项目部财务管理培训手册16K.docx
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项目部财务管理培训手册16K
中铁二院监理公司
项目部财务管理培训手册
2012年12月
目录
第一章备用金2
一、备用金的管理2
二、备用金的使用3
第二章银行账户5
一、项目账户纳入会计帐套统一核算5
二、印鉴的保管及资金的使用5
三、账户的管理6
第三章原始凭证7
一、原始凭证的规定7
二、原始凭证的附件要求8
第四章各类费用报销及审批流程9
一、项目部员工工资及差旅费9
二、办公用品9
三、固定资产及低值易耗品10
四、车辆租赁及维修、加油10
五、业务招待费11
六、房屋租赁及维修、装修11
七、邮电通信费12
八、会议费12
第五章项目部出纳岗位职责13
第六章各种财务表格14
一、经费申请表14
二、备用金借款单15
三、差旅费及各种补贴16
四、业务招待费报销单错误！
未定义书签。
五、报销清单错误！
未定义书签。
六、现金盘点19
七、预算表20
前言
在2012年监理业务自查自纠专项治理活动中，股份公司以及集团公司对我公司进行了督导检查。
针对此次检查中发现的问题以及整改意见，特编写本手册，旨在明确公司成本费用开支范围，规范报销手续及审批流程。
各位员工在办理各类财务业务时，请对照本手册相应章节内容，按照规定程序办理。
本手册在编写过程中从我公司实际出发，浅显易懂，简单实用。
其目的是通过核算精细化，流程规范化，以保证公司依法合规地良性运行以及可持续性发展。
第一章备用金
一、备用金的管理
1、指定专兼职出纳人员
各项目部必须指定一人为本项目部兼职出纳人员，由项目总监签署授权后书面上报公司财务部备案。
2、商务银行卡开设
公司为各项目总监统一开设商务银行卡，作为备用金存放的唯一银行卡。
该商务卡仅限于本项目开支的使用，严禁私用或者用于与本项目无关的其他开支。
商务卡内资金滋生利息，每半年结息后，现金上交公司财务部，财务部冲减财务费用，不得抵减借支款。
商务卡发生的年费等手续费由公司或者分公司报销。
3、备用金审批程序
公司财务部将统一下发项目分项费用预算表，各项目部结合项目进展情况，分析填列并上报公司财务部。
公司财务部根据每个项目部预算，核定每月经费限额，上报总会计师审批，作为项目申请备用金及报销的依据。
每个项目部备用金每月可多次借支，但总额原则上不得突破经审批生效的经费限额。
除押金类等确实不能列销的开支外，借支备用金坚持前账不清，后账不借的原则。
各项目部若有特殊情况例如设备采购、房租、车辆租金会务费等，需要突破限额另行借支备用金，需单独书面报告分管领导同意后，由公司总会计师签字审核，公司总经理签字审批，公司财务部办理。
每次借支备用金原则上不超过10万元。
备用金借支5万元（不含）以下，由项目总监或者负责人签借款人，由公司财务部部长签字审核，公司总经理签字审批；备用金借支5万元（含）以上小于等于10万，由项目总监或者负责人签借款人，公司总会计师签字审核，公司总经理签字审批。
备用金限额核定于每年一月底前完成，备用金经费限额一经核定，原则上本年度内不得变更。
各项目总监应高度重视，精心组织，使预算编制贴合实际。
4、备用金清帐
备用金实行每月报销，一季一清。
要求如下：
每月底由项目部出纳与公司财务部对备用金进行对账，备用金每季度必须清帐一次，除押金等确实不能收回的资金，剩余款项一律交回公司财务部。
对前一季度未办理清帐手续的项目部，公司财务部不再办理下一季度的借支手续。
二、备用金的使用
1、各项目部出纳应登记备用金使用日记账（账簿由公司财务部编号盖章统一下发），包括银行日记账和现金日记账。
各项目部总监签字领用。
2、每个总监商务卡资金应视为该项目的银行账户，取出的现金应存放在保险柜由出纳保管，库存现金余额可满足保持项目部3-5天的正常开支，特殊边远地区可放宽至10天的正常开支，不得超额存放现金。
3、按月打印该商务卡的银行流水账，按日登记现金日记账及商务卡银行日记账。
