项目会议决策体系管理流程.docx
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项目会议决策体系管理流程
项目会议体系管理
1、概况
目的
规范公司所有项目的会议决策体系,提高会议决策的质量。
适用范围
适用于公司的所有决策会议。
主导
及参与部门
主导:
项目开发线各职能部门
参与:
总经理、各副总经理、各职能部门负责人、下属公司负责人
部门(人)
职责
总经理
1、主持公司级决策会议。
2、参加相关的项目决策会议。
3、参与重大事项的提案、讨论、决策,负责最终拍板定案。
各副总经理
1、主持其主管业务板块的项目决策会议。
2、参加相关的项目决策会议。
3、参与重大事项的提案、讨论、决策、定案。
总部各职能部门
1、发起并组织本职业务主导的项目决策会议。
2、参加与本职业务相关的项目决策会议。
3、参与重大事项的提案、讨论、决策,提出专业意见。
下属公司
1、参加相关的项目决策会议。
会议分类
从“项目立项”至“项目后评估”,决策会议主要有20个,
其中公司级决策会议11个、专业线级决策会议9个。
本文件包含的决策会议如下:
(#——公司级会议中由总经理决策的会议四个)
序号
公司级决策会议
专业线级决策会议
C-01
项目前置工作启动会
C-02
定位策划评审会#
C-03
概念方案评审会#
C-04
项目可行性研究报告评审会
C-05
项目投资决策会
C-06
项目启动会
C-07
规划方案评审会
C-08
招商和推广方案策划会#
C-09
目标成本决策会
C-10
全项目运营计划决策会
C-11
初步设计/施工图设计评审会
C-12
其他专项设计方案评审会#
C-13
项目采购策划评审会
C-14
项目部品决策会
C-15
项目营销总案评审会
C-16
开盘准备工作评审会
C-17
开盘价格决策会
C-18
项目资产经营方案评审会
C-19
集中入住准备会
C-20
项目后评估会
C-01、项目可行性研究报告评审会(专业线决策)
会议名称
项目可行性研究报告评审会
召开时机
提交土地招拍挂文件前至少15个工作日
会议目的
项目可行性研究报告是否通过,是否需进一步深化完善
审核前置工作成果(如有),包括定位策划、概念方案、初步全项目运营计划等
对整个项目可行性和风险进行全方位利弊权衡,提出该项目是否可进入“项目取得”程序的明确意见
就项目前置工作和可研报告中未确定的主要分歧意见,提出处理意见供公司决策
决策人
项目开发小组
参会范围
主持人:
战略发展部总监
汇报部门:
战略发展部,规划设计部(如有概念设计)
会议纪要:
战略发展部
参会部门:
战略发展部、规划设计部、营销策划部、商业事务部、工程管理部、开发部、成本管理部、财务管理部、运营管理部
参会领导:
总经理、各副总经理、项目开发小组,董事长视情况参加
会议议题-含上会资料
1《项目立项申请》(如可研报告结论有重大差异需做说明)
战略发展部
2《项目可行性研究报告》(内容经项目开发小组负责人确认)
战略发展部
3重点项目,需将前置的定位策划、概念设计方案有关内容在本阶段一并汇报
见定位策划、概念设计方案评审会
确认成果
《项目可行性研究报告》(会议通过;未决事项在会议纪要中明确,战略发展部落实)
定位策划报告、概念设计(如有)
C-02、项目投资决策会(公司级决策)
会议名称
项目投资决策会
召开时机
可研报告评审会后10个工作日内
会议目的
对可研论证结论为“建议进行项目投资”的项目做出投资决策
如同意决策,对“项目取得预案”进行指示和布置
决策人
总经理
参会范围
主持人:
战略发展部总监
汇报部门:
战略发展部及项目开发小组负责人指定的其他部门
会议纪要:
战略发展部
参会部门:
项目开发小组提出,总经理确认
参会领导:
总经理、各副总经理、项目开发小组、财务管理部总监、及总经理指定的其他人员
会议议题-含上会资料
1《项目可行性研究报告》或可研报告结论摘要
战略发展部
②《项目取得预案》
战略发展部
确认成果
会议纪要(需明确,该项目是否进入“项目取得”程序;对“项目取得预案”进行指示和布置等)
C-03、项目前置工作启动会(专业线决策)
会议名称
项目前置工作启动会
召开时机
立项审批后3个工作日内
注:
