Word及Excel在日常办公中的基本应用.docx
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Word及Excel在日常办公中的基本应用
Word及Excel在日常办公中的基本应用
及在日常办公中的基本应用湖南龙骧神驰运输集团办公室2015年6月
简单来说，和都属于微软公司开发的办公软件，它功能强大，操作简单。
主要用于文字的处理，比如编排文档、编辑和发送电子邮件、编辑和处理网页等等。
我们常用的公文、总结、报告、稿件等等都用它来处理。
主要指用于表格，它的基本职能是对数据进行记录、计算与分析。
我们财务、人力资源会经常运用。
实用操作下面我们就先谈办公室常用的系统是2003版，现在的2014、2010、2007都是2003的完全升级版，具有全新的界面，全新的存储格式。
它的转换：
在高版本中可以直接打开2003的文档，也可以将文件另存为2003版；在2003打开高版本文档时，需要安装兼容包。
比如：
2007保存默认的类型为文件，用2003就无法打开文件。
这时，你就需要上网下载一个文件转换器、安装，才可以打开文件。
如果不愿意去下载这个转换器，那么在2007存储的时候，要选择2003的格式。
培训以2003为例。
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一、新建文件。
双击桌面上的“W”图标，出现一个新建文件的页面：
以下分别是2003和2007的页面。
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窗口由以下几部分组成：
典型的2003位于窗口最上端，其左边显示正在处理的文件名和的1．标题栏——
“最大化窗口”和“关闭”分别为“最小化窗口”、软件信息，右上角的“
窗口”按钮。
……、””（F）、“编辑（E）“文件位于窗口上端第二行，菜单栏——2．上有”等九个主菜单选项。
每一主菜单项下又包含一个可折叠的下拉（H）“帮助子菜单，其中包含了所有可用的菜单命令。
我们等会对这九个菜单会进行逐一讲解。
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3．工具栏——菜单栏以下的若干行为工具栏，最常见的有常用工具栏和格式工具栏，它们以形象化的图标形式列出各个工具按钮，这些工具按钮提供了对常用菜单命令的快速访问。
比如说新建就是一张全新的白纸，那个磁盘模样的图标就是保存，这是我们每次打文件都需要用的，而且时不时要点击一下。
这些图标下面都有文字显示，告诉你它们的用途。
这里我要提一下格式刷：
它位于“格式”工具栏上，样子就是一把黄色的“刷子”。
用它“刷”格式，可以快速将指定段落或文本的格式延用到其他段落或文本上，让我们免受重复设置之苦！
先把光标放在设置好的格式的文字上，然后点格式刷，然后选择需要同样格式的文字，鼠标左键拉取范围选择，松开鼠标左键，相应的格式就会设置好。
（用临时表做演示）尤其是从网上下载资料或者从其它文档里复制过来不同格式的内容时，它的格式参差不齐，这时候你就会发现格式刷很实用。
4．文档窗口——位于窗口的中央，用于文档的输入和编排。
其中闪烁着的竖线形光标称为插入点，用于指示文字输入的位置。
文档窗口的顶端及左侧是标尺，其作用是给文本定位。
文档窗口的底端和右侧是滚动条，用于滚动调整在文档窗口中显示的内容。
5．状态栏——位于窗口最底一行，用于显示当前编辑文档的状态信息及一些编辑信息。
如页数、节号、修订状态，插入改写等。
插入就是在字符之间插入新的字符，原字符不变！
改写就是用新字符替换掉原来的字符！
它们的转换就是按“”键。
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我们首先讲菜单第四项：
视图
这是我们一打开页面就会看到的，就是屏幕左下角的图标，我们可以通过鼠标点击选择合适的视图，一般默认为“页面视图”。
、页面视图：
用于显示整个页面的颁布状况和整个文档在每一页上的3并对它他进行编辑，页码等，页眉、页脚、位置包括文件图形，表格图文框，可以预先看见整个文”的显示效果与打印效果完全相同，“它具有所见及所得档以什么样的形式输出在打印纸上，可以处理图文框，分栏的位置并可以对文本、格式及版面进行最后的修改（最佳排版视图）、普通视图的作用：
用于快速输入文件、图形及表格并进行简单的排1，但不能见到页眉、放，这种视图方式可以看到版式的大部门（包括图形）页脚、页码也不能编辑这些内容不能显示图文的内容，以及分栏的效果等，（最佳录入视图）当输入的内容多于一页时系统自动加虚线表示分页线
