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xAccess上机实践指导书
Access2003上机实践指导书
一、实践目的
学习微软Access2003软件，掌握
1.数据库、数据表的创建以及表间关系的建立；
2.使用窗体向导、设计视图创建窗体；
3.创建查询；
4.创建报表；
5.切换面板管理器的使用方法。
二、实践内容
通过创建一个高校教学管理数据库，来帮助提高教学管理的工作效率和管理水平。
（一）规划数据库
高校教学管理数据库规划目标包括：
（1）可以实现对全校教师信息以及教师授课信息的增加、删除、修改和查询等操作；
（2）可以实现对全校学生信息以及学生选课信息的增加、删除、修改和查询等操作；
（3）可以实现对学生课程成绩进行汇总分析。
（二）设计数据库根据以上规划目标，定义并经过第三范式（3NF）规范化，高校教学管理数据库包括“教师信息”、“教师授课”、“学生信息”、“课程名”和“学生选课信息”5张数据表。
各表的结构如下：
（1）教师信息表，如表1所示，以“教师号”为主关键字，存储教师的基本信息。
表1教师信息表
字段名称
数据类型
字段大小
必填字段
是否主键
教师号
文本
4
是
是
姓名
文本
10
是
否
性别
文本
2
否
否
工作时间
日期/时间
短日期
否
否
政治面貌
文本
10
否
否
学历
文本
6
否
否
职称
文本
6
否
否
系别
文本
10
否
否
联系电话
文本
20
否
否
（2）教师授课表，如表2所示，以“授课编号”为主关键字，存储教师的授课信息。
表2教师授课表
字段名称
数据类型
字段大小
必填字段
是否主键
授课编号
自动编号
长整型
是
是
教师号
文本
4
是
否
课程编号
文本
3
是
否
学年
文本
9
否
否
学期
数字
长整型
否
否
班级
文本
6
否
否
授课地点
文本
10
否
否
授课时间
文本
10
否
否
（3）学生信息表，如表3所示，以“学号”为主关键字，存储学生的基本信息。
表3学生信息表
字段名称
数据类型
字段大小
必填字段
是否主键
学号
文本
8
是
是
姓名
文本
10
是
否
性别
文本
2
否
否
出生日期
日期/时间
短日期
否
否
政治面貌
文本
10
否
否
班级
文本
6
否
否
毕业学校
文本
20
否
否
（4）课程名表，如表4所示，以“课程编号”为主关键字，存储课程信息。
表4课程名表
字段名称
数据类型
字段大小
必填字段
是否主键
课程编号
文本
3
是
是
课程名
文本
20
是
否
课程类别
文本
6
否
否
学分
数字
长整型
否
否
学时
数字
长整型
否
否
（5）学生选课信息表，如表5所示，以“选课编号”为主关键字，存储学生选课信息。
表5学生选课信息表
字段名称
数据类型
字段大小
必填字段
是否主键
选课编号
自动编号
长整型
是
是
学号
文本
8
是
否
课程编号
文本
3
是
否
成绩
数字
单精度型
是
否
（三）创建数据库
1、创建表
以创建“教师信息表”为例，介绍在Access2003中创建表的过程：
⏹在数据库界面中双击“使用设计器创建表”选项，进入表的设计视图。
⏹单击设计视图中“字段名称”列的第一行，并在其中输入“教师信息表”中的第一个字段名“教师号”；单击“数据类型”列的第一行，并单击其右边的向下箭头，这时出现一个下拉列表，表中列出了Access提供的所有数据类型，选择“文本”数据类型；在“说明”列中输入字段的说明信息，这里输入“主关键字”。
说明信息不是必须的，但它能增加数据的可读性。
⏹重复上一步，在设计视图窗口中分别输入“姓名”、“性别”、“工作时间”、“政治面貌”、“学历”、“职称”、“系别”和“联系电话”字段名，并设置相应的数据类型。