每月底由出纳与公司财务部或者分公司核对备用金余额，每季度末交回剩余备用金完成清帐手续。
第二章银行账户
一、项目账户纳入会计帐套统一核算
开设有银行账户的项目部须将银行账户纳入财务帐套统一管理。
二、印鉴的保管及资金的使用
1、对应业主要求必须在当地开设银行账号但未被限制资金汇回公司本部的项目部，印鉴必须交由财务部统一保管，项目资金到账，财务部每月底通过网银将项目资金调回公司总部，原则上该类银行账户一律不留项目资金，项目开支由总监在公司财务部借支备用金，管理模式同上备用金管理。
2、对应业主要求必须在当地开设银行账户但被限制资金汇回公司本部，项目费用在当地银行账户支取的项目部，银行印鉴个人私章部分交由项目总监保管，财务专用章交由公司财务部（或者分公司经理）管理；该类项目部每月工资津贴差费发放由公司财务部（或者分公司）派专人到该项目现场通过银行上卡的方式发放，项目现场开支由项目总监在公司财务部或者分公司借支备用金，项目总监严禁私自动用该账户资金。
该类项目部也应登记银行日记账和现金日记账，每月末与公司财务部或者分公司专人对账并按季度上交银行对账单。
三、账户的管理
1、开设有项目账户的各项目部必须每月打印银行对账单，并且由出纳登记银行日记账，及现金日记账。
2、该类银行账户利息每半年上交公司财务部或者分公司冲减财务费用。
第三章原始凭证
一、原始凭证的规定
1、各项目部办理各项经济业务，必须填制或取得各种原始凭证，原始凭证必须具备如下内容：
凭证名称，填制凭证的日期，填制凭证单位名称或填制人姓名，经办人签名或盖章，接受凭证单位名称，经济业务内容，数量、单价和金额填写正确；大写和小写金额相符。
发票上应有填制单位的财务专用章或发票专用章、业务公章、结算专用章。
要求原始凭证记录真实、内容完整、印章齐全、计算准确。
如内容不完备，应予以补全。
2、从外单位取得的原始凭证（发票），应是合法的印有税务机关监制章的发票和当地财政部门核发的行政事业性收费的统一收据。
不符合规定的收据不得报销。
注意：
在已经实行营业税改增值税的城市发生的经济业务，要尽可能的取得增值税专用发票。
目前实行营改增的省市有：
上海、北京、江苏、安徽、福建、广东、天津、湖北。
3、自制原始凭证，如：
现场工地工资发放单和各种津贴发放单的单位名称全部填写中铁二院咨询监理公司，不得填写项目名称。
4、原始凭证记载的各项内容不得涂改；原始凭证有错误的，应当退回出具单位重新开或者更正，更正处应当加盖出具单位印章。
其中原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。
二、原始凭证的附件要求
1、报销购买图书、办公用品及其他实物开具明细发票。
如无明细发时，必须附有与发票总金额相符的明细清单。
2、报销汽车和机具设备修理费，应具备合法的修理发票，修理所耗材料及工时的明细结算单。
3、租赁房屋、机器、设备、车船等，应签订租赁协议，凭租赁协议和发票办理报销。
如由当地税务机关出具的租赁发票，应附出租人的收据，并加盖个人手印。
4、购置固定资产发票应附购置固定资产报告及固定资产购买合同。
5、装修费用的报销应附装修合同及装修预算报告。
6、低值易耗品报应须附点验单及领用单
7、会议费报销应附申请开办会务报告。
第四章各类费用报销及审批流程
一、项目部员工工资及差旅费
1、人员进场必须办理建行卡号，以电子表格的形式报给公司财务部。
2、每月5号之前统计好本项目的员工考勤上报公司人力资源部。
3、每月10号之前人力资源部将工资审批表与考勤报送公司财务部。
4、公司财务部每月20日由银行（建行）代发转账发放项目部员工工资。
5、公司财务部根据人力资源部的考勤填制工资发放单，公司人力资源部复核后签经办人，由公司总会计师签字审核，总经理签字审批后方能转银行代发。
二、办公用品
1、购置办公用品必须取得合法票据
2、发票若未能明细列示的，应附办公用品清单且加盖出卖方公章。
3、办公用品报销需由经办人签报销人，项目总监签验收证明审核，公司总经理（分公司由分公司经理）签单位主管审批后方可列销。
