秘书专业模拟实习.docx

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秘书专业模拟实习

秘书日常事务处理场景模拟

1.办公室布局安排

请根据下面的要求为主管安排办公室的布局：

面积、设备及工作人员要求：

办公室面积：

14平方米

办公人员：

主管1人，秘书1人，下属3人。

办公设备:

文件柜，共用电脑。

5张办公桌等。

个人办公需求

主管：

多项（个人任务，给秘书安排任务，接待访客）

秘书：

两项（个人任务，接受主管安排的任务）

下属：

单项（个人任务）

2、接打电话

一、实训目标：

掌握接拨打电话的基本方法。

二、实训背景：

星期一向来都是比较忙碌的。

这天一大早，秘书张洁就忙着打电话。

她要通知各部门经理周四下午召开一个临时会议；要通知公司的大客户李总经理周五和总经理的会晤取消；还要帮总经理预订一张本周六去北京的飞机票。

三、实训内容

按照实际情况演练拨打电话的基本方法。

四、实训要求

1．可选择在模拟的办公室或教室进行，最好能配置真实的电话机。

2．分组进行，可以5人一组，其中1人扮演张洁，3人扮演各种身份的接话人，1人进行监督和评价。

每个人都要轮演张洁和接听电话的人。

3．每个同学在演练过程中一定要严肃认真，言行符合规范。

4．每个同学最好都能按照实训内容设计演练的脚本（包括情节和台词），并给本小组成员分派角色。

3、接受邮件

1．实训目标：

通过本实训，掌握秘书收文处理的程序和方法。

2．实训背景：

秘书小沈今天收到21件信函。

她根据收件部门的名称进行分类：

有5封信是人力资源部的；6封信是销售部的；1封是计财部的；1封是科研部的；1封在信封上标有机密字样的公司收件；1封信封上写总经理亲启；另2封是总经理办公室的；剩下的4份是报纸杂志。