上述设置完成后，还需要在属性区域设置相应的属性值。
比如设置“性别”字段的“默认值”属性、“工作时间”字段的“格式”和“输入掩码”属性、“联系电话”字段的“输入掩码”属性等，其目的是为了减少输入错误，方便输入操作。
设置字段属性可以按以下步骤完成：
⏹将插入点移至“性别”字段行，在“常规”选项卡下的“默认值”属性行中输入“男”。
⏹将插入点移至“工作时间”字段行，单击“常规”选项卡下“格式”行，然后单击右边的向下箭头，从列表中选择“短日期”；在“输入掩码”属性框中单击鼠标，这时该框的右边出现一个“生成器”按钮，单击该按钮，打开“输入掩码向导”对话框。
⏹在该对话框的“输入掩码”列表中选择“短日期”，然后单击“下一步”按钮，这时屏幕上显示对话框。
在该对话框中，输入掩码方式和占位符。
⏹单击“完成”按钮。
⏹设置“联系电话”字段的“输入掩码”属性与上一步相同，只是在向导第二个对话框的“输入掩码”文本框中输入11个“0”。
⏹定义完全部字段后，单击第一个字段，然后单击工具栏上的“主键”按钮，给所建表定义一个关键字。
⏹按照上述的方法设定所有的字段属性后，单击“保存”按钮将表保存，在“表名称”输入框中输入表的名称“教师信息表”，然后单击“确定”按钮。
【实践内容要求】
在Access2003中按数据库设计要求分别创建“高校教学管理数据库”中其余的4张表：
教师授课表、学生信息表、课程表和学生选课信息表。
注意：
主键、外键字段不能为空。
2、简单查询设计
在Access数据库中，查询是一种统计和分析数据的工具，它能够把多个表中的数据抽取出来，供用户查看、更改和分析使用。
（1）选择查询设计
选择查询是最常见的查询类型，它从一个或多个表中根据准则检索数据，它的优点在于能将一个或多个表中的数据集合在一起。
例如，查找不及格学生，并显示学生所在班级、姓名、课程名和成绩。
像这样的查询要求需要将“学生信息表”、“学生选课信息表”和“课程名表”等3张表的数据连接在一起，找出不及格的学生。
创建选择查询的步骤如下：
⏹在数据库界面中双击“在设计视图中创建查询”选项。
进入查询设计视图窗口，同时弹出“显示表”对话框。
⏹在“显示表”对话框中有3个选项卡，它们是“表”、“查询”、“两者都有”。
如果建立查询的数据源来自表，则单击“表”选项卡，如果建立查询的数据源来自已建立的查询，则单击“查询”选项卡；如果建立查询的数据源来自表和已建立的查询，则单击“两者都有”选项卡，这里单击“表”选项卡。
⏹双击“学生信息表”，将“学生信息表”添加到查询设计视图窗口上半部分的窗口中。
然后使用同样方法将“学生选课信息表”和“课程名表”添加到查询设计视图窗口上半部分的窗口中。
单击“关闭”按钮。
⏹依次双击“学生信息表”中的“班级”、“姓名”，“课程名表”中的“课程名”和“学生选课信息表”中的“成绩”等字段，使这些字段显示在“设计网格”的字段行上。
⏹在“成绩”字段列的“条件”行中输入条件“<60”。
⏹单击工具栏上的“保存”按钮，这时出现一个“另存为”对话框，在“查询名称”文本框中输入“不及格学生信息”。
单击“确定”按钮，完成查询的设计。
（2）使用函数及计算字段筛选记录的设计
在建立查询时，有时可能关心查询记录，有时可能关心记录的计算结果。
比如，查找平均分低于所在班平均分的学生，再比如，计算各类职称教师的人数、计算各班每名学生的平均成绩等。
要获取这样的数据，都需要在创建查询时进行统计计算。
在“高校教学管理”数据库中所建的查询统计模块，有许多功能是通过使用函数及计算字段创建查询实现的，如各系教师人数、每班不及格人次、各班每名学生的平均成绩等。
下面以“各系教师人数”为例介绍其创建过程。
⏹双击“查询”对象中的“在设计视图中创建查询”选项，屏幕上显示查询设计视图窗口，并显示“显示表”对话框。
