秘书实务教案.doc

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秘书实务电子教案

课程说明：

一、课程性质：

“秘书实务”是我院大二学生院选课程，主要培养有社会主义觉悟的，德智体美全面发展的，了解秘书基本知识，具有办公室工作能力，适于从事社会各类机关、公司、企事业单位等社会组织的人才

二、主要内容：

第一章秘书实务概述

第二章秘书的接待工作

第三章秘书的沟通与协调工作

第四章会议组织与服务

第六章秘书的日常事务工作

第七章文书处理与档案管理

三、教学目标：

本课程主要是使学生从感性的工作实践到理性的工作事理对秘书工作有一个基本的认识。

同时，配合一定的训练，使学生的认识有较大提高。

本课程以秘书实务为主，对秘书学原理部分遵照“必须”、“够用”、“精当”、“扎实”的原则有所取舍。

四、考核方法：

平时表现与期末考试相结合。

五、成绩说明（说明成绩的构成、比例等）

1、课堂纪律：

10%

2、作业：

10%

3、实训（含课堂讨论和实作）：

20%

4、期末考试：

60%

课题：

秘书实务概述

教学目标：

1.了解秘书实务的内容

2.了解秘书实务工作的性质与特点

3.熟悉秘书应具备的能力及职业道德

4.掌握秘书实务工作的规律与方法

教学重点：

掌握秘书实务工作的规律与方法

教学难点：

了解秘书实务工作的性质与特点

课时安排：

2个课时

课型：

理论课+实践课

教学方法：

讲授法、讨论法

授课过程：

学习秘书实务的目的是什么？

（一）直接目的是：

熟悉秘书业务知识，掌握秘书工作的内容、规范、程序和操作方法，提高从事秘书工作的实际能力。

（二）根本目的是：

增加知识总量，培养专业素质，提高业务能力，以适应现代社会及秘书职业的实际需要。

一、何谓秘书实务？

其学科对象是什么？

秘书实务是秘书或秘书机构所实际从事的业务活动。

秘书实务的对象是秘书业务活动，就是秘书或秘书机构为领导工作和机关工作的实施所采取的专业辅助行为。

二、秘书实务的研究范围和主要内容是什么？

（一）秘书实务的研究范围包括：

1、秘书业务工作的一般理论

2、秘书业务工作的具体内容

3、秘书业务工作的工作规范

4、秘书业务工作的运作程序

5、秘书业务工作的具体方法。

（二）秘书实务的主要内容有：

文字工作、文书工作、信息工作、调研工作、会议工作、建议（提案）工作、信访工作、接待工作、谈判工作、随从工作、通讯工作、档案工作、保密工作以及其他事务性工作。

三、秘书实务的性质和特点是什么？

（一）秘书实务的性质是专业性，它是秘书实务的本质属性。

它表现在秘书职业的专门化、秘书业务的常规化、秘书职能的具体化三个方面。

（二）秘书实务的特点是：

实用性、规范性、程序性和可操作性等。

四、秘书实务与秘书学概论、文书学、应用写作等学科有何关系？

秘书学概论与秘书实务之间是纲与目、总与分、虚与实的关系，也是统领与被统领的关系。

秘书实务与文书学、秘书实务与应用写作之间都具有交叉关系。

第二课时

五、秘书应具备的能力及职业道德

（一）能力要求

秘书的能力要求秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员具有多种能力。

主要是：

1．写作能力

2，口头表达能力

3．听知能力

秘书要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，要能从别人的冗长、反复的发言中拎出要领，或是从众口交加、激烈争论中抓住重点，并且能转化为自己清晰简明的语言加以复述。

听知能力还意味着秘书应努力掌握方言、外语和民族语言。

我国疆土辽阔、民族众多，现在实行开放政策，横向联系和国际交流日益增多，秘书多懂一种方言、多懂一种民族语言或外语，就是多了一样交际工具，多了一条信息渠道。

4．阅读概括能力

5．社交活动能力

 现代社会中的秘书已不再是整天坐在办公室里整理文件或是伏案写作，而是经常要参加各种社会活动，外出联系工作，调查情况，收集信息，进行协调，参加各种会议、会谈或宴会，甚至有参加外事活动的机会。

