基建档案整理方法讲义.docx
《基建档案整理方法讲义.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《基建档案整理方法讲义.docx（8页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
基建档案整理方法讲义
基建档案整理方法讲义
基建档案是指建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的应当归档保存的文件材料。
一、归档范围及保管期限
（一）基建档案：
基建项目类；房屋产权类
1、一个单项工程大致可分为五个阶段（前期准备、设计阶段、施工阶段、竣工验收阶段及使用维护阶段）形成的文件材料。
★在收集基建项目时，前期阶段的材料是收集的重点。
基建项目类的保管期限参照《广州市基本建设项目文件材料立卷方法和保管期限》（附件一）
目前，在项目建设过程中还出现了监理单位，建设监理项目的监督过程中也全形成相应的文件材料，主要有：
规划、大纲、专业实施细则、简报、日志、来往文件等。
2、房屋产权类归档范围及保管期限
（1）购买公有住房申请表；
（2）家属住房情况调查表；
（3）公有住房售价评估表；
（4）公有住房买卖协议书；
（5）收款凭证、印花税发票（复印件）；
（6）公证书
（7）出售公有住房审定书；
（8）房地产证、平面图（复印件）；
（9）补差价的材料。
★注意：
第9点的材料，如果单位有房屋产权档案的，放在房屋产权类的房改产权，独立组卷。
没有的放在文书档案永久保存。
房屋产权类的档案全部归永久保存。
二、归档时间
（一）基建项目办理完许可证后，首先将前期材料向本单位综合档案室移交保存，并编制目录。
（二）基建项目类在工程竣工验收后两个月内，收集好材料，按要求分类整理归档，如果项目施工时间跨度长的，可以采取分阶段整理归档。
房屋产权类在每户办理完手续后一个月内，按要求整理归档。
三、整理要求
（一）分类及代号
1、基建档案分为两大类：
即：
基建项目类和房屋产权类；
机关代号：
“B”
B1——基建项目类
B1.1——基建项目类第一单工程
B2—房屋产权类B2.1——单位产权B2.2——房改产权
B2.2.1——房改产权类第一幢房屋
企业代号：
“2”
2.1—厂区、综合性文件；2.2—生产性建筑（包括各车间厂房）；2.3—辅助生产建筑（锅炉、仓库、水塔、变电站等）；2.4—办公、生活建筑（办公楼、宿舍、食堂、托儿所、礼堂）；2.5—房屋产权（企业向职工售房、房改）
（二）组卷方法
1、基建项目类的整理、编号
每一项工程一般都是在五个阶段的基础上分内容——保管期限进行组卷。
如果一项工程文件材料形成数量比较少,可以一个阶段组一卷或五个阶段组成一卷。
每一个案卷均由案卷封面、科技卷内目录及卷内文件材料组成。
每一个案卷均由案卷封面、科技卷内目录及卷内文件材料组成。
（1）卷内文件材料、图样的排列
①按文件材料的重要程度和时间先后排列：
批复在前、报告请示地后；正文在前、底稿在后。
②有图纸目录的，按图纸的原目录、图号排列，没有图纸目录的，先排总平面布置图，后排局部图（即地质图、初步设计图、建筑施工图、水工图、电气图、气管图、更改图），排完一个专业项目再排另一个专业项目。
③文字和图样交错材料的排列：
文字在前，图样排后。
如果文字只是对图样材料的补充或说明的，图纸应排在前，文字材料在后。
（2）编目
案卷的编目，是以案卷为对象，按照一定的要求和通过一定的形式，固定案卷系统整理成果，揭示案卷内容和成分的工作。
①编写案卷页号：
用打号机打黑色字体打在卷内文件的右下角，背面（有字）的左下角，一个案卷内所有材料编一个流水页码，每卷的页号均从“1”开始。
图样页号编写在标题栏外。
▲卷内科技文件材料各自编有页码的要重新编号；
▲页号更改时“划改”或“盖改”，不要用涂改液。
②科技卷内文件目录编制
卷内文件目录档号：
B1.1---1
序号
科技文件材料题名
责任者
文件日期
文件编号
页次
备注
1
2
3
卷内文件目录必须用森蓝文档管理软件进行著录管理，打印一式二份，一份随档案装订，一份装订成检索目录。
③案卷排列及档号的编制
基建项目类案卷按前期准备、设计、施工、监理、竣工、使用维护等阶段排列。
立卷后的案卷档号由分类号、项目序号、案卷号三部分组成，在其基础上编一个大流水号。
示例：
第一个工程项目
B1.1—1------10
第二个工程项目
B1.2—1--------8
④封面、卷内备考表的编制