三、固定资产及低值易耗品
1、固定资产及低值易耗品购置详见《监理公司固定资产实施细则》。
2、固定资产及低值易耗品报销需到公司办公室登记台账，由公司办公室签字登记台账备案后方能到公司财务部办理报销。
3、购置固定资产及低值易耗品报销应附合法票据及请购报告，固定资产还需附购买合同、固定资产增置单一并粘存好，并由经办人、验收证明、单位主管签字齐全后交财务部组资进账。
4、固定资产报销单次价值在2000元以上5000元以下，由公司财务部部长签字审核，公司总经理签字审批；单次价值在5000元以上10000元以下，由公司分管领导签字审核，公司总经理签字审批；单次价值在10000元以上由公司分管领导和总会计师联合签字审核，公司总经理签字审批。
低值易耗品按批次价值同上办理。
四、车辆租赁及维修、加油
1、车辆租赁必须取得合法票据
2、车辆租赁原则上不得租用项目相关人员私人车辆。
3、车辆租赁费报销必须签订合同或者协议，先交公司办公室登记台账后签字，再将发票与合同一起交公司财务部报销。
注意：
如租赁费是由税务出具的，还应附上出租人的收款收据，并加盖收款人手印。
车辆维修应附汽修厂开具的车辆维修清单，汽车油料应与车辆挂钩，禁止多台车辆汇总粘贴报销。
4、汽车维修费用严格执行报批制度，1000元以下维修由总监决定，1000元以上维修报公司办公室一修一报，每次维修一张报销单，交办公室登记台账签字审核后报销。
5、租赁及维修报销须由经办人签报销人、项目总监、办公室主任签验收证明人、公司总经理签字单位主管审批。
五、业务招待费
1、对外接待应严格控制规模和标准，应事先请示公司主管领导，说明事由、规模，预计费用，经同意后方可，每次贴一张报销单，并以铅笔说明事由。
2、各经营分公司、项目部每次报销业务招待费必须集中粘贴并附上“报销单”（格式见后），审批程序按照以下规定执行：
单笔支出金额在2000元（含）以下的，由财务部长审核，公司正职领导审批；2000元以上）的，由公司分管领导审核，公司正职领导审批。
六、房屋租赁及维修、装修
1、租赁及维修、装修必须事先向公司总经理书面报告，书面报告须写明预算。
维修及装修金额较大（大于10万）须会同公司办公室履行招标程序。
2、房屋租赁及维修装修报销前须到公司办公司登记台账备案，由公司办公室签字审核。
3、房屋租赁费报销时须附发票跟相关协议及公司总经理签字审批的书面报告。
4、由项目总监签经办人，公司办公室签验收证明、公司总经理签单位主管。
财务部须在以上手续及签字齐全后，才能办理列销。
七、邮电通信费
各项目总监、项目经理通信费实报实销，其余人员不再报销通信费，通信费定额发票不再报销。
现场监理及后勤管理人员按标准纳入工资发放。
八、会议费
1、会议费事先应先向公司总经理书面报告，报告中须附会议预算，经总经理签字审批后方能开办会议。
2、报销时应附上会议费用预算及报告。
财务部在限额内据实列支，超支原则上不予列销。
3、会议费用开支由经手人员签经办人，在1万元以下（含）的由会议经办人报请公司分管领导审核后，经公司正职领导审批严格控制在预算费用内开支。
会议开支在1万元以上会议，报请公司总会计师及分管领导联合签字审核，公司正职领导审批。
第五章项目部出纳岗位职责
1、负责办理现金支出，保管本项目部现金，保证现金安全。
2、负责每天清点库存现金，保证帐实相符。
3、负责每天登记本项目部现金日记账及银行日记账（银行账户或者商务卡）
4、负责每月核对本项目部银行账户明细账、商务卡流水账及现金日记账，银行日记账。
编制银行存款余额调节表。
5、负责每月与公司财务部对账。
6、负责每季度末清理本项目剩余现金及商务卡余额，交回剩余款项到公司财务部清帐。
7、负责本项目部发票等原始凭证的收集，按成本费用的类别粘贴在公司统一发放的粘贴薄上，要求必须在装订线以下从上到下鱼鳞状粘帖。
每一张粘贴薄只能粘贴相同类别的票据，每张粘贴薄必须按要求填写单据张数，以及单据金额。
以方便履行审核审批签字手续.