⏹在“显示表”对话框中，单击“表”选项卡，然后双击“教师信息表”将其添加到查询设计视图窗口上半部分的窗口中，单击“关闭”按钮。
⏹依次双击“教师信息表”中的“姓名”和“系别”字段，将它们添加到字段行的第1列和第2列中。
⏹单击工具栏上的“∑”（或“总计”）按钮，这时Access在“设计网格”中插入了一个“总计”行，并自动将“系别”字段和“姓名”字段的“总计”行设置成GroupBy（或“分组”）。
⏹单击“姓名”字段的“总计”行，并单击其右边的向下箭头按钮，然后从下拉列表中选择Count（或“计数”）函数。
⏹单击工具栏上的“保存”按钮，在出现的“另存为”对话框的“查询名称”文本框中输入“各系教师人数”，保存所建查询。
由于本查询是通过“姓名”字段统计人数，因此，在查询结果中统计字段名显示为“姓名之Count”（或“姓名之计数”）。
显然，这样的显示可读性差，需要调整。
调整方法是可以再建一个查询，使“姓名之Count”（或“姓名之计数”）显示变为“人数”。
具体步骤如下：
⏹打开查询设计视图窗口，将上述已建“各系教师人数”查询作为数据源添加到视图上半部分窗口中，依次双击“各系教师人数”查询中的“系别”和“姓名之Count”（或“姓名之计数”）字段，将它们添加到字段行的第1列和第2列中。
修改第2列字段的值“姓名之Count”（或“姓名之计数”）为“人数:
姓名之Count”（或“人数:
姓名之计数”），意为第2列字段名称改为“人数”，其值引自“各系教师人数”查询中的“姓名之Count”（或“姓名之计数”）字段。
若引用多个字段值，则每一字段都应用方括号括起来，中间加“!
”作为分隔符。
⏹在“另存为”对话框的“查询名称”文本框中输入“统计各系教师的人数”，保存所建查询。
注意：
显示字段:
表/查询中字段名（这里的“:
”是半角字符）
【实践内容要求】
按照上述的操作方法，创建“高校教学管理数据库”中所需要的简单查询。
3、设计表间关系
在Access中定义表之间关系的操作步骤，需要注意的是，在定义表之间的关系之前，应把需定义关系的所有表关闭。
⏹单击“工具”菜单，选择“关系”菜单项，系统弹出“显示表”对话框。
⏹在“显示表”对话框中，单击“教师信息表”，然后单击“添加”按钮，接着使用同样的方法将“教师授课表”、“课程名表”、“学生信息表”和“学生选课信息表”添加到“关系”窗口中。
单击“关闭”按钮。
⏹选定“课程名表”中的“课程编号”字段，然后按住鼠标左键不放将其拖动到“学生选课信息表”中的“课程编号”字段上，这时屏幕上显示“编辑关系”对话框。
⏹选中“实施参照完整性”选项，然后单击“创建”按钮。
【实践内容要求】
使用同样的方法设置“高校教学管理数据库”中其他表之间的关系：
（1）“教师信息表”通过字段“教师号”和“教师授课表”进行关联；
（2）“学生信息表”通过字段“学号”和“学生选课信息表”进行关联；
（3）“教师授课表”通过字段“课程编号”和“课程表”进行关联。
4、创建窗体
为每一张表创建一个窗体，用于录入信息。
（1）创建窗体
在Access中利用窗体向导创建“学生信息录入”窗体的步骤如下：
⏹首先在数据库管理器中选择对象标签的“窗体”项，然后双击“使用向导创建窗体”选项，启动“窗体向导”。
⏹单击“表/查询”下拉列表框右侧的箭头，列出所有有效的表或者查询数据源，从中选择“表：
学生信息表”。
在“可用字段”列表框中选择需要在新建窗体中显示的字段，此处单击“>>”按钮，选定所有字段。
⏹单击“下一步”按钮，弹出对话框。
在此对话框中，选择“纵栏表”项，这时可以在左边看到所建窗体的布局。
⏹单击“下一步”按钮，弹出对话框。
在对话框右侧的列表框中列出了若干窗体的样式。
选中的样式效果在对话框的左侧显示，用户可选择喜欢的样式。
此处选择“标准”样式。
