煤矿矿井基建工程档案规范档案资料管理的暂时规定.docx

1、煤矿矿井基建工程档案规范档案资料管理的暂时规定关于规范档案资料管理的暂 行 规 定各单位：随着我矿建设工作的顺利开展，原始矿井档案资料收集工作及后续档案管理急需规范。做好档案资料的源头收集、整理、立卷工作，确保归档文件材料的完整、准确、系统、安全，是档案管理最基础的工作。档案验收也是基本建设项目验收的必备项目之一。为此，特制订档案资料管理暂行规定。望各单位认真学习并贯彻落实。一、成立档案管理领导组组长：赵祉君常务组长： 耿道宏成员：宋丹、张伟及各科室负责人二、主要职责1.贯彻执行档案管理的法规和制度。本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的原则，负责监督、检查、指导。2.建立档案管理网络体

2、系明确总工分管、综合部（办）负责、档案室专职档案员及各部门档案员协助管理的四级管理体系。3.负责配备档案管理硬件设施及“七防”措施设备矿建立档案室，配备电脑、打印机、扫描仪、碎纸机、切纸机、三孔一线打眼机、电动缝纫机等。档案库房严格按“七防”措施进行管理，配备密集架、空调、加湿器、除湿机、吸尘器、消毒柜、温湿度表，安装报警器、防盗门窗、灭火器等。4.整章建制，确保档案管理工作日常化、制度化按照档案管理有关要求，建立各项档案规章制度，如档案工作“三纳入”制度、档案人员“四参加”制度、借阅档案管理制度、档案库房管理制度等档案管理制度，制定工作标准和统一的档案 柜架、卷盒、卷皮等档案装具，以规范档案

3、管理工作。5.围绕档案管理标准化、规范化，积极开展工作按照重大建设项目档案验收办法相关规定及基本建设程序对项目建设各个阶段都制定档案收集、整理的管理制度，注重过程管理、规范管理，确保档案完整、准确、系统、安全。一是建设项目工程招投标及设备招投标开始，即注意收集原始资料，要求参加人员回来后立即交档案室，一事一立项，一事一存档。二是工程建设工程中，将档案工作纳入基本建设质量管理程序和考核奖惩机制中，与工程建设实行同步管理；并对相应档案资料的质量、份数、整理、归档移交提出明确要求；在每次检查建设进度、安全与施工质量时候，对档案资料收集、整理工作质量进行同步检查、同步考核。三是在设备到货开箱检验时，档

4、案管理人员参加开箱检验，收集开箱原始资料。四是在收集、整理归档工程中，定期召开专题会议，有针对性的对归档资料的完整准确进行规范。附件：兼职档案员工作标准二0一四年元月十日 、附件兼职档案员工作标准一、 职责范围在本业务部门负责人领导下负责本科室文件材料的形成、积累、整理、归档工作。二、 工作内容与要求1、认真学习贯彻各部室文件材料归档范围和保管期限表、基本建设项目文件材料归档范围和保管期限中规定的各项内容。2、严格执行“三纳入”工作制度，将档案工作纳入职能部室领导的工作议事日程、纳入本单位发展规划、纳入工作程序。3、贯彻执行“四参加”制度，及时上报本部室立项并牵头承办的大型设备（仪器）购置、基

5、建工程、科研成果鉴定验收等重大项目，并将项目验收时间提前三天通知档案室。4、在业务部门专业技术人员的协助下做好文件材料、图纸等预立卷和归档工作，具体要求：（1）纸质文件材料：归档文件材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。需立卷文件材料要进行科学分类、不需立卷的文件材料按件归档，所有案卷题名要求简明确切，规范编目，经专职档案员符合验收后，装订整齐上架保管。（2）声像档案：声像档案在冲洗刻录加工并配以文字说明后，由兼职档案员移交档案室。(3)电子档案：电子文件资料整理要遵循其形成规律，按保管期限组盘，及将相关文件拷贝到同一磁盘、光盘等载体上，按照便于计算机上查找的原则填写卷标，专盘内可建

