青荣铁路建设项目档案管理办法.docx

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青荣铁路建设项目档案管理办法

青荣城际铁路工程

建设项目档案管理办法

（讨论稿）

青荣城际铁路工程

建设项目档案管理办法

第一章总则

第一条根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28－2002）规定，按照原铁道部《铁路建设项目资料管理规程》（TB10443－2010）和相关规范要求，结合新建青岛至荣成城际铁路（以下简称青荣铁路）工程实际，制定《青荣城际铁路工程建设项目档案管理办法》。

第二条青荣铁路建设项目档案，是指在青荣铁路建设过程中形成的，如实反映施工过程和建设项目实体状况，经过鉴定、整理并归档的项目文件，即青荣铁路建设项目在评估、立项、审批、招投标、勘察、设计、土地征用、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等全部文件，以及与纸质文件材料相对应的电子文件。

根据《铁路建设项目资料管理规程》（TB10443－2010），青荣铁路建设项目档案包括建设管理（A类）、勘察设计（B类）、施工（C类）、监理（D类）和竣工验收（E类）等文件。

第三条青荣铁路建设项目档案和项目文件，是项目建设的真实记录，是反映建设全过程的有效载体，是质量责任追溯的重要依据，也是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收的重要凭证，以及建设项目运营后进行维修、养护、改造、管理的基础文件材料。

第四条青荣铁路建设项目文件原始资料的收集、整理，应贯穿于项目建设的全过程，与工程进度同步进行。

必须坚持科学认真、实事求是的态度，认真做好日常文件材料的积累、形成、整理、编制、立卷等工作，在工程竣工验收时，及时提交系统、完整、真实、准确，具有可追溯性的项目文件材料。

第二章制定依据

第五条青荣铁路建设项目档案的收集、分类、整理（组卷）、编目、归档、移交、接收等工作环节依照以下国家法律、法规及铁路行业标准执行：

1.《中华人民共和国档案法》；

2.《中华人民共和国档案法实施办法》；

3.《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328－2001）；

4.《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28－2002）；

5.《铁路建设工程项目资料管理规程》（TB10443－2010）；

6.《建设工程监理规范》（GB/T50319－2000）；

7.《铁路建设工程监理规范》（TB10402－2007）；

8.《关于发布<客运专线铁路路基工程施工质量验收暂行标准>等五项铁路工程建设标准的通知》（铁建设[2005]160号）；

9.《铁路科学技术档案分类与代码》（TB1588－2005）；

10.《铁路建设项目竣工验收交接办法》（铁建设[2008]23号）；

11.《铁路客运专线竣工验收暂行办法》（铁建设〔2007〕183号）和《高速铁路竣工验收办法》（铁建设[2012]107号）；

12.《铁路系统文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》（铁档史[2010]204号）；

13.《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》（办档[2002]8号）；

14.《重大建设项目档案验收办法》（国档发[2006]2号）；

15.《铁路建设项目档案验收办法》（铁档史[2011]110号）；

16.《铁路建设项目竣工建设用地验收交接办法》（铁运[2008]158号）；

17.《关于转发〈城市建设档案归属与流向暂行办法〉的通知》（办档[1998]10号）；

18.《声像档案管理暂行办法》（办档[1993]14号）；

19.《关于做好客运专线工程总结的通知》（铁建设函[2009]672号）。

20.《关于加强铁路房屋档案管理的通知》（办档[2007]43号）。

第三章适用范围

第六条本办法适用于青荣铁路建设所有工程项目，包括站前、站后及配套工程，安全质量管理，物资设备管理，财务管理，征地拆迁管理，竣工验收、市政配套等。

第四章项目文件管理

第七条青荣铁路建设项目文件归档工作由青荣城际铁路有限责任公司（以下简称“公司”）综合部负责，包括公司档案室规划建设、档案管理政策、法规文件订购、发放、组织学习、档案盒（袋、夹）统一标准，统一目录制定，由公司各部门、参建单位组卷完成后档案归档，管理办法的修订完善等。