凡本文件中所列出的会议,上会前议题主责部门应做好会前的沟通,力求达到相关部门意见一致,如存在分歧,主责部门应提出备选方案和明确的推荐性意见
是否具备会议召开的条件,由会议主持人确定
会议目的
对宗地及周边市场进行初步介绍
确定项目拓展阶段的各项目计划、各部门配合工作注意事项
对公司确定的重点项目,可启动项目定位及产品策划、概念设计工作并明确计划
决策人
项目开发小组
注:
项目开发小组成员,由董事长、总经理任命,下同
参会范围
主持人:
战略发展部总监
汇报部门:
战略发展部
会议纪要:
战略发展部
注:
凡本文件涉及到的决策会议,所有会议纪要应抄送行政管理部,以下不再特别说明
参会部门:
战略发展部、规划设计部、营销策划部、商业事务部、工程管理部、开发部、成本管理部、运营管理部、财务管理部、人力资源部、行政管理部
注:
原则上部门总监必须参加,特别原因不能参会、需指定可代表部门发表意见的其他人员、并对其意见负责,且需经决策人同意,以下不再特别说明
参会领导:
总经理、副总经理、项目开发小组,知会(纪要抄送)总经理、各副总经理
会议议题-含上会资料
1《项目信息采集/跟踪表》汇报
战略发展部
2《项目立项申请》要点说明
战略发展部
3项目拓展专项计划
战略发展部
确认成果
项目拓展专项计划(会议确定后抄送相关部门)
C-04、项目启动会(专业线决策会议)
会议名称
项目启动会——非必选
召开时机
项目取得后10个工作日内
会议目的
介绍项目工程部组成情况
战略发展部向相关部门进行前期工作的说明和资料交接
确定后期工作进度计划及责任部门
项目运营初步策划(《全项目运营计划(启动会版)》)
决策人
项目开发小组
参会范围
主持人:
战略发展部总监
汇报部门:
战略发展部
会议纪要:
战略发展部
参会部门:
战略发展部、运营管理部、财务管理部、营销策划部、商业事务部、工程管理部、开发部、成本管理部、规划设计部、人力资源部、行政管理部
参会领导:
各副总经理、项目开发小组
会议议题-含上会资料
1参照《项目启动会议程》
战略发展部
2项目运营初步策划(《全项目运营计划(启动会版)》)
运营管理部
确认成果
项目启动会会议纪要(未决事项在会议纪要中明确,相关部门落实)
C-05、定位策划评审会#(公司级决策)
会议名称
定位策划评审会
召开时机
项目前置工作启动会后20个工作日内完成或项目取得后20个工作日内完成
会议目的
明确项目定位和客户群定位
初步确定产品方向,为正式启动概念设计做准备
决策人
总经理
参会范围
主持人:
战略发展部总监
汇报部门:
战略发展部、规划设计部
会议纪要:
战略发展部
参会部门:
战略发展部、规划设计部、销售管理部、商业事务部、工程管理部、开发部、成本管理部、运营管理部、财务管理部、项目工程部
参会领导:
总经理、各副总经理、项目开发小组
会议议题-含上会资料
1《项目定位报告》
战略发展部
2《产品策划报告》及对应各方案的成本测算、投资测算
规划设计部(成本部、战略发展部提供数据)
3《概念设计任务书》要点汇报
规划设计部
确认成果
《项目定位及产品策划方案》(会议通过;
未决事项在会议纪要中明确,战略发展部/规划设计部落实)
概念设计任务书(会后进行会签审批)
C-06、概念设计方案评审会#(公司级决策)
会议名称
概念设计方案评审会
召开时机
定位策划评审会后20个工作日内
会议目的
确定概念设计阶段的主要成果
正式启动方案设计,就方案的关键内容和方向行初步研究或确定(尤其是规划部分)
决策人
总经理
参会范围
主持人:
规划设计部总监
汇报部门:
规划设计部
会议纪要:
规划设计部
参会部门:
规划设计部、工程管理部、营销策划部、商业事务部、战略发展部、开发部、成本管理部、财务管理部、运营管理部
参会领导:
总经理、各副总经理、项目开发小组
会议议题-含上会资料
1《概念设计任务书》要点介绍
规划设计部
2前期方案竞赛的优选方案及其他方案可选亮点说明(如有)
规划设计部
3深化后的概念设计方案(成果标准见任务书)
规划设计部
4投资测算(至少包括项目总投资、销售利润率、内部收益率三指标,成本管理部提供成本测算、营销策划部提供销售价格预测)
财务管理部
5《方案设计任务书》要点汇报
规划设计部
确认成果
概念设计方案主要成果(会议通过;未决事项在会议纪要中明确,规划设计部落实)
规划方案设计任务书(会后组织会签审批)
