集团固定资产和低值易耗品管理制度.docx

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集团固定资产和低值易耗品管理制度

集团固定资产和低值易耗品管理制度

为加强集团对固定资产及低值易耗品的管理，保证集团资产合理、有效的使用，维护集团的资产安全及完整，特制定本制度。

一、管理总则

（一）本制度为控股集团固定资产和低值易耗品管理制度，控股集团及所属各专业集团、各公司应按本管理办法执行，规范资产管理各项工作。

（二）范围

本制度所称固定资产包括集团所有房屋及建筑物、运输设备、机械设备、电器设备、办公设备、通讯设备等，指使用寿命超过一个会计年度，为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的有形资产。

本制度所称低值易耗品指不能作为固定资产核算的各种用具物品，例如一般工具、专用工具、管理用具（家具、办公用具）和劳动保护用品等。

固定资产及低值易耗品的管理是指对其购置、验收登记、领用登记、使用、调拨、维修、盘点、闲置、报废等全过程的管理。

（三）会计科目列账原则

凡确定为固定资产的物品，一律按现行的财务会计要求建立卡片、登记账薄，并按使用年限确定折旧额。

凡确定为低值易耗品的物品在登记账薄后持低值易耗品入库单到财务部门报销。

二、管理部门的划分及其职责

固定资产及低值易耗品的管理采取三方管理原则：

（一）各级单位行政部门

各级单位（控股集团、所属各专业集团、各公司）行政管理部门是各单位资产管理的责任主体，承担管理责任。

主要负责资产的购置、验收、领用登记、调拨、维修、报废等环节的管控——属于流程控制。

其主要职责有：

（1）负责审批各使用管理部门有关固定资产及低值易耗品新增、调拨、退库、出售及报废的申请报告及业务办理；

（2）根据固定资产类别建立与财务管理中心相一致的固定资产及低值易耗品统计台账，并负责固定资产标签的制作、打印及张贴；

（3）负责监督、检查本单位各使用部门固定资产及低值易耗品的使用情况，对各项资产要做到使用、保养责任到人，经常检查、监督和落实固定资产的使用、保养的情况，并制定相应的奖惩措施；对使用管理部门有违反公司规定的现象，如：

固定资产及低值易耗品损坏、丢失、擅自挪用等，要及时向本单位分管领导报告，并提出处理意见；

（4）定期（原则上每季度一次）会同本单位财务部门共同对所管辖的各使用管理部门固定资产及低值易耗品进行盘点，按要求填写固定资产及低值易耗品盘点表单，对盘盈、盘亏及毁损的固定资产及低值易耗品提出情况说明报告；经单位负责人批准后本单位财务部门及时进行有关账务处理。

