格。

对于按照国家规定或公司规定应该进行招投标的项目，应该按照相应的规定选择、邀请符合资质条件的、至少三个以上的主体参与竞标，或按照相关规定向社会公开招标。

第二十八条合同谈判由合同主办部门组织，需要相关部门参与合同谈判或同审批的，合同主办部门应该至少提前两天将拟订的合同文本或拟变更、修改的合同送相关部门审查。

如属涉外业务合同，主办部门应该至少提前四天将拟订的合同文本或拟变更、修改的合同送相关部门审查。

要求其他部门参加合同谈判的，主办部门应该将谈判的具体项目、时间、地点提前两天通知相关部门。

需要由合同管理委员会讨论决定的重大合同，主办部门要提前四天向公司法律业务部门提出申请，由法律业务部门组织合同管理委员会会议议决。

第二十九条合同主办部门要根据合同管理委员会和其他各部门在合同谈判或审批过程中提出的意见对合同进行修改，形成完整、清洁的合同文本。

对于未能修改的意见，应该向提出意见的部门说明，由该部门提出处理办法，如果该意见属于原则性的或对公司利益有重大影响，应该报请公司合同管理委员会或公司领导决定。

第三十条签署合同应该使用深色水笔，不得使用圆珠笔等易脱色的笔。

第三十一条对于需要公证或见证的合同，主办部门在履行完合同的签字盖章手续后，报送法律业务部门办理，并按照法律业务部门的要求提供协助。

第六章合同的履行管理

第三十二条合同生效后，合同主办部门要组织各相关部门严格按照合同规定行使合同中规定的权利，履行相应的合同义务，检查、督促合同对方履行合同义务。

第三十三条遇有下列情况之一，合同主办部门或其他相关部门应该立即向公司领导报告，同时通知公司法律业务部门：

（一）合同履行中发生争议的。

（二）发生变更、终止或解除合同等的重大情形的。

（三）对方单位有违约行为损害公司利益的。

（四）出现下列可以表明对方不准备履行合同或严重影响其履约能力的情况的。

1、经营状况严重恶化的。

2、转移财产、抽逃资金以逃避债务的。

3、在经营活动中严重丧失商业信用的。

4、有其他丧失或可能丧失履行合同的能力的情形的。

（五）我方无法继续履行合同或继续履行合同将对我公司产生重大不利影响的。

（六）我方拟向对方提出仲裁、诉讼索赔或对方已经通过仲裁、诉讼向我方提出索赔要求履行其他合同义务的。

（七）发现合同因为未办理有关手续或其他原因尚未正式生效，或可能因为某种法定的或约定的原因而无效的。

（八）出现其他可能对公司的利益产生重大不利影响的情况。

第三十四条公司财务部门必须严格按照合同规定收款或付款。

遇有下列情况之一，财务部门不得对外付款：

（一）应当订立书面合同而没有订立的。

（二）合同未经过双方当事人签字和盖章的。

（三）违反合同约定的时间和方式要求提前付款的。

（四）合同履行中发生重大争议尚未做出处理决定的。

（五）其他公司合同管理委员会或公司领导认为应该暂停或终止付款的。

第三十五条订立合同应该交纳的印花税由合同主办部门会同公司财务部门办理。

第三十六条因签订、履行合同发生争议需要通过仲裁、诉讼方式解决的，合同主办部门及相关部门应该与法律业务部门相互协助，做好调查取证、出庭和其他相关工作。

第七章授权委托书的管理

第三十七条公司对外签订的合同由公司法定代表人或公司法定代表人委托的代理人签署；其他人员XX，不得签署合同。

第三十八条公司接受签约对方部门领导签署的合同文本时，应要求对方提供签署合同人员的法定代表人身份证明或授权代表的授权委托书。