C-07、规划方案设计评审会(公司级决策)
会议名称
规划方案设计评审会
召开时机
概念设计评审会后40个工作日内完成(概念设计在项目取得后完成)、或项目取得后40个工作日
会议目的
对规划方案进行评审和确认
审批确认方案阶段报审图纸
对示范区营建和开发方案予以确定,着手示范区建设的设计准备工作
决策人
总经理
参会范围
主持人:
规划设计部总监
汇报部门:
规划设计部
会议纪要:
规划设计部
参会部门:
规划设计部、工程管理部、营销策划部、商业事务部、开发部、成本管理部、财务管理部、运营管理部、战略发展部
参会领导:
总经理、各副总经理、项目开发小组
会议议题-含上会资料
1《方案设计任务书》要点说明
规划设计部
2规划方案汇报(成果标准见任务书)
规划设计部
3单体方案汇报(成果标准见任务书)
规划设计部
4投资测算(至少包括项目总投资、销售利润率、内部收益率三指标,成本管理部提供成本测算、营销策划部提供销售价格预测)
财务管理部
5《初步设计任务书》(要点)
规划设计部
6景观设计任务书(要点)
规划设计部
7《初步设计限额及成本控制意见》、景观设计标准
成本管理部
8示范区开发计划及功能、风格、数量、推荐标准要求、周边项目调研等
营销策划部
9示范区范围、样板间/卖场位置、出入路径、全套方案设计成果
规划设计部
10细化示范区建设及开放计划
项目开发小组
11示范区建造目标成本
成本管理部
确认成果
规划方案/单体方案(会议通过;未决事项在会议纪要中明确,规划设计部落实)
规划方案报审图纸
初步设计任务书(会后组织会签审批)
示范区范围建设开发计划(会议通过;未决事项在会议纪要中明确,规划设计部落实)
示范区设计方案(会议通过;未决事项在会议纪要中明确,规划设计部落实)
C-08、招商、商管计划方案评审会#(公司级决策)
会议名称
招商、商管计划方案评审会
召开时机
方案设计评审会后的5个工作日,应早于初步设计/项目营销评审会
会议目的
对项目的物业管理策划方案进行评审,确定物业服务关键内容
决策人
总经理
参会范围
主持人:
商业事务部总监
汇报部门:
商业事务部
会议纪要:
商业事务部
参会部门:
商业事务部、营销策划部、规划设计部、工程管理部、开发部、成本管理部、财务管理部、运营管理部
参会领导:
总经理、各副总经理、项目开发小组
会议议题-含上会资料
1《招商计划方案》相关内容
商业事务部
2《商管计划方案》
商业事务部
3物业公司选定标准及推荐单位
客户服务部
4物业公司选聘计划
客户服务部
确认成果
招商计划方案(会议通过;未决事项在会议纪要中明确,客户服务部落实)
商管计划方案(物业公司选聘招标文件要点)(形成会议纪要;招标文件会后组织会签审批程序)
备选物业公司(形成会议纪要)
C-09、目标成本决策会(公司级决策)
会议名称
目标成本决策会
召开时机
规划方案设计评审会后20个工作日内(取得方案复函之后)
会议目的
确定项目的目标成本,此目标成本将作为各部门项目成本管理职能的考核基准
决策人
总经理
参会范围
主持人:
成本管理部总监
汇报部门:
成本管理部
会议纪要:
成本管理部
参会部门:
成本管理部、财务管理部、规划设计部、工程管理部、开发部、营销策划部、商业事务部、战略发展部、运营管理部
参会领导:
总经理、副总经理、项目开发小组
会议议题-含上会资料
1《项目整体目标测算》(含未开发分期预测)
成本管理部
2当期目标成本测算表详述(含各阶段测算比较分析说明)
成本管理部
3当期《项目合约框架》
成本管理部
4成本指导意见及要点提示
成本管理部
5项目投资测算项目投资测算(至少包括项目总投资、销售利润率、内部收益率三指标,营销策划部提供销售价格预测)
战略发展部
确认成果
公司审批确认的当期目标成本(未决事项在会议纪要中明确,成本管理部落实)
公司审批确认的项目合约框架(会后组织会签审批程序)
C-10、全项目运营计划决策会(公司级决策)
会议名称
全项目运营计划决策会
召开时机
取得《规划方案复函》后且完成目标成本决策会后10个工作日内
会议目的
提出项目成功标尺及要点提示
确定项目目标,包括收益、成本、进度等,详见《全项目运营计划模板》
决策人
总经理
参会范围
主持人:
运营管理部总监
汇报部门:
