行政管理制度规定汇编参考105.docx
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行政管理制度规定汇编参考105
行政管理体系（参考版）
一、目的
为规范公司、各部门的日常管理，规范行政事务操作流程,完善各项制度规定，特建立行政管控体系。
二、范围
本管理体系制度适用于公司全体员工。
三、职责
1、本管理体系由总经办指导行政部负责整理、编制、修订、完善，并做好培训解释工作。
2、各制度内容由各部门负责人论定，总经办审核通过。
3、各制度涉及各部门按制度要求规范落实执行。
四、行政管理体系制度名录
第一章、收发公文档案管理规定
第二章、办公室管理规定
第三章、办公用品管理规定
第四章、印章管理规定
第五章、合同管理规定
第六章、会议管理规定
第七章、餐厅管理规定
第八章、宿舍管理规定
第九章、服装管理规定
第十章、保安室管理规定
第一章、收发公文档案管理规定
一、目的
为规范公司文件收发处理程序，确保文件能够及时上承下达，加速公文运转，从而提高管理职能和办事效率，结合公司实际情况，特制定本规定。
二、范围
1、收进文件，指由外单位发来的文件；
2、外发文件，指由公司发出的文件；
3、内部文件，指由公司内部传递的文件；
三、文件管理流程图
四、收文处理程序
4.1收文
（1）收文资料包括包括：
上级函、电、来文，同级函、电、来文等
（2）收文由前台文员/行政主管负责，对文件进行检查验收；
（3）收文应由行政主管进行开拆，其他人不得开拆。
凡个人信件均交个人处理；
（4）收文收到后应立即进行登记，按《外来文件登记表》上要求准确登记；
（5）外来文件：
公司代码/顺序号-原编号
如GZNN/001-ISO9001:
2020（第001号外来文件，ISO9001:
2020，如外来文件没有文号，则只添加发布年份做后缀。
）
（6）应保持原信封的完好，以备处理时需要；
（7）工作文件收到第一时间及时通知收件人，按其意见处理；
（8）按文件密封等级要求，做好保密工作；
4.2批办
行政部根据文件性质、内容和有关要求，根据公司各部门的分工，并将转交到各部门负责人进行处理批办；
4.3承办
行政部应根据公司领导批办的要求，及时不拖拉、不推诿、不马虎地将文件交相关部门或人员进行承办；
4.4催办
对承办文件，行政部负责人应适时询问、检查和督促。
避免承办拖沓、文件积压；
4.5办复
对承办文件办理完毕后，承办部门或人员应将办理结果及时报告有关领导，以使负责批办的领导对其处理结果做到心中有数；
4.6收文传阅要求
文件在转递时要办理交接手续，移交人和接受人均要在各自的收文簿上签字登记，以分清责任。
各部门所承办的文件、资料要妥善保管，不得丢失，年终归档。
所有收文均应在行政部登记，个人不得保存文件正本。
外出开会带回的文件，汇报或传达工作后应及时交行政部登记编号传阅，不得滞存。
要严格执行保密规定，所有的重要文件和资料不得随意放置，不得私自带到公共场所；
五、发文处理程序
1、发文文件包括：
本单位上报下发的各种文件、资料；
2、文件的起草，承办者应按要求起草与修改文件，文件起草完毕后，应签注姓名、年、月、日；
3、文件的审批，涉及两个以上部门职责范围的文件起草修改完稿后，
应交有关部门负责人分别对文件内容进行审批，审批人应在稿件上签
注姓名、年、月、日；
4、文件审批后，由总经办签批或加盖公章，行政部按要求及时发文；
5、文件的编号，各部门应根据规定，对所有文件进行编号；
各部门简称规定如下：
总经办ZB、行政部XZ、财务部CW、市场部XC等；
6、文件类型规定：
A通知、B通告、C通报、D公告、E报告、F请示、G批复、H指示、I决定、J议案、K函、L会议纪要、M制度N规定
文件编号如GZNN-XZ/A001-20200901（行政部/通知001号，20200901发布）；
