房地产企业材料设备管理.docx

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房地产企业材料设备管理

7.1.1采购计划编制工作流程

流程名称

采购计划编制工作流程

流程编号

所属部门

流程图

相关制度/文书/表单

材料设备采购管理制度

材料设备到货通知

检验标准

材料质量合格证明

检验记录单

编修日期

审核日期

生效日期

7.2材料设备管理制度

7.2.1材料设备采购管理制度

以下是××房地产公司材料设备采购管理制度，供读者参考。

材料设备采购管理制度

第1章总则

第1条本制度的编制目的如下。

（1）确保采购材料（设备）100%符合相关国家规范及标准。

（2）确保采购材料（设备）严格按合同要求进场，保证工程按质按期完成。

（3）保证公司采购管理工作的规范化、制度化，降低采购成本，规范采购行为。

第2条本制度适用于公司总部、各分公司以及公司驻各地办事处的采购行为。

第3条各部门的管理职责如下。

（1）材料设备采购领导小组是公司材料设备采购的最高管理机构，直接对总经理负责。

材料设备采购领导小组组长由工程总监兼任，成员包括材料设备部、项目经理部以及财务部等相关部门人员。

（2）采购领导小组的主要职责如下。

①审定公司总部以及非法人分支机构的材料设备采购管理办法及业务流程。

②审定公司总部材料设备采购年度计划。

③决定重大材料设备采购项目的采购方式。

④决定材料设备采购招标方案和供应商选择方案。

⑤审定重大材料设备采购项目验收方案。

⑥组织协调公司大宗材料设备采购活动，实现信息共享、降低采购成本。

⑦决定采购工作中的重大事项。

（3）材料设备部负责采购领导小组决策的执行、组织和日常协调等工作。

第2章采购范围和采购方式

第4条公司所购的材料设备如下表所示。

材料设备采购种类表

材料设备种类

具体内容

主材

水泥、钢筋、木材、预拌混凝土

装饰材料

饰面砖、饰面板、不锈钢制品、玻璃制品、铝合金制品、罩面板、涂料

水电安装材料

消防及电气设备、电气主材、需求量较大的辅材、电器设备

大型施工设备

塔式起重机、施工升降机、混凝土输送泵、40千瓦以上发电机组、6立方米以上空压机、物料提升机、厂内运输车辆、挖掘机

一般施工设备

混凝土搅拌机、钢筋弯曲机、电焊机、钢筋切断机、砂浆搅拌机及发电机组

第5条公司材料设备的采购主要实行三种采购方式，具体如下。

1．招标采购方式

实施采购招标的项目需按照国家有关规定和“公司采购国产设备招标规程”、“公司采购进口设备招标规程”、“设备及建设工程项目招标监督规定”等相关文件执行。

招标采购方式适用于以下情况。

（1）依据国家相关法律、法规、政策和公司管理规章制度，必须采取招标方式进行采购的。

（2）根据公司采购委员会的决定，需要采取招标方式进行采购的。

2．比质议价方式

对资质相近的供应商的投标进行比质议价，确保选择物资适用、价格经济的供应商。

3．独家采购方式

只能从某一特定供应商采购，并且无其他合适替代物资。

第3章采购计划的编制和审批

第6条大宗建筑材料、装饰材料和大型特种机电设备的采购流程如下。

（1）项目经理部根据工程需要，初步核算所需材料设备后编制使用计划，填写“材料设备使用计划表”报材料设备部，材料设备部初步审核后提出初步意见交采购领导小组审批，领导小组审批通过后，材料设备部编制采购计划单，计划单一式三份，一份交项目经理部，一份留材料设备部（用于市场调查和评审供方），一份交财务部（用于财务预算）。

（2）根据公司规定需要进行招标采购的材料和设备，其操作流程详见“公司招标采购工作管理办法”。

（3）项目经理部根据工程进度要求，提前五天填写“材料设备采购计划表”交材料设备部组织审核，并将初步审核意见在两天内交工程总监审批。

“材料设备采购计划表”一式三份，项目经理部、材料设备部、财务部各留一份。

（4）材料设备部根据经审核批准后的“材料设备采购计划表”，对所需采购的材料设备进行市场调查，经过货比三家和对供方评审合格后，与供方初步拟订购销合同，交工程总监审核后提交总经理审批。

