高速总监办档案管理办法长深.docx

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高速总监办档案管理办法长深

三明长深高速公路连接线J1总监办

档案资料管理办法

（试行）

厦门市路桥咨询监理有限公司

J1总监理工程师办公室

2011年2月28日

第一章总则3

第二章内业资料管理制度3

一、内业资料管理机构3

二、档案室人员及硬件设置情况3

三、内业资料管理制度4

四、监理人员岗位职责4

第三章内业资料的收集范围及有关要求5

一、收集范围5

二、内业资料分类6

第四章内业资料管理要求7

一、单位、分部分项工程工序检验评定资料7

二、工程照片管理8

三、监理人员离岗时资料整理及交接11

四、内业资料缺失错漏11

五、档案室应建立台帐及目录11

第五章内业资料管理具体规定11

一、基本要求11

二、内业资料填写具体要求12

三、单位、分部、分项工程划分要求14

四、各种开工报告的内容规范化要求14

五、监理日记的填写要求18

六、现场分项工程抽检资料清单19

七、其他要求32

（一）旁站日记、旁站记录33

（二）表格编号（参考）33

（三）表格几种定义：

33

第六章常用表格填写示例34

一、监理工作用表34

分项工程开工申请批复单监表236

检验申请批复单监表537

工作指令监表638

中间交工证书监表1139

二、现场质量检验表40

钢筋加工及安装现场质量检验报告单检验表3041

钻孔灌注桩现场质量检验报告单检验表2542

三、施工原始记录表43

钻孔桩原始记录施表-2744

钻（挖）孔桩地质柱状图施表-3045

终孔后灌注砼前检测记录（钻孔桩）施表-3146

水下混凝土灌注施工记录施表-3447

四、评定表48

分项工程质量检验评定表49

分项工程质量检验评定表数据汇总表50

第七章常用台帐示例51

第一章总则

一、工程项目内业资料是建设全过程的真实记录，是整个工程建设的一个重要组成部分项目竣工验收内业资料必须保证其全面性、准确性、闭合性、真实性和可追溯性等特点。

二、总监办内业资料归档采用投档制，为了确保内业资料准确、完整、及时地反映工程进程，根据交通部JTGF80/1—2004《公路工程质量检验评定标准》、《福建省高速公路建设项目档案管理办法》、《福建省高速公路主要施工质量保证资料整理目录提纲》及我司《公路工程内业资料管理办法》等有关文件的规定，结合三明长深高速公路连接线工程的具体情况，制定本办法。

三、总监办从工程施工准备阶段、经施工阶段、到竣（交）工阶段，应保证内业资料管理与工程施工同步进行，对于归入竣工文件的各种文字记录、图、表、声像资料等各种形式和不同载体的监理资料，均列入工程监理档案归档范围；在工程施工监理过程中，按照规范化的管理要求，及时收集、整理内业资料，在工程外业验收或工程移交使用后三个月内完成内业规范整理，达到竣工归档的要求。

四、内业资料作为每个监理人员绩效考核的重要内容之一，与监理人员的绩效考核密切挂钩。

监理人员应及时做好职责之内的内业资料工作。

在人员有异动时，监理人员应将与外业同步完成的内业资料进行移交，待交接人查收、移交完成后方可异动。

五、本办法由三明长深高速公路连接线J1总监办编制，从2011年2月28日起之日起执行。

第二章内业资料管理制度

一、内业资料管理机构

为确保内业资料全过程、科学化和规范化管理，总监办设置内业资料管理组织机构，成立内业资料管理组织，并制定与管理组织相应人员的职责及奖惩措施，做到内业工作统一领导、分级管理，责任到人。

如下图1.1所示。

图1.1

二、档案室人员及硬件设置情况

档案室设于三楼，面积超20m2，文件架三个，每个尺寸5层×（40×100cm），共计15层；另各部室配置至少一组档案柜。

档案室硬件设施，满足我办内业资料建档要求。

三、内业资料管理制度

1、总监办内业资料管理采用投档制，即按照单位分部分项工程划分情况，根据公司内业资料管理办法，先将所需资料档案盒建立空档，根据工程进展情况，由各部室每月定期将已完资料汇总到档案室，由内业工程师进行归档登记，并建立台账。