（5）各上级单位的行政管理部门负责对下级单位的资产管理工作进行监督、检查和指导，承担监管责任。

下级单位行政部门定期或不定期接受上级单位行政管理部门对资产管理工作的监督、检查和指导。

（二）各级单位财务部门

各级单位财务部门负责资产的账物盘点、折旧计算、报废清查等环节的管控——属于财务数据账物控制，其主要职责有：

（1）建立专用财务软件（如金蝶K3）固定资产卡片、总账及明细账；建立低值易耗品台帐、总账及明细账；

（2）编制与财务软件相对应的固定资产分类折旧EXCEL明细表，打印作为按月计提固定资产折旧凭证的附件；

（3）对新增、调拨、出售和报废的固定资产及低值易耗品要及时进行有关的账务处理；

（4）定期配合行政部门共同对所在单位固定资产及低值易耗品进行盘点，根据盘点报告进行有关账务处理。

3、使用管理部门

各级单位使用部门是资产的实际使用与保管者，采取“谁领用、谁保管”的原则，将资产责任到人或部门——属于实物控制，其主要职责有：

（1）负责本部门资产的日常使用、保管及保养，采取“谁使用、谁保管、谁丢失（或人为损坏）、谁负责”的原则；

（2）配合本单位财务部门和行政部门定期或不定期对本部门的固定资产及低值易耗品进行盘点；

（3）新增、调拨、退库、出售和报废固定资产，要向本单位行政管理部门提出申请，在批准之前不得对固定资产擅自进行处理。

三、资产购置及登记

（一）低值易耗品中的办公用品类的购置

1、每月三日前，单位各部门将各自需要的常用办公用品分类填写《办公用品申购单》交本单位行政部门，原则上不允许自行采购办公用品。

2、行政部门认真挑选能满足本单位需求的办公用品供应商作为长期合作单位，每月6日前安排集中采购，并将各部门所需的办公用品随发票、《办公用品申购单》一并送达签收。

3、各部门在验收或日后使用中，若发现价高质次等问题，应及时向行政部门反映情况，由行政部门负责处理解决。

（纠正价格，调换货品或调换供应商）。

4、各公司或部门领导在办公用品核销时，连同发票和《办公用品申购单》一并审查，凭证完整、准确，方可签字报销。

否则，由公司和部门领导承担处罚。

5、如遇特殊情况，对于临时急要的办公用品也应按程序申报，行政部门本着急事急办的原则，按时办理到位。

各集团、公司可根据本单位具体情况制订《办公用品管理细则》，并报控股集团行政管理中心办公室备案。

（二）固定资产及办公用品外的低值易耗品购置

由使用管理部门填报《新增固定资产/低值易耗品申请单》（附件1），写明申购设备/物品名称及型号、申购原因、数量及预计金额后交行政部门。

行政部门与财务部在核查无法调配时，在申请单上签字确认，按序报各相关负责人签署意见后，最终报集团分管行政副总裁审批。

后由行政部门向财务部提出购置固定资产及低值易耗品的资金计划，进行比价采购或询价采购：

1、询价采购：

（1）大批量采购的，可组织申购单位共同询价，也可邀标。

询价由集团行政管理中心和申购单位分别通过市场调查询价，在保证质量的前提下，确定价格低的供应商。

邀标申购单位出邀标书，经行政管理中心审核后，报集团分管行政副总裁批准后，组织邀标。

（2）邀标文件的审批

邀标采购的评审工作由集团行政管理中心和申购单位组织相关专业人员，负责完成评审的全过程直至评定成交。

2、比价采购：

单件采购的可由集团行政管理中心及申购单位比价：

（1）集团行政管理中心和申购单位通过质量、价格、售后服务、付款方式、送货方式等进行综合比较，共同确定候选供应商。

（2）申购单位负责与候选供应商进行关于价格、售后服务的协商、拟定办公设备购买合同文本。

（3）行政中心和申购单位组织相关专业人员对合同文本进行评审，评审通过后办理相关手续。

四、资产验收、登记

新增的固定资产及低值易耗品（办公用品除外）必须办理验收手续，由行政部门填写《新增固定资产/低值易耗验收单》（附件2），明确责任单位，由使用部门与行政部门相关人员签字后，连同发票一起到财务部报销。

财务部保存原件，行政部留存复印件备档。

对于固定资产，财务部门要根据验收单内容，填制《固定资产卡片》（附件3），由财务部保存原件、行政部门和使用管理部门各自复印备份。

行政部门要对新增固定资产及低值易耗品建立有关档案，并将各种有关技术资料（使用说明书、保修卡）等编号，集中统一保管，使用管理部门需用时，要办理领用手续。

五、资产移转、维修及报废

（一）移转

1、调拨

（1）若因工作关系，固定资产及低值易耗品在各单位（各集团或公司）间调拨，由资产调出方行政部门组织填写《固定资产/低值易耗品内部调拨单》（附件4），并注明调拨物资名称、规格型号、原值、已提折旧、净值及调拨原因等，分别由调入方和调出方行政部门填写调拨意见，经双方单位负责人签批后，由各单位行政和财务部门分别留存，双方财务部门依据调拨单进行有关账务处理。

未办理资产转移手续，部门之间不得相互挪用。

（2）若因工作关系，固定资产及低值易耗品在本单位（集团或公司）内部门之间移交，由资产调出和调入部门办理资产移交手续，双方签字后报本单位财务部和行政部备案；员工因离职等原因离开公司的，行政部门督促办理资产移交手续，资产暂移交行政部门保管。

2、出售

出售不需用固定资产及低值易耗品，需由所用部门向本单位行政部门提出申请报告，经批准定价后转由财务部门进行有关账务处理。

出售固定资产及低值易耗品的收入，必须及时上交财务管理中心，任何单位不得截留。

（二）维修

固定资产及低值易耗品需要维修时，使用管理部门应向行政部门提出申请，经行政部门审核查看后，方可维修。

符合保修条件的应及时向购置单位办理保修手续。

行政部门需及时知会财务部门，以将有关财务支出列入使用管理部门的成本费用。

（三）报废

固定资产由于正常使用而磨损，最后丧失其使用价值或由于自然侵蚀、意外事故造成资产无法修复的毁损或由于其他原因需对固定资产进行报废，需办理相关报废手续。

报废固定资产及低值易耗品时，由使用管理部门向行政管理中心填写《固定资产/低值易耗品报废审批单》（附件5），说明报废原因，经有关专业技术人员鉴定后，报行政部门负责人批准，并将批准后的材料上报财务部门。