材料设备部派出材料员根据已批准合同填写“支票使用申请表”，到财务部办理相关领用手续，严格按合同条约完成采购过程。

第7条小宗和一般性建材以及价值在1 000元以下的工具、设备和低值易耗零部件的采购流程如下。

（1）项目经理部提前5～10天填写“材料设备采购计划表”交材料设备部审核，然后交工程副总审核、总经理审批。

（2）审核审批通过后，材料设备部采购专员办理请款手续，在货比三家后进行采购。

第8条产品和机电设备抢修的材料或零部件的采购流程如下。

（1）项目经理部主管人员提出购物申请清单，经项目经理部经理和材料设备部采购主管审核后，交由材料设备部经理和工程总监审核、审批，然后由材料设备部采购专员采购。

（2）价值在元以下的采购可以不经工程副总审批，由材料设备部经理签字即可。

贵重、关键或涉及安全性能的材料、零部件的选购必须由项目经理部经理或材料设备部经理审核。

第9条所有购进材料设备必须凭进料单、发票以及采购专员、仓库管理员、验收员和总经理的签字才能报销。

第4章采购合同管理

第10条材料设备部代表公司同供应商签订采购合同，并负责采购合同的落实工作。

第11条根据采购方式的不同，应在签订合同之前预留适当的合同审批时间和招投标时间。

第12条采购主管负责所购材料设备的招投标管理工作，按公司“招标采购工作管理办法”及投标结果与供货厂商签订采购合同并报请审批。

第5章材料设备的验收

第13条在签订合同之前，采购主管以及材料员必须检查供货厂商的法人委托书、地址、营业执照、资质证书、准用证、合格证、检测报告及其技术指标等资料是否符合合同和入围资格要求。

第14条公司采购专员、项目经理部材料员检查进场材料（设备）与“产品封样”是否相符，并将“产品封样”保留到工程竣工及保修期结束。

第15条验收项目具体如下。

（1）材料（设备）的品牌是否符合合同要求。

（2）材料（设备）的色泽、材质（指材料）、外观等是否符合设计及合同要求。

（3）材料（设备）的尺寸、规格、型号等是否符合设计及合同要求。

（4）材料（设备）是否符合出厂标准或有关国家行业标准以及合同要求达到的标准。

（5）材料（设备）的配件及辅材等是否齐全、正确。

（6）材料（设备）的产品保护措施是否到位。

（7）材料（设备）的供货时间是否符合合同及供货时间计划要求。

如因供货时间延误造成工期、经济损失，则由采购主管书面通知供货厂商主办人员及其上级领导，并按采购合同规定处理。

（8）对关键材料（设备）的关键生产加工过程，采购主管须会同质检工程师委派专门人员进行现场跟踪监督。

（9）材料（设备）的数量是否符合合同要求及供货计划要求。

（10）材料（设备）的存贮及堆放是否符合有关规定要求。

第16条材料（设备）的检查、验收频率必须达到100%，由材料设备部采购主管验收合格后方可支付材料（设备）款。

第17条材料设备部根据每次采购合同的执行和验收情况填写“材料（设备）进货质量、进度统计表”，并汇总保存以备参考。

第6章罚则

第18条采购人员有下列情形之一，给公司造成经济或名誉损失的，根据情节轻重，公司将分别给予相关责任人记过、免职、辞退等行政处罚及相应的经济处罚；给公司造成重大损失的，公司将依法追究其法律责任。