一个月内完成档案盒建立。

2、施工台账制度，各专业监理工程师，应建立工程施工台账，及时补充更新，台账除了反应图纸设计参数外，应体现验收及计量等情况；

3、图书借阅制度，图书按照部门进行借阅，由部门负责人统一管理，部门与综合部办理领阅手续，部门与借阅人办理借阅登记并报备综合部；

4、文件处理制度，综合部对所有来文进行登记，并对原文进行扫描，制作电子文档；上传至共享文件夹，供查阅用；

四、监理人员岗位职责

1、总监/驻地监理工程师内业管理职责

（1）总监/驻地监理工程师为项目内业资料管理第一责任人，对项目内业资料质量和整理及时性向公司负责。

（2）负责成立内业管理组织机构，任命内业工程师（专职或专监以上人员兼任）。

（3）负责监督、检查内业工程师工作，为内业工程师提供支持。

（4）负责定期检查下属人员监理日记（驻地组长或专监），每月5日前将前述人员上个月日记交内业工程师。

（5）工程收尾阶段负责组织内业资料系统性收集、整理、检查、整改和完善，配合上级部门做好内业验收工作直至通过验收。

2、内业工程师管理职责

（1）内业工程师作为项目内业资料管理专员，对项目内业资料质量及整理的及时性和完整性向总监/驻地监理工程师负责。

（2）负责监督、检查监理人员内业管理工作（包括配合各有关部门、总监办对施工单位的内业进行检查），定期组织系统性内业资料检查，督促、跟踪各专业监理人员及时对存在的问题进行整改。

（3）监督、检查文秘人员对管理类文件的管理，督促、跟踪文秘人员对文档管理中存在的问题进行整改。

（4）定期向总监/驻地监理工程师汇报项目内业管理状况，提出改进建议。

（5）工程收尾阶段协助总监/驻地监理工程师组织相关专业人员，按竣工文件归档要求进行内业资料系统性收集、整理、检查、整改和完善，配合上级部门内业验收。

（6）督促、检查各部室、各专业内业资料（含工程照片）的收集、分类、归档情况。

3、专业监理工程师内业管理职责

（1）负责所分管专业内业资料形成、收集、分类、整理和归档等管理；

（2）负责指导、监督、检查下属监理员（含试验员、测量员）的内业管理工作，及时收集现场签证资料，进行复核签字。

定期将形成的内业资料提交内业工程师检查、归档。

（3）负责每月指导、检查监理员监理日记，提出改进意见，并督促改进。

（4）认真填写监理日记，每月3日前将上个月监理日记交上一级审查。

（5）定期收集下属人员监理日记，每月5日前交内业工程师归档。

4、监理员内业职责

（1）监理员负责所分管段落的内业资料的形成，必须保证内业资料与现场施工同步，原则上资料尽可能当天现场签认，最多不得超过三天。

（2）需上级进一步签认的资料，监理员必须及时将其提交相关人员签认，定期（不超过一周）将整理形成的内业资料报专业监理工程师检查。

（3）认真填写监理日记，定期每月3日前将上个月监理日记交专业监理工程师审查。

（4）做好各种台帐，如工序检查验收台帐、计量台帐等等。

5、文秘人员内业管理职责

（1）负责项目管理类文件的管理，负责收发文管理，按照竣工文件归档要求进行文件收集、分类、编目、归档、保管，其它人员借阅时进行借阅登记，避免文件丢失。

做好收发文登记台帐等各种办公室台帐。

（2）配合内业工程师对其它内业资料进行分类、编目、归档、保管，其它人员借阅时进行登记，避免资料丢失。

（3）工程收尾阶段负责对管理类文件进行系统性检查、整理、完善，配合上级部门内业验收。

（4）完成总监/驻地监理工程师交办的其它内业管理方面的工作。

第三章内业资料的收集范围及有关要求

一、收集范围

根据福建省高速公路建设总指挥部文件—闽高路办[2004]46号《关于印发〈福建省高速公路建设项目档案管理实施细则（试行）〉的通知》的规定，对内业资料的收集、分类等摘抄如下：

