各种专门档案的整理方法要点.doc

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各种专门档案的整理方法

一、业务档案的整理

㈠业务档案的范围：

主要包括反映本单位在从事业务工作等活动中形成的专门文件材料。

比如审计局的审计档案，民政局的婚姻登记档案、社会救助、低保档案、收养档案、优抚档案，人民法院的诉讼档案、仲裁档案，县人口和计划生育局的病残儿鉴定档案、再生育审批档案，县农村合作医疗管理办、县医保站的医疗保险档案，各医院的出生档案、病历档案、疾控中心的计划免疫档案、防疫档案，县公安局、派出所的户籍档案、案件档案，县经管局的土地承包档案，县林业局的山林定权发证、退耕还林档案，县教育局、各学校的学生档案、教学档案，县房产局的房地产买卖交易档案、城市拆迁档案、房屋产权产籍档案、抵押档案、廉租住房保障档案，县国土资源局的农村宅基地档案、土地普查档案、地籍档案、地产、法规档案，县住房公积金管理中心的公积金贷款，提取档案，县工商局的个体工商户登记档案消费者权益保护档案、法规档案，县物价局的物价管理档案，县环保局的环境监测档案，县残联的残疾人档案，县劳动就业局的职业介绍档案、失业保险发放档案、技能培训档案、保险补贴档案、下岗职工个人档案，县工伤保险站的参保单位档案、工伤认定、鉴定档案，县劳动和社会保障局的劳动仲裁档案，县财政局、乡镇财政所的农民补贴档案等。

这些业务档案特别重要，很多都是民生档案，必须收集到档案室统一管理。

㈡业务档案的整理方法：

各单位形成的业务档案必须按照《怎样整理好档案》课程中第三大点“档案整理的质量要求”规范化整理、编目、装订，并编制全引目录或案卷目录。

以软卷皮装订的案卷档案（如公证处的公证档案、工商局及国土局的法规档案）和以档案袋为单位保管的业务档案（农合办的医保档案）必须装盒，并规范填写档案盒背脊项目，所有档案不得直接裸露在档案架上。

如有些医院的病例档案到目前为止都没有装卷、装盒，自成立以来的档案不是捆扎成堆就是直接都裸露在档案架上，98年形成的病例档案都已经发黄、变脆，离保管期限30年还有很远就快无法使用了，这是对档案、也是对以后的利用者极不负责任的做法，虽然档案盒要点成本，但这些投入是必须的,同时各医院必须将应该永久保存的出生病历档案分出来重新整理，跟婴儿出生证明一起编号，编制检索工具，方便服务民生。

业务档案的具体整理办法上级主管部门有规定的按上级要求整理，如审计局的审计业务档案，法院、检察院的诉讼档案，公安局的户籍、案件档案、纪检会的案件处理档案，公证处的公证档案，工商局、质量技术监督局的法规档案等，其上级都有具体整理要求，因此案卷整理就必须严格照规定执行。

