撰写有效的商业函件.docx

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撰写有效的商业函件

目录

一、说服您的受众2

1.1商务提案2

1.2头脑风暴3

1.3雄辩4

1.4类比式论辩5

1.5如何撰写具有说服力的提案6

二、撰写执行总结8

2.1执行总结8

三、使用视觉图像11

3.1视觉图像11

3.2视觉图像类型12

3.3如何使用视觉图像14

一、说服您的受众

1.1商务提案

商务提案是一种论点和事实的演示，它的主要目的是说服他人同意执行行动方式。

由于提案可能会遇到反对，因此它们经常采取间接结构，通过一系列论点来构建主要提案。

经常以被动语态撰写提案以减弱其中的对抗性。

商务提案的长度从电子邮件到长篇报告不等。

对于预计几乎不会有反对者的提案，您可以使用直接方法，系统地概述提案的步骤。

但如果您感觉您的提案具有争议，您将在介绍提案之前加强对问题的分析。

以承认共同点开始这一间接段落。

通过使用被动句，该段落为对提案展开详细讨论列出基础工作。

1.2头脑风暴

头脑风暴是一种收集信息和生成多种观点的技巧，使您能够创新地思考问题和解决方案。

例如：

Charles花费了一个小时针对公司是否要对瑜伽班的赞助展开了头脑风暴活动。

他的想法范围很广，包括从人类环境改造学和工作场所的姿势之类的合理想法到绿茶和抗氧化剂之类的发散思维。

对结果进行调查后，Charles了解到他的想法中大多数可以归类为与使用计算机工作引起的身体问题、这些问题的解决方案以及成本。

扩展阅读：

其他产生想法的技巧：

还有其他标准方法以产生创意，可以单独使用这些创意或者与头脑风暴结合使用。

技巧

说明

问题与解决方案分类账

您将纸或者白板分成三个独立的部分：

数据、结论和提案。

您应该先记录所有与问题搭边的现有事实，然后将数据归纳到结论列中。

通过系统地对列进行归纳，通常您的解决方案会变得清晰。

新闻法

像侦探一样，您询问谁、什么、何时、何地、为什么，以及如何。

通过追击所有这些问题，您可以避免中心论点过窄。

问答链

您应该从别人的观点思考问题。

您应该提出一个有难度的问题，然后试图完整地对其进行回答。

通常，从您的回答中会引发出其他问题（因此称为问题-回答“链”）。

继续该流程直到所有问题都不存在。

故事叙述

通过头脑风暴得出事实后，将这些事实组织成连贯的叙述。

这使您可以了解哪些是必要的信息。

1.3雄辩

1.3.1雄辩您的立场

雄辩是说服性的语言，它结合理由和情绪感染。

它的逻辑必须正确并且不会导致不恰当的论点，同时，它必须通过吸引受众的兴趣来满足他们的需求。

例如：

Carlos已经为在艺术画廊添置昂贵的安全性设备撰写了提案大纲。

他以精简的风格撰写了前三个观点。

但是Carlos了解到画廊的理事会将会反对将更多的钱使用在安全而不是新作品的收集上。

因此他为逻辑大纲构建了一个添加了情绪感染语言的开头段落。

扩展阅读：

不恰当的论点：

您需要避免在构建论点时产生逻辑上的谬误。

下表描述了一些您应该避免使用的不恰当的论点。

论点

说明

稻草人

构建很弱的能够轻易被驳倒的抗辩。

通过无法充分地表达反对论点，您将自己暴露于攻击之下。

人身攻击

试图侮辱观点的作者而不是观点本身。

例如，攻击一些人居住在市郊而不是驳斥他们对于市区重建的计划，这是不恰当的人身攻击。

循环论证

以假设形式使用各种词句重申观点的结论。