福建省高速公路建设项目文件材料归档范围及保管期限

序号

归档文件

保管期限

39

工程监理

391

⑴监理大纲、监理规划、细则及批复；

⑵监理资质、人员机构；

⑶施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审；

⑷施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核，施工进度、延长工期、索赔及付款报审；

⑸协调会审纪要，指示；

⑹监理大事记、日志、日记、备忘录；

⑺监理月报、监理总结；

⑻工程进度计划、实施、分析统计文件；

⑼变更价格审查、支付审批文件；

⑽工程质量事故、施工安全事故报告；

⑾监理过程中监理单位与业主及施工单位的所有来往文件

长期

392

⑴工地例会纪要、监理通知、监理指令；

⑵工程材料监理检查、复检、试验记录、报告；

⑶各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录；

⑷施工质量检查分析评估

永久

393

⑴监理工作的计量与支付

长期

二、内业资料分类

各项目监理部应根据项目组织机构设置情况，对属于归档范围内的资料按照部门划分情况进行分类，由各部门按专业进行收集和归档，内业工程师根据分类情况定期检查内业资料完成情况，将检查结果汇报项目监理部负责人。

归档资料按部门分类收集示例：

部门

分类收集

合同部

391-⑷施工计划、施工进度、延长工期、索赔及付款报审；

391-⑻工程进度计划、实施、分析统计文件；

391-⑼变更价格审查、支付审批文件；

393-⑴监理工作的计量与支付

工程部/监理组

391-⑷施工组织设计、施工方案、技术措施审核；

391-⑽工程质量事故报告；

392-⑶各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录；

392-⑷施工质量检查分析评估；

391-⑶施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审；

392-⑵工程材料监理检查、复检、试验记录、报告；

392-⑶各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录；

综合部

391-⑴监理大纲、监理规划、细则及批复；

391-⑵监理资质、人员机构；

391-⑸协调会审纪要，指示；

391-⑹监理大事记、日志、日记、备忘录；

391-⑺监理月报、监理总结；

391-⑾监理过程中监理单位与业主及施工单位的所有来往文件；

392-⑴工地例会纪要、监理通知、监理指令；

其他室

391-⑽工程施工安全事故报告；

各部门专业工程师应在总监/驻地监理工程师和内业工程师的要求和组织下，统一好各自内业规范化管理，建立好各自的内业资料管理台帐。

归档资料按专业分别负责整理资料示例：

合同专业

计量台帐，变更台帐，流水帐，监理日记，各种计量、支付报表报告，变更、索赔相关资料；

路桥隧专业

内业台帐，监理日志（如有），监理日记，开工报告，报验单，检查检验资料，声像资料，中间交工证书，单位/分部/分项工程评定，计量签证、台帐，交工证书等；

测量专业

内业台帐，流水帐，监理日记，各种观测记录资料，各种测量报告单、报表及管理；

试验专业

各种试验台帐，流水帐，监理日记，各种试验记录、报告及管理；

综合部

合同文件，往来文件，报告，指令，通知，罚款单，报表，监理日报、月报、总结，会议记录、纪要，各种声像资料，各种文档台帐（开工报告台帐、指令通知单台帐、收发文台帐、分项工程质量责任人台帐、中间交工证书台帐）及管理；

安全、文明、廉正、环保有关资料；

第四章内业资料管理要求

一、单位、分部分项工程工序检验评定资料

要求各监理工程师应做好自已的监理工作台帐。

1、《分项工程开工申请报告单》

分项工程开工前承包人必须上报《分项工程开工申请报告单》，无开工报告一律不得擅自开工，报告必须按要求附上相应的、能证明工程已具备开工条件的资料。

（详见后文）。

各专业监理工程师对开工报告进行审查，并签署意见（不应超过2天），报监理组长审核并签署意见，报总监/驻地监理工程师审批。

报告审批后及时返回承包人（不应超过3天），对于资料不全的开工报告，应汇总意见及时退回承包人整改、重报。

各专业监理工程师应重视首件工程的开工报告审核。

必要时，应由总监/驻地监理工程师组织会审。

2、《现场质量检验报告单》

承包人必须在工序完成并自检合格后填报该工序《现场质量检验报告单》，监理员或专业监理工程师在接到《现场质量检验报告单》后到现场抽检，对承包人未上报《现场质量检验报告单》者，监理有权拒绝到现场抽检（必须同步检查者除外）。

