监理服务过程档案资料管理规定.docx

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监理服务过程档案资料管理规定

监理服务过程档案资料管理规定

1目的

为指导项目监理部做好监理服务过程档案资料的收集、整理、归档等管理工作，有效提高监理服务水平，特制定本规定。

2适用范围

适用于项目监理部监理服务过程档案资料的管理。

3职责

3.1企业管理中心是公司监理服务过程档案资料的归口管理部门，负责指导、监督和检查项目监理部监理服务过程档案资料的管理工作；

3.2监理处负责指导、监督和检查所辖项目监理服务过程档案资料的管理；

3.3项目监理部负责项目监理服务过程档案资料的具体收集、整理和上报归档；

3.4总监理工程师全面负责项目监理服务过程档案资料的管理，并落实专人具体实施。

4管理要求

4.1为保证监理资料的完整和分类有序，工程开工前，总监应与建设单位、承包单位对资料的分类、格式（包括用纸幅面）、份数等达成一致意见；

4.2监理服务过程档案资料的日常管理应注意时效、及时整理、真实可靠、内容齐全、分类有序。

5监理资料标识

5.1编码格式

GXPM——A—（1—10）———

B—（1—15）顺序号

C—（1—5）专业分类编码

工程名称编码

资料分类编码

项目部编号

公司编号

5.2资料分类编码目录

类别

卷号

文件资料

A类：

监理业务

A-1

监理规划、监理实施细则

A-2

审图记录与图纸会审纪要

A-3

工地会议纪要与简报

A-4

监理工程师通知单、监理工程师回复单和监理工作联系单

A-5

监理月报

A-6

阶段性验收报告、工程质量评估报告、监理工作总结、监理工作专题报告等

A-7

监理日志

A-8

旁站记录

A-9

会议记录

A-10

质量缺陷与事故的处理文件

A-11

安全专项检查记录、检查通报、安全隐患与事故的处理文件等

B类：

四项控制

B-1

工程进度计划审批、工程延期申请和审批

B-2

施工组织设计、安全专项方案及修改、补充的报审表

B-3

工程开工/复工报审表、工程暂停令、工程竣工报验单

B-4

工程材料/构配件/设备报审表、质量证明、试验资料

B-5

报验申请表、隐蔽验收、浇注令

B-6

测量报验、核验资料

B-7

勘察设计文件、施工图审查报告、竣工图

B-8

分项工程、分部工程、单位工程质量验收记录

B-9

来往函件（1.业主来文2.公司来文）

B-10

工程变更资料

B-11

工程预算、工程计量、工程款支付、竣工结算审核意见书

B-12

现场签证

B-13

索赔资料

B-14

施工机械设备报审资料

C类：

工程综合

C-1

承包合同、委托监理合同、招投标文件和施工企业技术管理、质量管理、安全保证体系的审查记录、施工企业安全生产许可证、三类人员安全生产考核合格证、特种作业人员上岗证等

C-2

试验室考核资料、工地标养控制记录、检测仪器控制资料

C-3

原材料/构配件/设备台账、见证取样台账、图书资料台账、客户财产台账、固定资产台账等

C-4

收发文本

C-5

项目监理部形成的其他资料

5.3专业分类编码目录

序号

专业

编号

子分部工程

备注

1

地基与基础

工程

DJ

无支护土方、有支护土方、地基处理、桩基、地下防水、混凝土基础、砌体基础、劲钢混凝土、钢结构等

2

主体结构

工程

ZT

劲钢混凝土结构、混凝土结构、砌体结构、钢结构、木结构、网架和索膜结构

3

建筑装饰装修工程

ZS

地面、抹灰、门窗、吊顶、轻质隔墙、饰面板、幕墙、涂饰、裱糊与软包、细部等

4

建筑屋面工程

WM

卷材防水屋面、涂膜防水屋面、刚性防水屋面、瓦屋面等

5

建筑给、排水及采暖工程

SN

室内给水系统、室内排水系统、室内热水供应系统、卫生器具安装、室内采暖系统、室外給水管网、室外排水管网、建筑中水系统及游泳池系统、供热锅炉及辅助设备安装

6

建筑电气工程

DQ

室外电气、变配电室、供电干线、电气动力、电气照明安装、备用和不间断电源安装、防雷及接地安装

7

智能建筑

工程

ZN

通信网络系统、办公自动化系统、建筑设备监控系统、火灾报警及消防联动系统、安全防范系统、综合布线系统、智能化集成系统、电源及接地、环境、住宅智能化系统