运营管理部、工程管理部、开发部、成本管理部、营销策划部、财务管理部等
会议纪要:
运营管理部
参会部门:
运营管理部、财务管理部、规划设计部、营销策划部、工程管理部、开发部、成本管理部、战略发展部、客户服务部、项目工程部
参会领导:
总经理、各副总经理、项目开发小组
会议议题-含上会资料
1可研报告的结论延续或差异说明(各部门分别汇报,管理部汇总,先做要点说明)
运营管理部
2项目成功标尺及对公司整体目标、现金流的影响等
运营管理部
3《全项目运营计划》(财务指标、规划设计指标、目标成本初稿、分期开发范围等)
各部门
确认成果
经公司审批的《全项目运营计划》(会议通过;
未决事项在会议纪要中明确,运营管理部落实)
当年度的全项目运营计划(会议通过,运营管理部应在部门年度目标责任书中补充)
注意事项
《全项目运营计划》不直接对应考核,当年度项目计划用于考核
目标成本确定、开盘前的价格决策会后相应调整成本、收益指标测算部分
C-11、初步设计/施工图设计评审会(专业线决策)
会议名称
初步设计/施工图设计评审会
召开时机
规划方案设计评审会后50个工作日内(需提前下发各部门审图并组织初次沟通)
会议目的
对初步设计/施工图设计图纸会审中的意见进行决策
决策人
产品规划线负责人
参会范围
主持人:
规划设计部总监
汇报部门:
规划设计部
会议纪要:
规划设计部
参会部门:
规划设计部、工程管理部、营销策划部、商业事务部、开发部、成本管理部、运营管理部、项目开发小组
参会领导:
常务副总经理、财务总监、参会部门主管领导
会议议题-含上会资料
(初设)
1指标复核及说明
规划设计部
2初步设计项目概算
成本管理部
3前期图纸会审意见及解决措施
规划设计部
4设计评审并形成纪要
各部门
5精装修设计注意要点
规划设计部
6《施工图设计任务书》要点
规划设计部
7《施工图设计限额及成本控制意见》
成本管理部
会议议题-含上会资料
(施工图)
1指标复核及说明
规划设计部
2施工图预算初稿
成本管理部
3前期图纸会审意见及解决措施
规划设计部
4设计评审并形成纪要
各部门
5《精装方案设计任务书要点》
规划设计部
确认成果
图纸经评审且有会议纪要(未决事项在会议纪要中明确,规划设计部落实)
下一阶段设计任务书及成本预设目标(见议题部分)
C-12、其他专项设计方案评审会#(公司级决策)
会议名称
其他专项设计方案评审会(景观、精装修、样板间/卖场等)
召开时机
按照项目进度计划要求
会议目的
对各专项设计的方案进行评审和确认
决策人
总经理
参会范围
主持人:
规划设计部总监
汇报部门:
规划设计部
会议纪要:
规划设计部
参会部门:
规划设计部、工程管理部、营销策划部、商业事务部、开发部、成本管理部、战略发展部、运营管理部
参会领导:
总经理、各副总经理、、项目开发小组
会议议题-含上会资料
(初设)
1方案设计任务书要点说明
规划设计部
2指标复核及说明
成本管理部
3方案说明,如涉及到单体或规划方案的影响需特别论证
规划设计部
4成本测算
成本管理部
5下阶段设计注意事项(含施工图设计限额)
规划设计部
确认成果
图纸经评审、且有会议纪要(未决事项在会议纪要中明确,规划设计部落实)
C-13、项目采购策划评审会(专业线决策)
会议名称
项目采购策划评审会
召开时机
目标成本审批后10个工作日内,且早于部品决策会
会议目的
确定项目采购策划方案(含项目采购计划)
决策人
采购线负责人
参会范围
主持人:
成本管理部采购线负责人
汇报部门:
成本管理部
会议纪要:
成本管理部
参会部门:
成本管理部、规划设计部、工程管理部、开发部、财务管理部、营销策划部、商业事务部、运营管理部
参会领导:
各副总经理、项目开发小组
会议议题-含上会资料
1《项目采购策划方案》—合约框架、工程范围及部品供应方式
成本管理部采购组
2《项目采购策划方案》—项目采购初步计划
成本管理部采购组
3总包招标文件技术标部分的要点
成本管理部采购组
确认成果
项目采购策划方案(会后组织会签审批程序)
C-14、项目部品决策会(专业线决策)
会议名称
项目部品决策会
召开时机
目标成本审批后20个工作日内
会议目的
确定项目部品的档次、备选品牌、目标成本等(详见《项目部品策划表-A版》)
注:
部品清单需早于采购策划评审会
决策人
设计副总经理
参会范围
主持人:
规划设计部总监
汇报部门:
规划设计部
会议纪要:
规划设计部
参会部门:
规划设计部、工程管理部、营销策划部、商业事务部、开发部、成本管理部、战略发展部
参会领导:
各副总经理、项目开发小组
会议议题-含上会资料
《项目采购策划表》中部品逐项说明及讨论
规划设计部
确认成果
《项目部品策划表-A版》(会后组织会签审批程序)
C-15、项目营销总案评审会(公司级决策)
会议名称
项目营销总案评审会
召开时机
取得方案复函30个工作日内,且在销售代理公司确定之前
会议目的
依据定位策划主要结论,挖掘项目卖点,明确项目营销总体思路、价格策略和销售节点等主要内容(见营销总案模板)
决策人
总经理
参会范围
主持人:
营销策划部总监
汇报部门:
营销策划部
会议纪要:
营销策划部
参会部门:
营销策划部、商业事务部、财务管理部、规划设计部、开发部、成本管理部、战略发展部
参会领导:
总经理、各副总经理、项目开发小组
会议议题-含上会资料
1对项目定位的主要深化工作及结论
营销策划部
2《项目营销总案》汇报
营销策划部
3当年度项目营销计划
营销策划部
4首期开盘工作计划
营销策划部
确认成果
项目营销总案(会议通过;未决事项在会议纪要中明确,营销策划部落实)
项目当年度营销计划及首期开盘工作计划(会议通过;未决事项在会议纪要中明确,营销策划部落实)
C-16、开盘准备工作评审会(专业线决策)
会议名称
开盘准备工作评审会
召开时机
项目开盘前3个月
会议目的
对项目开盘的各项工作进行计划安排,对可能存在执行难度的问题提前做准备
决策人
营销/商业副总经理
参会范围
主持人:
营销策划部总监
汇报部门:
营销策划部
会议纪要:
营销策划部
参会部门:
营销策划部、商业事务部、工程管理部、规划设计部、客户服务部、财务管理部、、战略发展部项目工程部,营销策划部邀请的其他部门
参会领导:
各副总经理、项目开发小组
会议议题-含上会资料
1开盘相关工作的计划(见《开盘工作清单》)
营销策划部
2可能存在问题和支持
营销策划部
确认成果
开盘工作方案/计划(会议纪要中明确,各部门落实、营销策划部整体协调跟进)
C-17、开盘租/售价格决策会(公司级决策)
会议名称
租/售价格决策会
召开时机
项目各期开盘前至少5个工作日
会议目的
依据市场环境、价格策略和财务要求等,对项目价格进行讨论评审,确定开盘项目均价、促销政策和执行区间
决策人
总经理
参会范围
主持人:
营销策划部总监/商业事务部总监
汇报部门:
营销策划部/商业事务部
会议纪要:
营销策划部/商业事务部
参会部门:
营销策划部、商业事务部、战略发展部、开发部、成本管理部、财务管理部
参会领导:
总经理、各副总经理、项目开发小组
会议议题-含上会资料
1专项市场调研报告(如有)
营销策划部/商业事务部
2开盘价格方案(含楼盘价格表)
营销策划部/商业事务部
3相关指标测算(销售利润率、租售签约/回款进度预计)
营销策划部/商业事务部
确认成果
项目开盘租/售价格方案(会议确认)
当期楼盘价格表(营销策划部依据公司指示落实)
C-18、集中入住准备会(专业线决策)
会议名称
集中入住准备会
召开时机
项目集中入住前60个工作日
会议目的
对集中入住前的各项工作进行计划和安排,对可能存在执行难度的问题提前指出
决策人
营销/商业副总经理
参会范围
主持人:
营销策划部总监
汇报部门:
营销策划部
会议纪要:
营销策划部
参会部门:
营销策划部、客户服务部、工程管理部、规划设计部、行政部、财务管理部、项目工程部
参会领导:
各副总经理、项目开发小组
会议议题-含上会资料
1《集中入住方案》要点工作说明
营销策划部
2可能存在问题和支持
营销策划部
3检查项目清单
客户服务部
确认成果
集中入住工作方案/计划(会议纪要中明确,各部门落实、营销策划部整体协调跟进)
C-19、项目资产管理方案评审会(专业线决策)
会议名称
项目资产管理方案评审会
召开时机
项目竣工备案后10个工作日内
会议目的
对项目资产进行清查,尤其是未售的留存资产部分,对此部分资产提出交付和后期管理的方案
决策人
营销/商业副总经理
参会范围
主持人:
商业事务部总监
汇报部门:
商业事务部
会议纪要:
商业事务部
参会部门:
商业事务部、营销策划部、财务管理部、规划设计部
参会