办公管理制度与5S管理.docx
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办公管理制度与5S管理
办公管理制度与5S管理
1.目的
为加强公司总部办公管理，提高办公效率，降低办公成本，特制定本制度
2.原则
2.1办公管理贯彻“规范、效率、效益”的理念
2.1.1规范:
以制度规范办公管理
2.1.2效率：
有助于提高整体工作效率
2.1.3效益：
减少资源耗费，降低成本
3.范围
3.1办公管理的范围包括:
3.1.1档案管理
3.1.2办公用品管理
3.1.3邮发管理
3.14文件打印管理
3.1.5办公现场管理
4.档案管理
4.1归档范围:
4.1.1由公司总部接收和发出的正式公文
4.1.2公司总部接收和发出的重要文书，主要指及总部及下属公司各类规划、年度计划、规章制
度、统计资料、财务审计报告及报表、劳动工资报告及报表、经营情况报告及报表、公司级会议记
录、领导报告、决议、合同、协议、项目方案、通告、传真电报等
4.1.3总部职员及下属公司委派人员人事档案、委任书
4.1.4各类证书
4.1.5以上内容的电子档案
4.2档案管理由综合管理部指定专人负责，规范编码，设立卷宗。
密级档案
必须保证安全
4．3档案的借阅与索取
4.3.1专业经理以上级借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档
4.3.2部门总经理借阅机密级以下密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档
4.3.3总裁可直接提档所有档案
4.3.4公司其他人员借阅绝密级文件需由总裁签准，需借阅其他密级档案时,需经部门负责人批准,
并办理借阅手续
4.3.5借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗
失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总裁批准方可复制，一般内部档案由综合
管理部总经理批准方可摘录和复制。
4.4档案的销毁：
4.4.1任何组织或个人无权随意销毁归档的档案材料
4.4.2若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总裁批准后方可销毁，一般内部档案，经综合管理
部总经理批准后方可销毁
4.4.3经批准销毁的档案，档案人员要认真填写、编制销毁清单,由专人监督销毁
5.公文打印管理
5.1本制度所指公文为公司对外的请示、报告及其它文书，对内的以总部或部门名义发布的各类正
式文件
5.2公司公文的打印工作由综合管理部负责
5.3各部打印的公文、文件须经本部门负责人签字，交综合管理部统一打印
5.4各部门打印的公文、文件一式两份交综合管理部统一存档
6.办公用品的管理
6.1办公室用品的采购:
6.1.1综合管理部制定每月办公用品计划及预算，报总经理批准，并负责采购
6.1.2负责采购人员要做到价格合理、数量适中、品种满足工作需要
6.2办公用品入库
6.2.1采购人员购入的物品必须附有合格证及入仓单，仓库保管员收票时要
当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数
目,如发现实物与入仓单数量、规格不符，应向交货人提出并通知有关负责人
6.2.2库房物资存放必须按分类、品种、规格、型号分别设帐
6.2.3物资入库后，应当日入帐。
所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算
准确，不得随意涂改
6.2.4物资出库须填出库单，经综合管理部总经理批准后方可出库
6.2.5库房物资一般不可外借特殊情况由综合管理部总经理批准
6.3办公用品发放
6.3.1综合管理部按计划分发给各部门，由部门负责人指定专人领发
6.3.2计划以外办公用品领用，须经综合管理部总经理批准方可领用
6.3.3新聘人员办公用品，综合管理部根据部门提供的名单，负责为其配备
7.邮发管理
7.17.1综合管理部统一管理各部室邮发信件、邮件。
所有公发信件、邮件
由收发员登记，负责寄发
7.2综合管理部负责在每年根据各部门的需要制订报刊订阅计划报总裁
审核批准后，办理有关订阅手续
7.3综合管理部指定一名报刊管理人员每日负责将报刊进行处理、分类
登记，并及时送达有关部门
8.办公现场管理
8.1员工形象的基本要求
8.1.1衣冠整洁、得体，按规定佩带公司标志
8.1.2男员工不得留长发、胡须，女员工应化淡妆
8.2工作行为要求
8.2.1坐立规范，举止文雅大方
8.2.2不聊天喧哗
8.2.3不随意串岗
8.2.4不用电话闲聊
8.2.5不做与工作无关的事
8.2.6参加重要会议注意关闭手提电话、BP机（或置震动档）
8.3办公环境要求
8.3.1每天下班前整理一次办公环境
8.3.2办公桌上摆放物品简洁、整齐
8.3.3办公区内洁净有序
8.3.4办公区内不任意悬挂、张贴物品
8.3.5办公区内除会客室外严禁吸烟
9.附则
9.1综合管理部根据本制度制订有关实施细则并下发落实
9.2全资子公司、绝对控股子公司参照本制度制订本公司相关制度，要注
意与本制度的接口
