会议服务工作计划.docx
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会议服务工作计划
会议服务工作计划
篇一：
会务工作安排表
XX0523邮保战略合作现场推进会
会务工作安排表
“自邮一族人保车险”推进会邮政点参观责任矩阵表
篇二：
会议接待的各项工作安排
会议接待的各项工作安排
【一】前期工作
1、会场预约
专人协助您的实地考察工作。
吃、住、行、游、购、娱。
根据要求预定酒店，会议（会展）场地。
车辆等。
我们将根据您的需要，为您具体分析各种情况做出最完美的策划；我们将根据会议的级别，为您选择会议举办地；我们将根据会议对周边环境的要求，为您确定具体举办地点，我们将根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前为您预约。
2、负责会场的布局，设备安装调试
我们将根据会议的具体情况，为您设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；我们将根据您的需要，为你你提供会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；我们将根据您的需要，提前为您调试好设备，确保会议的顺利进行。
3、印刷材料的设计制作
我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务；我们将根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案；我们将会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷；我们将根据您的需要，提前把印刷品送到会场或指定位置。
4、准备会务用品：
代表证、会徽、纪念品等。
5、提供公关礼仪、文秘、翻译服务，代租会务所需设备。
6、及时准确提供机票、火车票、酒店信息。
7、代订会议所需的音响、灯光、摄影等设备。
8、提供平面立体、VI设计。
【二】会前准备
1、接站：
我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆；我们的专车将会提前在指定位置等待参会人员，把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店。
我们为您准备的车辆每个座位都有保险。
A、提供优秀导游协助会务组举牌机场接站。
B、提供接、送机（站）时所需的各类型豪华空调车。
2、营造气氛
A、酒店大堂内欢迎水牌，门外或会场横幅等；会议（会展）场所的布置：
欢迎牌、横幅、指示牌、会议资料、纸、笔、饮料、设备测试等。
B、彩旗、氢气造型气球、歌舞表演等。
3、报道
A、酒店大堂内免费提供签到台（桌）及提示牌；
B、专职人员协助会务组负责签到、分房、等有关事宜；安客户需要安排接送与会宾客，协助会务组办理宾客签到等工作。
4、会场服务
A、根据会务组要求，策划、制作会场背景；
B、根据会务组要求，专职人员负责会场的桌、椅摆放，负责与酒店方协调会场茶水、纸、笔供应及灯光、音响设备调试情况等。
5、礼品制作
向会务组人员介绍黑龙江的特色纪念品，并陪同选购或根据会务组要求制作会议纪念品。
6、返程票务
A、会议报道期间提供专职票务人员负责返程票务登记；
B、代订哈尔滨飞往全国各地的最优惠折扣机票。
【三】会中服务
1、提供专业外语翻译，摄像、礼仪公关和文秘服务。
2、免费提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作。
3、会议期间可为VIP客人提供特殊照顾和服务。
4、向参会人员提供全市范围内机场、火车站接送服务。
5、提供会议期间以及后勤保障工作和外围的协调服务。
6、参会者的餐饮：
我们将根据参会人员的喜好，为您预定各种形式的参会：
西餐、中餐、自助餐、宴会等等；我们将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻饭店的地点，为您推荐不同的用餐地点。
【四】会后旅游考察服务
一次成功的旅行考察在整个会议中的效果又岂止点睛之笔，除了跟您和您的朋友一个放松和调节的时间，而在这良好和热烈的氛围下，有怎能不再结识多一些朋友、给您的事业创造新的机遇和意想不到的惊喜呢。
只要您提出，我们就为您贴身打造合适的线路和报价。
景点景区、旅游空调用车、旅游保险、优秀会议导游服务，一应俱全。
【五】会后总结
1、对参会代表的会后旅游考察工作进行合理安排。
2、协助会议人员处理会后事宜，进行会议期间的工作总结。
【六】会议及会展的预算