对于上级没有具体要求的业务档案，各单位应该请档案局的同志前去指导，由档案局的业务指导人员依据其档案形成特点和价值制定整理方案。

如农合办的医保档案、计生局的生育审批档案就是在档案局有关同志的指导下，将档案规范整理编目。

财政所的民生档案整理方法：

各乡镇财政所的民生档案主要分三种，一是纳税登记表、二是农民信息网资料、三是农民补贴档案。

对于这些重要资料，必须以村为单位组卷，并编写卷内目录，再装入档案盒，统一编制盒号，填写好封面和背脊，编制案卷目录和全引目录。

业务档案硬卷皮、软卷皮和硬卷盒如下图：

二、会计档案的整理方法

会计档案是指会计凭证、会计账薄、财务报告（会计报表等）和其他会计核算专业材料，是记录和反映本单位经济业务的重要史料和证据。

主要包括：

①会计凭证：

原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；②会计账薄：

总账、明细账、日记账（银行日记账、现金日记账）、固定资产卡片、辅助账薄、其他会计账（公积金、养老金明细账）；③财务报告：

月报、季报、年报（包括附表及文字说明）、其他财务报告；④其他：

银行存款余额调节表、银行对账单及其他应当保存的会计核算专业资料，还有会计档案的移交清册和销毁清册（此项也可放在全宗卷内）。

会计档案整理工作的内容主要包括：

分类、立卷、排列与编目等环节。

根据国家有关规定，会计档案的立卷工作由财务会计部门按照本单位会计档案分类方法承担，其它整理环节的工作，原则上由档案部门负责。

（一）会计类档案分类有2种方法：

会计部门将当年年度的会计凭证、会计账薄、财务报告及其他会计核算专业材料收集齐全、完整，然后按照凭证、账薄、报告等几种主要形式进行分类。

通常采用1、采用种类——保管期限——年度分类法。

即把报表、账簿、凭证、其他分开，再按年度时间排列，历年各编一个案卷流水号。

这种方法适合会计档案数量少的单位。

2、年度——类别——保管期限的分类方法，首先应分开会计年度，再按形式分为几类（先报表、帐薄再凭证），然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号。

这种方法适合会计档案数量特别多的单位。

（二）会计档案的立卷方法：

1、会计凭证的立卷方法：

会计凭证一般按月立卷。

会计人员根据凭证登记帐簿后，应将各种记帐凭证按时间和原始凭证号顺序组卷，每本为一卷，每卷厚薄要适中（3cm左右）。

凭证卷装订前要剔除金属物，编写页号，所附原始凭证可以不编号，但应折叠整齐，要填写好凭证封面和脊背，并在封面与脊背的接封处，加盖财务专用章和装订人的印章，然后装入会计凭证盒，并填写好凭证盒封面。

2、会计帐簿的立卷方法：

会计帐簿按年度立卷，在会计年度终结时进行。

帐簿一般都有固定格式和明确分类，立卷时要严格按照帐簿的种类进行，一本帐簿为一卷。

对于活页帐簿，保留已使用过的帐页,编制页码,去除空白页,撤掉帐夹，用会计档案封皮装订成册。

对于死页帐簿，应该保持原来面目,不必折去空页,编制页码后用会计档案封皮装订。

帐簿装订时,应有卷内文件目录和备考表。

封面应填写齐全,平整,并注明所属年度及帐簿名称。

封皮上除了全宗号、目录号、案卷号外,其余都由财务部门填写。

3、会计报表的立卷：

会计报表是按年度立卷。

立卷时要区分不同的保管期限，年度报表与季度、月份报表分别组卷。

本单位的报表与下属单位的表，可根据保管期限的异同，分别装订或合订成卷。

会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数,下边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订。