、视图：
在该视图中，能优化页面，使其外观与在或上发布时的外观2一致，可以看到背景，自选图形和其他在文档及屏幕上查看文档时常用的效果（最佳网上发布视图）、大纲视图：
用于显示文档的框架，可以用它来组织文档，并观察文4也能在文档中进行大块大块移动生成目录和其他列表提供了一个档的结构，31
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方便的途径，同时显示大纲上具栏，可给用户调整文档的结构提供方便（如移动标题与文本的位置，提升或降低标题的级别等。
）
5、阅读版式，最佳观看视图，分为左/右两个窗口显示（阅读文章、看小说时最佳视图）
菜单栏第一项：
一、文件
双击打开时，是默认的新建格式。
单击“文件”，点击展开有：
新建文档、打开文件、关闭文件、保存、另存为、页面设置、打印预览、打印等内容。
1、页面设置：
一篇文章排得好不好，这是最关键的。
点击“文件”——“页面设置”——调整“页边距”，有需要的时候可以调整“版式”里面页眉、页脚的位置，可以点击“默认”保存。
，左右2.8，右2.5、下纸制红头文件做演示，它上面一般是上32.5，左不一致的原因是便于装订。
非红头文件譬如说神驰报投稿、大篇幅的汇报材料等也可以设为：
上，排版可以稍微紧凑一些。
2.42.42.42.8，下，左，右（单位：
厘米，下同）31
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2、保存、另存为
保存是将修改后的文件保存在原文件的地方，并覆盖原文件；
另存为是将修改后的文件，保存在其它的驱动盘或不同的文件夹中，不覆盖原文件。
如把2014年春运表彰大会上的讲话另存为“2014年春运总结”。
（演示）
（可以与源文件类型相同，但只能在不同的文件夹下才能同名，在同一个文件夹下不能同名，比如把“c:
\文档1”另存为“c:
\文档2”；也可以与源文件不同类型，这样在相同的文件夹下就可以用相同的主文件名了（扩展名不同），比如把“c:
\文档1”另存为“c:
\文档1”）。
3、打印：
如果打印机不自带双面打印但需要打印双面文件时，建议先打印：
偶数页。
示范点击打印——全部——偶数页，完这样时奇数页。
成后再把空白面放进去打印：
你装订就不需要再次翻页了，节省人工。
可以按打印时每页的版数可以自行调整，（用，）点击属性——纸张——自动适应纸张。
纸张大小缩放（将A3打成A4总结演示）或者每页版数由原本设置的一页版变成一页两版（拿文件出来）。
二、编辑。
（）、全选（）、粘贴、剪切、复制、替换、查找快捷键：
撤消（）（）（）（）（），中英文转换：
空格。
字体的转换：
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剪切、复制、粘贴：
在搜索网页或者编辑文档时会经常运用。
按原样多制出一份放到其他地方，叫复制；把原有的这份剪下来拿到别的地方粘贴上，叫剪切，剪切后老地方不留有原件了；复制和剪切后拿到另外地方粘贴的这个行为就叫粘贴。
复制和剪切的区别就在于：
一个在原处留有原件，一个没留有原件。
撤销：
如果所做的操作不合适，而想返回到前一个状态时，可以通过输入“”或工具栏内的“撤销键入”功能实现。
“撤销”功能可以保留最近执行的操作记录，用户可以按照从后到前的顺序撤销若干步骤，但不能有选择地撤销不连续的操作。
查找、替换：
查找就是帮你快速查找到所需的字或句子供你处理。
替换是把查找到的东西替换成你所需的东西。
（用2014春运表彰做演示）比如我们把这份春运总结讲话里的“2014”替换成“2015”。
一般是先查找、后替换。
可以逐一替换，也可以全部替换，完成替换后记得保存。
四、插入1、分隔符：
分页符、下一页会插入一个自动分页符并开始新的一当文本或图形等内容填满一页时，分页符，这样可以确保手动“”页。
如果要在某个特定位置强制分页，可插入内容总在新的一页开始。
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比如：
（以2014总结讲话为例）
①文档编排中，某几页需要横排，或者需要不同的纸张、页边距等，那么就要这一章的最后一个字符处插入分隔符——分页符，将后面的内容单独设为一页，与前面内容不相连；
②文档编排中，首页、目录等的页码与正文部分需要不同，那么将首页、目录等执行以上的操作，然后再分设不同类型的页码（打开目录文件演示）；