“需要调高税收，因为城市需要更多收入”这样的句子仅仅是说需要提高税收，因为税收应该被提高，这就是循环论证。

随大流方法

试图通过行为的流行度对其进行判断。

例如，如果您争辩受质疑的会计实践是合法的，因为它们非常普遍，那么您犯了随大流论点的错误。

在原因后冲动地下结论

将两个仅仅在时间或者空间上关联的事务归结为因果关系。

例如，将导致经济低迷的原因归结为新一届地方官员的选举将会使许多复杂的关系单一化，并且被不正确的归因于一件事情。

1.4类比式论辩

类比式论辩是对两个特殊的事务进行比较以试图说服受众采取类似的行动方式。

进行有效类比的两件事物必须结构类似并且没有使类比失效的重大区别。

有效的类比式论辩发觉两个示例之间的区别，但是强调类比仍然成立。

这一类比比较皮鞋生产商和茶叶商面临的类似问题。

类比能够察觉到它们之间的不同，但是争辨类比仍然合理。

在业务实践与19世纪血汗工厂之间进行的类比过于夸张并且不可靠，使用该类比只能引起情绪反应。

当对手质疑比较的有效性时，这样的类比只会适得其反。

1.5如何撰写具有说服力的提案

有效的商务提案通过满足受众的需求，结合逻辑和情绪感染，并在必要时使用间接方法来说服受众。

资源：

要说服您的受众，请遵循以下准则：

●关于主题的头脑风暴创意。

⏹以尚未得出结论的普通主题开始（例如“公共汽车新终点站的可能场所”）。

⏹记录任何出现在头脑中的关于普通主题的内容。

⏹生成判断每个细节之间相关性的标准，然后系统地排除不符合您标准的细节。

⏹使用由头脑风暴会议提议的标准组织模型。

●使用产生创意的各种技巧，直到您具有足够的信息来制作一份提案。

●分析您的受众，确保您已经预计到各个派系的论点。

●确定您的提案要受到的阻力。

⏹如果预计阻力很小，则以直接的逻辑顺序提出您的提案。

⏹如果您预计会受到很大的阻力，那么您应该采用间接结构组织提案。

您的实际提案应该在问题讨论且系统排除备用解决方案后提出。

●确定每个人都赞同的数据解释。

在间接方法中，您应该先提出有普遍共识的项，以强化您更有争议的主张和方案。

●如果有多个对立的观点，弄清楚哪些可被分在一组。

●定义解决问题的标准。

如果您起初就定义了什么能够组成一个可行的解决方案类型，您成功的机率就更大。

●构造能够充分描述数据的论题。

●创建论点大纲以增强观点将会发展的感觉。

该大纲还应包括需要应对的抗辩。

●填充您的大纲，通过强有力的过渡连接来撰写完整的段落。

●遵循能够被商业文化接受并且对于项目范围有意义的格式。

●响应每次抗辩。

不要压制对手的论点，因为这样会为您的立场制造困难。

⏹如果您不能对抗辩进行恰当的回答，请回去通过头脑风暴得出解决方案。

⏹如果您的头脑风暴会议无法提供任何新创意，请准备更改您的立场。

●使用类比以支持您的论点。

●使用有效的论点。

避免不恰当的争辩类型。

●使用情绪感染语言。

⏹诉诸受众的信念系统。

⏹在主要说服段落中使用动态行为动词和精彩的形容词，同时在分析信息时使用更多的理性和冷静的语言。

⏹使用笼统的语言（“我们”而不是更加个人化的代词）来营造一种归属感。

⏹不要过分进行情绪感染。

总是使用分析和事实来支持情感表达的语言。

例如：

Vishnu了解到市区革新的方案主要有两个：

建造新的职业体协足球场以及开发新的表演艺术中心。

作为本地交响乐团管弦乐队的总经理，Vishnu希望为市议会构思一个提案以概述为什么建造表演艺术中心对于税收来说是最佳选择。

在他的头脑风暴会议中，Vishnu发现他的受众可以根据等级利益被分为以下几类：