综合部、计财部、工管部、安质部、物资部、征拆部归口管理。

根据青荣铁路各建设阶段的性质，实行谁负责的工作，谁形成文件、谁收集整理、谁形成完整的归档文件。

公司综合部除做好本部门工作外，负责全部档案管理工作监督、业务指导和定期检查工作。

各监理单位除负责本单位工作外，还负责所辖标段施工、第三方检测等所有档案的检查和审核把关，牵头组织向建设单位移交。

施工、施工图审核、第三方检测、外方质量代表等单位负责编制、整理、组卷。

公司综合部负责组织汇总归档工作。

设计单位要配合做好档案资料的归档工作，对需补充完善的设计文件、图纸等资料，公司汇总后给予提供。

第八条各设计、施工、监理、第三方检测、外方质量代表、施工审核等单位应由项目总体、总工程师、总监理工程师或指定负责人负责此项工作。

设专人负责项目文件的收集、整理、立卷、安全保管和移交工作，并派人配合公司综合部完成项目档案整理上架工作，确保达到档案正式验收要求。

档案管理人员不得随意更换，如确需调整，应报建指同意。

第九条公司各部门、监理单位在施工中要督促检查施工单位项目施工文件、竣工文件、验收文件的编制质量和完整性，负责向公司提交业务范围内的专项报告。

第十条各参建单位必须按期移交完整齐全的项目文件，对其真实性、准确性、完整性负责。

项目文件不齐全、不完整、不真实，与实际不符者，不能验收交接，不能进行末次验工计价，并追究原设计、施工、监理单位及有关人员的责任。

公司各部门档案管理人员要切实负起责任。

末次验工计价要征求公司各部门档案管理人员意见和签字。

第五章项目文件的形成

第十一条青荣铁路建设项目文件的收集、整理、编目、归档、移交，应做到“三同步”，即：

在布置施工任务的同时布置项目文件编制任务；在布置工程施工进度的同时布置项目文件的收集任务；在布置工程验收交接的同时布置项目文件的移交任务。

由于工作不到位，工程开工以来没有按照上述要求没完成的，本办法下达后整改，三个月内补办完成。

各类资料的形成来源，由各部门、参建单位根据《铁路建设工程项目资料管理规程》（TB10443－2010）收集。

第十二条各参建单位要按照各专业项目文件编制内容（详见附件三），随时做好图纸修改、文件收集和积累工作，注意收集施工中采用的新工艺、新材料、新方法、新技术，特殊地质、重点难点的科技攻关项目，地下建筑、地下管线、工程质量事故处理方案，以及工程隐蔽部位的文件材料，并根据变更设计的要求，及时修改施工图，填写工程日志，做到科学准确、符合实际。

第十三条各单项工程的技术负责人，要将施工过程中形成的各种检查证、试验报告、原材料（或设备）出厂合格证及各种施工记录等原始材料，按工程项目和内容分别放在案卷（盒、袋、夹）内，以防文件材料的散失和损坏。

第十四条为避免造成浪费，现有的卷皮、卷盒应继续使用。

对已经形成的案卷，可不变。

第六章项目文件的组成与内容

第十五条青荣铁路建设项目文件由综合部分和专业部分两大类组成。

专业部分由线路、路基、桥梁、涵洞、隧道、站场、动车（车辆）、给排水、通信、信息（客服）、信号、电力、电气化、房建、环境保护与水土保持、铁路用地等专业组成（详见附件三）。

各专业未包括或不能包括进去的，可以纳入综合部分。

第十六条公司各部门档案管理人员，根据本部门工作分工和档案内容，原则上工管部负责设计、施工、咨询等单位，安质部负责监理、外方质量代表、第三方检测等单位档案归口管理。

物资、财务、综合部做好所负责专业档案归口管理。

第十七条公司负责，设计、施工单位配合，按照原铁道部办公厅《关于转发〈城市建设档案归属与流向暂行办法〉的通知》（办档[1998]10号）的要求，向工程所在地（青岛、烟台、威海三市）的城建档案馆报送有关城市建设档案。