1、交通费用
交通费用可以细分为：
（1）、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通
（2）、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
（3）、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。
2、会议室/厅费用
具体可细分为：
（1）、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
（2）、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。
值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。
另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。
（3）、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。
如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。
（4）、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。
基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。
对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。
3、住宿费用
住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。
对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。
找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。
正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联、水果提供等服务是否开放有关。
会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。
4、餐饮费用
会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。
（1）、早餐
早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用）
（2）、中餐及午餐
中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。
如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。
（3）、酒水及服务费
通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。
在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15％左右的服务费。
（4）、会场茶歇
此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。
承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。
通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
（5）、联谊酒会/舞会
事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。
但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。
5、视听设备
除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。
如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：
●设备本身的租赁费用，通常按天计算
●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理
●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理c、演员及节目
通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。
在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。
d、其他——点心、水果及调制色酒
6、杂费
杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。
杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。
那么，展览的预算与会议预算相比有什么不同呢？
展览预算与会议预算有相同的地方，也有不同的地方——
相同的地方：
住宿费、餐饮费、商务考察费用（如果有考察计划的话）。
不同的地方：
展览场地租赁、展览布置、展品运输与仓储、小型新闻发布会或者酒会。
展览场地租赁：
如果展览在固定的展览场地进行，那么展览场地的租赁预算通常按展位计算。
国际标准展位面积通常为3mX3m,隔断高度在至之间。
标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源。
展馆业主通常有下列设备可供租赁：
展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。
如果是在其他公共场所举办展览（譬如市政广场或者体育场所等），那么场地租赁的预算就很难预测了——通常面议，按日计算，价格与场地人流集中度及展览时间（是否重要假日等）有关。
篇三：
公司会务工作计划
一下，以便多一份力量鞭策我们、激励我们在未知多变的直销旅途中稳健前行。
二、指导思想
坚持以为顾客传播健康快乐为原则，通过会务活动为一线员工营造一个良好的销售环境。
三、工作目标
通过河南省公司会务部，承接公司大的营销企划方案并推广，作好上传下达的纽带，并将活动方案认真推广，提升河南各地区会务平台，通过会务活动达到提升企业形象和产品销量的目的。
四、工作要点
⒈思想整顿及职业素质方面：
认真学习直销方式，适应营销模式的变化，及时调整会务方向适应变化，并发挥能力，会务人员要树立正确的人生观、价值观、奋斗观、创业观，坚持正确的人生价值取向，努力奋斗。
定期讨论职业素质、主持方式，认真学习及实践策划方案。
⒉自身素质提高方面：
适时进行员工调查活动，广泛征求会务意见建议，加强学习，努力创新联谊活动方案。
⒊以“争当全国优秀会务人员”为本年的奋斗目标，以人为本，大处着眼，小处着手的原则，重学习、重实践、重推广，学习优秀市场的会议经验，实践会务部门活动方案的科学性，推广优秀活动方案，广开渠道，采取切实有效的措施，增强提高销量实效性。
⒋加强会务队伍建设：
在工作例会上不断学习理论，总结经验，提高主持人的工作水平和思想素质；特别加强新力量的培养工作；继续开展主持“传帮带”活动，让新鲜力量迅速成熟、独立开展活动，并计划通过省公司会务壮大二级市场会务力量，提高其会务水平。
⒌落实会务常规工作：
主题讨论活动做到有计划、有初稿、有主题、有实效。
要求每月精心设计一两次对顾客影响较大、质量较高的主题活动，并做好活动记录；
⒍带头营造良好工作氛围。
与其他部门及时沟通工作，搞好工作关系，办公环境共同营造整洁氛围、诚信氛围、友爱氛围、全勤氛围和竞争氛围等。
⒎利用好络作好活动宣传阵地。
本年度由于会务力量薄弱，在通讯方面一直没有做到认真收集整理资料，在即将到来的××年，我们计划要求会务人员认真作好工作日记，并对好的活动进行通讯宣传表扬，加强各地市沟通，相互鼓励。
⒏爱岗敬业，努力学习，创造性地开展各项工作，积极提升会务活动的品位。
计划的目的在于让自己的工作有更加明确的方向，在于其具体实施并取得成效，因此，我们会用实际行动来实践我们的诺言，努力奋斗，因为任何目标，只说不做到头来都只会是一场空。
篇四：
会议服务方案
会议服务方案
一、目的
为了更好地体现**公司的国际化、职业化形象，规范会议接待行为，也为了提升物业自身服务水平，提供多元化服务，做好会务服务的支撑工作，提高服务质量。
二、会议服务对象：
**武汉研究所有会议需求的部门。
三、会议分类：
将会议按照所服务的客户群体进行如下分类：
四、承接服务类型：
五、会务人员资质及会议安排1、会议服务人员资质要求：
说明：
（1）人员配备：
共2名接待专员，特殊情况需临时增加人员可抽调前台兼会务接
待，以满足紧急需求为原则。
（2）人员要求：
女性、身高以上，年龄22-30岁之间；大专及以上学历，具
备酒店管理、旅游管理、空中乘务等方面的知识，掌握接待服务礼仪及形体礼仪知识，了解会议服务流程，具备较强的听、说能力，能够进行简单的英语对话。
（3）素质要求：
具有良好的服务意识及服务精神；
具备良好的沟通理解能力，反应敏捷，突发事件应变能力较强；工作积极主动，责任心强；