秘书人员必须具有一定的社会活动能力，懂得各种场合的牢L仪、礼节，善于待人接物，善于处理复杂的人际关系。

6．协调能力

秘书要善于发现机关与机关之间、部门与部门之间、机关与基层之间工作上的矛盾或不平衡；要善于发现文件与文件之间政策、提法上的抵触或不一致；要善于发现领导与领导、干部与干部之间的误解或不和，并及时加以沟通、协调。

7．观察分析能力

秘书在工作中要时时、事事、处处做有心人，善于观察，善于发现“死角”，及时提请领导注意，要善于做拾遗补阙工作。

不仅善于发现问题，而且要善于分析问题、提出解决问题的办法供领导择用、实施。

观察分析能力是秘书工作由被动服务转为主动服务的前提条件。

8．应变能力

秘书的大部分工作都有章可循，应严格按照政策和规章制度办事。

但有些工作，尤其是事务性工作，在特殊的时间、地点、条件下，也常会出现意想不到的情况。

秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要有一定的机动性和灵活性。

9．使用先进办公器械的能力

诸如电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打字机、电子计算机、传真机、网络通讯设备等等。

凡是办公室拥有的器械、设备，秘书人员都应学会使用。

尽管部门内可能有专门的操作人员，但秘书人员如具有使用能力，可以备工作上的不时之需。

10．预测能力

预测是在大量事实和信息的基础上，对可能发生或即将发生的情况作出科学的预计。

有经验并富有创造精神的秘书人员应培养和锻炼自己的预测能力，这有助于进行主动服务和预防工作差错，也有助于秘书人员获得晋升为管理者、决策者的机会。

11、记忆力

准确记忆事物的能力。

如果连续忘记相同的事物，那么不仅会降低工作的效率，而且还可能会令上司感到困惑。

因此，为了促使上司对自己更加信任，应努力做到一次性地记牢上司说过的话。

此外，还有一个重要的问题，就是必须做笔记。

12、执行力

以适当的方式迅速处理业务的能力。

虽然在进行工作时擅自作出决定可能会产生问题，但是没有上司的指示就不行动问题更大。

秘书应具备在必要的时候判断状况并迅速作出处理的能力。

（二）秘书的职业道德规范

文明礼貌、爱岗敬业、诚实守信、办事公道、勤劳节俭、遵纪守法、团结互助、开拓创新。

六、秘书实务工作的规律和方法

（一）秘书实务的规律的内容

1、不同行业的秘书工作有各自的特殊规律

2、不同工作范畴有各自的特殊规律

3、经常性工作规范化、程序化的规律

4、领导授意与秘书忠实、完整、准确表达相一致的规律

（二）秘书实务的工作方法

1、抓主要矛盾的方法

2、妥善处理各种工作的方法

3、从群众中来到群众中去的方法

 七、问题讨论

（一）秘书应具有怎样的知识结构？

（二）秘书应具有哪些能力？

（三）秘书应具有哪些职业道德？

（四）女性秘书怎样才能保护自己？

作业：

无

小结：

1、了解秘书实务的内容；熟悉秘书应具备的能力及职业道德；掌握秘书实务工作的规律与方法。

2、通过本章学习，主要让学生掌握秘书实务的相关知识，为后面章节的学习打下理论基础。

授课时间：

第3周

课题：

秘书的接待工作

教学目标：

1．做好接待的准备工作

2．熟悉接待工作的基本程序

3．了解接待规格的确定

教学重点：

如何结合礼仪等相关知识，熟悉接待工作的具体环节和操作方法。

教学难点：

秘书人员如何结合礼仪和接待的相关知识完成情景模拟。

课时安排：

2个课时

课型：

理论课+实践课

教学方法：

讲授法、讨论法

授课过程：

第一课时

第—节接待的准备工作

秘书要做好接待工作，前期的准备工作是非常重要的，它是做好接待工作的前提条件。

秘书应该从接待工作的环境、物质与心理三个方面进行准备。

一、做好接待工作的环境准备

公司的前台、会客室、办公室是展示公司形象的窗口，秘书应当使这些地方保持清洁、明亮、整齐、美观，让来访者一进门就能感到这里工作规范有序。