2、页码的设置：
一般用4号半角宋体阿拉伯数字排版在文件下边缘之下，页码数字左右各放一条一字线；页码连续编印。
—确定。
—“数字格式”“格式”点击“插入”—
3、日期和时间：
日。
月常用格式：
阿拉伯数字，年
、图片4怎样将文档以我们刚才截图为例，里的图片排得更适合文章内容。
一是通31
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过粘贴将图片放入文档；二是点击“菜单栏”里的“插入”——“展开”——“图片”——“来自文件”——“名称”——“插入”即可。
注意图片粘贴成功后，为方便后期图片的排版操作，需要单击图片右键——“设置图片格式”——“版式”——“紧密型”——“确定”即可。
用鼠标可以控制左右移动或者旋转，通过“显示图片文件工具栏”可以改变图片的明亮、黑白度、环绕类型、裁剪合适大小等操作。
示范在新建文件中插入一张图片。
操作紧密度、明亮度、黑白对比、裁剪合适大小。
艺术字的设置（用春运表彰的标题做演示）
绘制组织机构图（打开2014年组织机构图）等。
5、文本框“在此创建图形”一般不建议在根据文件内容自行设置。
有横排、竖排，（在新建文件中演示后，打开股代会文件）里插入，不方便后面的编辑排版。
6、截图其实全屏截图的快捷键很相信大家都有想要用到电脑全屏截图的时候，31
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Excel在日常办公中的基本应用Word及】键（又叫屏】键边上的【好找的，笔记本电脑的截图快捷键就是在【F12】台式机的话，也是在很好找的，在大键盘和小键盘中间的【幕截图键）。
按键就是啦。
”键（它的作用是把当前屏幕的显示内容想要截图的时候，按一下“
，然后将鼠标移到你需要复制的地方，单击鼠标右键，点保存在剪贴板里）击“粘贴”即可。
或者用截图也可。
先截图再在新建文件中粘贴打开，设置格式，裁剪大小等。
五、格式演示时：
拿出上行文和一般行文、一般函几种格式元素组成。
年3：
（公文的代号由发文机关、发文年度、发文顺序文号用来标示公文编号中的发文”“〔〕度和顺序号用阿拉伯数字书写，六角括号——“软键盘”年份等。
在输入法中开启小键盘，在输入法图表中点击右键。
输完后记得按“键”退出。
“标点符号”—“六角括号即两键”、字体1号仿宋字。
居中对齐。
①文号中字体大小一般用3②标题：
由发文机关名称、事由（主题）和文种组成，位于红色反线下行排印。
如字数较多可分行成梯形或菱形排，千万不要排成两行标题方空2号楷体字3一盏齐。
主标题字体用2号小标宋体字或者宋体加黑，副标题用。
（政府公文标题常用方正小标宋）或仿宋居中排印，31
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③正文：
正文字体一般可选：
仿宋或宋体3号字（15或者16）。
在标题下空1行排印，结构层次应准确使用。
（以2014春运文件为例做演示）
第一层为“一”，用3号黑体字排印，小标之后不打标点；
第二层为“
（一）”，用3号楷体字排印；
第三层为“1.”，用3号仿宋加粗排印；
第四层为“①”字体与正文字体一致。
（具体演示①如何出来）
层次充数可跳不可倒。
当我们在中输入一、二、三或1、2、3等序列时，只要先输入前面的某一个，按下回车键，就会自动输入
下一个，像这种自动能帮助我们输入叫自动编号，也叫序号。
但有时候我们却不需要这种序号，因为它数字与文字中有间隙，不好调整。
这时我们就需要在下一个出来时点击“”撤消。
一般不建议用自动编号，这样不利。
于排版（可以在新建文件中进行示范）数字序号、标点符号、特殊符号等由软键盘选择，点击“”键退出（具体演示）
《站务人》等，就需要我们在编辑文档时，比如说以前的《神驰天地》、具体操作：
我们就需要下载字体。
这时，运用到种字体，这样排版会更好看。
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网上XX搜索（如方正小标宋），下载相应的字体，解压后点击字体复制，（找到有T字图标的文件），存到C:
\\文件夹，点击右键粘贴就行了。
建议下载以下字体：
宋体、仿宋、标宋、楷体、黑体、魏碑、行楷等。
我们在编辑文档时，还经常要用到一些标点符号、单位符号及特殊符号，它们是怎么打出来的呢？
如：
波浪号“～”`（下面，1左面的那个键），或者用插入软键盘标点符号也行。
间隔号“·”可以用来间隔日期中的时间或车牌。