第三十九条对于需要由公司法定代表人委托代理人签署的合同，合同主办部门要在签订合同前为受托人办理授权委托书。

第四十条公司办公室是授权委托书的管理部门，负责根据合同主办部门的申请办理公司法定代表人的身份证明或委托代理人的授权委托书。

第四十一条授权委托书一式两联，由办公室门对授权委托书进行编号，一联交合同主办部门，另外一联留存备查。

第四十二条授权委托书应该明确被授权人的姓名、授权办理的事项、权限、有效期限、委托时间，并由法定代表人签章及公司盖章。

第四十三条公司的授权委托书分为一事一授权和长期授权委托书两种。

对公司各部门合同可采用一事一授权的方式，对分公司的合同可采用按年度长期授权委托的方式。

一事一授权的授权委托书的有效期限一般为30天，长期授权委托书的有效期限一般为一年。

第四十四条公司法定代表人根据各业务部门的职权划分、代理人的任职情况决定授权委托的范围和权限，具体由办公室协助公司法定代表人办理。

公司法定代表人原则上委托各业务部门的主要负责人代理办理本部门职权范围内的合同事宜。

为这些部门的主要负责人办理长期授权委托书，由各业务部门根据业务需要按年度向办公室提出申请。

第四十五条取得授权委托书仅仅是对被授权人代理资格的认可，并不表明公司已审查同意了拟签订的合同的所有条款。

各主办部门和主办人在被授权人签署合同前，必须严格按照本办法及公司的其他相关规定履行合同的书面审批流程。

未履行书面审批流程而签署合同属于越权行为，行为人应对此承担经济、行政等责任。

第四十六条取得授权委托书的人员因本人离职、岗位变动、工作调动，应及时向办公室交回法人授权委托证明书。

第八章合同档案管理

第四十七条经济类合同的文档统一由财务部门存档保管，非经济类合同的文档统一由办公室存档保管；合同签订后一周内，合同主办部门应该将合同原件送交公司财务部或办公室合同管理员保管。

合同管理员应对已生效的合同及时登记，逐一建档。

第四十八条存档的合同文件必须是原件，而且必须完整、真实。

存档合同文件应该包括合同文本，有关合同解释、修改、补充的往来传真、信函，对方相关资质证明材料、对方部门授权代表的授权委托书等有关文件。

任何人不得私自占有、保存公司的合同文件，不得对外泄露任何有保密要求的合同信息。

第四十九条部门之间、员工之间交接工作，必须对经办的合同的签订、履行情况和档案保存情况进行交接，办理书面交接手续。

第五十条公司对合同文书一律进行编号，合同号按照编排顺序依次由部门英文名称、签订合同年月和签订合同的顺序号组成。

例如，合同号为DTV-BM-200805001的合同，表示DTV中心2008年5月份签订的第一份保密合同，依次类推。

第五十一条公司对合同文本一律建立台帐。

合同管理员建立公司合同总台账，各合同主办部门建立合同分台帐。

合同台账应记载：

序号、合同号、签约日期、合同类别、合同标的、价款或酬金、数量和质量、签约部门、履行期限、合同变更、解除、以及特殊约定等事项。

第九章罚则

第五十二条参加合同谈判、起草和审核的人员必须严格执行国家法律政策和公司规定，最大限度维护公司利益。

第五十三条发生下列情况的，公司将视情节给予责任部门通报批评，对责任人给予警告、记过、降级、撤职、罚款直至解除劳动合同等处罚，构成犯罪的，依法报请司法部门追究责任人的刑事责任：