现场抽检完成后，监理员和专业监理工程师应于当天对承包人《现场质量检验报告单》签署意见，（《现场质量检验报告单》一般要监理员、专业监理工程师签字），并于3天内退还承包人。

在签认《现场质量检验报告单》的同时，监理工程师对承包人相应的质检单、施工记录、检查验收记录进行签认。

监理员和专业监理工程师在完成现场质量抽检后必须于当天独立完成抽检资料填写，独立抽检资料必须有明确的结论（签署意见）及监理员、专业监理工程师签名。

《现场质量检验报告单》可按分项工程（或子分项工程）区分归整。

如：

钻孔桩，将同一桩基的钻孔桩《钢筋加工及安装现场质量检验报告单》、《成孔现场质量检验报告单》、《钻孔灌注桩现场质量检验报告单》归为一份。

路基填方按分项段落将每层填土《现场质量检验报告单》从下层到上层归为一份。

专业监理工程师、监理员对形成的资料及时编制目录，存入档案盒。

3、《分项工程质量检验评定》

在分项工程完工后，专业监理工程师应督促承包人在15天内完成对该分项工程进行系统性质检，汇总质检资料完成自评，并上报专业监理工程师签认。

同时分管专业监理工程师应汇总独立抽检资料（含对应的试验资料、测量资料），保证在签认承包人评定资料以前完成独立抽检评定。

4、《中间交工证书》

分项工程评定以后，承包人必须组织对该分项工程办理《中间交工证书》报总监办/驻地监理组，总监办或驻地监理组对该分项进行一次系统性复查（包括工程实体质量检验和质量保证资料检查），在《中间交工证书》上签置意见（专业监理工程师和监理组长/总监/驻地监理工程师签字），并退还承包人。

监理工程师签认过程不应超过5天。

5、单位工程、分部工程评定

单位工程、分部工程中各分项工程均已完成分项评定并办理交工后，专业监理工程师/监理组长应督促承包人在30天内完成分部、单位工程自评，并报专业监理工程师签认。

同时专业监理工程师应完成分部、单位工程独立抽检评定。

6、定期检查制度

部门负责人定期检查各专业监理工程师内业工作，对存在的问题提出意见并督促改进；专业监理工程师、监理组长（或分管驻地/总监理工程师）每周检查分管监理人员内业工作，对存在的问题提出意见并督促改进。

内业工程师每月系统检查各部门内业工作，对存在的问题提出意见并督促其整改，并根据分部分项工程划分制作内业台帐，将检查情况应向总监/驻地监理工程师汇报。

7、定期收集整理制度

专业监理工程师、监理组长应及时（不超过1个月）将分管段落现场形成的资料收集起来，每月向内业工程师移交一次。

内业工程师交接时应进行全面检查，检查认可后归入档案室。

如存在问题，内业工程师应提出整改要求，相应人员应在7天内完成整改工作，内业工程师应跟踪督促。

对于无特殊原因，7天内仍未整改到位的，应提请总监理工程师做相应处理。

具备分项评定、分部评定、单位评定条件时，由分管专业监理工程师/监理组长负责调用相关资料，安排办理，此项工作应在1个月内完成。

评定后连同原始资料交内业工程师，内业工程师应在10天内归回档案室。

二、工程照片管理

各专业监理工程师、监理组长应按照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）要求，对重要工序、重要隐蔽工程、关键部位、重要工程阶段、首件工程安排拍摄工程照。

