1物业行政人事作业指导书.docx

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1物业行政人事作业指导书

一、行政人事部组织架构

行政人事部

二、行政人事部岗位职责

（一）行政人事部经理

1、全面统筹管理行政人事部工作。

2、负责对接物业管理中心行政人事部相关工作，落实集团工作要求。

3、负责完善并持续改进部门工作细则，促进工作成效的提升。

4、负责制定行政人事工作计划并监督实施，达成目标计划管理。

5、负责指导监督物业服务中心开展行政人事相关业务工作。

6、负责统筹公司SAP人力资源系统的建设及运行维护。

7、负责公司采购用车使用的审核及调度。

8、负责企业文化、公共关系维护等工作。

9、负责审核、上报各类人事报表。

（二）调度主管（客运）

1、负责统筹调度各项目楼巴车运行。

2、负责监督楼巴按发车时刻表及规定线路运行。

3、负责监督车辆维修保养计划的实施。

4、负责监督车辆站场环境及车辆停放秩序的管理工作。

5、负责处理交通事故、车辆出险索赔及突发事件。

6、负责制定并实施楼巴安全运行培训。

（三）人事专员（本部）

1、负责地区物业公司定岗定编、人员招聘等方面的管理工作。

2、负责地区物业公司员工入职、转正、离职、调动、晋升等方面的管理工作。

3、负责地区物业公司员工考勤、社保、公积金、薪资福利等方面的管理工作。

4、负责地区物业公司人事档案、劳动合同、劳动年审等方面的管理工作。

5、负责地区物业公司绩效考核、劳动纪律、劳动争议等方面的管理工作。

6、负责地区物业公司SAP人力资源系统的数据录入及日常维护。

（四）行政专员（本部）

1、负责地区物业公司文件办理、印章、档案、办公秩序等方面的管理工作。

2、负责公司会议、工作计划等方面的管理工作。

3、负责指导、监督员工饭堂、宿舍等方面的后勤管理工作。

4、负责公司各类证照的注册、变更及年检等工作。

（五）资产管理员

1、负责资产建档、盘点、维护等方面管理工作。

2、负责资产申购、仓库管理等方面的管理工作。

3、负责各项目资产的调拨，实现资源优化配置。

4、负责权限内采购招投标、合同签署、物品验收等方面的管理工作。

5、负责采购用车的维修、费用报销等方面的管理工作。

（六）经营专员

1、负责统计、分析各项目经营管理数据。

2、负责制定项目多种经营的范围、定价标准等方面的管理工作。

3、负责会所经营项目的策划、定价审核、合同评估等方面的管理工作。

4、负责评估多种经营（含会所）经营效果和客户反应。

5、负责地区物业公司统一招商项目的谈判工作。

6、负责指导、监督各项目多种经营工作。

（七）招投标专员

1、负责组织招标单位征召及入围单位资格审查工作。

2、负责组织招标项目的标书编写、发标、回标等工作。

3、负责组织开标、评标、定标相关工作。

4、负责招标资料归档工作。

5、负责指导、监督物业服务中心招投标工作。

（八）采购兼司机

1、负责公司单项采购方面的工作。

2、负责采购用车的驾驶运输工作。

3、负责定期对合格供方进行评估，确保采购物品的适应性和最优性价比。

4、负责采购用车的维护、费用报销等方面的工作。

（九）综合管理员（客运）

1、负责监控、统计车辆运行情况（包括车速、路线、油耗），建立管理台账。

2、负责统计楼巴乘车人数、开行班次、票款等数据。

3、负责收集、跟进乘车人投诉及建议。

4、负责收集交通新规及相关新闻媒体资料。

5、配合办理车辆交通事故的理赔、索偿工作。

（十）核算员（客运）

1、负责统计、汇总楼巴日常运作相关核算数据。

2、负责核算车辆加油量、加油费用工作。

3、负责估算、统计车辆油耗，监督及管理油料消耗。

4、负责各类费用的核算、上报、资金申请工作。

三、综合管理部组织架构

四、综合管理部岗位职责

（一）综合管理部经理

1、负责人事、培训、行政、后勤、资产、经营、车辆（含楼巴）等方面的各项工作。

2、负责对接地区物业公司行政人事部及培训管理部相关工作，落实上级工作要求。

3、负责制订并改进部门工作细则，促进工作成效的提升。

4、负责制订部门工作计划并监督实施，达成目标计划管理。

5、负责物业服务中心多种经营的策划、组织与监督工作。

6、负责物业服务中心SAP人力资源系统的运行维护。

7、负责项目公共关系维护。