8

通风与空调

工程

TK

空调风系统、净化空调系统、制冷设备安装、空调水系统

9

电梯工程

DT

电力驱动或强制式电梯安装、液压电梯安装、自动扶梯及自动人行道安装

6.资料管理

6.1资料分两类日常保存方式，一类是由各专业监理人员保存过程控制资料，另一类是由专（兼）职资料员保存的过程资料。

6.1.1各专业监理人员保存过程控制资料

材料/构配件/设备报验资料、检验批/隐蔽工程验收、浇筑令、测量核验资料等过程控制资料，由各专业监理人员负责收集、审核和日常保管，确保报验资料的审核与过程控制同步，同时便于监理人员随时查阅，避免出现资料与过程控制脱节现象。

6.1.2资料员保存过程控制资料

除6.1.1条款规定的由各专业监理人员保存的资料外，其它报验（报审）及监理资料应由资料员负责收集，经专业监理工程师、总监审核签认后统一保存。

6.2由各专业监理人员负责保存的过程资料，应按资料标识规定，分类标识保存；项目总监理工程师、资料员应对各专业监理人员过程资料的管理情况进行指导、监督和检查；

6.3工程竣工后，工程监理文件档案的归档和移交执行公司“施工阶段监理文件归档和移交规定”。

施工阶段监理文件归档和移交规定

总则

1为提高公司建设工程监理文件管理水平，进一步规范和统一监理文件的整编、移交和归档工作，制定本规定。

2本规定适用于2008年6月1日后归档的施工阶段的监理文件。

3本公司建设工程监理文件的归档除执行本规定外，同时应符合《建设工程监理规范》（GB50319—2000）、《建筑工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2000）、《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3—89）、《城市建设档案案卷质量规定》（建办[1995]697号）等规范或文件的规定及城建档案管理部门、委托监理合同和公司“档案管理规定”、“工程音像资料管理暂行办法”的要求。

4为使监理文件档案资料符合有关规定和要求，项目开工前项目监理部应与建设单位取得共识，同时主动与城建档案管理部门进行联系，明晰其具体要求。

5本规定适用于向公司、建设单位和城建档案管理部门移交和归档的监理文件。

基本规定

1项目监理部应将工程监理文件的形成和积累，纳入工程建设监理的各个环节和有关人员的职责范围内。

2总监理工程师主持项目监理部监理文件的形成、积累和整理立卷工作。

3项目监理部归档和移交的监理文件应为三套（向公司、建设单位和城建档案馆归档和移交各一套），分别按附录A、附录B规定的内容进行整编。

4企业管理中心设档案管理员，对项目监理部监理文件的整编工作进行监督、检查和指导。

5企业管理中心负责对本规定进行解释。

监理文件的归档范围及质量要求

1监理文件的归档范围

1.1对与工程建设监理有关的重要活动/记载工程建设监理主要过程和现状，具有保存价值的各种载体和文件，均应收集齐全，按本规定整理立卷后归档；

1.2工程监理文件的具体归档范围应符合本规定附录A、B的要求。

2归档监理文件的质量要求

2.1归档的工程监理文件应为原件（特殊情况需采用复制件的，应注明原件存放处）；

2.2工程监理文件的内容、深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工等技术规范、标准和规程的要求；

2.3工程监理文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符；

2.4工程监理文件应采用耐久性较强的书写材料，如碳素墨水、黑色中性签字笔等，不得使用易褪色的红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等；

2.5工程监理文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备；

2.6工程监理文件中文字材料幅面尺寸为A4（297mm×210mm），图纸应采用国家标准图幅；

2.7工程监理文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张，图纸一般采用蓝晒图，如计算机出图则必须清晰，不得使用计算机出图的复印件；