六、借阅
1、未归档文件，视文件性质，经本部门负责人批准后，办理借阅或借用手续。
并应填写《文件借阅登记表》，借阅后应及时归还；
2、已归档的文件，经本部负责人批准后，在文档保管处办理借阅手续；对有关文件或文件的部分需复印的经批准后，由档案管理人员复印，并办理有关手续；
七、文件的归档
7.1分类
（1）上级机关来文、外单位发来的文件；
（2）公司发出的文件；
（3）公司内部文件；
（4）各部门报送的重要文件；
7.2内部发文文件格式要求
公司内部发文格式：
页眉左上角显示公司LOGO，与LOGO平行宋体加黑小四号字体显示公司全称，小六号宋体字在公司中文全称下方显示公司英文全称；第二行左上角小四号宋体字显示文件编号（GZYD-XZ/A001-20190901），加黑宋体小三号字显示文件名全称，并居中；右上角宋体小四号字显示页码；
第三行五号宋体依次记录：
编制部门
版本号
V2.0
编写
编写日期
第四行五号宋体依次记录：
审核
审核日期
批准
实施日期
第五行起，宋体小四号字详述文件具体内容，行距固定值为23磅，要求文件整体整洁、美观；
7.3内部信息联络格式要求
详请参照附件：
《内部信息联络单》样版
7.4归档
（1）外来文应根据轻重缓急抓紧时间处理，原则上应在收到文件后一星期内办结。
若有需要长期留部门使用的，经有关负责人批准后，本部门留复印件，原件应在一星期内退行政部归档；
（2）发文打印校对签发后，应将原版文件及其电子档进行分类归档保存；
（3）外来文件办理结束后，应及时退行政部归档；
（4）每年的第一季度内，办理前一年度的文件归档，按保管期限及归档要求整理归档；
（5）文件在交相关部门阅办时，应办理签收手续，退回文件时应当场注销，以明确责任者。
发现遗失，应视来文性质报公司领导处理；
八、文件的销毁
1、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，行政部应定期清理，并按公司有关规定，办理申请销毁手续；
2、经审核同意销毁的文件，应在档案管理员与行政主管的共同监督下销毁；
九、文件保密规定
公司全体人员必须做好内部文件的保密工作，任何人未经总经办批准，不得私自将公司收发文件外借外传，如因资料外泄造成的一切后果由该当事人承担，公司并保留追究其相关法律责任权限。
九、本规定由行政部拟订并有修订解释权，自签发之日起开始执行。
附件：
一、收文操作流程图二、发文操作流程图
三、外来文件登记表四、发文登记表
五、文件借阅登记表六、文件归档登记表
七、内部信息联络单
一、收文流程图
二、发文流程图
三、外来文件登记表
外来文件登记表
序号
文件名称
发件单位
来文
时间
承办部门
承办人
办理结果
状态
备注
四、发文登记表
发文登记表
序号
文件名称
发文部门
发文时间
签收部门
签收人
发文状态
备注
1
2
3
4
5
五、文件借阅登记表
文件借阅登记表
序号
文件名称
借阅人
借阅时间
归还时间
借阅状态
备注
六、文件归档登记表
序号
文件名称
文件类型
归档时间
更新日期
销毁日期
备注
文件归档登记表
七、内部信息联络单
内部信息联络单
/XZ/F001/2020NO.F001
致
日期
□需回复，回复日期：
□不需回复
承办者
签名
发文部门
意图
□通知□通告□通报□公告□请示□联络□其他
事由
第页，共页
内
容
上报：
总经办
抄送：
行政部、财务部、采购部、市场部、研发工程部、品质部、生产部
收文部门回复：
收文部门回复：
行政审核：
总经理核准：
第二章、办公室管理规定
一、目的
规范、严谨的办公室秩序和整洁的办公环境是现代企业形象的标志之一，员工在提高办事效率，做好业务的基础上，必须严格遵守公司的办公秩序和搞好办公环境。