⏹单击“下一步”按钮，弹出对话框，在此对话框中可为所创建窗体输入一个标题，此处输入“学生信息录入”。
⏹单击“完成”按钮，进入“学生信息录入”窗体设计视图。
（2）对窗体的调整
创建出来的窗体有许多不尽如人意的地方。
比如，所有数据的输入都需要用户通过按键来完成，输入操作不简便，窗体布局比较乱，这些都违背了输入设计的原则。
因此，需要对该窗体进行修改和调整。
修改、调整窗体可以在设计视图中通过使用各种控件来完成。
具体方法和步骤是如下：
①调整位置
调整窗体中各控件尺寸及位置，在设计视图窗口中打开“学生信息录入”窗体，调整窗体上已经设置了的各个控件位置与尺寸。
②添加控件
在窗体中添加、设置所需控件：
⏹在窗体上添加一个“矩形”控件，单击工具箱中的“矩形”控件按钮，在窗体主体区域画一个矩形区域，使现有的窗体内容均放在其中；将“矩形”控件的“特殊效果”属性设为“凸起”。
⏹添加一个“标签”控件作为窗体标题，在窗体上方中央添加一个“标签”控件，并输入“学生信息录入”作为该窗体的标题。
将标题的字体名称设为“隶书”，字体大小设为26，前景颜色设为“红色”。
由于像性别、政治面貌、学历、职称和系别等字段有固定的取值，如性别取值为“男”和“女”，政治面貌取值为“团员”、“党员”和“群众”。
因此，可以将这些字段的控件改为“组合框”控件，这样可以简化输入操作，提高输入效率。
下面以政治面貌为例，说明组合框的创建和调整方法。
⏹将已有的“政治面貌”字段删除。
⏹单击工具箱中的“组合框”工具按钮，在窗体上单击要放置“组合框”的位置。
屏幕显示“组合框控件向导”对话框，选择“自行键入所需的值”。
⏹单击“下一步”按钮，弹出对话框，在“第1列”列表中依次输入“群众”、“团员”、“党员”和“其他”等值，每输入完一个值，按Tab键移至下一行。
⏹单击“下一步”铵钮，弹出对话框，选择“将该数值保存在这个字段中”项，并单击右侧向下箭头按钮，从弹出的下拉列表中选择“政治面貌”字段。
⏹单击“下一步”按钮，弹出对话框，在“请为组合框指定标签”文本框中输入“政治面貌”作为该组合框的标签。
此时，拖动列的右边框可以改变列表框的宽度。
⏹单击“完成”按钮，组合框创建完成。
同样将性别字段的控件改为“组合框”控件。
③创建命令按钮
在窗体下方添加“下一记录”、“上一记录”、“添加记录”、“保存记录”以及“退出”等5个命令按钮。
下面以“退出”按钮为例，说明使用“命令按钮向导”创建命令按钮的过程和方法。
⏹单击工具箱中的“命令按钮”，在窗体上单击要放置命令按钮的位置。
屏幕上弹出“命令按钮向导”对话框。
⏹在对话框的“类别”列表框中列出了可供选择的操作类别，每个类别在“操作“列表框下都对应着多种不同的操作。
先在“类别”框内选择“窗体操作”，然后在对应的“操作”框中选择“关闭窗体”。
⏹单击“下一步”按钮，弹出对话框。
为使在按钮上显示文本，单击“文本”选项，然后在其后的文本框内输入“退出”。
⏹单击“下一步”按钮，弹出对话框。
在该对话框中可以为创建的命令按钮起一个名字，以便以后的引用。
⏹单击“完成”按钮。
至此命令按钮创建完成，其他按钮的创建方法与此相同。
⏹为了使窗体布局整齐、美观，可再加一矩形控件，将5个命令按钮放置其中，矩形控件的“特殊效果”为“蚀刻”。
【实践内容要求】
按照同样的操作方法，创建
（1）“课程信息录入”窗体
（2）“学生成绩录入”窗体
（3）“学生选课信息录入”窗体
（4）“教师信息录入”窗体
（5）“教师授课信息录入”窗体
6、报表的实现
报表是Access数据库的主要对象，它的作用是汇总数据，显示经过格式化且分组的信息。
报表中的大部分内容是从表或查询中获得的，它们是报表的数据来源，报表中的其他内容是在报表设计过程中保存的。
下面介绍学生信息报表的设计过程。
⏹双击“报表”对象中的“使用向导创建报表”，弹出“报表向导”对话框。