体育场受到中产阶级的支持，新的表演艺术中心主要受到更为富有的市民支持。

市议会代表许多不同的经济地区，因此Vishnu预料到他的提案会遭到强烈反对。

他必须在亮出中心思想之前仔细达成共识。

Vishnu决定争辩创建享有声望的形象能够吸引商务投资并且使城市能够与其他更大的城市竞争。

没有人会针对提升城市形象进行争辩，并且这一普遍的认同将使他能够慢慢地过渡到建造表演艺术中心是达到这个目的最好的方法。

为了系统地排除反对论点，Vishnu表达了建造新足球场的原因，然后通过进行类比来推翻反对观点。

虽然5年前政府希望建造新的棒球公园来重建市区，但是其经济影响远远低于预期，并且无法为构建公园所需的庞大债务问题提供正当理由。

Vishnu应对了大量的问题。

作为抗辩，他指出为了为大量进出文化区域中音乐厅和戏院的观众供应伙食，需要大量高端餐馆。

该准则上面已列出。

二、撰写执行总结

2.1执行总结

执行总结是长篇报告的缩写版，它向读者提供报告内容的全面总结。

该执行总结复制了较长报告的间接结构，在讨论后带有实际提案。

概要：

与执行总结类似，大纲或“摘要”总结了报告或提案的材料，但是概要仅限于主要段落。

下表描述了两种不同的概要类型。

概要类型

说明

信息性概要

概述在较长文本中得出的要点。

比较分析表明，建造表演艺术中心与建造体育馆或公共汽车终点站/购物中心相比更能刺激经济增长。

棒球体育馆对刺激市区增长的失败表明建造新的体育馆同样不可行。

描述性概要

简要描述报告包含的内容，而不提供特定信息。

该报告包含了关于市区发展计划提议的经济影响信息。

有效的执行总结概述长篇报告的中心思想，重复报告的结构并且删除细节。

资源另见文档。

例如：

在完成了关于市区发展计划的报告后，Vishnu开始撰写执行总结。

他在开头段落中没有直接介绍提案；这是因为在报告中他使用了间接方法。

该报告分析了市中心区域重建计划并提供了对未来发展的建议。

虽然他的报告有很多相关的统计数据，但是Vishnu仔细挑选了那些使他的要点能够被理解的细节。

在总结材料时，Vishnu把每段都看作具有开头、中间部分和结尾，就像一个故事一样。

最后，Vishnu引入了他的建议，以强有力的说明结束。

三、使用视觉图像

3.1视觉图像

视觉图像是复杂关系的图形说明，它能够增强与阐明文本中的言语的演示。

它们的主要作用是使关系一目了然，而不用迫使读者自己在心中绘制图片。

例如：

当通过文本表达时，这一关于过去六个月的燃料定价信息使人感到尴尬而困惑。

视觉图像表达能够提供对这些趋势更加直接的感受。

3.2视觉图像类型

流程图和组织图使用带连接的元素来显示关系或流程。

每种视觉图像都表示某种信息。

3.3如何使用视觉图像

有效的视觉图像显示某种信息并且支持文本中的要点。

资源见文档。

例如：

Vishnu希望添加视觉图像以使他的提案更加有趣。

他最初认为需要用视觉图像显示成本；成本的差别可以在视觉图像中轻易被捕捉。

由于建造表演艺术中心大楼的成本将高于体育馆的成本，Vishnu最初放弃了任何视觉图像显示。

但是后来Vishnu发现他可以在条形图中结合成本和项目收入，这能产生良好的印象。

查看了他对足球场的分析后，Vishnu决定他想要强调本地体育的支持无法长期维持。

在创建了他的图形后，Vishnu将它们插入到提案中，确信它们与对应的文本位于同一页。

他对视觉图像进行了编号，因此读者可以通过目录轻易地找到这些图像。