（二）综合管理部副经理

1、负责会所、无配套酒店项目的运动中心运营管理。

2、负责制定会所经营管理实施细则。

3、负责制定会所运营方案及经营目标计划并负责落实。

4、负责会所市场营销、招商方面的工作。

5、负责客户关系发展、设施硬件维护等管理工作。

（三）会所主管

1、负责会所各项管理制度的具体执行。

2、负责指导、培训下属人员，确保下属熟练掌握岗位技能。

3、负责重要客户的现场接待等工作。

4、负责巡视现场，受理客户投诉。

5、负责监督落实设施设备清理、保养和维修计划。

6、负责会所员工考勤、仪容仪表、服务接待及现场秩序维护工作。

（四）调度主管（客运）

1、负责调度本项目楼巴车。

2、负责监督楼巴按发车时刻表及规定线路运行。

3、负责制定车辆维修保养计划，如实记录车辆维修保养台帐。

4、负责油卡统一保管，安排车辆至指定加油站加油。

5、负责车辆站场环境及车辆停放秩序的管理工作。

（五）人事专员（项目）

1、负责物业服务中心定岗定编、招聘等方面的工作。

2、负责物业服务中心员工入职、转正、离职、调动、晋升等方面的工作。

3、负责物业服务中心考勤、社保、公积金、薪资福利等方面的工作。

4、负责物业服务中心人事档案、劳动合同、劳动年审等方面的工作。

5、负责物业服务中心绩效考核、劳动纪律、劳动争议等方面的工作。

6、负责物业服务中心SAP人力资源系统的数据录入及日常维护。

7、负责物业服务中心员工培训计划的实施与评估等工作。

（六）行政专员（项目）

2、负责物业服务中心文件办理、业务章、档案、办公秩序等方面的工作。

3、负责物业服务中心会议、工作计划等方面的工作。

4、负责物业服务中心员工饭堂、宿舍、制服等方面的工作。

5、负责物业服务中心各类证照的注册、变更及年检等工作。

6、负责物业服务中心多种经营、合同、招投标等方面的工作。

（七）厨师

1、负责饭堂膳食质量、就餐环境、厨房卫生等日常工作。

2、负责每天按时出品膳食，保证及时开餐。

3、负责日常所需饭堂食材物品的收、验货工作。

4、核算饭堂费用支出，提供相关核算材料。

5、负责饭堂的防火工作。

6、协助饭堂的防盗工作。

7、负责饭堂物资库存盘点、建账。

（八）厨工

1、协助厨师做好饭堂日常各项工作。

2、负责各类食材的清洗等粗加工工作。

3、负责监督员工刷卡（打卡），记录员工用餐人次。

4、负责分餐给员工的工作。

5、负责饭堂及厨房卫生清洁工作。

（九）收银员（会所）

1、负责准确收点客户现金、支票或银行刷卡。

2、负责为客户结算账单并打印发票。

3、负责领取、使用、核对、管理备用金。

4、负责汇总收据、发票、编制收入报表。

5、负责根据收入凭证登记现金和银行日记账。

6、负责妥善保管收银设备。

（十）前台（功能区）接待员

1、负责接待并解答来访、来电客户的业务咨询。

2、负责受理客户投诉，并及时将投诉情况报告会所主管（领班）。

3、负责向来访、来电客户推广会所服务。

4、协助接待VIP客户的来访或其他重要接待活动。

（十一）教练

1、负责指导客户熟悉并正确使用各种健身器材。

2、负责通过专业解释和个性化测试，为客户制订合理的健身计划。

3、负责根据计划，指导客户的日常训练，达成健身目标。

4、负责向客户推广其他兴趣课程和新锻炼方法。

5、负责巡查器械处于良好状态，确保无损坏、无松脱及位置隔离适当。

（十二）泳池救生员

1、负责检查池中池边的设备设施、警示牌、须知牌等保证完好率。

2、负责提示客户注意事项，监察并排除不安全因素。

3、负责识别危险因素及泳客救助，随时做好应急准备。

4、负责水质维护及水样监测，保持泳池水质符合规定。

5、负责泳池及周围区域卫生，确保桌椅、沙滩椅、太阳伞等有序摆放。

（十三）调度兼安全员

1、负责制定安全工作计划和安全防范措施。

2、负责统计司机的里程统计、事故登记、安全奖罚等安全业务。

3、负责监控司机违规行为的查处、纠正、记录、上报等工作。

4、负责制定并实施系统性的驾驶员培训计划。

（十四）收费员（客运）

1、负责收款或检查业主乘车票据。

2、负责做好售票/监票记录及统计。

3、负责维护乘客上、下车秩序。

4、负责款项及票据的统计、上报。

（十五）司机（客运）

1、负责楼巴车驾驶运输工作。

2、负责维护乘客乘车秩序。