⏹在“表/查询”组合框中选择“表：
学生信息表”，在“可用字段”框中选择所有字段。
⏹单击“下一步”按钮，弹出对话框，在该对话框确定分组级别，本报表不需要分组。
⏹单击“下一步”按钮，弹出对话框，该对话框要求确定报表记录的排序次序，并决定是否汇总数据。
本处选择按“学号”升序排序。
⏹单击“下一步”按钮，弹出对话框，该对话框要求确定报表所采用的布局方式。
在“布局”选项组，选择“表格”，在“方向”选项组，选择“纵向”。
⏹单击“下一步”按钮，弹出对话框，确定报表所采用的样式，选择“组织”选项。
⏹单击“下一步”按钮，弹出对话框，要求指定报表的标题，在此输入标题“学生基本信息”。
⏹单击“完成”按钮，完成报表的创建。
至此，完成了学生基本信息报表的设计。
学生人数统计报表的设计和学生基本信息报表的设计基本上一样，不过学生人数统计报表的数据源使用了查询，而不是数据表。
下面将简单介绍该报表的设计过程。
⏹双击“报表”对象中的“使用向导创建报表”，弹出“报表向导”对话框。
⏹在“表/查询”组合框中选择“查询：
每班男女生人数”，在“可用字段”框中选择所有字段。
⏹单击“下一步”按钮，弹出对话框，在该对话框确定分组级别，本报表不需要分组。
⏹单击“下一步”按钮，弹出对话框，该对话框要求确定报表记录的排序次序，并决定是否汇总数据。
本处选择按“班级编号”升序排序。
⏹单击“下一步”按钮，在弹出的对话框中选择“表格”，在“方向”选项组，选择“纵向”。
⏹单击“下一步”按钮，在弹出的对话框中选择“组织”选项。
⏹单击“下一步”按钮，弹出对话框，要求指定报表的标题，在此输入“学生人数统计”。
⏹单击“完成”按钮，完成报表的创建。
至此，完成了学生人数统计报表的设计。
【实践内容要求】
应用上述方法分别创建“教师基本信息报表”和“学生成绩统计报表”。
5、高级查询设计
根据“高校教学管理”数据库查询统计的需求，在创建查询时，使用了其中4种类型，分别是选择查询、计算查询、交叉表查询和参数查询。
（1）交叉表查询的设计
交叉表查询显示来源于表中某个字段的汇总值，并将它们分组，一组列在数据表的左侧，另一组列在数据表的上部。
例如，在“高校教学管理”数据库中统计各班男女生人数，这时就需要应用交叉表查询来实现。
下面将详细说明步骤。
⏹在“数据库”对话框中，单击“查询”对象，然后单击“新建”按钮，这时屏幕上显示“新建查询”对话框。
⏹在该对话框中，双击“交叉表查询向导”，弹出对话框。
⏹在窗口的“视图”组中选中“表”，再在上端列表中选中“学生信息表”。
⏹单击“下一步”按钮，弹出对话框。
在该对话框中，确定交叉表的行标题。
为了在交叉表的每一行前面显示班级，应双击“可用字段”框中的“班级”字段，将其选入“选定字段”中。
⏹单击“下一步”按钮，弹出对话框，在该对话框中，确定交叉表的列标题，双击“可用字段”框中的“性别”字段。
⏹单击“下一步”按钮，弹出对话框。
在该对话框中，确定每个行和列交叉处进行什么样运算。
为了让交叉表查询计算每班不同性别的人数，单击“字段”框中的“学号”字段，然后在“函数”框中选择“计数”函数。
⏹单击“下一步”按钮，弹出对话框。
在该对话框中“请指定查询的名称”文本框中输入“每班男女生人数”作为该查询名，然后单击“完成”按钮。
（2）参数查询的设计
前面所建查询，无论是内容，还是条件都是固定的，如果用户希望根据不同的条件值查找记录，就需要不断地建立查询，显然这样做很麻烦。
为了方便用户查询，Access提供了参数查询。
参数查询利用对话框，提示用户输入参数，并检索符合所输入参数的记录或值。
在“高校教学管理”数据库中大量地使用了参数查询来实现不同的查询要求。
例如，按学号查看学生信息、按班级查看学生信息等。
下面介绍“按学号查询学生信息”查询的创建过程。