8、负责每月根据收集到的票据，汇总后编制本项目的报销清单。
（格式统一下发）
9、参加公司财务部培训，学习财务法律法规。
第六章财务表格
一、经费申请表
中铁二院（成都）咨询监理有限责任公司
经费申请表
项目名称：
请款期间:
年月
单位：
元
顺序
项目
金额（元）
附注
1
上期末在册人数（人）
2
截止今天借款（备用金）余额
3
其中：
1、货币资金（现金）
4
2、对外押金及风险抵押金
5
3、司机等人员备用金
6
4、已支付未上报的票据
7
本月预计支出
8
其中：
1、购办公用品支出
9
2、交通运输费支出
10
其中：
车辆油料费
11
车辆修理费
12
车辆过路费
13
3、电话费支出
14
其中：
总监电话费
15
办公室电话费
16
4、水电费支出
17
5、工地房租费支出
18
6、探亲人员路费支出
19
7、业务招待费支出
20
8、其他费用支出
21
本期请拨经费
23
汇款卡号
24
核准本期拨款数
单位主管：
项目总监：
填报人：
填报时间：
年月日
二、备用金借款单
中铁二院工程集团有限责任公司财凭会（6）
借款单
借款单位：
借款理由：
借款方式（请打√）：
1、现金2、支票3、其他（汇票等）
借款金额：
（大写）￥
借款单位主管：
借款人：
年月日
若为非现金付款方式，请详细填写收款单位的以下信息：
单位名称：
帐号：
开户银行：
地址：
备注：
三、差旅费及各种补贴
中铁二院工程集团有限责任公司
财凭会（5）
差旅费及各种补贴报销单
单位（公章）：
填报日期：
年月日
姓名：
职务：
外出理由：
出差、学习、出国、探亲、其他
起讫日期：
自年月日至年月日
起讫地址
起讫时间
差旅费
补贴
月
日
时
月
日
时
实际天数
日支标准
报销金额
实际天数
日支标准
报销金额
备注：
差费小计
补贴小计
单位主管：
会计：
报销人：
业务招待费报销单
项目名称
经办人
报销内容
控制使用额：
元
使用金额：
元
公司总经理
备注
项目总监：
年月日
中铁二院工程集团有限责任公司财凭会（10）
报销清单
所属期间：
年月至年月
单位名称：
第页共页
单据簿编号
内容
金额（元）
附单据数
签认
合计（或小计）
项目总监:
制单:
六、现金盘点
中铁二院工程集团有限责任公司
库存现金、备用金、周转金清查纪录
被查单位：
检查现金日期:
年月日
上级核定
检查纪录
库存限额
1、前月（日）现金账节余
备用金
2、本月（日）合法收入
周转金
3、本月（日）合法支出
4、清查时应结存现金数
5、实存现金数
合计
6、白条抵现金数
点查现金票面纪录
7、浮多或短少数
票面值
张（枚）数
金额
8、库存限额执行情况
100元
50元
20元
10元
检查处理意见：
5元
2元
1元
5角
2角
被查单位意见：
1角
现金合计
被查单位主管会计人员签章
检查单位主管人员签章
保管现金人员签章
检查现金人签章
说明：
各单位会计主管人员（或指定人员），对本单位的库存现金、备用金、周转金进行不定期的检查清点。
清点后，点查现金人要在管理现金人的账簿余额上盖章签证，并填写本表交被查单位（人）一份，其余份数视需要情况复写。
七、预算表
中铁二院监理公司项目成本费用预算表
项目名称:
年度
单位：
元
编号
费用名称
金额
备注
1
差旅费
-
2
出差住宿费
3
出差交通费
4
出差机票费
5
市内交通费
6
办公费
7
邮费
8
实验费
9
低值易耗品购置费
10
其他物料消耗费
11
会议费
12
车辆保险费、养路费、年审费等
13
车辆过路、仃车费
14
车辆油料费
15
汽车修理费
16
工地汽车租赁费
17
资料及文整费
18
劳动保护费
19
取暖及水电费
20
邮电通讯费
21
电算及软件购置费
22
折旧费
23
修理费
除车辆以外的修理费
24
工地房屋租赁费
25
业务招待费
26
考试培训费
27
其他费用
28
金融机构手续费
29
固定资产
合计（或小计）
-
备注
项目总监：
制单：
八、银行存款余额调节表
中铁二院工程集团有限责任公司
财会凭（19）
银行存款余额调节表
单位名称：
银行账号：
编制年月:
银行对账单余额：
存款账面余额：
日期
摘要
金额
日期
摘要
金额
加：
我账已收银行未收额
加：
银行已收我账未收额
合计
合计
减：
我账已付银行未付额
减：
银行已付我账未付额
合计
合计
调整后余额：
调整后余额：
复核：
出纳：
编制日期：
年月日
升级会员 