二、仪容仪表、言行举止规范
1、要求所有办公室人员按照工衣着装要求统一规范着装，佩戴工牌；
2、要求举止大方，礼貌用语；
3、对待同事、领导要热情大方、文明谦让；
4、不诽谤他人或讲他人是非；
5、不探听自己不需要知道的工作内容；
6、上班要主动向同事、领导问候，下班要口头知会直属上司；
7、请示总经理等领导要先敲门/电话或口头预约；
三、办公室秩序要求
1、保持办公室安静，谈话时注意控制音量；
2、办公时间不得闲谈、喧哗；不得阅读与工作无关之书报、刊物；
3、不得于办公时间吃零食；
4、不得在办公时间做私人事情；
5、下班各部门负责人要检查各自部门区域是否关好门窗、电脑、空调、电源，最后一名
离开办公室人员负责检查并关好办公室大门；
6、不得在办公室抽烟；
四、午休纪律
1、不得在办公室进行打牌、下棋等娱乐活动；
2、不得大声喧哗，影响他人休息；
五、访客接待
1、当客户来访时，由前台文员统一安排，取得接访人同意后，并由相关的人员出来接待；
2、主动奉茶，热情接待；
3、当客户要找的人员不在时，要请其他相关人员代为接待或请客户留言；
4、意向客户来访时，市场部（销售部）应提前通知前台文员，前台文员要做好卫生检查工作，并准备好相关接待物料；
六、接听电话规范
1、电话铃响，须在三声响内接听，要求先向对方问好、报公司名称问明对方的来电意图；
（统一接听标准：
您好！
广州优端环保科技有限公司，我是XX，请问有什么可以帮到您？
）
2、当对方要找的人员不在时，应主动请对方留言或留下电话号码，通知相关人员跟进；
3、当对方要求找总经理时，需先详细了解对方的姓名、电话号码、单位及意图，再请示总经理是否转接或留电话对方，或另预约；
4、接听电话过程中注意礼貌用语；
5、接听电话时需面带微笑，保持友善开心的语调；
6、客服人员接听意向客户电话或客户投诉，必须详细记录客户信息、来电时间及电话内容，以交相关部门跟进处理；
七、办公环境要求
1、办公桌上只能摆放文具、电话、文件架、水杯、文件等，并放置有序；
2、文件柜、抽屉须经常清理、归类，不得积压文件，重要文件必须存档；
3、下班后，重要文件必须锁回抽屉；
4、保持办公室的卫生、清洁，不得随地吐痰、乱丢垃圾；
5、要注意爱护办公室内摆放的植物，不得随意折损，枯枝烂叶要及时清理；
八、办公用品及能源使用规定
1、员工需自备水杯，纸杯仅限于接待访客或领导使用；
2、节约纸张、文具及办公用品，草稿纸应使用二次环保纸；
3、使用电脑，注意杀毒，清洁，下班时要关闭所有办公设备开关；
4、使用复印机注意节约纸张，复印超过20张纸，需征得文员（物品
管理）的同意；
5、注意节约文具纸张及其他材料，非必要情况，文件复印应尽量使
用双面复印；
九、公告栏
行政部设立公司公告栏，请各位同事每天留意公告栏上的告示，
告示一般保留三天，重要资讯可延长为一个星期；非主管部门或
个人不得私自张贴/撕毁文件；
十、会议室的使用
各部门如需使用会议室须提前一天以上跟文员预约，由文员安排
具体使用时间，并备好会议需使用用品；（详见《会议管理规定》）
十一、钥匙管理
办公室大门钥匙，办公室办公的各部门负责人各一把、文员一把，后下班者负责锁好办公室门及关好电源。
同时行政部备用保管全部房门的钥匙（财务部除外），并存于行政部档案柜内；
十二、保密管理
公司所有文件资料、规章制度、供应商报价表、各类合同、合作协议、客户档案、员工档案、员工工资提成、财务报表等均属公司机密，公司任何员工不得未经允许私自对外传播或传阅，员工对外泄露公司机密造成公司严重损失者，公司将依法交由司法部门处理；
第3章、办公用品管理规定
一、目的
为规范办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序使之管理有序，责任明确，节俭节约，避免浪费，特制订本制度。