6、立盘内目录表，然后移交档案室，专职档案员在有关设备上演示或检测运转正常、确认无病毒、无划伤后入柜保管。（4）实物档案：实物档案应在其形成后，填写文字说明，并将相应文字说明及表彰通报、荣誉证等一同移交至档案室。5、及时放映部科室领导和专业人员对专业技术人员对档案工作的意见和要求，向档案部门提供本业务部门档案利用效果情况。6、检查本业务部门档案管理制度的执行情况。7、按时参加每月一次的兼职档案列会。三、 工作程序移交档案鉴定保管整理立卷材料积累工作程序 次年年初向档案部门移交手续初步鉴定归档案卷的保管期限，并安全保管将办理完毕的文件材料进行加工整理立卷工作内容做好本部门归档文件的形成、积累工作四、

7、责任与权限1、责任（1） 对案卷的质量负责。（2） 对档案的完整、准确、安全保管负责。（3）对按时归档负责。 2、权限（1）有权收集本部门和相关部门人员手中的属于归档范围的文件材料（2）有权检查本部门档案管理制度贯彻执行情况，对违反档案管理制度者，报请部门负责人和分管领导提出整改意见。附件2：各部室兼职档案员工作考核内容及标准项目考核内容考核标准及办法分值法定义务及兼职档案员管理业务1、督促部门领导将档案工作纳入部室工作仪事日程，纳入部门工作计划、纳入部门人员岗位责任制，确保部门文件资料安全。没有相应的文字资料显示不得分15分2、设立本部室文件资料保管和专用柜，对本部室应归档文件资料进行集中保

8、管，兼职档案员负专门保管责任。没有专用文件资料柜不得分，对部门文件资料没有实行集中统一保管的扣5分；文件资料保管不全，缺一件扣1分10分3、认真落实本公司和集团公司归档工作的各种规章制度，按时、按标准、全面、准确移交应归档的各种载体的文件资料。没有按时移交扣3分；移交的文件资料整理立卷不规范有一处扣2分；每遗漏一项扣1分；对查考利用带来损失的有一次扣2分。25分4、落实科技档案归档制度，认真、按时填报有关内容。没有上报部门主管工程立项的有一处扣2分，没有通知档案馆参加工程竣工验收、设备开箱验收、科研成果鉴定和新产品定型会的有一次扣5分。30分5、兼职档案员对各部人员工作变动及外出开会带回的文件

9、资料不流失。有一次人员变动没有及时移交文件资料扣2分；有一次人员外出开会资料未及时、完整归档扣3分。10分6、文件材料收集、归档等业务工作接受档案馆的指导、监督与考核，按时参加公司档案室组织召开的各种会议和活动，上报要求的信息和报表。有一次无故不参加会议扣2分；有一次不按时上报资料扣3分。10分注：因部门归档工作失误给企业造成直接、间接经济损失的部门负责人、兼职档案员及部门工作人员按中华人民共和国档案法和有关法规政策承担相应法律责任（主要有限期改正、通报批评、行政处分等）附件3：文件材料整理归档范围及保管期限表一、立卷单位：综合办公室序号 归档内容一党办部分 1上级党委针对本企业颁发的指示、决

10、议、纪要、报告、通知等永久 2本企业企业执行上级党委工作重要的指示、决议、通知、纪要报告等永久 3 本企业党委会、党政联席会、党委民主生活会等会议纪录永久 4本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料。永久 5会议记录、领导讲话永久 6上级级党委颁发的重要指示、决议、纪要、通知等。长期 7本部门执行上级党委工作的一般指示、决议、通知、纪要、报告等。长期 8各种重要的调查报告、情况反映长期 9重要的党务工作、政治思想工作计划，重要活动安排，工作总结，重大政治活动记载、统计报表长期 10重要的来信、来访处理的请示与批复长期 11上级党委关于保密的条例、指示、通知及本企业

11、贯彻执行的意见、报告、总结等（重要的）长期 12上级党委颁发的一般性的指示、决议、纪要、报告、通知等短期 13党员代表大会及会议的有关材料短期二办公室1国家领导人在本企业视察、检查工作的指示 永久 2年度工作计划、总结 永久 3董事长（总经理）向职工和职工代表大会关于企业经营方针、长远规划、年度计划等方面的报告 永久 4企业领导班子会议纪要 永久 5各种合同、协议 长期 6涉外活动的文件材料 长期 7综合性行政事务、文秘、保密工作材料 长期 8印章试验登记 长期 9介绍信存根 长期 10作废的印模 长期 11收发文件登记 长期 12会议记录本、领导讲话、述职报告、企业简介 长期 13本企业办公

12、会、工作会形成的记录、决定、纪要等重要文件材料 长期 14环保检查的整改意见 长期 15各种合同、法律纠纷的相关材料 长期 16社区部门的租地协议、赔款协议及付款清单 长期三工会部分 1劳动竞赛的年度计划、总结 永久 2本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料永久 3组织制度、工会干部管理、会员管理制度等 永久 4年度工作计划、总结及年终年报表 长期 5职工代表大会文件 长期 6职代会专委会制度 长期 7企业劳模和先进集体出席各种表彰大会先进个人以及集体的事迹材料 长期 8劳动竞赛的季度计划、总结、统计报表 长期 9各种表彰会的会议材料 短期 10图书管理的制度等

13、 短期 11合理化建议有关材料 短期 12季度性的工作计划、总结及统计报表 短期 13女职工工作有关材料 短期 14扶贫解困送温暖工作有关材料 短期四宣传部分1省、市以上领导来我公司视察的照片、录音、录像带、光盘等声像资料 永久 2公司领导主持召开重要会议形成的照片、底片、录音、录像带、光盘等 永久 3公司内部重大事件活动或事故，省、市劳动模范、知名人事的照片、录音、光盘等声像材料 永久 4本部门获得的国家、省等各个级别的荣誉证书、奖旗、奖杯、奖牌 永久 5一般会议活动形成的照片、底片、录音、录像带、光盘 长期 6宣传工作年度计划、总结、统计报表等 长期 7对党的路线、方针、政策方面宣传教育的

14、重要规划、计划、总结等有关材料 长期 8上级部门关于宣传工作的重要指示、决定、通知等 长期 9上级机关关于宣传工作的一般性指示、决定、决议、通知等 长期五纪检（审计）部分1本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料 永久 2纪检监察工作年度总结 永久 3纪检监察工作的经验介绍材料 永久 4一般的审计报告及有关材料 永久六保卫部分 1 本企业关于治安保卫、武装干部配备的决定、通知、名单及年度统计报表永久2保卫治安工作年度计划、总结永久3在重大火灾、盗窃、灾害事故中形成的重要材料永久4本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料永久5上级机关关

15、于保卫综合工作的重要指示、通知长期6本企业保卫综治工作的重要通知、决定、条件长期7本企业关于民主工作（整组、训练）的重要计划、方案、措施、报告、总结长期8对职工违反保卫治安工作条例的请示、报告及批复长期9落实政策的请示报告与批复长期10经济民警人员配备计划、名单及管理范围的规定长期11本企业关于武装干部配备的决定、通知、名单及年度统计报表永久12武装弹药保管文件材料短期13本企业关于武装保卫工作的一般性通知、条例22短期14预备役人员登记表及民兵名单短期15民兵工作经验，典型材料及上级机关召开会议的发言材料短期二、立卷单位：人力资源部序号 归档内容保管期限一组织部分 1关于人事工作的各种条例、

16、制度、措施永久 2干部花名册永久 3关于企业内部机构设置、人员配置的决定永久 4机构撤销、合并的通告、决定永久 5干部统计表，各类专业干部统计表永久 6本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料永久 7年度干部职称评定情况等材料长期 8对干部处理请示与批复长期 9上级级关于人事工作的一般指示、决定、通知长期 10组织关系介绍信、组织人事工作审批表长期 11大、中专毕业生转正定级表，历年党员、干部花名册，党组织与党员队伍建设与发展情况，、党员通计表等长期 12公司领导主持召开重要会议形成的照片、底片、录像、录像带、光盘等永久 13矿内重大事件活动或事故。省、市劳动模范

17、、知名人事的照片录音、录像、光盘等声像材料永久 14本部门获得的国家、省等各个级别的荣誉证书、奖状、奖旗、奖杯、奖牌永久 15一般会议活动形成的照片、底片、录音、录像带、光盘等长期 16宣传工作年度计划、总结、统计报表等长期 17对党的路线、方针、政策方面宣传教育的重要规划、计划、总结等有关材料长期 18上级部门关于宣传工作的重要指示、决定、决议、通知等长期 19上级机关关于宣传工作的一般性指示、决定、决议、通知等短期二劳资部分1全矿职工名册永久2各种调整改革工资制度的方案、请示批复、各种奖励制度和规定永久3年终工资统计报表永久4本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文

18、字材料永久5职工工资升级、浮动的规定、方案等材料长期 6职工录用、复员安置、退职退休、停薪留职、调动、劳动保护、死亡、抚恤、解雇的规定、指示、决定、请示报告及批复、合同、协议等长期 7劳动定员、定额、计划等材料长期 8劳动组织措施及方案长期 9上级对劳动管理的有关指示、决定及本企业向上级的请示、报告与批复长期 10劳动管理的各种统计报表长期 11本企业工资计划、工资余额、奖金指标等文件表册长期 12上级关于工资的有关指示、决议、通知长期13劳动保险、劳动保护方面的材料长期14工人介绍信长期三、立卷单位；财务部（科）序 归档内容保管期限1会计凭证类50年2会计账簿类25年3年度会计报表永久4增值

19、税申报扣联15年5工资表、奖金表50年6银行对账5年7银行余额调节表5年8备份光盘永久9会计移交清册15年10年度财产清查表15年11抚恤费表15年12材料余额表15年13材料出库单15年四、立卷单位：生产技术部(科)序 归档内容保管期限一计划部分 1设计基础资料工程地质、水文地质、勘探报告、地质图勘探记录、化验试验报告重要土、岩样及说明 永久 重大工程项目立项及开竣工验收情况记录资料永久工程管理文件永久2设计文件技术设计图及说明永久 设计计算书长期施工图设计及说明短期3工程管理文件承包合同、协议书、招标、租赁文件永久 施工执照永久设计招、投标文件长期4计划系统企业综合统计表、统计资料月度汇编

20、永久 本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料永久生产计划、资金计划长期5招投标文件施工承包合同长期 工程监理招标文件长期监理委托合同长期建设项目列入年度计划的审批文件长期基建工程预算、决算长期二生产技术部分1关于建筑、铁路和水下采煤方法的重要技术材料永久2关于各种采煤方法的技术材料永久3关于矿井报废的技术材料永久4本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料永久5年度生产能力查定方面的材料长期 6年度生产大纲长期 7技改计划方案、技术措施长期 8生产决策及经济技术指标长期 9通风、排水、运输系统图、机械设备配置图长期 10井下发火区技术

21、材料长期 11矿井采掘计划图、矿井采掘施工原图长期 12关于建筑、铁路和水下采煤方法的一般技术材料长期13关于各种采煤方法的一般技术材料长期14生产许可证长期三地测部分1地质勘探成果资料（精查报告、决议书、补充勘探）永久2矿区及各矿地质地形图、剖面图、综合地层柱状图永久3地质工作原始记录和井筒用巷道素描、地质预报永久4水文的勘探报告、坑透水资料、成果台帐、水情水害分析等永久5矿区符合水文地质气象资料永久6矿井采区储量、各煤层处理图纸、报废有关图纸及文字材料永久7矿井含量平衡表、动态表、损失表、回采率表、说明书及文字资料定期8水质化验分析成果长期9各项技术规程实施细则与技术补充规定长期10地质“