工程照冲洗后由拍摄人于1周内按档案管理办法规定填写相关照片说明（或拍摄人根据数码相机照片，按照规范要求注明照片六要素）。

内业工程师每月收集工程照片，放入符合档案管理办法要求的工程像册，存入档案室。

照片规整应按照一下要求图1.2所示进行整理。

照片号：

LZ-001底片号：

LZ-001

事由：

MA3标段路线原貌

（一）

时间

地点：

K45+000—K48+000

人物：

---

摄影者：

苏新兴

参见号：

照片号：

LZ-006底片号：

LZ-006

事由：

冲击夯压实路基场景

（一）

地点：

K51+300

人物：

冲击夯

摄影者：

苏新兴

参见号：

照片号：

LZ-010底片号：

LZ-010

事由：

路基分层填筑场景

地点：

K51+100—K51+400

人物：

摄影者：

苏新兴

参见号：

照片号：

LZ-011底片号：

LZ-011

事由：

路基压实度分层检测场景二

地点：

K47+800

人物：

技术人员与现场监理

摄影者：

苏新兴

照片号：

LZ-012底片号：

LZ-012

事由：

防护工程砂浆拌合

地点：

K48+700

人物：

工人

摄影者：

付建强

参见号：

照片号：

QL-003底片号：

QL-003

事由：

西田特大桥7＃右幅高墩系梁施工场景

地点：

西田桥

人物：

工人

摄影者：

黄尚龙

参见号：

照片号：

SD-005底片号：

SD-005

事由：

麻岭隧道出口左洞洞口大管棚施工场景

地点：

ZK51+037

人物：

工人

摄影者：

苏新兴

参见号：

照片号：

SD-007底片号：

SD-007

事由：

马仔岭隧道进口右洞隧道洞内排风施工场景

地点：

YK44+050

人物：

工人

摄影者：

苏新兴参见号：

三、监理人员离岗时资料整理及交接

监理人员离岗（离职或调动）时由其分管上级和接替人对其内业资料进行交接检查，检查认可后方可办理离岗手续。

如监理人员强行离岗，未进行内业资料交接，分管上级应当及时向上一级汇报（当天），逐级汇报至公司相关部门。

逾期不进行汇报的，由分管上级负其内业管理责任。

四、内业资料缺失错漏

在内业检查中发现管理性文件有缺失错漏时，由内业工程师协调相关部门及时补齐修正。

其他内业资料缺失错漏时，由检查人督促相关人员及时补齐改正，对于不按要求及时补齐改正者，由检查人直接向总监、驻地汇报，由总监、驻地督促落实。

五、档案室应建立台帐及目录

档案室针对项目单位、分部、分项工程划分情况，结合工程实际施工情况，建立分项工程检查验收台帐及内业资料管理台帐。

档案室应实行严格人员出入登记制度，以及内业资料出入库登记制度。

档案室要有内业资料索引总目录、文件柜目录、卷内目录。

如图1.3所示：

图1.3

第五章内业资料管理具体规定

一、基本要求

1、内业资料用纸用笔要求　

⑴设计图纸、施工图纸、竣工图纸用A3纸，各类文件及内业资料用A4纸。

⑵纸张宜采用70g/㎡以上白色书写纸，易于存放、防腐，长期保存；

⑶所有内业资料必须使用碳素墨水，不得使用不耐久字迹材料（如铅笔、圆珠笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水等），字迹要清晰、端正，图面要整洁。

⑷所有内业资料不得涂改，不得使用涂改液。

⑸所有监理抽检用表不得采用复印表格。

所有用表用激光打印机打印。

⑹表格页边距设置：

纵向表格为装订边不小于30mm（左），翻口边20mm（右），天头边25mm（上），地角边20mm（下）；横向表格为装订边不小于30mm（上），翻口边20mm（下），地角边20mm（左），天头边20mm（右）。