3、负责车辆内物品及设施、仪表数据等日常管理维护。

4、负责楼巴车的日常清洁及日常保养。

5、负责大型活动出车接待工作。

6、负责各楼盘促销期间看楼客户的接送。

一、培训管理部组织架构

二、培训管理部岗位职责

（一）培训管理部经理

1、全面统筹管理培训方面的工作。

2、负责对接物业管理中心行政人事部相关工作，落实集团工作要求。

3、负责完善并持续改进培训管理工作细则，促进工作成效的提升。

4、负责制定培训工作计划并监督实施，达成目标计划管理。

5、负责指导、监督物业服务中心开展培训相关工作。

6、负责审核培训、社区文化活动报审文件。

7、协助统招大学生培训及培养工作。

（二）培训管理专员

1、负责制定、上报培训工作计划并监督落实。

2、负责组织新员工入职培训工作。

3、负责监督业务部门新员工上岗培训、在岗培训等工作的执行。

4、负责培训需求调查、统计和分析。

5、负责指导、监督综合管理部完成各项培训计划。

6、负责编制地区物业公司培训实施效果评估报告。

1.目的

规范体系文件编写格式及编码方法，确保文件编写规范、一致。

2.范围

适用于公司质量管理体系文件编写及控制。

3.职责

物业管理中心负责制订和统一体系文件的格式、编码及字体等。

4.方法与过程控制

4.1程序文件和作业指导文件表头格式（宋体、小四号、加粗）

文件编号文件名称版本页码

4.2程序文件和作业指导文件内容格式（宋体、小四号）

4.2.1目的——阐述编制该文件的目的及其作用。

4.2.2范围——指明该文件适用的部门或领域。

4.2.3职责——明确在该项活动或过程中相关人员或部门的职责。

4.2.4定义——对文件中不便理解或容易产生歧义的名词术语给予解释（可删减）。

4.2.5方法与过程控制——对过程中各环节的先后顺序、相互作用及控制方法进行详细阐述。

4.2.6支持性文件——在该文件实施中涉及到的其它文件。

4.2.7相关质量记录表格——在该文件实施中需要用到的记录表格。

4.3表格表头格式（宋体、小三、加黑）

编号：

标题版本

表格内容格式（宋体、小四号）

注：

1.体系文件中表格本身超过1页的，须在表格的正下方标明页码和页数，第二页起可不加表头。

2.电脑中填写时应避免表格延伸到下一页。

增加附页应在原表格相应栏目中标明“见附页”，在附页的表格名称后标明“（附页）”二字，并标明页码。

3.如仅仅是增加行数而导致表格页数增加，第二页起可不加表头。

但有栏目的须

在第一行列明栏目名称，并在表格正下方标明页码和页数。

4.4编码规则

4.4.1程序文件编码规则

JBPM-COP-（要素序号）（文件名称）

该类程序文件顺序号,按01、02…顺序编号

程序文件

金碧物业有限公司

4.4.2作业指导文件编码规则

JBPM-WI-XX-YY

该作业指导书下文件顺序号,按01、02…顺序编号；另外，职责、制度不设顺序号，分别以编号ZZ、ZD代替

文件类别代码（行政管理XZ,人事管理RS,客户服务KF，培训管理PX，秩序维护WH，工程设备管理GC，环境管理HJ）

作业指导书

金碧物业有限公司

4.4.3表格编码规则

JBPM-QR-XX-YY

该作业指导书下表格顺序号,按1、2…顺序编号

文件类别代码（行政管理XZ,人事管理RS，客户服务KF，培训管理PX，秩序维护WH，工程设备管理GC，环境管理HJ）

质量记录

金碧物业有限公司

5.支持性文件

无

6.相关质量记录表格

无

1.目的

规范地区物业公司行政公文的编写，提高公文编写水平。

2.范围

适用于地区物业公司各类公文的编写。

3.职责

3.1行政人事部负责公文规范性审核，指导、监督物业服务中心公文编写。

3.2综合管理部负责物业服务中心公文规范性审核。

3.3各部门负责本部门公文的起草。

4.方法与过程控制

4.1行政公文种类

4.1.1决定：

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

4.1.2通告：

适用于公布公司各有关方面应当遵守或者周知的事项。

4.1.3通知：

适用于发布公司内部各项规定、任免人员、批转下属单位的公文、传达要求下属单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项。