2.8其他幅面的纸张应折叠成A4幅面，工程图纸按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面且图标栏外露。

监理文件的立卷

1名词解释

1.1立卷：

按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。

1.2案卷：

由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

2立卷的原则和方法

2.1立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

2.2监理文件可按单位工程、专业、阶段、文种等组卷。

2.3立卷可采用如下方法：

2.3.1单位工程：

可按照工程管理过程、施工过程控制组卷；

2.3.2建设工程项目：

可按照单位工程施工过程、项目管理过程组卷。

2.4立卷过程中宜遵循下列要求：

2.4.1案卷不宜过厚，一般不超过40mm；

2.4.2案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。

3卷内文件的排列

3.1文字材料按事项顺序排列。

同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

3.2既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

4案卷的编目

4.1卷内目录的编制应符合下列规定：

4.1.1卷内目录式样宜符合本规定附录D的要求；

4.1.2序号：

以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”开始依次标注；

4.1.3责任者：

填写文件或直接形成文件的项目监理部或个人。

有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替；

4.1.4文件编号：

填写工程文件原有的文号或图号；

4.1.5文件题名：

填写文件标题的全称；

4.1.6日期：

填写文件形成的日期；

4.1.7页号：

填写每份文件首页页号；最后一份文件填写首页页号——末尾页页号；

4.1.8卷内目录排列在卷内文件首页之前。

4.2卷内备考表的编制应符合下列规定：

4.2.1卷内备考表的式样宜符合本规定附录E的要求；

4.2.2卷内备考表主要是对案卷情况的说明；

4.2.3卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后；

4.2.4卷内备考表在审核人签字完成后，必须加盖项目监理部印章。

4.3案卷封面的编制应符合下列规定：

4.3.1案卷封面为内封面。

案卷封面的式样宜符合附录F的要求。

4.3.2案卷封面的内容包括：

档号、工程项目名称、案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。

4.3.3档号：

由项目号（名称）、案卷号组成，由档案管理员填写。

4.3.4案卷题名：

应简明、准确地揭示卷内文件的内容。

案卷题名应包括建设单位全称、工程名称、案卷名称、卷内文件等内容。

4.3.5立卷单位：

应填写立卷单位全称。

4.3.6起止日期：

应填写案卷内全部文件形成的起止日期。

4.3.7保管期限分为长期、短期二种。

各类文件的保管期限执行GB/T50328—2001《建设工程文件归档整理规范》规定，同时结合工程项目具体情况确定。

长期是指保存期限等于该工程的使用寿命；

短期是指保存期在20年以下（一般按5年保存）。

同一案卷内有不同保管期限的文件，则该案卷总的保管期限从长核定。

4.3.8密级分为绝密、机密、秘密三种。

同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

4.4编制卷内文件页号应符合下列规定：

4.4.1卷内文件均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“1”开始；

4.4.2页号编写位置：

单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。

折叠后的图纸一律在右下角；

4.4.3成套印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码；

4.4.4案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

4.5卷内目录、卷内备考表、案卷内封面必须采用幅面为A4的白色书写纸。

4.6工程音像资料的归档

4.6.1工程音像资料可以与其它文件混合组卷，也可单独组卷；

4.6.2卷内的工程音像资料应编制目录，并附具详细说明；

4.6.3工程照片应按类别或形成的时间顺序等进行分类、整理，且应粘贴在A4幅面的白色书写纸上，每张照片应标注摄制时间、工程部位、工作内容等；

4.6.4底片作为照片的附件亦应归档，且宜用编号作为标识，与照片一一对应。

5案卷装订

5.1装订时必须剔除原文件附带的金属物。

5.2案卷可采用装订和不装订两种形式。

文字材料必须装订，既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。

装订应采用线绳三孔左侧装订法，要求整齐、牢固，便于保管和利用。

6案卷装具一般采用卷盒的形式，卷盒封面应符合附录G的要求，案卷脊背应符合附录H的要求。

监理文件的移交

1工程竣工预验收合格后40日内，项目监理部应按附录A、B所列内容整编完成应归档的监理文件，并办理“工程监理档案移交会签单”（见附表J），经各部门、公司领导会签完成后，方可向建设单位、城建档案馆、公司档案室移交资料。