心态平和，亲和力好，言谈得体，有上进心。
（4）会务接待专员工作职责：
a）客户接待环境的保障；b）会议区域管理；c）规范化会议服务；
d）现场接待指引；e）现场活动支撑。
（5）会务接待专员工作内容：
a）研究所会务接待总接口，负责前期的需求确认，判断是否接待，接待的类型；
b）根据确认的接待需求，以天为单位排班接待支撑资源（依据时间排班，如果客户非常重要，可适度调整）；
c）负责每次会议接待的公共支撑，包括：
接待电子流、园区路线指引、讲解、拍照、鲜花、横幅、茶歇等；d）做好日常接待用品的登记及管理；e）做好日常公共接待资源环境看护；
f）做好日常接待统计分发，每月输出接待总结月报；
g）整合周边资源，如周边各餐饮店、鲜花店、礼品店、水果店、酒店、礼仪公司等；
h）研究所大型活动支撑及礼宾礼仪服务的统筹、报价。
（5）保密要求：
按**信息安全规定，严守客户信息、公司机构、部门分布及人
员通讯信息，签署保密协议。
（6）考评要求：
需求部门评价结果作为对方服务质量评价主要依据，同时参考
现场抽检及月度考核结果。
（7）薪酬要求：
参考业界标准，为保证服务质量，所有薪酬实际发放与合同要
求保持一致，暂按专员薪酬标准（元/月/人）结算。
2、人员安排：
说明：
（1）本着勤俭、精简、高效的会议原则，原则上按照会议级别判断承接服务类别，进行人员安排，因特殊需要，可按实际情况根据需求方申请承接；
（2）物业承担会议接待的“软件”服务，其他会议用品均由需求方承担，详见费用承担部分。
六、费用承担与结算：
1、费用承担原则：
（1）武研所承担的费用包括：
茶具、茶、咖啡、纸巾、消毒液等日常用品费用；
（2）每次会议的具体费用由会议需求方负责，具体包括：
a）资料、文具费用；b）文化礼品费用；
c）鲜花、横幅、茶歇、果盘等会务费用；d）就餐、车辆等费用。
（3）上述费用原则上由甲方承担，若有特殊情况需要物业提供的，由会议需求
部门负责人以纸面形式提出，会务专员负责询价、报价，首选与**有协议的供应商，待需求部门负责人签字确认后方可购买，开具发票，与**
公司月结。
2、费用结算：
（1）会务接待专员从到岗之日起计算，与其他人员薪酬支付方式相同，按月结
算；
（2）临时抽调人员按会议时间，20元/小时进行补贴，每月凭《会议服务登记
表》与需求电子流对应结算；
（3）对于会议中临时产生的费用，实报实销，按月结算。
附件：
05会议登记表.xlsx
篇五：
会务部工作计划
一、前言
会务部作为材能红会四大部门之一，会务部各成员必须秉承材能红会的以“人道博爱奉献”的工作宗旨，和以“救死扶伤扶危济困敬老助残助人为乐”的发展方针，积极开展部门工作。
二、工作定位
会务部是一个年轻且充满活力的部门，是红十字会的新生力量。
主要保障红会会员利益，组织会员的活动，管理会员的档案资料；负责红十字会会刊《红曦》的出版和发放，以及海报出版，向外展示本学院红会的人文风采以及发展动态，是学院红十字会的一大特色。
会务部的职能包括宣传、管理、策划这三大方面，是一个能够多方面锻炼自身能力的部门。
1、宣传：
1）负责每一次活动的宣传海报制作。
当确定好活动主题、
时间、地点后，我们即可制作活动海报。
2）负责红十字会会刊《红曦》的出版和发放，宣传红会的
最新动态。
3）负责活动的视频和ppt制作，以展示本学院红会的人文
风采以及发展动态。
2、管理：
1）管理会员的档案资料
2）会员Q群等的管理，为会员提供一个沟通交流的平台
3）办公室内务的管理和整理
4）宣传板的管理，外借后要及时追踪，确保红会内部资源
安全。
3、策划：
参与活动策划，组织开展会员的招新和活动工作，保障红
会会员利益。
三、工作安排
a.内部建设
（一）干事招新
1．扫楼宣传
注意事项：
扫楼时要有礼貌，有亲和力；
谈话切忌直奔主题，可先从新生的入学感受，关心其生活，再慢慢走进主题；
谈话间发现人才，要抓住机会，尽力让其了解红会，并获取其联系方式；
充分利用扫楼获得的资料，紧紧跟进人才的动向（如果遇到感觉不错的新生，可多聊一下，增强他的决心）。
2．面试:
面试官由应届部长和师兄师姐组成，也可邀请往届老干事提供参考意见。
会务部招聘干事在10—12人范围内，具体视情况而定。
注意事项：
面试前准备好问题，问题要注意多元化，重点在于了解其人品，决心（有心是最重要的）和能力（包括绘画书法，络知识，策划组织等三方面的能力）；
面试时要尊重新生；
面试时要把握好时间，同时吸取往届会务部招人困难的局
面，与红会的其他兄弟部门做好沟通交流，请他们推荐一
些具有相应技能的人才来面试我们部门；
面试时，面试官和新生面对而坐，相距约1米；
面试要留意新生的言行和衣着细节，善于捕捉优缺点；面试时，面试官要注意做好笔记和善于和新生交流，这样是对新生的尊重，也有助于新生发挥出良好水平；