内容包括：

1．城市规划区范围内的铁路各种地下管网补测成果档案；各种房屋建筑室外给排水、燃气、供热等管线网络图；车站总平面布置图、地下管线径路图和竣工验收证书。

2．城市规划区内的铁路线路、桥梁、隧道总平面布置图，桥梁平面、立面竣工图，线路、隧道的纵断面图和标准横断面图及有关说明。

报送城建档案馆的项目文件均提供副本。

归档文件应符合城建档案馆的要求和《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328）的规定。

属既有线改造的工程，可不向所在地城建档案馆报送。

第十八条青荣铁路建设项目应向济南铁路局档案馆进馆1套项目文件（详见附件二）。

具体内容包括：

（一）验收证书、建交表和工程总结。

（二）竣工图底图。

1．线路平面图、纵断面图，平、纵断面缩图，铁路用地总平面图。

2．特大桥（500m以上）和大桥（100～500m）平面图、立面图、桥址平面图、梁部和墩台结构图（梁图采用标准图时，只在目录中注明标准图号和编制单位）。

3．隧道的横、纵断面图和主要结构图。

4．各车站（城阳、即墨北、莱西北、莱阳、海阳北、桃村北、官庄、烟台南、牟平、威海北、威海、文登东、荣成站）平面布置图，通信、信息（客服）、信号、电力、电气化、给排水、站房等平面布置图，各种管线布置图，主要车间设备布置及安装图。