二、办公用品的分类
按使用的性质分为低值易耗品和高值保管品两类：
1、其中低值易耗品主要指：
签字笔、圆珠笔、铅笔、刀片、胶水、胶带、气泡袋、大头笔、割刀、刀座、绑带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、复印纸、打印纸、便签纸、橡皮擦、原子笔、笔芯、夹子、涂改液、白板笔、萤光笔、记事本、电风扇、线插板、剪刀、钉书机、计算器、电话机、装订机、档夹、裁纸刀、印泥等价值较低的日常用品；
2、高值保管品为：
电脑、打印机、文件柜、空调、相机、投影仪、办公桌椅等价值较高的物品。
三、办公用品的管理责任部门
1、行政部：
负责办公用品库存控制、申购、验收、发放、登记、离职监交等；
2、各部门指定专人,负责该部门的办公用品申购、合理领用和保管；
3、各部门主管：
负责该部门办公用品申领审核；
四、办公用品申请
1、办公用品的采买或者领用申请需要填写《办公用品申请单》。
各部门应当根据自己部门的办公需要，于每月3日前及时提出采买/领用申请；
2、公司办公用品的管理统一归公司行政部。
行政部每月5日前完成公司办公用品申购计划交公司行政总监审批。
五、办公用品采购
1、《办公用品申请单》在得到批准后，由行政部交采购统一采买。
行政部应当做好供应商的建档工作，编制出常用办公用品的价格表，把握好办公用品的价格行情，做好供应商的比较、甑选工作，尽最大可能控制好办公用品的采购成本；
2、行政部将根据公司日常办公需要，对一些常用的办公用品进行批量购买，在办公室保持一定库存，以保证正常办公需要的及时满足，提高供给效率；
六、办公用品的入库管理
1、采购或供应商送来所购的办公用品后，应由行政部统一签收、保管和发放；
2、行政部应当将编制出的常用办公用品的价格表交公司财务部保管，财务部在接相应付款单据时应当再次核对相应品种的单价和总金额及签收人的签字，确认无误才准予付款；
七、办公用品的保管
1、备用的办公用品由行政部统一保管，公司为行政部划定相应的存放区域，实行封闭保存，由各部门申请的办公用品应当及时发放；
2、发放出去的办公用品应当由行政文员做好相应的领用记录，明确领用部门，领用人，领用日期；
3、对于大件管理品实行保管责任制，实行使用人、领取人、保管责任人三合一的办法，对保管责任进行归属。
行政部将根据不同时期的现实情况合理编订纳入保管责任制的大件管理品目录。
现阶段的大件管理品范围暂定为：
电脑、打印机、文件柜、空调、相机、投影仪、办公桌椅等价值较高的物品。
4、对因个人工作失误、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗，将根据个人责任的程度，由责任人承担所造成相应损失部分的赔偿。
（责任认定分3等，含完全责任、一般责任和轻微责任，分别对应80%，50%，20%的损失赔偿比例。
损失的计算按历史采购成本计算，根据行政部事先公布的该类办公用品的使用年限，财务部在计提折旧后得出。
如存在产品更新换代，市面购置价值降低的，也可以直接按重置成本计算，两种赔偿计算方式可以由赔偿人选择。
）
5、实行定期盘存制。
盘存频率为每月一次，财务部/行政部将于每月的月底抽取时间进行大件管理品的盘存。
盘存内容包括检查相应的办公用品的存在情况，问题情况，并让相应的保管人签字确定，以便及时地发现问题，处理问题。
八、办公用品的领用
1、各部门凭《办公用品申请单》可以领用已采购回公司的办公用品。
在领用时，领用人应当在行政部的《办公用品发放表》上签上领取人姓名和日期。
领取人可以是《办公用品申请单》申请人，也可以是申请人指定的办公用品使用人。
但涉及高值管理品的，必须是使用人前来领取并签字，以明确保管责任；
2、在领用人签字领取办公用品时，行政部应当对领取人做好登记记录。
九、办公用品的报废