（一）在合同签订、履行、变更、中止、解除合同和解决合同争议过程中，不认真负责、玩忽职守、徇私舞弊，给公司造成经济损失或其他不良影响的。

（二）未签订书面合同前私自与其他部门开始实施应该订立合同的项目而事后补签合同的。

（三）应该修改、变更合同而未修改、变更，给公司造成损失的。

（四）发生本办法第三十三条规定的情况后，合同主办部门及主办人员隐瞒或不及时汇报或不及时采取措施的。

（五）不按本办法规定履行合同审批程序或超越授权权限、滥用授权签订合同的。

（六）违反本办法第三十四条规定对外付款的。

（七）泄漏合同涉及的公司商业秘密的。

（八）不按规定管理合同档案或因其他原因丢失重要合同文件的。

（九）丢失、滥用合同专用章或授权委托书，给公司造成经济损失或对公司造成其他不良影响的。

（十）其他给公司造成或可能造成不良后果的情况。

第五十四条公司对在合同管理工作中做出成绩，为公司避免或挽回重大经济损失者予以表彰和奖励。

第十章附则

第五十五条本办法自下发之日起施行。

第五十六条本办法的附件为本办法的组成部分，公司授权法律业务部门可以根据情况的变化适时做出修改。

第五十七条本办法由公司授权法律业务部门负责解释。

附件一、A公司合同审批表

存档编号：

[]－号

合同名称

主办部门

合同金额

经办人

申报日期

合同内容

合

同

审

批

流

程

部门意见：

签　名：

　　年　月　日

财务部门意见：

签　名：

　年　月　日

法律审核意见：

签名：

年　月　日

产品中心总经理意见：

签　名：

　　　　　年　月　日

CFO意见：

签　名：

　　　　　年　月　日

COO审批：

签　名：

　　　　　年　月　日

CEO审批：

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　签　名：

　　　　　年　月　日

备注

1．合同内容由经办人填写，包括对方相关信息、合同标的、风险、付款方式及合同有效期等。

2．经济类合同的审批流程为：

主办部门负责人→法律审核（非标准版本）→产品中心总经理→COO（MTV、DTV中心）→财务部门→CFO→CEO（超额度、重大的）→财务部盖章存档；主办部门可存复印件备查。

3．非经济类合同的审批流程为：

主办部门负责人→法律审核（非标准版本）→产品中心总经理→COO（MTV、DTV中心）→CEO（重大类）→办公室盖章存档；主办部门可存复印件备查。

4．①、MTV、DTV中心：

生产采购类合同金额在10万美元以上（含本额度）、其他类合同金额在5万美元以上（含本额度），须由CEO加签。

②、其他部门：

所有经济合同均须由CEO加签。

5．所有合同均需经公司法务人员审核后方可盖章。

附件二

法定代表人证明书（存根）

字第号

同志现任我单位职务，为法定代表人，特此证明。

有效期限：

签发日期：

单位：

（盖章）

法定代表人证明书

字第号

同志，现任我单位职务，为法定代表人，特此证明。

有效日期：

签发日期：

单位：

（盖章）

附：

代表人性别：

年龄：

工作证号码：

营业执照号码：

经济性质：

主营（产）：

兼营（产）：

进口物品经营许可证号码：

主营：

兼营：

说明：

1、法定代表人为企业事业单位、国家机关、社会团体的主要行政负责人。

2、内容必须填写真实、清楚，涂改无效，不得转让、买卖。

3、将此证明书提交对方作为合同附件。

深圳市工商行政管理局监制

附件三

法人授权委托证明书（存根）

字第号

被授权人姓名:

授权人签字:

授权内容及权限:

有效期限：

至年月日签发日期：

法人授权委托证明书

字第号

兹授权同志，为我方签订经济合同及办理其他事务代表人,

其权限是:

_________________________________________________

授权单位：

（盖章）法定代表人：

（签名或盖章）

有效期限：

至年月日签发日期：

附：

代理人性别：

年龄：

职务：

工作证号码：

营业执照号码：

经济性质：

主营（产）：

兼营（产）：

进口物品经营许可证号码：

主营：

兼营：

说明：

1、委托书内容要填写清楚，涂改无效。

2、委托书不得转让、买卖。

3、将此委托书提交对方作为合同附件。

深圳市工商行政管理局监制

附件四

PowerofAttorney

We,_____公司名称_____________________________,herebyauthorize____被授权人名字________,toactasourrepresentativetosignthe____合同名称______________________________withAcompany.

SignatureofConsignee:

__被授权人签名式样________

Consignor:

_____公司名称____________________

__CEO签字______________

President

Date: