煤矿矿井基建工程档案规范档案资料管理的暂时规定.docx

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煤矿矿井基建工程档案规范档案资料管理的暂时规定

关于规范档案资料管理的

暂行规定

各单位：

随着我矿建设工作的顺利开展，原始矿井档案资料收集工作及后续档案管理急需规范。

做好档案资料的源头收集、整理、立卷工作，确保归档文件材料的完整、准确、系统、安全，是档案管理最基础的工作。

档案验收也是基本建设项目验收的必备项目之一。

为此，特制订档案资料管理暂行规定。

望各单位认真学习并贯彻落实。

一、成立档案管理领导组

组长：

赵祉君

常务组长：

耿道宏

成员：

宋丹、张伟及各科室负责人

二、主要职责

1.贯彻执行档案管理的法规和制度。

本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的原则，负责监督、检查、指导。

2.建立档案管理网络体系

明确总工分管、综合部（办）负责、档案室专职档案员及各部门档案员协助管理的四级管理体系。

3.负责配备档案管理硬件设施及“七防”措施设备

矿建立档案室，配备电脑、打印机、扫描仪、碎纸机、切纸机、三孔一线打眼机、电动缝纫机等。

档案库房严格按“七防”措施进行管理，配备密集架、空调、加湿器、除湿机、吸尘器、消毒柜、温湿度表，安装报警器、防盗门窗、灭火器等。

4.整章建制，确保档案管理工作日常化、制度化

按照档案管理有关要求，建立各项档案规章制度，如《档案工作“三纳入”制度》、《档案人员“四参加”制度》、《借阅档案管理制度》、《档案库房管理制度》等档案管理制度，制定工作标准和统一的档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具，以规范档案管理工作。

5.围绕档案管理标准化、规范化，积极开展工作

按照《重大建设项目档案验收办法》相关规定及基本建设程序对项目建设各个阶段都制定档案收集、整理的管理制度，注重过程管理、规范管理，确保档案完整、准确、系统、安全。

一是建设项目工程招投标及设备招投标开始，即注意收集原始资料，要求参加人员回来后立即交档案室，一事一立项，一事一存档。

二是工程建设工程中，将档案工作纳入基本建设质量管理程序和考核奖惩机制中，与工程建设实行同步管理；并对相应档案资料的质量、份数、整理、归档移交提出明确要求；在每次检查建设进度、安全与施工质量时候，对档案资料收集、整理工作质量进行同步检查、同步考核。

三是在设备到货开箱检验时，档案管理人员参加开箱检验，收集开箱原始资料。

四是在收集、整理归档工程中，定期召开专题会议，有针对性的对归档资料的完整准确进行规范。

附件：

兼职档案员工作标准

二0一四年元月十日

、

附件

兼职档案员工作标准

一、职责范围

在本业务部门负责人领导下负责本科室文件材料的形成、积累、整理、归档工作。

二、工作内容与要求

1、认真学习贯彻《各部室文件材料归档范围和保管期限表》、《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限》中规定的各项内容。

2、严格执行“三纳入”工作制度，将档案工作纳入职能部室领导的工作议事日程、纳入本单位发展规划、纳入工作程序。

3、贯彻执行“四参加”制度，及时上报本部室立项并牵头承办的大型设备（仪器）购置、基建工程、科研成果鉴定验收等重大项目，并将项目验收时间提前三天通知档案室。

4、在业务部门专业技术人员的协助下做好文件材料、图纸等预立卷和归档工作，具体要求：

（1）纸质文件材料：

归档文件材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

需立卷文件材料要进行科学分类、不需立卷的文件材料按件归档，所有案卷题名要求简明确切，规范编目，经专职档案员符合验收后，装订整齐上架保管。

（2）声像档案：

声像档案在冲洗刻录加工并配以文字说明后，由兼职档案员移交档案室。

（3）电子档案：

电子文件资料整理要遵循其形成规律，按保管期限组盘，及将相关文件拷贝到同一磁盘、光盘等载体上，按照便于计算机上查找的原则填写卷标，专盘内可建立盘内目录表，然后移交档案室，专职档案员在有关设备上演示或检测运转正常、确认无病毒、无划伤后入柜保管。

（4）实物档案：

实物档案应在其形成后，填写文字说明，并将相应文字说明及表彰通报、荣誉证等一同移交至档案室。

5、及时放映部科室领导和专业人员对专业技术人员对档案工作的意见和要求，向档案部门提供本业务部门档案利用效果情况。

6、检查本业务部门档案管理制度的执行情况。

7、按时参加每月一次的兼职档案列会。

三、工作程序

移交档案

鉴定保管

整理立卷

材料积累

工作程序

次年年初向档案部门移交手续

初步鉴定归档案卷的保管期限，并安全保管

将办理完毕的文件材料进行加工整理立卷

工作内容

做好本部门归档文件的形成、积累工作

四、责任与权限

1、责任

（1）对案卷的质量负责。

（2）对档案的完整、准确、安全保管负责。

（3）对按时归档负责。

2、权限

（1）有权收集本部门和相关部门人员手

中的属于归档范围的文件材料

（2）有权检查本部门档案管理制度贯彻执行情况，对违反档案管理制度者，报请部门负责人和分管领导提出整改意见。

附件2：

各部室兼职档案员工作考核内容及标准

项目

考核内容

考核标准及办法

分值

法定义务及兼职档案员管理业务

1、督促部门领导将档案工作纳入部室工作仪事日程，纳入部门工作计划、纳入部门人员岗位责任制，确保部门文件资料安全。

没有相应的文字资料显示不得分

15分

2、设立本部室文件资料保管和专用柜，对本部室

应归档文件资料进行集中保管，兼职档案员负专

门保管责任。

没有专用文件资料柜不得分，对部门文件资料没有实行集中统一保管的扣5分；文件资料保管不全，缺一件扣1分

10分

3、认真落实本公司和集团公司归档工作的各种规

章制度，按时、按标准、全面、准确移交应归档

的各种载体的文件资料。

没有按时移交扣3分；移交的文件资料整理立卷不规范有一处扣2分；每遗漏一项扣1分；对查考利用带来损失的有一次扣2分。

25分

4、落实科技档案归档制度，认真、按时填报有关内容。

没有上报部门主管工程立项的有一处扣2分，没有通知档案馆参加工程竣工验收、设备开箱验收、科研成果鉴定和新产品定型会的有一次扣5分。

30分

5、兼职档案员对各部人员工作变动及外出开会带回的文件资料不流失。

有一次人员变动没有及时移交文件资料扣2分；有一次人员外出开会资料未及时、完整归档扣3分。

10分

6、文件材料收集、归档等业务工作接受档案馆的

指导、监督与考核，按时参加公司档案室组织召开的各种会议和活动，上报要求的信息和报表。

有一次无故不参加会议扣2分；有一次不按时上报资料扣3分。

10分

注：

因部门归档工作失误给企业造成直接、间接经济损失的部门负责人、兼职档案员及部门工作人员按《中华人民共和国档案法》和有关法规政策承担相应法律责任（主要有限期改正、通报批评、行政处分等）

附件3：

文件材料整理归档范围及保管期限表

一、立卷单位：

综合办公室

序号

归档内容

一

党办部分

1

上级党委针对本企业颁发的指示、决议、纪要、报告、通知等

永久

2

本企业企业执行上级党委工作重要的指示、决议、通知、纪要报告等

永久

3

本企业党委会、党政联席会、党委民主生活会等会议纪录

永久

4

本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料。

永久

5

会议记录、领导讲话

永久

6

上级级党委颁发的重要指示、决议、纪要、通知等。

长期

7

本部门执行上级党委工作的一般指示、决议、通知、纪要、报告等。

长期

8

各种重要的调查报告、情况反映

长期

9

重要的党务工作、政治思想工作计划，重要活动安排，工作总结，重大政治活动记载、统计报表

长期

10

重要的来信、来访处理的请示与批复

长期

11

上级党委关于保密的条例、指示、通知及本企业贯彻执行的意见、报告、总结等（重要的）

长期

12

上级党委颁发的一般性的指示、决议、纪要、报告、通知等

短期

13

党员代表大会及会议的有关材料

短期

二

办公室

1

国家领导人在本企业视察、检查工作的指示

永久

2

年度工作计划、总结

永久

3

董事长（总经理）向职工和职工代表大会关于企业经营方针、长远规划、年度计划等方面的报告

永久

4

企业领导班子会议纪要

永久

5

各种合同、协议

长期

6

涉外活动的文件材料

长期

7

综合性行政事务、文秘、保密工作材料

长期

8

印章试验登记

长期

9

介绍信存根

长期

10

作废的印模

长期

11

收发文件登记

长期

12

会议记录本、领导讲话、述职报告、企业简介

长期

13

本企业办公会、工作会形成的记录、决定、纪要等重要文件材料

长期

14

环保检查的整改意见

长期

15

各种合同、法律纠纷的相关材料

长期

16

社区部门的租地协议、赔款协议及付款清单

长期

三

工会部分

1

劳动竞赛的年度计划、总结

永久

2

本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料

永久

3

组织制度、工会干部管理、会员管理制度等

永久

4

年度工作计划、总结及年终年报表

长期

5

职工代表大会文件

长期

6

职代会专委会制度

长期

7

企业劳模和先进集体出席各种表彰大会先进个人以及集体的事迹材料

长期

8

劳动竞赛的季度计划、总结、统计报表

长期

9

各种表彰会的会议材料

短期

10

图书管理的制度等

短期

11

合理化建议有关材料

短期

12

季度性的工作计划、总结及统计报表

短期

13

女职工工作有关材料

短期

14

扶贫解困送温暖工作有关材料

短期

四

宣传部分

1

省、市以上领导来我公司视察的照片、录音、录像带、光盘等声像资料

永久

2

公司领导主持召开重要会议形成的照片、底片、录音、录像带、光盘等

永久

3

公司内部重大事件活动或事故，省、市劳动模范、知名人事的照片、录音、光盘等声像材料

永久

4

本部门获得的国家、省等各个级别的荣誉证书、奖旗、奖杯、奖牌

永久

5

一般会议活动形成的照片、底片、录音、录像带、光盘

长期

6

宣传工作年度计划、总结、统计报表等

长期

7

对党的路线、方针、政策方面宣传教育的重要规划、计划、总结等有关材料

长期

8

上级部门关于宣传工作的重要指示、决定、通知等

长期

9

上级机关关于宣传工作的一般性指示、决定、决议、通知等

长期

五

纪检（审计）部分

1

本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料

永久

2

纪检监察工作年度总结

永久

3

纪检监察工作的经验介绍材料

永久

4

一般的审计报告及有关材料

永久

六

保卫部分

1

本企业关于治安保卫、武装干部配备的决定、通知、名单及年度统计报表

永久

2

保卫治安工作年度计划、总结

永久

3

在重大火灾、盗窃、灾害事故中形成的重要材料

永久

4

本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料

永久

5

上级机关关于保卫综合工作的重要指示、通知

长期

6

本企业保卫综治工作的重要通知、决定、条件

长期

7

本企业关于民主工作（整组、训练）的重要计划、方案、措施、报告、总结

长期

8

对职工违反保卫治安工作条例的请示、报告及批复

长期

9

落实政策的请示报告与批复

长期

10

经济民警人员配备计划、名单及管理范围的规定

长期

11

本企业关于武装干部配备的决定、通知、名单及年度统计报表

永久

12

武装弹药保管文件材料

短期

13

本企业关于武装保卫工作的一般性通知、条例22

短期

14

预备役人员登记表及民兵名单

短期

15

民兵工作经验，典型材料及上级机关召开会议的发言材料

短期

二、立卷单位：

人力资源部

序号

归档内容

保管期限

一

组织部分

1

关于人事工作的各种条例、制度、措施

永久

2

干部花名册

永久

3

关于企业内部机构设置、人员配置的决定

永久

4

机构撤销、合并的通告、决定

永久

5

干部统计表，各类专业干部统计表

永久

6

本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料

永久

7

年度干部职称评定情况等材料

长期

8

对干部处理请示与批复

长期

9

上级级关于人事工作的一般指示、决定、通知

长期

10

组织关系介绍信、组织人事工作审批表

长期

11

大、中专毕业生转正定级表，历年党员、干部花名册，党组织与党员队伍建设与发展情况，、党员通计表等

长期

12

公司领导主持召开重要会议形成的照片、底片、录像、录像带、光盘等

永久

13

矿内重大事件活动或事故。

省、市劳动模范、知名人事的照片录音、录像、光盘等声像材料

永久

14

本部门获得的国家、省等各个级别的荣誉证书、奖状、奖旗、奖杯、奖牌

永久

15

一般会议活动形成的照片、底片、录音、录像带、光盘等

长期

16

宣传工作年度计划、总结、统计报表等

长期

17

对党的路线、方针、政策方面宣传教育的重要规划、计划、总结等有关材料

长期

18

上级部门关于宣传工作的重要指示、决定、决议、通知等

长期

19

上级机关关于宣传工作的一般性指示、决定、决议、通知等

短期

二

劳资部分

1

全矿职工名册

永久

2

各种调整改革工资制度的方案、请示批复、各种奖励制度和规定

永久

3

年终工资统计报表

永久

4

本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料

永久

5

职工工资升级、浮动的规定、方案等材料

长期

6

职工录用、复员安置、退职退休、停薪留职、调动、劳动保护、死亡、抚恤、解雇的规定、指示、决定、请示报告及批复、合同、协议等

长期

7

劳动定员、定额、计划等材料

长期

8

劳动组织措施及方案

长期

9

上级对劳动管理的有关指示、决定及本企业向上级的请示、报告与批复

长期

10

劳动管理的各种统计报表

长期

11

本企业工资计划、工资余额、奖金指标等文件表册

长期

12

上级关于工资的有关指示、决议、通知

长期

13

劳动保险、劳动保护方面的材料

长期

14

工人介绍信

长期

三、立卷单位；财务部（科）

序

归档内容

保管期限

1

会计凭证类

50年

2

会计账簿类

25年

3

年度会计报表

永久

4

增值税申报扣联

15年

5

工资表、奖金表

50年

6

银行对账

5年

7

银行余额调节表

5年

8

备份光盘

永久

9

会计移交清册

15年

10

年度财产清查表

15年

11

抚恤费表

`15年

12

材料余额表

15年

13

材料出库单

15年

四、立卷单位：

生产技术部（科）

序

归档内容

`保管期限

一

计划部分

1

设计基础资料

①

工程地质、水文地质、勘探报告、地质图勘探记录、化验试验报告重要土、岩样及说明

永久

②

重大工程项目立项及开竣工验收情况记录资料

永久

③

工程管理文件

永久

2

设计文件

①

技术设计图及说明

永久

②

设计计算书

长期

③

施工图设计及说明

短期

3

工程管理文件

①

承包合同、协议书、招标、租赁文件

永久

②

施工执照

永久

③

设计招、投标文件

长期

4

计划系统

①

企业综合统计表、统计资料月度汇编

永久

②

本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料

永久

③

生产计划、资金计划

长期

5

招投标文件

①

施工承包合同

长期

②

工程监理招标文件

长期

③

监理委托合同

长期

④

建设项目列入年度计划的审批文件

长期

⑤

基建工程预算、决算

长期

二

生产技术部分

1

关于建筑、铁路和水下采煤方法的重要技术材料

永久

2

关于各种采煤方法的技术材料

永久

3

关于矿井报废的技术材料

永久

4

本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料

永久

5

年度生产能力查定方面的材料

长期

6

年度生产大纲

长期

7

技改计划方案、技术措施

长期

8

生产决策及经济技术指标

长期

9

通风、排水、运输系统图、机械设备配置图

长期

10

井下发火区技术材料

长期

11

矿井采掘计划图、矿井采掘施工原图

长期

12

关于建筑、铁路和水下采煤方法的一般技术材料

长期

13

关于各种采煤方法的一般技术材料

长期

14

生产许可证

长期

三

地测部分

1

地质勘探成果资料（精查报告、决议书、补充勘探）

永久

2

矿区及各矿地质地形图、剖面图、综合地层柱状图

永久

3

地质工作原始记录和井筒用巷道素描、地质预报

永久

4

水文的勘探报告、坑透水资料、成果台帐、水情水害分析等

永久

5

矿区符合水文地质气象资料

永久

6

矿井采区储量、各煤层处理图纸、报废有关图纸及文字材料

永久

7

矿井含量平衡表、动态表、损失表、回采率表、说明书及文字资料

定期

8

水质化验分析成果

长期

9

各项技术规程实施细则与技术补充规定

长期

10

地质“三书”掘进、回采总结及采区、工作面说明书等

长期

11

钻孔柱状图（包括电测部分）

永久

12

生产矿井三量动态表

定期

13

开采沉陷资料

永久

14

开口位置坐标及建井点坐标表

永久

15

地形及控制测量成果记录

永久

16

井下各级导线水准测量记录及成果

永久

17

矿井定向标高导入测量记录簿及成果

永久

18

入型贯通测量预计误差设计和总结

长期

19

高程测量：

观测手簿、水准点成果表及其说明

永久

20

解析图根测量：

角度测量和量手簿册、经纬仪导线测量手簿、解析图测量计算材料、解析图根测量成果表及说明交换

永久

21

地形测量：

地形图（包括底图）图、地形测量手簿、井上下对照图、交换图、图例接图表（图幅编号图表）

永久

22

技术设计书及测量规划图纸资料、技术总结和验收报告

定期

23

基本矿图及必备交换图保存

长期

24

矿井下发文件及上级单位批复文件材料来函等

长期

五、立卷单位：

机电供应部

序号

归档内容

保管期限

一

机电部分

1

本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料

永久

2

关于机电设备相关资料

长期

3

供电系统技术文件材料

长期

4

设备开箱验收的随机资料（说明书、图纸、合格证等）

长期

5

设备管理统计报表

长期

6

节能工作年度计划、总结

短期

二

供应部分

1

物资管理措施、规定、制度和相关文件

长期

2

材料收支结存明细（各类物资余额表）

长期

3

订货合同、协议、招标采购相关资料

长期

4

物资供应统计表（价税、信息、大宗物资综合利用等表）

短期

5

清仓核库材料

短期

6

积压物资（含废品）处理的请示与批复

短期

7

零费用和修复等物资节约方面的材料

短期

8

物资结算相关资料

短期

9

物资申报计划

短期

10

物资消耗明细

短期

六、立卷单位：

一通三防部

序号

归档内容

保管期限

1

本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料

永久

2

计量鉴定资质证明

永久

3

关于矿井通风、瓦斯、防煤尘、自然发火及瓦斯监测等技术材料

长期

4

计量鉴定装置证书、使用说明书

短期

七、立卷单位：

安监处

序号

归档内容

保管期限

一

安全部分

1

本部门及本系统获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料

永久

2

安全生产制度、规定、各种规范、上级指导性文件

长期

3

本部门颁发的各项经济责任制、规章制度、综合评比等一般文件材料

长期

4

开展安全生产竞赛活动材料

短期

5

安全检查、整改措施执行情况材料

短期

6

安全检查的信息月报及相关资料等

短期

二

培训部分

1

本部门及本系统获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料

永久

2

年度职工培训计划

长期

3

职工培训教育中教师花名册

长期

4

职工培训教育工作的年度、季度总结

长期

5

有典型的教案

长期

6

在职干部进修、职工培训名单

短期

7

上级关于企业教育工作的一般指示、通知

短期

8

党校培训人员名单、期数

短期

八、立卷单位；调度室

序号

归档内容

保管期限

1

调度日报

长期

2

调度日志

短期

3

非定时记录及各种台帐

短期

4

验收工作面记录

短期

九、立卷单位；运销科

序号

归档内容

保管期限

1

本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料

永久

2

产品商标方面的材料

永久

3

经济合同、协议

长期

4

产品年度销售计划、总结

长期

5

产品销售价格、目录

长期

6

产品广告、服务措施

长期

7

内联外事方面形成的文件材料

短期

8

外购、外协作的协议、合同、合格证

短期

十、立卷单位：

后勤管理中心

序号

归档内容

保管期限

1

本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料

永久

2

职工住房分配的有关重要材料

长期

3

职工住房分配的一般材料

长期

4

本企业关于工厂绿化、美化环境、卫生等方面的文件材料

短期

基本建设项目档案资料管理暂行规定

第一章总则

第一条为了做好基本建设项目档案资料管理工作，充分发挥档案资料在工程建设、生产（使用）管理、工程维护和改建扩建中的作用，根据《中华人民共和国档案法》，结合基本建设工作的具体情况，特制定本暂行规定。

第二条基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文字材料。

各有关单位要按照统一领导，统一管理档案的原则，管理好基本建设项目的档案材料，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。

第二章档案资料的管理

第三条各级基本建设主管部门、档案行政管理部门要负责监督、检查和指导本部门、本地区建设项目的档案