2、意见签署及签字要求

⑴监理人员必须在保证抽检资料已完成的前提下，才能在承包人的质检资料上签字。

⑵监理人员在内业资料签署意见必须简要明确，不得签署“基本同意”、“同意局部开工”、“拟同意开工”、“情况属实”、“表格齐全”等含糊不清、不明确的意见；

⑶监理人员在签署意见统一为：

a.检表：

监理员：

“经抽检，符合设计及XX规范要求”。

专监：

“经抽检，符合设计及规范要求”。

b.监表5上的签字统一为：

监理员和专监签字同上，驻地：

“同意转序”。

c.开工报告申请批复单上的签字：

专监：

“施工方案可行，具备开工条件”。

驻地：

“同意开工”。

d.开工报告（施工组织设计）审核单上签字统一为：

测量监理工程师：

施工放样已复核，测量资料齐全。

试验监理工程师：

各原材料、配合比已经检验或验证合格，试验资料齐全。

监理员：

人员、机械设备、材料能满足施工需求。

专监：

施工方案可行，质保体系健全。

总监/驻地/组长：

安全、环保体系健全，措施可行。

e.《分项工程质量检验评定表》上专业监理工程师评定结论：

“经综合评定，该分项（部、单位）工程为合格（不合格）”；

⑷监理抽检资料用表在表格右上角盖一“监理抽检”条章（红色），尺寸1×4㎝。

⑸表格内所有签字部位均要有签字并不得代签、冒签，不得以章代签。

⑹监理人员签字必须正规，不得用草书、美术字等艺术签名，应让人看懂。

⑺施工记录、检测报告附图最好电脑绘制，人工绘制应正规美观，数据齐全，不得画草图。

二、内业资料填写具体要求

1、各种表格中填写施工单位、监理单位、工程名称、工程部位、桩号及部位、施工时间、检验时间等应详细规范。

具体要求如下：

⑴“施工单位、监理单位”填写应与合同文件全名一致，合同号为单位合同号；

⑵“编号”为竣工时统一编号用，填表单位为收集，需要编号时，只能用铅笔临时编写，待竣工时再根据统一规定改写；

⑶“工程名称”填单位工程及分项工程名称，“桩号及部位”填该分项工程的工程桩号位置或具体部位。

但监表中的“工程项目”填单位工程+分项工程名称，“工程地点及桩号”填分项工程名称及桩号。

⑷“施工时间”填该检验项目开、完工的年、月、日；

⑸“检验时间”填检验当天的年、月、日；

2、《现场质量检验报告单》的填写要求

⑴“规定值或允许偏差”栏无明确数值要求，只要求“符合设计要求”或“在合格标准内”“不小于设计”“不少于设计”等，应把设计或规范要求的理论设计值填写上；在相应的“检验结果”一栏里填入实测值。

⑵检验方法和频率必须严格按照表格中规定的方法和频率、评定标准或规范要求进行检验，检验结果数据不允许少于规定的频率；监理独立抽检频率应不低于规范规定频率的20%，但工序覆盖率应达100%。

⑶检验结果按检验项目对应填写，若无某项目，则用斜线“/”划一下。

检验结果的计算及数据应符合有效数字的规定，并符合规范中的精度，计量单位应与表中规定保持一致；同一检验项目的检验结果的数据如果来源于试验报告或测量资料，则数据应当保持一致或通过计算一致；若检验结果的数据多，在表格中无法填写，可在附表中填写，签字要求同现场质量检验报告单。

⑷检验表中“检验结果”一栏一律填写数值或填“见附表”，不得填写“见××原始记录表”或“见××试验报告”字样。

⑸检验表中有砼（砂浆）强度要求的，以28天强度报告出来之后的日期予以签认（检验表需要其它试验报告的同此理，即检验日期不得早于试验报告日期，不能在试验报告出来之前进行资料签认）；桩基成桩检验报告单还须在验桩报告提交以后。

现场施工工序的转序，承包人必须保证其它检测项目合格并对28天强度作出保证（若28天强度达不到要求，一切责任由承包人负责），在此前提下经监理工程师口头同意后，可以先进入下道工序。

⑹《现场质量检验报告单》中砼强度、砂浆强度或锚杆拉拔力需直接填入体现试验结果的数据。

⑺检验表中检验项目有“△”标识的，属于涉及结构安全和使用功能的重要实测项目为关键项目，其合格率不得低于90%（属于工厂加工制造的桥梁金属构件不低于95%，机电工程为100%），且