案卷封面的编制（案卷封面必须用电脑打印）
★案卷题名
是卷内科技文件材料的综合名称，概括反映案卷的主要内容与成份，指引和帮助利用者查找利用科技档案。
要求简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容。
结构：
案卷题名=项目名称+内容特征+文件名称
★立卷单位
填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。
★起止日期
可只填写起止年月
如：
2000年3月至2000年8月或2000.3~2000.8
★保管期限、密级
★卷内备考表编制
（3）装订入盒
①基建项目类部分需要装订的档案，按要求采用“三孔一线”的办法装订，装订前要拆除文件上的金属物，破损和不符合A4规格的文件要补齐和折叠，粘贴文件和封面要用乳胶。
②图纸可以装订，也可以不装订。
对不装订的图纸，需要在每图纸右下角盖上档号章。
模式：
档号
件号
▲对不用装订的图纸案卷，附加一个案卷封面和科技卷内目录。
③图纸的折叠，对于大于A4的图纸，以手风琴式折叠成A4图纸的规格，先竖后横。
标题栏、竣工图章应露在右下角外面，
④底图不装订，采用平放或卷放的两种方式保管，每袋要有标签。
⑤将装订好的案卷以档号排列顺序入盒，盒面不需要填写。
只填写脊背的内容。
（4）科技档案分类目录及目录号编制
①科技分类目录：
按目录格式照实抄录，用森蓝文档管理软件进行著录，打印一份与相应的卷内目录一起装订成检索目录。
科技档案分类目录
类别：
档号
总登记号
案卷题名
张数
份数
立卷单位
日期
保管期限
密级
变更情况
②目录号编制：
将已打印好的案卷、卷内目录用检索目录夹装订成册，每册目录编一个目录号：
B1—1~n，每满一册断号。
③目录夹封面和脊背编制
模式：
目录夹封面
全宗名称
荔湾区政府办公室
全宗号
1
目录号
B1—1
案卷起止号
1——
年度
2002——
类别
基建项目类
目录夹脊背
全宗号
1
目录号
B1—1
案卷起止号
1——
年度
2002—
类别
基建项目类
2、房屋产权类的整理、编号
房屋产权类形成的档案材料，按户立卷，一户一卷。
（1）卷内文件材料排列
按房屋产权类归档范围的顺序排列
（2）编目
①编写案卷页号：
用打号机打黑色字体打在卷内文件的右下角，背面（有字）的左下角，一个案卷内所有材料编一个流水页码，每卷的页号均从“1”开始。
图样页号编写在标题栏外。
▲卷内科技文件材料各自编有页码的要重新编号；
▲页号更改时“划改”或“盖改”，不要用涂改液。
②科技卷内文件目录编制
卷内文件目录档号：
B1.1---1
序号
科技文件材料题名
责任者
文件日期
文件编号
页次
备注
1
2
3
卷内文件目录必须用森蓝文档管理软件进行著录，打印一式二份，一份随档案装订，一份装订成检索目录。
④编制档号：
以户为单位编一个大流水号。
示例：
B2.2—1-------10
④封面、卷内备考表的编制
案卷封面的编制（案卷封面必须用电脑打印）
★案卷题名
结构：
案卷题名=房屋地址+户名+文件名称
如：
中山七路30号住宅楼202房张三购房的评估表、公证、协议书、产权证
★立卷单位
填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。
★起止日期
可只填写起止年月
如：
2000年3月至2000年8月或2000.3~2000.8
★保管期限、密级
★卷内备考表编制
（3）装订入盒
①房屋产权类需要装订的档案，按要求采用“三孔一线”的办法装订，装订前要拆除文件上的金属物，破损和不符合A4规格的文件要补齐和折叠，粘贴文件和封面要用乳胶。
②将装订好的案卷以档号排列顺序入盒，盒面不需要填写。
只填写脊背的内容。
（4）科技档案分类目录及目录号编制
①科技分类目录：
按目录格式照实抄录，用森蓝文档管理软件进行著录，打印一份与相应的卷内目录一起装订成检索目录。
科技档案分类目录
类别：
档号
总登记号
案卷题名
张数
份数
立卷单位
日期
保管期限
密级
变更情况
②目录号编制：
将已打印好的案卷、卷内目录用检索目录夹装订成册，每册目录编一个目录号：
B1—1~n，每满一册断号。
③目录夹封面和脊背编制
模式：
目录夹封面
全宗名称
荔湾区政府办公室
全宗号
1
目录号
B2—1
案卷起止号
1——
年度
2002——
类别
房屋产权类
目录夹脊背
全宗号
1
目录号
B1—1
案卷起止号
1——
年度
2002—
类别
房屋产权类
升级会员 