顿号“、”
省略号：
软键盘或者输入法时按6
乘号、除号、√。
2、段落：
一般来说，固定值越小，行间距越小即行与行之间的距离越紧。
根据以往的工作经验，比较好看的格式是：
正文内容设行距为28—30（固定值），首行缩进2字符，具体操作时也可根据文件内容自行调整。
一般无缩进，段前段后也不要选自动。
正式公文有一定的要求：
如每页22行，每行28个字，616字/页。
为防止出现“此页无正文”的字样，可调整行距和字距，每页可增减1—2行，每行可增减1—2个字。
用2014运输部文件做演示。
有时我们还会用到：
紧缩我们刚刚谈到了，字符的上升、下降（作演示）。
还有经常要用到的平方x。
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文件落款包涵以下两个内容：
印发机关及日期。
印发机关标机关的办公室、日期用阿拉伯数字标注年、月、日加“印发”二字，以送印日期为准，年份不简写。
（打开红头文件、以纸制红头文作演示）
“抄送”二字后标全角冒号：
和公文的抄送：
在公文最后一页的下方，抄送机关，抄送机关的排列按机关的大小、层次和排列习惯依次排列，名称之间用顿号隔开，最后一个抄送机关后面标句号（这是常我们遗落的）。
印发机关及印发日期：
印发机关标机关办公室、印发日期用阿拉伯数字标注年、月、日加“印发”二字，以送印日期为准，年份不简写。
3、边框和底纹我们,在我们编辑文档时,有时为了美化或突出显示我们的文本和关键词,就是我们所说的边框对文本设置边框或底纹；在字符在外边套上各种线条,在文字的下边设置颜色或图案就是我们所说的底纹。
.边框与文本框的区别在于：
文本框可以随便移动,想放在哪就可以放哪,,边框底纹中加的边框,要先选中字在你所选择的字处加边框.还可以改变大小想要上下左右,,不过跟文本框所不同的是可以设置阴影或三维还可以自定义31
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哪条边要边框就可以让哪条边要,其它的都可以删掉.
、分栏4是文档编将文档中的文本分成两栏或多栏，辑中的一个基本方法，一般用于报纸、诗歌、试文档）做A4A3变卷排版等。
用分栏试卷（或演示。
六、工具1、拼写和语法，检查可能的错误，然后逐条确对全文进行检查、校对（拼写和语法）运输部文件演示）（以2014认更正。
、字数统计2字数统计功是指统计当前文档的具体字数，结果
、字数（记空格）的三包括字数、字符数（不记空格）种类型。
分钟左右，通字/一般人说话语速平均在200-250过字数便于掌握讲话时间，新闻联播播音员的语速为字。
每分钟320分钟计算，250字/，按以2014运输部文件为例：
不计空格5877200—分钟。
23需用时大约至29演示计算器的使用。
（开始—程序—附件—计算器）
、翻译331
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在日常办公中的基本应用Word及Excel翻译。
语言-要在里面直接转换中英文，选择要翻译的文本，点工具-）等待的时间（以本文为例，点击右键—翻译—开始搜索“绿色箭头”比较长，需耐心。
用完后点击“×”关闭。
七、表格、插入1根据需要，设好表格的具体列数和行数，点击确定，表格会自动生成。
（一般在插入表格前留一行空，方便排版）。
——“插入”——“表格”①选择“表格”（输一点击确定。
②输入行和列的数量后，列4行的表格）5个③这时候，表格便成功插入了。
④然后在表格中输入数据即可。
职务出生日期姓名工作时间序号张三1996.9.1
1
科长1971.1.1
用临时表做演示
、单元格对齐方式2
依点击右键出现单元格对齐方式，在表格内，次为靠上两端对方即上左对齐、靠上居中对齐、靠中部右对齐、中部两端对齐、水平居中、上右对齐、靠下两端对齐、靠下居中对齐、靠下右对齐。
一般选择水平居中。
但碰到字数不一的单位名称时，建31
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议用中部左对齐。
（演示表格人数摸底表）
3、格式调整
表格属性：
一般情况下表格居中排版比较好看。
设置行高与列宽时一定要点击选择固定值，可以根据内容自行调速数值。
（演示“人数摸底表”）
表格内容段落值固定值可取10—25，具体根据内容来调整；字数小段落值小，间距更紧凑。
字数大段落值大，间距相对宽松。
4、绘制斜线表头
格表点击—下拉绘制斜线表头—输入文字—调整格式打开“斜线表格”作演示