22、三书”掘进、回采总结及采区、工作面说明书等长期11钻孔柱状图（包括电测部分）永久12生产矿井三量动态表定期13开采沉陷资料永久14开口位置坐标及建井点坐标表永久15地形及控制测量成果记录永久16井下各级导线水准测量记录及成果永久17矿井定向标高导入测量记录簿及成果永久18入型贯通测量预计误差设计和总结长期19高程测量：观测手簿、水准点成果表及其说明永久20解析图根测量：角度测量和量手簿册、经纬仪导线测量手簿、解析图测量计算材料、解析图根测量成果表及说明交换永久21地形测量：地形图（包括底图）图、地形测量手簿、井上下对照图、交换图、图例接图表（图幅编号图表）永久22技术设计书及测量规划图纸资料、

23、技术总结和验收报告定期23基本矿图及必备交换图保存长期24矿井下发文件及上级单位批复文件材料来函等长期五、立卷单位：机电供应部序号 归档内容保管期限一机电部分1本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料永久2关于机电设备相关资料长期3供电系统技术文件材料长期4设备开箱验收的随机资料（说明书、图纸、合格证等）长期5设备管理统计报表长期6节能工作年度计划、总结短期二供应部分1物资管理措施、规定、制度和相关文件长期2材料收支结存明细（各类物资余额表）长期3订货合同、协议、招标采购相关资料长期4物资供应统计表（价税、信息、大宗物资综合利用等表）短期5清仓核库材料短期6积压物

24、资（含废品）处理的请示与批复短期7零费用和修复等物资节约方面的材料短期8物资结算相关资料短期9物资申报计划短期10物资消耗明细短期六、立卷单位：一通三防部序号 归档内容保管期限1本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料永久2计量鉴定资质证明永久3关于矿井通风、瓦斯、防煤尘、自然发火及瓦斯监测等技术材料长期4计量鉴定装置证书、使用说明书短期七、立卷单位：安监处序号 归档内容保管期限一安全部分1本部门及本系统获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料永久2安全生产制度、规定、各种规范、上级指导性文件长期3本部门颁发的各项经济责任制、规章制度、综合评比等一般文

25、件材料长期4开展安全生产竞赛活动材料短期5安全检查、整改措施执行情况材料短期6安全检查的信息月报及相关资料等短期二培训部分1本部门及本系统获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料永久2年度职工培训计划长期3职工培训教育中教师花名册长期4职工培训教育工作的年度、季度总结长期5有典型的教案长期6在职干部进修、职工培训名单短期7上级关于企业教育工作的一般指示、通知短期8党校培训人员名单、期数短期八、立卷单位；调度室序号 归档内容保管期限1调度日报长期2调度日志短期3非定时记录及各种台帐短期4验收工作面记录短期 九、立卷单位；运销科序号 归档内容保管期限1本部门及本系统工作获得的各个级别的

26、荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料永久2产品商标方面的材料永久3经济合同、协议长期4产品年度销售计划、总结长期5产品销售价格、目录长期6产品广告、服务措施长期7内联外事方面形成的文件材料短期8外购、外协作的协议、合同、合格证短期十、立卷单位：后勤管理中心序号 归档内容保管期限 1本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料 永久 2职工住房分配的有关重要材料 长期 3职工住房分配的一般材料 长期 4本企业关于工厂绿化、美化环境、卫生等方面的文件材料 短期基本建设项目档案资料管理暂行规定第一章 总 则 第一条 为了做好基本建设项目档案资料管理工作，充分发挥档案资料在工

27、程建设、生产（使用）管理、工程维护和改建扩建中的作用，根据中华人民共和国档案法，结合基本建设工作的具体情况，特制定本暂行规定。 第二条 基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文字材料。各有关单位要按照统一领导，统一管理档案的原则，管理好基本建设项目的档案材料，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。第二章 档案资料的管理 第三条 各级基本建设主管部门、档案行政管理部门要负责监督、检查和指导本部门、本地区建设项目的档案