同时，办公室内部工作人员之间也应热情大方地互相配合，给来访者留下良好的印象。

办公室、会客室的环境一般可分为硬环境和软环境。

1．硬环境

硬环境包括办公室、会客室的空气、光线、颜色、办公设备及会客室的布置等外在客观条件。

（1）绿化环境。

办公室、会客室内的绿化是相当重要的，应适当地摆放一些花卉或绿色植物；室外周围环境应力求做到草坪、花木相映生辉，绿意盎然，富有生气与活力。

（2）空气环境。

空气环境包括空气的温度、湿度、流通与味道四个因素，它的好坏对人的行为和心理有着很大的影响。

因此，应在室内安装通风设备和空调，做好空气的调节，并且经常打开门窗透气，保持空气清新。

同时，也可适当洒些气味淡雅大方的空气清新剂。

（3）光线环境。

室内要有适当的照明，以自然光源为主，人造光源为辅。

切勿使光线过强，以免刺激眼睛。

但光线也不应过弱，太暗会引起人的视觉疲劳或心情压抑。

（4）声音环境。

室内要保持肃静、安宁，这样才能使客人心情舒畅。

同时也能使秘书人员集中精力做好接待工作，有助于工作效率的提高。

反之，办公室声音嘈杂，会使人心烦意乱。

（5）办公室布置。

办公桌、文件柜、复印机等大件物品要摆放合理，书报、文件、文具等物品要归类摆放整齐；墙上可挂日历、公司徽标等，也可挂上市场网络图和宣传照片等。

2．软环境

软环境是指办公室的工作气氛、接待人员的个人素养等在接待过程中体现出来的人文环境。

主要有两个方面：

（1）组织文化环境。

是组织存在和发展的灵魂，同时也是接待过程中最能感动客人、能够给客人留下深刻印象的东西。

如，科学合理的规章制度、紧张有序的工作秩序、和谐融洽的人际关系等。

办公室里良好的工作氛围，能让客人感受到这个团队是有凝聚力的团队，从而对单位留下良好的印象。

（2）接待礼仪环境。

包括接待人员接待的态度、礼仪素养、接待过程的安排等。

二、做好接待工作的物质准备

接待工作所需物品分为必备用品和辅助用品两种。

1．必备用品的准备

必备用品即所有的接待工作都需要的用品，主要包括以下几项内容：

（1）办公设备。

会谈时所用的桌椅、沙发、茶几。

要求桌椅等要摆放整齐，桌面清洁，没有水渍、污渍。

（2）茶水与茶具。

饮水机、茶具、茶叶、饮料要准备齐全。

一般客人可以用一次性纸杯，重要客人要用正规茶具。

（3）文具用品。

如会见客人时需要记录用的笔和纸等。

（4）书报架。

为了使来访者排解等待的时间，还应放置书报架，摆放一些书报杂志、单位介绍等材料。

2．辅助用品的准备

辅助用品是指在部分接待工作中使用的物品，主要有：

（1）接待用车。

如迎送客人用的大小轿车。

（2）接待标志。

如接待现场的欢迎标语和指示牌，接待人员的统一服装和证件等。

（3）接待设备。

如会见大型代表团使用的扩音器，部分会谈时需要的电脑、复印机、传真机、摄像机等。

（4）接待礼品。

部分接待工作需要赠送礼品，尤其是一些涉外的接待工作。

三、做好接待工作的心理准备

秘书应具备良好的待客心理，其核心就是要求秘书事事处处有强烈的“角色意识”、“服务意识”，体现出一个“诚”字，即秘书人员应站在对方的立场上，将心比心，以诚相待。

具体表现在待人接物上应该热情开朗、温存有礼、和蔼可亲、举止大方，这样有助于赢得对方的好感，缩短彼此的心理距离

无论来访的客人是预约的还是未预约的，是易于沟通的还是脾气急躁的，都要让对方感到自己是受到欢迎、得到重视的。

当客人很多或难于应对的时候，仍要有礼有序地处理，更不能因客人发火或急躁而有失礼节，要沉着冷静，态度友善，耐心解释。

第二节接待工作的基本程序

迎客、待客、送客是接待工作中的三个基本环节，秘书人员应遵循热情周到、礼仪大方、勤俭节约、安全保密的原则，接待每一位来访者，做到亲切迎客、热情待客、礼貌送客。

根据客人是否预约可将客人分为预约来访者与未预约来访者，对二者的接待方法大同小异。

一、接待预约来访者的工作程