公司对高值管理品的报废实行审批管理，各部门如有高值管理品损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理：
1、对简单问题的可以自行维修处理。
但对有保修服务品，且在保修期内的，不得擅自自行处理。
可维修品出现问题的应当提交至行政部统一进行处理；
2、对维修不成的高值管理品实行报废处理。
报废应当是在对可能维修的，在经过维修但无法修好的情况下，或者是对无条件维修的，经过了维修机构的故障认定，方可由该管理品的保管人填写《办公用品报废申请》，经行政总监签字确认后报废事项方为成立；
3、高值报废品在得到报废审批后应当由行政部进行回收处理，以求极可能的开源节流；
4、高值管理品在完成报废程序后，应当从《高值管理品登记表》上核销，核销时应做红笔登记，并附上《办公用品报废申请》；
十、离职清退情况处理
对于有提出离职的员工，在办理离职手续时，必须在办理完办公用品清退手续后方可办理工资的领取事项。
十一、本规定的实施
行政部具有本规定的制订、修改、解释权，本管理规定自签发之日起开始实施。
附：
《办公用品发放登记表》
《高值管理品登记表》
《常用办公用品价目表》
办公用品发放登记表
序号
办公用品名称
规格
数量
领用部门
领用人
备注
高值管理品登记表
序号
高值管理品名称
规格
数量
使用部门
使用人
备注
常用办公用品价目表
序号
办公用品名称
规格
单价
供应商单位
供应商电话
备注
第四章、印章管理规定
一、目的：
印章是公司经营管理活动中行使职权，明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具，印章的管理应做到分散管理、相互制约，为明确使用人与管理人员的责权，特制定如下公司印章使用与管理规定。
二、印章、证照类型：
公司印章包括：
公章、法人私章、合同章、财务专用章及各职能
部门章。
三、刻印权限：
1、新公司成立，基本印章（公章、合同章、法人私章、财务章）的刻制，应由指定的印章管理人员负责刻制，交由行政部备案，并从刻制之日起执行相关使用规定。
2、因业务发展需要申请各职能部门专用章时，由需求部门填写《印章制发申请》经总经理核准后送交行政部刻制，部门章一般为椭圆章。
四、印章使用管理规范：
1、任何部门在启用印章前，均需到行政部办理领取手续，接受相应的责权告知，签定《印章签收表》并备案。
2、公章由总经理或授权专人保管。
各部门需要盖公章的文件、通知等，须到行政部领取并填写《印章使用申请表》，由总经理核准，并在《印章使用申请》中签字。
3、合同章：
合同章由财务部保管。
主要用于公司签订各类对外合同，盖章前须先到财务部领取并填写《印章使用申请表》，由部门负责人审批并在《印章使用申请》中签字，总经理同意后方可盖章。
4、法人私章：
法人私章由公司出纳保管，主要用于银行汇票、现金支票等业务，使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。
5、财务章：
由财务部负责人或指定财务人员保管，主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用，发票专用章主要用于发票盖章，发票专用章由财务部专人保管。
6、其他职能部门章，主要适用于各部门内部使用，已经刻制的职能部门章，由部门负责人进行保管并严格该章的使用管理办法。
7、各类印章的使用登记薄要由专人严格保存管理，不得损毁或遗失。
五、印章的废止及更换：
1、废止或缴销的印章应由保管人员填写《废止申请》，由总经理核准后交由行政部统一废止或缴销。
2、遗失印章时应由印章保管人员填写《废
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