报废固定资产及低值易耗品的出售残值，要同时上交财务部门统一进行账务处理，任何单位不得截留。

除技术落后淘汰或自然损坏，由于人为原因造成的固定资产及低值易耗品非正常报废，要追究直接责任人和部门负责人直至行政部门负责人的责任。

六、资产盘点及检查

（一）盘点

各级单位行政管理部门应会同财务部门于每季末依资料定期盘点固定资产及低值易耗品，按要求认真填写《固定资产盘点表》（附件6）及《低值易耗品明细表》（附件7），保证账、卡、物相一致，并在规定时间内将盘点表送本集团行政及财务管理中心。

如发现数量不符或资产转移现象应查明原因，及时补填相关单据，报送财务部门进行有关账务处理。

盘点表及报告原件由各单位行政部门留存，复印件报本单位财务部门、本集团行政管理中心及财务管理中心各一份。

（二）检查

控股及各专业集团行政管理中心负责定期或不定期对各下级单位的固定资产及低值易耗品盘点和管理情况进行抽查，定期检查于每年6月和12月进行两次，抽查每季度进行一次，且抽查日期及项目以不预先通知各单位为原则。

检查情况将在控股集团及各集团范围内进行通报，问题严重将按集团相关规定处理。

检查内容包括：

1、资产是否流程购置；

2、资产是否按规定验收、登记；

3、资产转移、报废等是否按规定办理手续；

4、资产损坏、丢失是否按规定赔偿等。

七、责任及赔偿

各使用管理部门负责人、直接使用人员对其所管辖和使用的各类固定资产及低值易耗品负有管理、监督、使用及维护之责任。

有关责任人调离本岗位或本部门时，使用部门负责人和行政部门负责人必须共同监督调离人员办理资产移交手续，在账、卡、物等未交接清楚之前不准离岗。

如督办不力，双方将共同承担连带责任。

凡在检查、盘点过程中发现账、物不符情况，由各专业集团行政管理中心负责追查相关部门有关责任。

对违反调拨程序，私自挪用固定资产及低值易耗品的部门及人员，行政管理中心有权予以纠正并问责。

对于不明原因损坏、丢失固定资产及低值易耗品的部门和直接责任者及违反固定资产及低值易耗品新增、调拨、出售、维修、报废等有关规定的部门和个人，公司按照财务管理中心核定的折余价格要求其赔偿，并进行必要的处罚。

八、附则

本制度由控股集团行政管理中心负责解释、修改并监督执行，自下发之日起执行。

附件1：

《新增固定资产/低值易耗品申请单》

附件2：

《新增固定资产/低值易耗验收单》

附件3：

《固定资产卡片》

附件4：

《固定资产/低值易耗品内部调拨单》

附件5：

《固定资产/低值易耗品报废审批单》

附件6：

《固定资产及低值易耗品盘点表》

附件7：

《固定资产及低值易耗品日常管理流程图》

附件1：

新增固定资产/低值易耗品申请单

申请日期：

申请部门

申请设备/物品名称

型号

单价

数量

预计费用合计

配置及性能描述：

申请原因说明：

部门负责人：

公司行政部门意见：

公司负责人意见：

集团行政管理中心意见：

集团分管行政副总裁意见：

备注：

附件2：

新增固定资产/低值易耗品验收单

使用部门：

验收日期：

年月日

名称

编号

规格型号

数量

单价

生产厂家

生产日期

购置部门

购入日期

技术状况：

随机附件：

验收结果：

使用部门使用保管人签字

使用部门负责人签字

行政部门资产管理人员签字

行政部门负责人签字

附件3：

固定资产卡片

类别：

编号：

建卡日期：

名称：

规格：

计量单位：

数量：

使用部门

购入时间

原值

存放地点

效用年限

预计残值

制造单位

转入时间

使用状况

停用时间

启用时间

重置完全价值

年限

折旧

净值

年

月

日

金额

借方

贷方

余额

年折旧率：

年折旧额：

月折旧率：

月折旧额：

附属设备及说明

附件4：

固定资产/低值易耗品内部调拨单

调拨日期：

年月日调拨单号：

调出部门

调入部门

名称

编号

类别

规格型号

计量单位

数量

原值

已提折旧

净值

购入时间

使用状况

原使用人

调拨原因及设备情况说明：

调出单位行政部门意见：

调出单位负责人意见：

调入单位行政部门意见：

调入单位负责人意见：

集团行政管理中心意见：

集团分管行政副总裁审批意见：

备注：

说明：

双方行政部门及财务部门分别留存此单，此单与固定资产卡片一并保存。

附件5：

固定资产/低值易耗品报废审批单

填表日期：

报废单号：

资产名称

规格型号

购入时间

资产编号

使用部门

使用人

资产原值

资产净值

计划使用年限

实际使用年限

报废原因说明：

申请人：

申请报废部门负责人：

技术部门意见：

行政部门负责人意见：

财务部门负责人意见：

单位负责人意见：

集团行政管理中心意见：

集团分管行政副总裁审批意见：

备注：