在整理会计报表时,可能会遇到一些文字材料，这些材料是对会计报表的分析和说明，应为会计报表的组成部分，应当与会计报表合在一起组卷，以保持内容上的密切联系。

订前要编制页码，填写卷内文件目录及备考表，去除金属物，用会计卷皮装订。

工资表、银行对帐单等整理方法参照会计报表。

（三）会计档案的排列与编目

会计档案的编号要便于管理、查找、鉴定销毁，通常可以根据案卷排列的方法，按类别各编一个大流水号。

会计档案经过装订和排列以后，都要填写案卷目录，作为会计档案最基本的检索和统计工具。

案卷目录的编制方法通常分别编制凭证、帐簿、报表三本目录，案卷目录填写项目有：

归档日期、案卷号、案卷名称、起止年月日、起止号次、册数、保管期限、备注、销毁日期。

3、声像档案整理

（一）照片档案的整理方法

照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。

照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于提供利用的整理原则。

1、照片的整理。

照片一般采用的分类方法是年代——问题分类法，即在全宗内把照片先按年代分开，再在每个年代内按问题进行分类。

照片档案较少的单位，可直接按问题分类。

分类应保持前后一致，不能随意变动。

照片经过分类后，应分别排列存放，每类内按时间顺序排列。

照片分类后，再按类将照片组合成案卷，一般情况下，一类内容一卷，内容相近的可组成一卷，照片数量少的，一年的照片也可以组成一卷。

卷内排列一般按时间顺序或重要程度排列。

照片的分类号、底片号、参见号应在文字说明栏中写清。

另外，在每张照片的背面也应写明上述各种号码，以便查找后归还。

照片的编号，应先编每卷的卷号，再编卷内照片的顺序号。

在完成案卷整理后，还要编制案卷的卷内目录，填写备考表、案卷目录，以利于查找利用。

（案卷目录中需要说明的项有照片号和照片题名，照片号即案卷内照片的顺序号，照片的题名即文字说明改成照片名称，不超过50个字）

v2、底片的整理方法。

按年度、尺寸或内容等分类后，再按底片收到的先后次序流水编号即可。

底片号在编写时，应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边外。

3、照片文字说明的成分与要求。

照片文字说明是补充反映照片内容的基本要素。

如果没有文字说明作补充，就会使人无法明白画面上所反映的内容、时间和地点。

一般，每张照片都要编写文字说明，一组（若干张）联系密切的照片应加总说明。

文字说明包括：

事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素。

事由即照片影像所反映事件、事物的情由；时间即事件的发生和照片拍摄的时间；地点即被摄物所在的具体地点；人物即照片上主要人物的姓名、身份；背景即对揭示照片影像主题具有一定作用的情况；摄影者即照片的拍摄单位和拍摄人。

这六个要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。

单张照片的说明在照片正下方书写，也可在照片右侧或左侧书写。

大照片的文字说明可另纸书写，一同保存。

随着数码相机技术的不断发展，很多单位都使用数码相机进行照片的拍摄，形成数码照片。

对于数码照相可以通过光盘刻录进行保存、检索。

具体讲就是，先建立一个照片类目文件夹，然后将所摄的具有保存价值的数码照片按类目录保存到计算机上，并给每张照片附上文字说明，再刻录成光盘。

多个类目的照片可以刻录在一张光盘上。

检索的方法可以通过打开计算机左下角的“开始－搜索－所有文件和文件夹”按钮，输入相关内容，就能快速检索到此照片。

（二）磁性载体档案的整理与编目

磁性载体档案系指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中直接形成的有保存价值的以磁性材料（如计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带）为信息载体的文件。

磁性载体文件应一式两份，与相应的纸质文件一样及时整理。

在全宗内，磁性载体档案一般按年代－问题进行分类。

1、录音带、录像带档案的整理以自然盒为一卷，在一般单位，录音录像档案形成的量不大，内容也比较单一，可暂不分类整理。

录音录像档案较多的单位，如广播电台、电视台等，可按内容进行分类，通常按政治、经济、文学艺术、科学、教育等分为若干类别。

如果数量多，还可以再分属类。

分类时应把永久保留性节目与临时性节目分开，把机密的与一般的分开，把不同版种区别开来（原版、复制版、播出版）。

档案部门对验收并须入库的录音录像档案，应登记入册。

如果数量少，只需建立总登记簿即可，按收到的先后次序入册即可。

登记的项目包括：

编号、收到日期、录制日期、内容、责任者、录制单位、录制地点、放送时间、技术状况（消磁情况、模版质量）、数量备注等。

编号采用流水编号或分类号——类流水号。

如档案数量多，可先进行分类，然后建立分类登记簿，登记项目如上。

经过登记的录音录像档案应装在特制的盒内或套内，在盒套外面贴上标签，上面注明题目（内容）、讲演人、录制日期、卷（盘）数、编号、带长、时间等项内容。

盒内还附有文字材料，并统一编号。

2、软盘、光盘以每张为一卷，每盒（盘、张）的外套上要贴有标签、注明内容、主要任务，形成时间、带长（分钟）、编号、型号和保管期限等内容，同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号，并编制磁性载体档案案卷目录，归档的磁性载体文件应由文字形成部门编制归档说明。

四、科技档案的整理与编目

科技档案的整理工作，就是由档案部门对收集来的科技档案，按其形成规律和特点，进行科学分类、系统排列及编目的工作。

这项工作包括系统整理和科学编目两部分。

系统整理包括对案卷的分类和排列，以真实反映科技、生产活动的历史面貌，保持其有机联系。

科学编目包括编档号和编目录，用以固定案卷分类、排列的整理成果，揭示各类案卷的内容和构成。

科技档案整理的原则：

遵循科技档案的自然形成规律，保持科技档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，便于保管和利用。

科技档案的整理方法：

一般讲，基层档案