模拟小沈对上述收件的处理。

3．实训内容：

秘书收件分捡、分送、登记、处理程序和方法。

4．实训要求：

（1）本实训在综合实训室进行。

（2）实训室中日常办公用品配置齐全，有拆信专用工具、收文登记簿及阅文处理单等。

（3）本实训每个人独立完成。

4、印章管理

一、实训目标：

掌握使用印章的程序和要求。

二、实训背景：

作为公司秘书的张洁，负责公司印章的使用和保管。

这一天，销售部的小王来找张洁在一份文件上盖公司的印章。

三、实训内容：

按照实际情况演练使用和保管印章。

四、实训要求：

分组进行，4人一组，其中1人扮演张洁，1人扮演上司，1人扮演小王，1人进行监督和评价。

5、介绍信管理

一、实训目标：

掌握使用介绍信的一般方法。

二、实训背景：

作为公司秘书的张洁，负责公司印章的使用和保管。

这一天，销售部的小王来找张洁在开一张介绍信。

三、实训内容：

按照实际情况演练使用和保管介绍信。

四、实训要求：

分组进行，4人一组，其中1人扮演张洁，1人扮演上司，1人扮演小王，1人进行监督和评价。

6.秘书如何面对两位没有预约的客人

一天上午10点左右，秘书正在前台值班，一位没有预约的客人走了进来，秘书忙起身迎接：

“您好！

请问您是。

。

。

。

。

”“我是山西天成公司的马进”，客人掏出名片，“我想找你们老总谈谈经销你们公司产品的业务。

。

。

。

。

。

”就在这时，老总的老朋友、工商银行信贷处牛处长进来了。

“小于，老总在吗？

”。

。

。

。

。

对于这一前一后两位不速之客，秘书应该怎么办？

分组进行，4人一组，其中1人扮演秘书，1人扮演上司，1人扮演马进，1人扮演牛处长。

1、接打电话

电话处理单

来电单位

来电人

来电时间

年月日时分

职务

来电号码

记录人

来电内容

（内容较多可用附页填写）

拟办意见

领导批示

办理结果

备注

3、印信管理

印章保管登记表

印章名称

颁发机构

收到枚数

收到日期

领取人

启用日期

印章图样

保管人姓名

批准人

备注

用印申请单

（1）

部门

申请日期

年月日

用印类别

份数

文件名称及说明：

印鉴留存

申请人

核准人

用印申请单

（2）

文件标题

发往机关

份数

用印日期

用印申请人

批准人

备注

用印登记表

（1）

盖章日期

文件名称

印章类别

盖章次数

批准部门

批准人

盖章人

备注

用印登记表

（2）

序号

用印日期

文件标题

发往单位

份数

批准

用印

备注

印章销毁申请表

事由

印章种类

报备机关

核批

口公章

口校对章

口长戳

口骑缝章

口职衔签字章

口附件章

口部门章

印章文字

制发日期

销毁日期

印章管理部门

年月日

年月日

印章模式

销毁印章部门

申请人

主管

开具介绍信审批表

部门

份数

张

经办人

部门负责人

介绍信内容

送往单位

领导签字

固定式介绍信

No．×公司介绍信（存根）

××介字第号

：

兹介绍我公司等位同志前往你处联系事宜。

年月日

（有效期天）

………………………………………………………………………………………………………

N0．

×公司介绍信

：

兹介绍我公司等位同志前往你处联系事宜，请予接洽。

此致

敬礼

×公司

年月日

（有效期天）

便函式介绍信

介绍信

××公司：

兹介绍我校×××、×××两位同志前往贵公司商谈学生实习事宜，望接洽为盼!

此致

敬礼

××职业技术学院

××××年×月×日

（有效期×天）

5、值班工作相关表格

XX集团国庆期间值班表（2007年10月1日一10月7日）

日期

10月1日

10月2日

10月3日

10月4日

lO月5日

10月6日

10月7日

姓名

王丽

夏晓峰

姜敏娜

张晓明

邱志伟

林筱虹

吴宏斌

张彬彬

蒋聪颖

陈小丽

吴荣融

李小敏

张萍逢

郭玲玉

值班时间：

上午8时一下午6时

值班地点：

公司值班室（综合楼1005室）

值班要求：

1．按规定时间值班，当班时人不能随意离岗。

2．有事需向办公室请假，不得擅自调换值班时间。

3．阅读处理来信来函，急件须及时转当班领导处理。

4．认真做好电话记录、接待记录和值班日志。

5．值班领导联系电话：

×××××××××××××××××x×X××××X×××××

6．报警电话：

火警119；盗抢警110。

XX集团办公室

2007年9月28日

值班登记表

值班部门

值班人数

值班负责人

值班情况

值班人员名单

月日时分至月日时分

当班时间

月日时分至月日时分

接班时间

月日

时分

上班负责人

签名

当班负责人

签名

交接情况

当班执勤记录

来访接待及处理

来电内容及处理

人员进出记录

物品出入记录

安全消防记录

其他说明

交班时间

当班负责人签名

下班负责人签名

交接情况

备注

模拟会场

[背景材料]

重庆华通消费电子有限公司显示器厂是华通设于中国的显示器制造基地，是华通显示器在全球的六大生产基地之一。

1998年其营业额为17亿元人民币，产品50％出口海外，其生产的华通显示器在中国市场上占有率连年第一，深受广大消费者喜爱。

重庆华通消费电子有限公司显示器厂成立于1995年5月，是荷兰华通与重庆电视机厂继合资生产彩色电视机之后的增资项目，总投资3000万美元。

高起点规划以及凭借知名品牌、卓越品质，使产品投产之初即行销海内外市场，并不断保持产量连年递增的势头，质量管理也达到世界先进水平，连续3年被评为最受消费者喜爱的显示器品牌，同时保持市场销量第一的佳绩。

1997年1月通过IS09002国际质量体系认证，1998年3月通过IS014001企业环境管理系统认证，1999年底更通过了代表着华通荣誉的最重要奖项——华通质量奖PQA，成为中国内地首家获此殊荣的企业。

独特的华通质量之路全面提升管理水平，确保每一台显示器产品在精益求精中更完美地体现华通精神。

为适应生产规模的进一步扩大，1998年6月显示器厂落户重庆新区，厂房占地面积6万多平方米，拥有现代化标准厂房，一流工作环境，5条科技流水线，完备的设备及配套设施，国内最先进的自动插件设备，年生产能力300万台显示器，员工总数1500多人，雄厚的技术力量及完整的员工培训体系成为华通显示器的品质保证。