（1）采购人员私自接受或向供应商索取财物的。

（2）采购人员接受财物后未主动上缴公司的。

（3）采购人员应严格遵守保密制度，杜绝任何有意或无意的泄密行为，以下行为均视为泄密。

①泄露其他供应商对同类产品的报价。

②泄露其他参与招投标的供应商名称。

③泄露标底。

④泄露其他对公司不利的秘密。

⑤故意规避本制度或未按本制度规定执行的。

（4）隐瞒供应商及供应材料（设备）问题，给公司造成经济损失或导致出现工程质量问题的。

（5）因工作疏忽或知情不报甚至与投标人串通在投标过程中作弊的。

（6）在供应商年度考评中徇私舞弊的。

（7）其他有损公司形象或不利于公司的行为。

第7章附则

第19条本制度由材料设备部制定并报主管副总和总经理审核审批后执行。

第20条本制度的解释权和修改权归材料设备部。

第21条相关文件附录如下。

（1）公司招投标管理工作细则。

（2）公司材料（设备）招标文件采购合同。

（3）有关材料（设备）的国家行业标准及国际标准。

7.2.2重要设备招标采购办法

以下是××房地产公司重要设备招标采购办法，供读者参考。

重要设备招标采购办法

第1章总则

第1条为了规范公司公开招标的采购行为，确保合格供应商中标，特制定本办法。

第2条根据公司相关规定，本办法所指的重要设备指价值在万元以上的设备以及其他依照国家和行业规定需要进行招标采购的设备。

第3条权责主体具体如下。

（1）公司成立招标采购领导小组，全面负责招标采购过程的管理工作。

（2）材料设备部在领导小组的领导下开展工作，包括招标的准备工作、组织工作以及合同管理工作等。

第2章招标准备

第4条采购领导小组根据公司采购管理制度，确定公开招标的期限和具体要求。

第5条材料设备部根据采购设备的特征和类型拟定招标文件，并将文件报招标领导小组审核后公布。

第6条招标文件的内容具体如下。

（1）招标公告。

（2）招标书及其附件，具体内容如下。

①招标邀请书、投标人须知。

②采购合同的通用条款、专用条款。

③采购设备的型号等要求一览表（格式）、技术规格（规范）、图纸。

④投标书格式，资格审查需要的报表、工程量清单、报价一览表，投标保证金格式及其他补充资料表。

⑤双方签署的协议书格式、履约保证金格式、预付款保函格式等。

第3章发布招标公告和进行资格预审

第7条采购设备招标公告应选择行业内有名的报刊、信息网络或者其他媒介发布，必须是国家正规媒体。

第8条招标公告应当载明招标人的名称和地址、招标项目的性质、实施地点和时间以及获取招标文件的办法等事项。

第9条材料设备部负责投标文件的接收和登记工作，并接收有关投标事宜的咨询。

第10条采购领导小组根据投标人提供的有关资质证明文件和业绩等信息对其进行资格审核。

资格预审主要内容及条件如下。

（1）投标申请人的企业资质等级满足招标项目的资质要求；组成联合体投标的，联合体各成员单位资质等级均满足要求，联合投标协议书责任规定明确。

（2）投标申请人是独立法人单位，具有独立签订和履行合同的能力。

（3）投标申请人的企业法定代表人或授权委托代理人身份合法、证件齐全有效。

（4）投标申请人没有处于被责令停业、被取消投标资格或财产被接管、冻结以及破产的状态。

（5）投标申请人没有因骗取中标或严重违约或发生重大质量、安全事故而正处于被调查处理或停业整顿阶段。

（6）投标申请人提交的资格预审材料符合资格预审文件要求，并且齐全、真实、有效。

第11条设备选型工作在确定3～5家供应商之后进行，采购领导小组负责设备的选型工作，并填写如下表所示的选型建议表。

选型建议表

厂家型号I

厂家型号Ⅱ

厂家型号Ⅲ

厂家型号Ⅳ

备注

主要技术参数

设备相关标准证明

售后服务能力

零配件供应及时性

报价情况

付款方式

市场调查情况

材料设备部意见

项目管理部意见

总经理批示

签名：

____年____月____日

第12条招标人要求投标人提交投标担保的，应当在招标文件中明确投标担保的方式和金额。

投标担保可以采用投标保函或者投标保证金的方式。

投标保证金可以使用支票、银行汇票、现金等。

投标担保金额控制在投标总价的1%，最高金额不高于

万元。

第4章开标、评标和中标

第13条开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行；开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。

第14条开标由招标人主持，邀请所有投标人参加。

第15条开标时，由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，也可以由招标人委托的公证机构检查并公证；经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他内容。

第16条在招标文件确定的提交投标文件的截止时间前收到的所有投标文件，开标时都应当当众拆封、宣读。

第17条公司应当对开标过程进行记录，并存档备查。

第18条评标由采购领导小组组建的评标委员会负责，委员会由外请专家和本公司招标代表组成。

第19条采购领导小组必须确保评标过程的保密性。

第20条评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容作必要的澄清或者说明，但是澄清或者说明不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。

第21条评标委员会应当按照招标文件确定的评标标准和方法对投标文件进行评审和比较；设有标底的，应当参考标底。

评标委员会完成评标后，应当向招标人提交书面评标报告，并推荐合格的中标候选人。

第22条采购领导小组根据评标委员会提出的书面评标报告和推荐的中标候选人确定中标人。

第23条采购领导小组向中标人发出“中标通知书”，同时将中标结果通知所有未中标的投标人。

第5章签订采购合同

第24条公司按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同，不再另行订立背离合同实质性内容的其他协议。