5．新型通信信号（国内以前没有的，比如运营调度、客运服务、信息系统等）竣工图。

6．电气化铁路接触网和变配电所平面布置图。

7．防灾系统平面布置图。

第十九条征购土地、拆迁补偿等原始凭证，由公司征拆部组织施工单位分类组卷，归入土地管理档案，交公司档案部门永久保存。

相关财务档案，由公司计财部按财务规定归档保存。

第二十条监理文件纳入项目文件综合部分，由各监理单位负责编制，由公司安质部负责审核。

第二十一条各专业所采用的通用图、标准图归档时，原则上只归档采用实施张页，原图标内容不变，单独组卷。

第二十二条施工过程中形成的各种变更、洽商记录文件，随项目文件材料组入各参建单位工程项目案卷中。

第七章项目文件整理与案卷质量标准要求

第二十三条项目文件形成后，必须按文件材料形成规律和成套性特点，保持文件之间的有机联系，先按专业、再按单项工程，合理组卷。

项目文件整理方法和案卷质量要求（详见附件五）如下：

1．在组卷时，应先区分专业，然后按单位工程为单元组成若干个卷（即盒）。

2．单位工程一般按开工报告、竣工报告（验收记录）、施工日志、工程数量、变更设计通知单、单位工程质量评定文件等部分组成，要科学排序，文字在前，图纸在后。

3．原材料、成品、半成品等合格证和复检报告，按照单位工程集中组卷，按照材料品种排列组卷。

4．组卷时，要考虑运营维修管辖区段；不是一个维修管辖区段的工程，不能组为一卷。

5．通信、信息（客服）、信号、电力、电气化、给排水、房建、铁路用地等专业的项目文件，应将站场与区间分别组卷，正线与联络线也应分开组卷。

6．小桥及涵洞分别按区间组卷。

7．铁路用地文件材料，以市、县（区）为单位编制组卷。

8.委托代建工程，由代建单位按综合部分和专业部分分别组卷后移交公司档案部门。

地方委托公司代建工程视为本工程一部分。

第二十四条一个建设项目由两个以上单位负责施工时，其项目文件可各自按施工管辖范围组卷，但要考虑接管单位将文件材料与图纸合并组卷的要求。

涉及综合性文件材料，如：

建交表、竣工验收报告、施工中来往文电等，由各承包单位收集汇总，分别组卷。

部分专业的项目文件按以下规定执行：

1．桥梁工程。

由各制梁厂和架设单位及时提供有关文件材料，线下施工单位负责编制项目文件。

制梁厂提供文件材料为：

现场灌注钢筋混凝土梁的各种检验文件材料及工厂预制梁合格证。

架设单位提供文件材料为：

铁程检-12、-13，各种检验批及其他相关附件合格证等，其中铁程检-12由线下单位和建设单位分部签字。

2．轨道工程。

轨道（铺设无缝线路、道岔及伸缩调节器）由轨道施工单位负责编制项目文件。

3．铁路用地，以线下单位为主编制项目文件，站后单位配合提供承建工程相关文件材料。

第二十五条项目文件在组卷时，应分别对施工文件材料、工程日志进行整理装订，对图纸进行折叠或装订，案卷要编张号，填写案卷封面、卷内目录、备考表（详见附件五）。

其案卷质量应达到铁道部办公厅公布的《科技档案案卷质量标准》（办档[2002]6号）要求。

第二十六条项目文件的质量要求是：

1．齐全完整。

应归档的施工文件材料、图纸全部收齐，印章齐全，具备法律效力。

2．内容准确。

所移交的项目文件内容，真实记述和准确反映工程建设过程和竣工时的客观实际，各项原始记录和技术数据详实可靠；竣工图纸已按变更设计和施工洽商记录进行修改，做到图物相符，施工里程已更换为竣工后的统一里程。

3．系统配套。

一个建设项目内各专业内容和一个单位工程内施工文件材料、图纸的各项内容应配套完整。

4．整洁美观。

项目文件材料装订整齐、美观，软封面及卷内目录填写清楚，字体工整，文面整洁。

不得用圆珠笔、铅笔、双面蓝色复写纸书写。

图纸图幅标准、线条清晰、字体工整、反差良好、折叠规范统一。

5．竣工文件份数应满足归档要求。

合格证只有一份时，可复印加盖施工单位项目部印章后使用，并在案卷备考表中注明原件出处；大批量采购的材料原件不足时，应在复印件上加盖材料采购单位公章，并由经手人（材料员或物资采购员）签名，代替原件归档,写明原件出处。

第二十七条其他要求：

1．项目文件的所有文字、表格材料统一采用70gA4纸（297mm×210mm），文字、表格页边距统一采用上下边距23mm、左边距23mm、右边距20mm；质量验收记录表各栏字体和字号可参照《客运专线铁路工程施工质量验收标准应用指南》中的文字表格形式，表格内容除签名外均可打印。

各种工程用表（检验批，工程检查证，监理、咨询用表，试验用表等）参考公司制定的《工程用表》，没有的要制定，表格抬头如有项目名称的，采用“新建青荣城际铁路”或“新建青荣城际铁路****联络线”，或简称“青荣铁路”字样均可。

2．文字材料厚度不超过40mm，拆除金属物先线装后胶装或胶装。

线装方法三孔一线或为左上下角1.5mm×1.5mm四孔位，细尼龙线沿左线装订。

图纸折叠要求按《复制图的折叠方法》（GB／T10609.3）执行。

即图标外露扇形（手风琴式）折叠，尺寸为297mm×210mm，图纸装订厚度不超过30mm,成册的图纸按3号图幅尺寸（420mm×297mm）装订，对折后放入盒内，其他图纸散装。

3．先期开工报告和变更设计通知单等已用A4纸不变，材质合格证、外委检测或测试报告、说明书等规格大小，如不是A4（297mm×210mm）纸规格大小的，最后组成案卷时要进行折叠或裱糊成统一的A4纸规格大小。

4．开工报告（含附件及上级批复）。

5．文字材料与竣工蓝图混装时，文字材料在前，图纸在后，编张号使用一个流水号，文字材料的编张号位置在每一张右上角的空白处、图纸的编张号在图标右上角的空白处。

6．卷内目录、备考表不编张号、不装订，分别置于案卷的首尾，卷内目录在首页，备考表在尾页。

7．向济南铁路局移交各种平、纵断面图必须重新绘制（CAD），应注意使用标准绘图方式，标识文字不小于2.5mm,数字不小于1.8mm。

8．档案装具一律采用部颁科技档案盒,结构尺寸为220×310mm，厚度为40mm案卷盒，并由公司统一定购，所需费用由档案形成单位（参建单位）自理。

招标文件、图纸等大宗资料，需放置在纸箱中的，由公司订制统一纸箱，在定制纸箱时印上“青荣城际铁路工程建设项目档案”字样，根据所装资料，粘贴“青荣城际铁路工程******招标资料”、“青荣城际铁路工程******图纸”