“不断钻研、力求创新”是华通一贯坚持的信念。

因此，华通努力开发新技术，务求领导显示新科技。

为了使用户获得最全面和放心的服务，华通更是在全国建立了专业服务网络；华通显示器始终致力于呈现更好、更完美的画面，让用户更放心、更满意。

华通作为进入中国市场最早的显示器厂家，，一直以来都是由三大代理商以华北、华东和华南地区进行分区代理。

在长期的成长过程中，地域的局限难免造成彼此之间分庭抗争。

因竞争而产生的矛盾，在某种程度上对市场的发展不利，甚至阻碍了各自的发展。

在当前竞争日趋激烈的显示器市场上，华通作为一个成熟的领先品牌，各大代理商不应该只是简单的扩展自己的销售渠道，更不能单纯采用盲目降价的市场行为，只有完善渠道管理，建立一个和谐顺畅而稳定坚固的销售渠道，才能为经销商和最终消费者带来最大的利益。

因此，只有三方协调合作，才能获得多赢促进共同发展，才能给代理商和消费者带来更多利益。

为此，华通消费电子（中国）2002年度显示器总代理商会议，决定于阳光明媚的5月在重庆召开。

华通与显示器三大总代理商共聚一堂，将就国内显示器市场的渠道管理达成共识：

携手合作，共同建设维护统一的华通经销渠道。

如果此次合作成功，将会给渠道管理带来正面的影响，通过总代理之间的沟通协作增加彼此之间的信任感。

显示器在中国具有很大的市场潜力，只有在合作中共同发展才能占领更多的市场优势。

在互谅、互让中形成一个健康发展的市场秩序，将消极的竞争变成相互之间的促进，可以给经销商充足的信心，给消费者带来更好的服务。

显示器这样的高科技产品极需要一个畅通的渠道将信息即时传播给消费者。

华通显示器事业部市场销售总监黄夏先生相信，此次合作的成功将会带来厂商、总代理、渠道和消费者的共赢，从而保证华通显示器在中国的健康发展和巩固多年的领先地位。

华北地区总代理：

北京XX贸易公司电话010—XXXXXXXX传真010—XXXXXXXX地址北京海淀区中关村南路XX号邮编100080总经理：

王XX

华东地区总代理：

上海XXXX显示设备有限公司电话021—XXXXXXXX传真021—XXXXXXXX地址上海南丹东路XX号406室邮编20051总经理：

刘XX

华南地区总代理：

广州XX数据实业有限公司电话020—XXXXXXXX传真

020—XXXXXXXX地址广州天河龙口东路XX号邮编510070总经理：

韩XX

[实训场景]

华通消费电子（中国）2002年度显示器总代理商会议，决定于5月10日至5月12日在重庆乐园度假村举行，重庆华通消费电子有限公司显示器厂负责所有会议事宜。

本次会务工作分8个场景。

．2002年3月25日上午，总经理吴XX打电话将秘书李X叫到办公室，告诉她这次代理商会议的主要内容、时间和地点，并向她强调此次会议的重要性，让她尽快写好会议计划，以便各部门早作准备。

同时，吴总还让李秘书为他准备一份发言稿，用在正式开会时作为欢迎词，发言时间不超过3分钟。

请拟制一份会议计划和一份总经理发言稿。

．3月29日，李秘书将写好的会议计划交给吴总，吴总看过后认为可行，在会议计划上签字批准。

李秘书根据计划内容，写了书面的会议通知，以快件邮寄的方式，将通知发送给三大代理商，并在发出后第三天，打电话与这三位总经理联系，得到的信息是他们将准时赴会。

请拟写一份会议通知，并演示发送会议通知的过程。

．4月1日，李秘书到重庆乐园度假酒店去预定会场，与酒店张主管讨论会场布置情况。

张总管让酒店技术助理小刘协助李秘书进行现场布置，李秘书向小刘提出布置会场的要求：

本次会议为50人的中型会议，会场座位格局为半围式“出”字形、有投影仪和投影屏、安排好座次，要准备横幅、有鲜花装饰等。

请演示讨论会场布置的过程。

．4月15日，李秘书打电话到重庆乐园度假酒店，方三方面客人预定酒店房间，三位总经理将各带一名助理，6人均将在5月9日下午到达，苏州乐园度假酒店前台接待员为徐小姐。