⏹双击“查询”对象中的“在设计视图中创建查询”选项，屏幕上显示查询设计视图窗口，并显示一个“显示表”对话框。
⏹在“显示表”对话框中，单击“表”选项卡，然后双击“学生信息表”将其添加到查询设计视图窗口上半部分的窗口中，单击“关闭”按钮。
⏹在查询设计视图窗口上半部分的窗口中“字段”行的第一列中选择“学生档案表.*”，在第二列中选择“学号”，去掉“学号”字段“显示”行的勾选。
⏹在“学号”字段“条件”行中输入“[请输入学号：
]”（屏幕交互显示内容用方框[]框起）。
⏹单击“文件”菜单中的“另存为”命令，然后在弹出的“另存为”对话框中，在“查询名称”文本框中输入“按学号查询学生信息”。
⏹单击“确定”按钮，完成参数查询的设置。
【实践内容要求】
按照上述的操作方法，创建本系统的所有查询。
7、使用切换面板管理器进行系统集成
至此，已经完成了“高校教学管理”数据库中所有功能的设计，接着需要将它们组合在一起，形成最终的应用系统，以供用户方便地使用。
Access提供了切换面板管理器工具，来集成对象、建立应用系统，实质上是要创建一个控制菜单，用户通过选择菜单实现所需功能，完成相应操作。
每级控制菜单对应一个切换面板页，每个切换面板页上提供相应的切换项，即菜单项。
使用切换面板管理器创建时，就是要将所有的切换面板页以及每页下的切换项定义出来。
具体步骤如下：
⏹在“数据库”对话框中，单击“窗体”对象，然后单击“工具”菜单中的“数据库实用工具”命令，在弹出的级联菜单中执行“切换面板管理器”命令，弹出对话框。
⏹在“切换面板管理器”对话框中单击“新建”按钮，弹出“新建”对话框。
在“新建”对话框中的“切换面板页名”文本框中输入新的切换面板页名称“教学管理系统”。
然后单击“确定”按钮。
这时在“切换面板页”列表框中就出现了名为“高校教学管理”的切换面板页。
按照同样方法创建“学生信息管理”、“教师信息管理”、“选课信息管理”等切换面板页。
⏹在对话框中单击“高校教学管理”，然后单击“创建默认”按钮。
⏹单击主切换面板，然后单击“删除”按钮，弹出“切换面板管理器”提示框，单击“是”按钮，删除Access所创建的启动界面。
⏹单击“切换面板页”列表中的“高校教学管理”项，然后单击“编辑”按钮，弹出“编辑切换面板页”对话框。
⏹单击“新建”按钮，弹出“编辑切换面板项目”对话框。
在“文本”文本框中输入“教师信息管理”，在“命令”下拉列表框中选择“转至‘切换面板’”，同时在“切换面板”下拉列表框中选择“教师信息管理”。
⏹单击“确定”按钮。
这样就创建了一个打开“教师信息管理”切换面板页的切换面板项。
使用同样的方法，在“高校教学管理”切换面板中加入“学生信息管理”、“选课信息管理”等切换面板项，它们分别用来打开相应的切换面板页。
⏹最后还需建立一个“退出”切换面板项来完成退出应用系统的功能。
在“编辑切换面板页”对话框中，单击“新建”按钮，弹出“编辑切换面板项目”对话框。
在“文本”文本框中输入“退出系统”，在“命令”下拉列表框中选择“退出应用程序”，单击“确定”按钮。
⏹单击“关闭”按钮，返回“切换面板管理器”对话框。
现在“高校教学管理”数据库中每个切换面板页都是空的，还需要继续为每个功能创建相应的切换面板项。
下面为“学生信息管理”切换面板页创建“学生信息录入”的切换面板项，该项打开“学生信息录入”窗体。
⏹在“切换面板管理器”对话框中，选中“教师信息管理”切换面板页，然后单击“编辑”按钮，弹出“编辑切换面板页”对话框。
⏹单击“新建”按钮，弹出“编辑切换面板项目”对话框。
在“文本”框中键入“教师信息录入”，在“命令”下拉列表中选择“在‘添加’模式下打开窗体”项，
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