第八章项目文件的交接手续和份数

第二十八条在办理验收交接前，施工单位应完成项目文件（包括征地文件）编制工作，并达到档案验收标准，由监理单位确认后，经公司各有关业务部门审查确认齐全、完整、准确后再移交公司综合部，并按规定报送济南铁路局档案馆及省市等有关部门归档（详见附件二）。

监理文件由监理单位各自收集、编制，按标段整理汇总，经公司安质部审核后移交公司档案室。

第二十九条项目文件的汇总和移交

1.项目实行委托建设的（青荣城际铁路引入青岛枢纽相关工程、青荣城际铁路DK18+000—DK34+300相关工程，110KV以上高压线迁改等），由代建单位按本办法，负责收集、整理代建范围内的项目文件，汇总、整理。

竣工时由代建单位将项目文件移交公司档案部门。

有关归档资料盒、箱分别注明“青荣城际铁路引入青岛枢纽相关工程*****档案”，“青荣城际铁路DK18+000－DK34+300*****档案”，下方均标注“济南铁路局青荣城际引入青岛枢纽工程建设指挥部”；“青荣城际铁路110KV及以上电力线路迁改档案”，下方注明山东电力咨询院有限公司”。

2.各参建单位、委托代建单位项目文件，分别向公司综合部和济南铁路局档案馆进行移交。

110KV及以上电力线路迁改档案需向地方电力部门移交的，由委托代建单位自行安排。

3.公司各部门应将在施工期间形成的有保存、利用价值和参考、凭证作用的文书、科技、声像、会计等文件材料经收集、整理、立卷归档，移交公司档案室保存。

第三十条青荣铁路建设项目文件应编制7份，其中：

正本1份，副本6份。

正本是项目文件的原件，各种文件材料只有1份的（不含各种原始记录），应列入正本。

所有程检表、检验批，分项、分部工程验收文件，只纳入正本和第二副本。

其他副本材料除竣工图外，可采用原件复印后加盖相应施工、监理单位公章的形式。

其中：

正本交公司档案室。

第一副本交济南铁路局档案馆。

第二副本交设备维修使用部门（区分运输设备情况）。

工程日志、混凝土配合比报告、混凝土试件试压报告和耐久性指标试验检测报告及沙浆试压报告、填土压实各种试验检测报告、地基和桩基检测报告、基桩成孔记录、混凝土灌注记录、隧道压浆记录、混凝土结构实体检测报告，电气、设备测试报告，原材料、成品、半成品出厂合格证及复试报告，铺轨材料、各项设备出厂合格证、使用说明书和设备图纸等以上原始资料，纳入第二副本。

第三副本交项目所在地城建档案馆（根据行政管理范围移交青岛、烟台、威海市）。

第四副本交解放军驻济南铁路局军代处。

第五本交济南铁路公安局（或青岛铁路公安处）。

第六副本作为备用，与正本相同。

收集范围各有侧重，具体内容见附件二。

第三十一条项目文件材料交接时要按规定格式填写《文件移交清册和目录》，一式3份，交接双方各执1份、公司1份，以备存查。

第三十二条档案号的编制必须遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

档案号结构由四级层次代码组成；第一层为种类代号，第二层为分类代号，第三层为属类代号，第四层为案卷号。

档案号结构,按《铁路科学技术档案分类与代码》（TB1588－2005）执行，前三层代码之间均用“·”号隔开，最后一层属类代码与案卷号之间用“—”号隔开，不得使用其他符号。