4.1.4通报：

适用于公司各部门表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

4.1.5报告：

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级单位的询问。

4.1.6请示：

适用于向上级单位请求指示、批准。

4.1.7批复：

适用于答复下属单位的请示事项。

4.1.8意见：

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

4.1.9函：

适用于各单位之间的工作商洽，询问和问题答复，请求批准和答复审批，提示、督办或催办等事宜。

4.1.10规定：

适用于对特定范围内的工作和事务制定具体有约束力的行为规范。

4.1.11会议纪要：

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

4.2文件的编码格式

4.2.1行政公文编码方式：

4.2.1.1物业管理中心正式发文字号为：

“恒地司物管字”+年份+序号，即：

恒地司物管字【****】第***号。

4.2.1.2物业管理中心内部公告文字号为：

“恒地司物管函字”+年份+序号，即：

恒地司物管函字【****】第***号。

4.2.1.3地区物业公司正式发文字号为：

“金物”+“城市代字”+年份+序号，如广东公司：

金物穗字【****】第***号。

4.2.1.4各地区物业公司内部公告字号为：

“金物”+“城市代字”+“部门代字”+年份+序号，如广东公司监察管理部：

金物穗监字【****】第***号。

4.2.1.5各物业服务中心正式发文字号为：

“金物”+“城市代字”+物业服务中心代字+年份+序号，如广州物业公司金碧华府物业服务中心：

金物穗府字【****】第***号。

4.2.2《地区物业公司城市代码、部门代码、物业服务中心代码》详见附表。

4.3标准格式

4.3.1公文用纸幅面及版面尺寸

4.3.1.1公文用纸幅面尺寸：

公文用纸采用标准的A4型纸，其幅面尺寸为：

210mm×297mm。

4.3.1.2公文页边与版心尺寸：

公文用纸天头（上白边）为：

27mm±1mm；公文用纸订口（左白边）为：

26mm±1mm；版心尺寸为：

146mm×235mm（不含页码）

4.4.1.3公文中图文的颜色：

未作特殊说明的公文中图文的颜色均为黑色。

4.3.2排版规格与装订要求

4.3.2.1排版规格：

正文用四号仿宋体，文中如有小标题可用4号仿宋体加粗或黑体字，一般每面排26行，每行排30个字，行间距固定值25磅。

4.3.2.2印制要求：

双面印制，页码套正，两面误差不得超过2mm。

印品着黑实、均匀；字面不花、不白、无断划。

4.3.2.3装订要求：

公文应左侧装订，不掉页。

两页页码之间误差不超过4mm。

订位为两钉钉锯外订眼书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。

平订钉锯与书脊间的距离为8mm－10mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。

4.3.3公文中各要素标识规则

本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

置于公文首页红色反线（宽度157mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）

之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

4.3.3.1眉首

4.3.3.1.1秘密等级和保密期限：

如需标识秘密等级，用四号黑体字，顶格标识在右上角第1行（在页眉处距上白边7mm），两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用四号黑体字，顶格标识在右上角第1行（在页眉处距上白边7mm），秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

4.3.3.1.2紧急程度：

如需标识紧急程度，用四号黑体字，顶格标识在右上角第1行（在页眉处距上白边7mm），两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在右上角第1行（在页眉处距上白边7mm），紧急程度顶格标识在右上角第2行。

4.3.3.1.3发文机关标识：

发文机关标识由发文机关全称加“文件”组成。

发文机关标识使用小标宋体，用红色标识。

4.3.3.1.4发文字号：

发文字号由发文单位代字、年份和序号组成。

发文机关标识下空4行，用13号仿宋体字，居左排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文字号与版心等宽的红色反线距5mm。

4.3.3.1.5签发人：

公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

签发人用13号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用13号仿宋体字标识签发人姓名。

4.3.3.2主体

4.3.3.2.1公文标题：

公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

位置：

红色反线下空1行，用20号宋体字加黑，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

4.3.3.2.2主送机关：

标题下空1行，左侧顶格用四号仿宋体字标识，主送单位名称后标全角冒号。

请示的公文，应坚持主送一个单位的原则；不得越级请示；除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人；批复下级请示，只能主送原请示单位。