请演示秘书的电话预定过程。

．5月10日上午8：

30，李秘书将三位代理商引至会场，总经理吴XX和副总经理郭XX

到门口迎接，吴总与客人们都认识，郭副总与客人们是初次见面。

请演示接待工作过程。

．5月10日上午9：

00，第一次会议开始，与会者进入会场签到，负责签到的工作人员是小陈；出席本次会议的主要有：

总经理吴XX、副总经理郭XX、商务执行经理宋XX、人事执行经理刘X、技术执行经理方X、李秘书，三位代理商王XX、刘XXx、韩XX及其助理；公司各主要部门成员也一同出席了会议。

会议由吴总经理主持，他先把三位代理商介绍给大家，再发言致欢迎词，会议由李秘书负责记录，会场工作人员小陈负责发会议资料，同时负责倒茶等后勤服务。

请演示会议开始的过程。

．李秘书应北京客人王XX总经理和助理钱X的要求，为他们预定5月13日的返程机票，

民航机票预定处人员为沈先生。

请演示秘书电话预定机票的过程。

．会议结束后，李秘书将本次代理商会议中形成的文件（包括：

会议计划、会议通知、领导言稿、会议记录等）收集齐全，整理后归档。

请演示秘书收集文件归档的过程。

[实训要求]

学生每10人为一组，教师为10名学生编上号数，即1至10号。

实训在模拟公司办公

室进行。

学生可以先制作文稿，每位学生都必须制作三份文稿：

会议计划、总经理发言稿和会议通知，要求打印。

完成时间不超过70分钟。

文稿完成后，再按场景顺序进行演示。

8个场景演示总过程不能超过80分钟。

第一个场景，由1号扮演李秘书，3号扮演吴总经理。

第二个场景，由2号扮演李秘书，3号扮演吴总经理；

第三个场景，由3号扮演李秘书，4号扮演张主管，9号扮演小刘。

第四个场景，由4号扮演李秘书，5号扮演徐小姐。

第五个场景，由5号扮演李秘书，3号扮演吴总经理，6号扮演郭XX，7号扮演王X

X，8号扮演刘XX，9号扮演韩xXX。

第六个场景，由6号扮演李秘书，3号扮演吴总经理，1号扮演郭XX，2号扮演宋x

X，4号扮演刘X，5号扮演方X，7号扮演王XX，8号扮演刘XX，9号扮演韩XX，10号扮演小陈。

．

第七个场景，由7号扮演李秘书，10号扮演沈先生。

第八个场景，由8号扮演李秘书。

每组在实训过程中必须制作一份会议签到单。

[实训提示]

．会议计划应包括：

时间、地点、规模、规格、与会者、议题、议程、经费预算、生活安排、会务组的组成人员和分工等。

．秘书要根据土司的指示，为其拟写欢迎词，并根据上司的要求修改、定稿、打印成文。

欢迎词的结构包括标题、称谓、正文和结尾四部分。

欢迎词必须写清召开此次会议的意义、作用，要表达出进一步发展友好合作关系的意愿和打算。

．会议通知一般要在会议召开前，发送给对方，让对方有从容做好赴会准备的时间。

如以邮寄发送，信封上最好注明“会议通知”字样及送到日期，以免延误。

重要会议的

通知发出后，还要及时用电话与对方联系，询问对方是否收到和是否赴会。

．一般来说，应当在会议召开前一个月预定会场，会场布置总的要求是庄重、美观、舒

适。

秘书要事先按照出席人员的名单，安排好座位顺序，并准备好座位卡，放置在会议桌上，

以便各人对号入座。

座位安排原则是客方坐于主方的右侧，秘书和随行人员各以身份高低，坐于主方或主宾旁边。

．预定酒店房间，要根据客人的实际情况或要求安排住宿，尽量安排相临房间。

．会议签到形式通常是单式签到（又称表格式签到），即与会者在会务工作人员事先准备好的表格上签名，以示到会。

。

．会议记录是会议情况的最真实反映，要详细记录。

包括两部分内容：

会议组织情况，写明会议名称、时间、地点、出席者、缺席者、列席者、主持人姓名、职务；会议内容，写明会议议题、讨论发言、形成的决议及主持人总结性发言记录。

．预定机票，除时间和坐舱要求外，还一定要报上客人的姓名和身份证号码，预定才算有效。

会议结束时，需收集的文件包括：

会前准备并分发的文件，会议期间产生的文件，会后产生的文件。

收集会议文件要及时，确保文件在与会者离会之前全部收集齐全。