第九章附则

第三十三条本办法由公司综合部负责解释,自颁布之日起实施。

附件一：

青荣铁路建设项目档案归档范围及保管期限表

附件二：

竣工文件分送单位和数量表

附件三：

各专业项目文件应包含的内容

附件四：

各专业项目文件组卷方法

附件五：

项目文件整理方法和案卷质量要求

附件六：

建设项目用地档案编制要求

附件七：

声像档案管理办法

青荣城际铁路有限责任公司

二○一三年七月

附件一：

青荣铁路建设项目档案归档范围及保管期限表

序号

归档文件

期限

责任部门

完成日期

备注

1

建设管理文件

以下凡未注明“不列入竣工文件的，均列入竣工文件”。

1.1

公司内部管理文件

1.1.1

管理机构文件

1.1.1.1

机构设置文件

永久

综合部

7月30日

1.1.1.2

人员配置文件

永久

综合部

7月30日

1.1.1.3

工作职责文件

长期

综合部

7月30日

1.2

立项决策文件

1.2.1

预可行性研究报告

永久

综合部

7月30日

1.2.2

预可行性研究报告批复文件

永久

综合部

7月30日

1.2.3

环境影响报告书及修改初步设计补充报告书

长期

综合部

7月30日

补充文报告完成后后补。

1.2.4

环境影响报告书批复及修改补充报告书批复文件

永久

综合部

7月30日

补充批复文件下达后后补。

1.2.5

水土保持方案报告书

永久

综合部

7月30日

1.2.6

水土保持方案报告书批复文件

永久

综合部

7月30日

1.2.7

节能报告书

国家规定2011年11月前批复立项的不做。

1.2.8

节能报告书批复文件

1.2.9

防洪影响评估报告书

永久

工程部

7月30日

1.2.10

防洪影响评估报告书批复文件

永久

工程部

7月30日

1.2.11

通航论证报告书

全线河道无通航问题，前期地方未提出。

1.2.12

通航论证报告书批复文件

1.2.13

地震安全性评估报告书

永久

综合部

7月30日

青荣铁路建设项目档案归档范围及保管期限表

序号

归档文件

期限

责任部门

完成日期

备注

1.2.14

地震安全性评估报告书批复文件

永久

综合部

7月30日

1.2.15

文物保护影响评估报告书

永久

综合部

7月30日

1.2.16

文物保护影响评估报告书批复文件

永久

综合部

批复后存档

1.2.17

经批准的项目建议书、可行性研究报告

永久

综合部

7月30日

铁建设[2012]107号

竣工验收依据文件

1.2.18

可行性研究报告批复文件

永久

综合部

7月30日

铁建设[2012]107号

竣工验收依据文件

1.3

征地拆迁文件

1.3.1

建设用地预审文件

永久　

综合部

1.3.1.1

地质灾害危险性评估报告及修改初步设计补充报告

永久

工管部

7月30日

补充报告后补

1.3.1.2

压覆重要矿床评估报告及修改初步设计补充报告

永久

工管部

7月30日

补充报告后补

1.3.1.3

使用林地可行性报告

永久

工管部

7月30日

1.3.2

建设用地预审批复文件

永久

综合部

7月30日

1.3.3

选址意见书、建设用地规划许可证

永久

综合部

7月30日

1.3.4

勘测定界成果文件

1.3.4.1

勘测定界技术报告书

永久

征拆部

1.3.4.2

勘测定界图

永久

征拆部

1.3.5

施工用地图纸、文件

1.3.5.1

征地图

永久

征拆部

1.3.5.2

征地数量表

永久

征拆部

1.3.5.3

拆迁调查明细表

永久

征拆部

1.3.6

建（构）筑物评估报告

长期

征拆部

不列入竣工文件

1.3.7

征地拆迁现场操作文件

长期

征拆部

青荣铁路建设项目档案归档范围及保管期限表

序号

归档文件

期限

责任部门

完成日期

备注

1.3.8

征地拆迁管理台账

长期

征拆部

不列入竣工文件

1.4

招投标管理文件

2013年6月前完成的

1.4.1

招标计划

长期

计财、物资部

8月30日

项招标，8月30日前完　

1.4.2

招标计划批复文件