2向公司移交的监理文件档案，应符合下列规定：

2.1向公司移交的监理文件档案，应编制案卷总目录（见附录C），其卷内目录应编制两份，一份装订于案卷首页前，另一份随同案卷总目录一并交档案管理员；

2.2案卷总目录、卷内目录应提供书面文字材料、电子版各一份，其中书面文字材料应为打印件；

2.3移交公司的监理文件范围见附录A。

3向建设单位、城建档案馆移交的监理文件档案应符合下列规定：

3.1项目监理部向建设单位、城建档案馆移交资料后，应办理“工程监理档案移交清单”（见附表I），移交清单应随归档资料移交公司档案室。

3.2若因各种客观原因（如业主不能按合同约定支付监理费,不能按期接收监理档案等）导致监理档案不能按期交付，项目监理部应将其交付企业管理中心，并办理“工程监理档案移交清单”，由企业管理中心在具备交付条件时，具体负责办理监理文件移交的有关事宜。

3.3根据建设工程委托监理合同中的约定向建设单位移交监理归档文件。

3.4移交城建档案管理部门的监理文件档案若另有规定，按其具体规定进行整编。

3.5移交建设单位、城建档案管理部门的监理文件范围见附录B。

4其他

4.1在施工过程中已移交建设单位的过程控制资料、监理服务资料，则在工程监理档案移交时，项目监理部不再另行移交（委托监理合同另有约定的除外）。

4.2承包单位施工过程报验的各种施工过程资料，项目监理部在该项报验审签同意后保留一份，其余返还施工单位。

项目监理部也可视工程项目参建各方管理体制情况，按各方约定的办法变通处理上述资料的返还方式。

4.3同一建设工程项目中，不同的单位工程分期竣工时，监理文件也可分期归档和移交。

分期移交的监理文件应保证其连贯性和一致性。

5附录

5.1案卷总目录

5.2卷内目录

5.3卷内备考表

5.4案卷封面

5.5卷盒封面

5.6案卷脊背

6质量记录

6.1工程监理文件移交清单GXPM.ZY-53-01

6.2工程监理档案移交会签单GXPM.ZY-53-02

附录A向公司移交施工阶段监理文件一览表

序号

归档文件

保存期限

密级

1

委托监理合同

短期

秘密

2

监理规划

①

监理规划

短期

秘密

②

监理实施细则

短期

秘密

③

监理部总控制计划等

短期

秘密

3　　　

监理月报

长期

秘密

4

会议纪要（包括竣工预验收、竣工验收会议纪要，其中必须有竣工预验收会议纪要）

长期

秘密

5

进度控制

①

工程开工/复工审批表

长期

秘密

②

工程开工/复工暂停令

长期

秘密

③

竣工验收报告

长期

秘密

6　

质量控制

①

不合格项目通知

长期

秘密

②

质量事故报告及处理意见

长期

秘密

7

工程质量验收记录

①

分部（子分部）工程质量验收记录

长期

秘密

②

单位工程质量验收记录

长期

秘密

8

监理工程师通知单、监理工作联系单

长期

秘密

9　

合同与其他事项管理

①

工程延期报告及审批

长期

秘密

②

费用索赔报告及审批

长期

秘密

③

合同争议、违约报告及处理意见

长期

秘密

④

合同变更材料

长期

秘密

10

监理工作总结

①

专题总结

短期

秘密

②

工程竣工总结

长期

秘密

③

工程质量评估报告（含阶段性验收报告）

长期

秘密

④

工程竣工结算审核意见书

长期

秘密

11

旁站记录、监理日志

短期

秘密

12

收发文记录

短期

秘密

13

工程款支付证书

长期

秘密

14

建安产值（含甲供材）及监理收入统计分析报告

长期

秘密

15

工程音像资料

长期

秘密

16

工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单

长期

秘密

17

监理工程项目获得的建设行政主管部门的通报表扬、文明工地、优质工程等业绩资料

等等业证书等监理业绩资料

长期

秘密