第25条在不违背合同根本条款的前提下，公司可以就合同的具体条款同中标人进行合同洽商和谈判。

第6章附则

第26条公司严禁员工串通投标人骗取标的，严禁员工在招标过程中向相关投标人泄露有关标书的任何信息。

违者将受到扣除奖金、降职乃至开除的处罚。

第27条本办法由材料设备部拟定，经工程总监审核、总经理审批签字后生效。

第28条本办法如有未尽事宜，由材料设备部另行规定。

7.2.3材料设备运输管理制度

以下是××房地产公司材料设备运输管理制度，供读者参考。

材料设备运输管理制度

第1章总则

第1条为了确保材料设备在运输过程中的安全，特制定本制度。

第2条本制度适用于项目施工所用材料设备的运输管理工作，其范围既包括公司总部仓库向分公司仓库的运输，也包括由仓库向施工现场的运输。

第2章运输管理

第3条公司材料设备部负责材料设备的运输管理工作，项目经理部予以配合。

第4条根据材料设备的特性和运输要求，材料设备部可以自行组织车辆运输，也可以委托专业运输公司运输。

第5条公司不同仓库间的材料设备的运输规定如下。

（1）由接收材料设备的仓库提出运输申请，上报仓库主管领导审核，材料设备部签字备案。

（2）公司材料设备部根据运输申请单所列的材料设备的数量、型号以及运输时间等安排运输事宜。

（3）工作人员需要根据材料设备的特性和运输需求对材料设备进行合理的包装和加固，防止材料设备在运输过程中出现意外。

第6条仓库到施工现场的材料设备的运输规定如下。

（1）项目经理部负责接收、审核施工单位编写的材料设备清单，并将清单交至材料设备部。

（2）材料设备部负责根据清单所列的名称、数量、型号等组织备货。

（3）材料设备部运输主管根据所需运输的材料设备联系运输车辆、确定运输时间。

（4）所运材料设备到达施工现场后，施工单位材料负责人同材料设备部人员共同清点材料设备数量和检验材料设备质量，并进行记录和签字。

（5）材料设备的运输工作也可以由施工单位负责。

材料设备部运输主管在仓库清点材料和设备后，与施工单位的运输负责人进行材料设备的交接，并在交接记录上签名确认。

第3章材料设备搬运

第7条搬运袋装水泥时，必须轻放轻卸，不得与尖锐物体接触，以防水泥袋破损。

雨天时必须在室内装卸，如在露天必须做好防雨措施，车辆必须盖好雨布，以防受潮。

散装车的筒仓必须清理干净，不得与不同标号及不同生产厂家的水泥混装。

搬运易碎物品时，不得碰撞挤压，不准超高堆放，必须轻拿轻放以防破损。

第8条搬运大型及重要的电器、设备时，必须根据该产品的技术要求，由材料设备部会同运输单位、生产厂家、公司技术部门另行制定搬运要求书，并严格按要求书规定执行。

第9条材料设备的搬运质量直接关系到工程质量，所以搬运时须严格注意人员、设备及被搬运物资的安全，尽量避免材料设备在搬运过程中的划伤磕碰。

对于有包装的材料设备，搬运人员应严格按照包装上标注的标志作业，以确保材料设备在搬运过程中不受损坏。

第4章运输费用支付

第10条若是公司总部仓库到分公司仓库的材料设备运输，则其运输费用统一由提出运输需求的一方报销。

公司材料设备部人员持经总部仓库和分公司仓库共同签字确认的运输记录以及仓库出示的材料设备入库单到财务部核销，财务部审核相关单据后予以报销。

第11条公司仓库到施工现场的材料设备的运输费用的报销程序参照本制度第10条规定。

第12条若材料设备部选择专业运输公司进行运输，则由专业运输公司出示运输单据，运输主管持经专业运输公司签字的运输单据到财务部报销。

第13条若材料设备由施工单位负责运输，其运输费用应纳入追加的工程费用中，由项目经理部进行核算和备案，待工程完成时汇总其他费用一起核算。

第5章附则

第14条本制度由材料设备部制定，经工程总监审核、总经理签字后生效。

第15条本制度的解释权和修改权归材料设备部。

第16条本制度自发布之日起实施。

7.2.4材料设备领用回收办法

以下是××房地产公司材料设备领用回收办法，供读者参考。

材料设备领用回收办法

第1章总则

第1条为了规范材料设备的领用、回收和借用管理，特制定本办法。

第2条本办法适用于项目施工所用材料设备的领用、回收和借用管理工作。

第2章材料设备的领用

第3条建筑与装饰材料、设备以及维修使用的材料和零部件的领用办法如下。

（1）施工班组长或维修人员填写领料单，经材料员仔细核算签字后交仓库管理员发放相关材料设备。

（2）对于因施工急需来不及办理入库手续的材料设备，经材料员、采购主管确认并由仓管员登记后，施工班组长在仓库办理借用手续后直接将材料设备运至现场使用，仓库管理员在三天之内补办进出仓手续。