人才选择标准：
热情高责任心强有能力的优先，宁可选择一般人才也不选有才而无心之人；
决定人选时，部长切忌特别关照，遵循“能者上”的原则；部各长决定人选时互相协调好，切忌闹纷争（大家要彼此尊重，切忌因此闹矛盾）。
（二）部门干事培训
要以循序渐进，由简单到复杂，由主到次的原则，对干事进行培训。
培训过程中，要尊重干事，以平和的态度培训干事，并根据他们各自性格和能力的特点，因材施教，有重点的加以培训，让他们各自的能力和特长得到最大的发挥。
部长之间要分工合作，做到扬长避短，各自根据自己的强项对干事进行培训。
如果可以，部长也可尽量参与培训，这样既能够提高各部长的工作能力，又有利于部长和干事打成一片，促进部长和干事之间的沟通和交流。
培训工作主要是海报制作，视频ppt制作，活动策划和开展等三大方面的培训。
培训时间初定为1~4周。
届时会邀请一些具有较高水平
的往届干事来指导培训，同时与其他社团相应部门合作，借鉴一下他们的经验对干事进行培训。
（三）部门会议（会议主持由部长协议而定，开会时间灵活而定）注意事项：
每次开会，应当至少提前一天通知干事；
开会尽量在会议室内进行；
开会内容部长们必须都明确，而且都要有备而开，需要讨论问题的话要提前告知干事，让其提前思考（各位部长可讲不同的几个方面，比如有的负责讲工作，有的负责讲学习生活，有的负责讲礼貌礼仪问题）；
开会过程中必须严明纪律（请假程序做笔记不能随便私下窃谈不能玩手机不能心不在焉等），注重效率（这点很重要，会议时间最好在40——60分钟，会议后可闲聊）；
开会三个必讲内容“三讲教育”：
礼仪思想引导工作会议前中后都要充分利用好部门秘书，会前通知（做好回复工作），会中记录，会后总结会议记录，发布到共享或邮箱；部长可分散坐在干事之间，多鼓励干事发言；
关于讨论性的会议，可由自荐的干事主持，但要提前准备充分；
当存在干事们的热情不高，状态不佳，纪律怠慢等情现象比较严重时，要在会上对其整顿（对事不对人，不要提及具体名字），以求及时改正。
（四）营造和谐温馨的部门
1）人尽其才。
在选取好干事后，部长要对每一位干事的个性、特长、工作热情都了解清楚，并因才施用，尽可能使每位干事都能在部门里发挥出最大的效用。
2）做好内部协调工作。
部长要有很强的察言观色的能力，能从干事们一个细微的动作或者表情推知其心理状态，然后妥善安排好他们的工作，避免给干事明显的偏向感觉，使整个部门一直保持高涨的热情，只对工作的顺利开展至关重要。
3）保持融洽的部门氛围。
在工作之余，要隔段时间组织干事们一起聚餐或是组织部门间的联谊的活动，为干事们更多地交流创造机会，部长要多跟干事们沟通和交流，让整个部门在一个融洽和谐的氛围中开展工作。
对于整个红会来说，更是如此，才能增加大家的归属感。
可在双休日期间，组织些文体活动，一起展示自己的运动细胞,如跑内环，打打球之类的。
平时也可建议本部门干事一起去图书馆或教室学习，一起互相帮助，共同进步。
4）情感交流。
部长不仅要尽自己的能力在生活和工作中给予干事帮助，还要在学习上给予支持。
尽量提供一些学习资料，让他们把学习搞好，这样干事才有更多的激情和热情来处理工作上的事情，让干事能够妥善处理学习和工作问题。
b.对外工作
（一）大会细则
1）大会前期：
篇六：
会议服务注意事项
会议服务注意事项
一、会议服务注意事项
1.一般说来，会见前准备工作在会见开始前30分钟完成；
2.为了做好会谈服务工作，服务员应軎先掌握会谈服务要求与时间；
3.会见结束后，服务员清理会场，发现客人遗留物品，而此时客人已离现场，物品应交主办单位；
4.会谈服务中，如有合影，合影位置应按礼宾顺序以主人右边为上宾，主客双方间隔排列；
二、茶水振务知识总结
1.当宾客到达会见庁，主人到门口迎接的时候，服务员应撤下主人用过的小荼杯；
2.参加会见的宾主双方入座后，服务员应同时分别按主宾、主人及其他陪客的次序上荼水；
3.为客人上荼，荼杯把要朝向客人右手一侧；
4.服务员为客人倒水，应注意不要倒的过满，一般7分满为亘；
5.会谈服务中，服务员为客人续水，取杯时身睞姿式应左脚向两椅子的空档跨出半步；
6.会谈续水操作要领，服务员左脚向两椅子的空档跨出半步左手小指和无名指夹住杯盖，端下荼杯，在座位的右后侧把水倒入杯中，然后盖上杯盖；
7.如果会见时间较长，中途应为宾主双方上毛巾，一般每隔40分钟左右续一次毛巾；
8.—般对于学术讲座或报告会，服务员要随时为主讲人续水送巾；
9.对于小型报告或学术讲座的会议，服务员应在开会前半小时，摆上荼杯、便笺、铅
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