附录B向建设单位、档案馆移交文件一览表

序号

归档文件

建设单位

政府档案管理部门（室）

1

监理规划

①

监理规划

√

√

②

监理实施细则

√

√

③

监理部总控制计划等

√

2

监理月报中的有关质量问题

√

√

3

监理会议纪要中的有关质量问题

√

√

4

进度控制

①

工程开工/复工审批表

√

√

②

工程暂停令

√

√

5

质量控制

①

不合格项目通知

√

√

②

质量事故报告及处理意见

√

√

6

造价控制

①

预付款报审与支付

√

②

月付款报审与支付

√

③

设计变更、洽商费用报审与签认

√

④

工程竣工决算审核意见书

√

√

7

分包资质

①

分包单位资质材料

√

②

供货单位资质材料

√

③

试验等单位资质材料

√

8

监理通知

①

有关进度控制的监理通知

√

②

有关质量控制的监理通知

√

③

有关造价控制的监理通知

√

9

合同与其他事项管理

①

工程延期报告及审批

√

√

②

费用索赔报告及审批

√

③

合同争议、违约报告及处理意见

√

√

④

合同变更材料

√

√

10

监理工作总结

①

专题总结

√

②

月报总结

√

③

工程竣工总结

√

√

④

质量评价报告

√

√

11

工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单

√

√

注：

1.“√”表示应分别向建设单位或档案馆移交的有关文件。

附录C案卷总目录

项目名称：

序

号

卷次

案卷题名

起止日期

保管期限

备注

附录D卷内目录

项目名称：

第卷共卷

序

号

文件

编号

责任者

文件题名

日期

页号

备注

附录E卷内备考表

本案卷共有文件、材料共页。

其中：

文字材料页，

图样材料页，照片张。

说明：

立卷人：

年月日

审核人：

年月日

附录F案卷封面

档号

项目名称

案卷题名

立卷单位

起止日期

密级保管期限

共卷第卷

附录G卷盒封面

档案盒

卷内

标题

起止时间

自年月日起至年月日止

盒内卷数

保管期限

全宗号

目录号

案卷号

项目监理部

附录H案卷脊背

说明：

案卷脊背中的“门类”、“档号”由档案管理人员填写，其它内容由立卷人填写。

附表I编号：

GXPM.ZY-53-01－□□□

工程监理文件移交清单

XX单位向XXX单位移交XXX工程监理文件共卷，其中文字材料卷，图样材料卷，声像材料。

说明：

移交单位：

（签章）

移交人：

日期：

接收单位：

（签章）

接收人：

日期：

附表J编号：

GXPM.ZY-53-02－□□□

工程监理文件档案移交会签单

项目名称

建设单位

项目监理部

总监理工程师

经办人

拟办日期

会签栏

会签意见

经营部

企业管理中心

副总经理

总工程师

总经理

工程音像资料管理办法

1目的

为进一步完善工程监理资料管理制度，保证工程监理资料的完整性，真实记录监理服务过程，全面反映公司监理业绩，根据《建设工程监理规范》（GB50319—2000）的要求，特制定本办法。

2适用范围

适用于反映所监理工程项目实体和监理工作过程的音像资料的收集、归档管理工作。

3职责

3.1企业管理中心为工程音像资料收集、归档的归口管理部门，负责指导、监督和检查项目部做好工程音像资料的摄制、收集、整理和归档；

3.2办公室负责为项目部提供制作工程音像资料的摄制器材；

3.3各监理处/项目部负责所辖项目工程音像资料的摄制、收集、整理和归档。

4工程音像资料的内容

4.1工程音像资料包括工程照片、录像和录音等，是监理工作过程和工程实体状况的真实反映。

4.2反映监理工作过程的工程音像资料，包括监理服务各阶段监理人员对质量、安全、文明施工进行检查和验收