第4条劳动保护用品的发放办法如下。

施工班组长提出申请，经项目经理批准和材料员核实后，仓库管理员办理发放手续。

第3章材料设备的回收

第5条回收因故未使用完毕材料时，由施工班组长填写退料单，材料员审核后报施工主管签字，然后交仓库管理员清点入库。

第6条材料设备的借用回收管理规定如下。

（1）配备专职操作员的大型机电设备、特种设备和机电班专用设备由机电班长从仓库借用，仓库管理员办理借出手续，机电班长负责其保管、操作、保养和维修工作，并在使用完毕后办理退还入仓手续。

（2）施工班组使用的中小型设备工具如搅拌机、砂浆机、圆盘锯、振动器、焊机、砂轮切割机、斗车、铁锹、铁锤以及安全帽等由施工班组长提出借用申请，经施工主管审批、签字后，施工班组长向仓库管理员办理借出手续并负责其保管、使用和日常保养工作。

使用完毕后必须清洁完整，仓库管理员验收把关并办理退还手续。

（3）公用工具如冲击钻、手电钻、角磨机、大锤、公用测量工具、大扳手、大管子钳、30～50米卷尺、1米或以上直钢尺、坍落度筒、振动器等由施工班长、机电设备员、施工员按需借用，经材料员审核后由仓库管理员办理借出手续，原则上当天归还并办理归还手续。

（4）机电设备员、施工员常用的电工工具、钳工工具、精确测量器等由使用者申请借用，经施工项目经理部经理签字后，仓库管理员负责办理借用手续，并在工具手册登记。

该手册一式两份，借用人员和仓库人员各持一份。

该类工具损坏时尽可能维修，报废时以旧换新，遗失时必须写明遗失原因并有两人证明，经项目经理批准后销账重新借用（低值易耗工具如麻花钻头等除外）。

员工在工作调动时其工具应按工具手册退还，随机专用工具由操作员保管，同样在工具手册登记。

无合理理由而遗失的要照价赔偿。

（5）涉外维修的设备、零部件的借用申请由机电班长审核，仓管员办理借出手续。

第7条仓管员负责组织有关人员将回收物资按需做好相关防腐、防水、防火、防潮处理后，分类按规格堆叠整齐入仓，并做好标志。

第4章附则

第8条本办法由材料设备部制定，解释权和修改权归材料设备部。

第9条本办法报总经理审核签字后，自发布之日起实施。

7.2.6仪器设备档案管理制度

以下是××房地产公司仪器设备档案管理制度，供读者参考。

仪器设备档案管理制度

第1章总则

第1条凡是价值在万元以上的各种精密、贵重、稀缺仪器和设备，都必须建立档案。

第2条材料设备部负责档案的建立、更新、维护以及保管等各项档案管理工作。

第2章具体规定

第3条凡属归档范围内的仪器设备的购置申请报告及批复文件都要存入该仪器设备档案内。

第4条凡属归档范围内的仪器设备，到货后材料设备部检验人员要开箱验收，详细填写验收报告一式两份，其中一份存档。

第5条凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件，如仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料，若一式两份，应留一份存档；只有一份的，将原件存档，复印件随机使用。

第6条已建档的仪器设备在管理、使用、维修和改进工作中形成的文件材料应及时归档，不得随意乱放，以免丢失。

第7条材料设备部负责仪器设备档案的收集、整理、保管、利用和统计工作。

仪器设备档案内的文件材料要按时间先后排列好，用铅笔编写页号，凡有文字的页面都要编号，正面编在右上角，背面写在左上角，然后填写好卷内目录，目录一式三份，其中一份存档，一份交综合档案室，一份存设备科。

第8条公司综合档案室负责档案管理的督促、检查和业务指导工作。

第9条仪器设备档案由材料设备部负责保管，要做到完整安全、存放有序、查找方便，不得随意堆放，严防毁坏和散失。

第10条仪器设备档案的原件一般不外借，如因特殊需要必须借用时，应经材料设备部经理同意并办理借阅手续，借出的档案材料借用人要妥善保管、按期归还，不得毁坏和遗失，如有损坏、遗失，由借用人负责。

第3章附则

第11条本制度由材料设备部负责制定、解释及修改。

第12条本制度自发布之日起执行。

7.4材料设备管理表单

7.4.1年度设备采购计划表

序号

设备名称

型号/规格

采购数量

单价

总价

备注

注：

设备采购主要采取招投标的方式，对于特殊设备可对原产地进行限制，以确保设备采购质量

编制：

日期：

审核：

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批准：

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