、公式5
如Σ又叫自动求和，这个最常用，用《人数摸底》做演示。
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在日常办公中的基本应用Word及Excel不用你手自动求和就是说这一行或者这一列所有数字的加起来的总和，。
一般来说只要在行或动计算，只要你设定好，就能得到想要的数字总和
者列的后面选中，点一下自动求和就行了。
八、其他、线条、箭头的绘制。
1箭头，线段、在的下边工具栏有绘图、点击页面下端工具条：
自选图形、点一下线段，在正文编辑拖动鼠标左键到自己需要的长度即可，点住一头还（拖动线段的同时，按住键，可以画水平和竖直的线条）撕可以调节方向。
开“工作流程”演示
2、字体加粗、倾斜、加各种下划线春运总结》做演示：
下划线（点、双横、波浪）用《2014
附：
公文格式一览表31
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及Excel在日常办公中的基本应用Word实用操作
它可以进行各种数据的处是微软办公套装软件的一个重要的组成部分，理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域。
本身就是个表格，只不过它没有把边框线显示出来，我们所要做的就是把它的边框线显示出来，一般简单的表格都是二维结构的，即行和列，分别在其备注名词解释就行
标题栏菜单栏工具栏名称框公式编辑框列标活动单元格任务窗格行号绘图工具栏工作表标签
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新建表格
一、设置单元格格式31
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、数字1
各数据类型的适用场合数值：
有固定小数位要求的货币：
在数字前要加货币符号的要求按小数点对齐并加货币符会计专用：
号的日期：
日期格式的数据时间：
%形式的百分比：
需要把数字显示成分数形式的分数：
需要把数字显示成1/2科学记数：
需要把数字显示成科学形式的不参文本：
把输入的所有数字当作文本，与计算31
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特殊：
需要把数字显示成中文大写或小写数字的
、对齐2水平对齐方式垂直对齐方式自动换行缩小字体填充合并单元格文字方向
3、字体设置
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4、边框和底纹
二、编辑移动或复制工作表：
工作当中经常会进行工作表的复制和移动工作，甚至是移动到另外一张表格中，应该怎么操作呢？
、首先应该区分开工作簿和工作表；1N工作簿就是文件，每个工作簿中可以有多工作表，如下图有3个工作表。
、打开要进行操作的工作簿，如果移动或复制的工作簿和目的地不是同一个231
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在日常办公中的基本应用Word及Excel的话，要同时打开。
注意：
要用同一个窗口打开。
3、选择要复制或移动的工作表，在它上面右键，选择移动或复制工作表。
；移动的、如果要复制工作表，请勾选“建立副本”4话，请不要勾选。
文字“工作簿”下面的下拉框是让你选择将要把工作表复制或移动到哪个工作簿中。
文字“下列选定工作表之前”是让你选择把工作表复制或移动到哪个工作表前（这个后面可以自己排列的）。
三、插入操作插入“行”或者“列”以及函数（常
用的求和）
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四、格式
设置“行高”及“列宽”
五、数据
就是按某种方式排列单元格数据的1、排序：
顺序了，比如按从小到大、从小到大等。
、分类汇总：
一般要配合排序来使用，比如2列分类汇总，效果就是按A列排序，然后按A对的值分类，然后汇总后面某列的和，或者是计A数等等。
比如说：
一张表中有会计员、统计员、31
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管理人员等等，分类汇总后，会计员在一起，统计员在一起，管理人员在一起，而非原来的那样，东一个，西一个。
总之，它能够方便的制作出各种电子表
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