4.3.3.2.3公文正文：

主送单位名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格（数字、年份不能回行）。

人名、地名、数字、引文准确；时间应写具体的年月日；在坚持同一公文中保持数字使用前后一致的前提下，除成文时间、部分结构层次序数和必须使用汉字外，一般都使用阿拉伯数字；应使用国家法定计量单位；使用简称时，一般应先用全称，

并注明简称；请示应一文一事，报告中不得夹带请示事项。

4.3.3.2.4附件：

公文如有附件，在正文下空1行左空2字用四号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿位伯数码（如“附件：

1.××××××××××”）；附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件的序号左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

4.3.3.2.5成文日期：

用汉字将年、月、日标全，“零”写成“○”。

4.3.3.2.6公文生效标识：

公文生效标识是证明公文效力的表现形式。

它包括发文单位印章或签署人姓名。

公文生效标识有以下两种情况，一种是单发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。

4.3.3.2.6.1单一发文时，在落款处须署发文单位名称，单位名称右空2字，下一行标识成文日期。

成文日期须与发文单位居中对齐；加盖印章应居正文之下，端正、居中上不压正文，下要骑年盖月时间，印章要清楚、端正用红色。

4.3.3.2.6.2联合行文需加盖两个印章时，两个发文单位应平行排列，中间相距6个字；成文日期在下行，在两个发文单位内居中拉开；主办单位印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。

只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。

两个印章间互不相交或相切，相距不超过15mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文单位名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖在其上。

主办单位印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两印章，均居中排布；两个印章间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

4.3.3.2.6.3当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

4.3.3.2.7附注：

用以说明在正文不便说明的各种事项。

如需要加以解释的名词术语，或用于表示公文的阅读范围、使用方法等内容，用四号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。

4.3.3.3版记

4.3.3.3.1主题词：

“主题词”用四号仿宋体字加粗，页面倒数第五行（如主题词、抄报、抄送有回行也要相应增加行数）居左顶标识，后标全角冒号；词目用四号仿宋体字；词目之间空一字（不得加插标点符号）。

4.3.3.3.2抄报：

在主题词的下1行，列清抄报人或抄报范围，左右各空1字，用四号

仿宋体字加粗标识“抄报”，后标全角冒号；抄报人之间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄报人对齐；在最后一个抄报人后标句号。

4.3.3.3.3抄送：

公文如有抄送单位，在主题词下2行，左右各空1字，用四号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

4.3.3.3.4印发机关和印发日期：

位于抄送单位之下（无抄送单位在抄报之下）占1行位置；用四号仿宋体字。

印发机关左空1字，印发日期右空1字。

印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

4.3.3.3.5公文份数序号：

公文份数序号是同一文稿印制若干份时，每份公文的顺序编号。

如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格在版心右下角最后1行，用小括号“（）”注明。

4.3.3.3.6版记中的反线：

版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

4.3.3.3.7版记的位置：

版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。

4.3.3.3.8页码：

用小五号仿宋体阿伯数码标识，页码居中置于页脚第一行。

4.3.3.3.9公文中的表格：

公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码在页脚居中。

4.3.4拟写公文时须按照标准格式，详见《公文标准格式》。

4.3.5行文方式

4.3.5.1对外行文是指对物业系统外的单位及个人发文的行为。

4.3.5.1.1己进行工商注册的公司分支机构（如分公司），允许以本单位名义对外发文；未进行工商注册的各物业服务中心，原则上以公司名义对外行文。

但允许物业服务中心以本中心名义用信函文种对外交流。

4.3.5.1.2地区物业公司各职能部门对外行文时，应当以地区物业公司公司名义行文；但可以本部门名义用信函文种对外交流。

4.3.5.2对内行文是指地区物业公司对物业系统内部单位及个人发文的行为。

4.3.5.2.1地区物业公司各级机构均可对内行文。

行文时，有公章的单位应加盖印章。

4.3.5.2.2公司内部行文，除重要请示、批复文种外（或接收人无EMS账号），其它内部公文原则上使用公司EMS办公系统发布。

4.3.6公文编写其他未尽事宜详见《恒大地产集团公文管理办法》。

5.支持性文件

《恒大地产集团公文管理办法》

6.相关记录表格

JBPM-QR-XZ-01《公文标准格式》

JBPM-QR-XZ-02《地区物业公司城市代码、部门代码、物业服务中心代码》

1.目的

规范地区物业公司公文处理流程，提高办公效率和质量。

2.范围

适用于地区物业公司行政公文管理工作。

3.职责

3.1行政人事部负责地