9.3本规定解释权归综合管理部
9.4本规定经总裁审批，从发布之日起生效。
5S（整理、整顿、清扫、清洁、素养）====
□何为5S
□5S的推行步骤
□5S实施要点
□5S与其他管理活动的关系
□5S推行手册
□5S的50个问与答
□推荐参考书目
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■何为5S
5S就是整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）、
素养（SHITSUKE）五个项目，因日语的拼音均以"S"开头，简称5S。
5S起源于日本，通过规范现场、现物，营造一目了然的工作环境，培养员工良好的工作习惯，其最终目的是提升人的品质：
1、革除马虎之心，养成凡事认真的习惯
（认认真真地对待工作中的每一件"小事"）
2、遵守规定的习惯
3、自觉维护工作环境整洁明了的良好习惯
4、文明礼貌的习惯
☆整理：
◇将工作场所任何东西区分为有必要的与不必要的
◇把必要的东西与不必要的东西明确地、严格地区分开来；
◇不必要的东西要尽快处理掉。
目的：
●腾出空间，空间活用
●防止误用、误送
●塑造清爽的工作场所
生产过程中经常有一些残余物料、待修品、待返品、报废品等滞留在现场，既占据了地方又阻碍生产，包括一些已无法使用的工夹具、量具、机器设备，如果不及时清除，会使现场变得凌乱。
生产现场摆放不要的物品是一种浪费：
·即使宽敞的工作场所，将俞变窄小。
·棚架、橱柜等被杂物占据而减少使用价值。
·增加了寻找工具、零件等物品的困难，浪费时间。
·物品杂乱无章的摆放，增加盘点的困难，成本核算失准。
注意点：
要有决心，不必要的物品应断然地加以处置。
实施要领：
⑴、自己的工作场所（范围）全面检查,包括看得到和看不到的
⑵、制定「要」和「不要」的判别基准
⑶、将不要物品清除出工作场所
⑷、对需要的物品调查使用频度,决定日常用量及放置位置
⑸、制订废弃物处理方法
⑹、每日自我检查
☆整顿：
◇对整理之后留在现场的必要的物品分门别类放置，排列整齐。
◇明确数量，并进行有效地标识。
目的：
●工作场所一目了然●整整齐齐的工作环境
●消除找寻物品的时间●消除过多的积压物品
注意点：
这是提高效率的基础。
实施要领：
⑴、前一步骤整理的工作要落实
⑵、流程布置,确定放置场所
⑶、规定放置方法、明确数量
⑷、划线定位
⑸、场所、物品标识
整顿的"3要素"：
场所、方法、标识
放置场所·物品的放置场所原则上要100%设定
·物品的保管要定点、定容、定量
·生产线附近只能放真正需要的物品
放置方法·易取
·不超出所规定的范围
·在放置方法上多下工夫
标识方法·放置场所和物品原则上一对一表示
·现物的表示和放置场所的表示
·某些表示方法全公司要统一
·在表示方法上多下工夫
整顿的"3定"原则：
定点、定容、定量
定点：
放在哪里合适
定容：
用什么容器、颜色
定量：
规定合适的数量
☆清扫:
◇将工作场所清扫干净。
◇保持工作场所干净、亮丽的环境。
目的：
●消除赃污，保持职场内干干净净、明明亮亮
●稳定品质
●减少工业伤害
注意点：
责任化、制度化。
实施要领：
⑴、建立清扫责任区（室内、外）
⑵、执行例行扫除，清理脏污
⑶、调查污染源,予以杜绝或隔离
⑷、建立清扫基准,作为规范
☆清洁：
◇将上面的3S实施的做法制度化、规范化，并贯彻执行及维持结果。
目的：
●维持上面3S的成果
注意点：
制度化，定期检查。
实施要领：
⑴、落实前面3S工作
（2）、制订考评方法
（3）、制订奖惩制度，加强执行
（4）、高阶主管经常带头巡查，以表重视☆素养：
通过晨会等手段，提高全员文明礼貌水准。
培养每位成员养成良好的习惯，并遵守规则做事。
开展5S容易，但长时间的维持必须靠素养的提升。
目的：
●培养具有好习惯、遵守规则的员工
●提高员工文明礼貌水准
●营造团体精神
注意点：
长期坚持，才能养成良好的习惯。
实施要领：
⑴、制订服装、仪容、识别证标准
⑵、制订共同遵守的有关规则、规定
⑶、制订礼仪守则
⑷、教育训练（新进人员强化5S教育、实践
⑸、推动各种精神提升活动（晨会、礼貌运动等）
■5S的推行步骤
掌握了5S的基础知识，尚不具备推行5S活动的能力。
因推行步骤、方法不当导致事倍功半，甚至中途夭折的事例并不鲜见。
因此，掌握正确的步骤、方法是非常重要的。
5S活动推行的步骤（11-STEP）
步骤1：
成立推行组织
1．推行委员会及推行办公室成立
2．组织职掌确定
3．委员的主要工作
4．编组及责任区划分
建议由企业主要领导出任5S活动推行委员会主任职务，以视对此活动之支持。
具体安排上可由副主任负责活动的全面推行。
步骤2:
拟定推行方针及目标
方针制定：
推动5S管理时,制定方针做为导入之指导原则
例一：
推行5S管理、塑中集一流形象
例二：
告别昨日，挑战自我，塑造捷虹新形象
例三：
于细微之处着手，塑造公司新形象
例四：
规范现场·现物、提升人的品质
方针的制定要结合企业具体情况，要有号召力。
方针一旦制定，要广为宣传。
目标制定:
先予设定期望之目标,做为活动努力之方向及便于活动过程中之成果检查
例一：
第4个月各部门考核90分以上
例二：
有来宾到厂参观,不必事先临时做准备
目标的制定也要同企业的具体情况相结合。
步骤3:
拟定工作计划及实施方法
1．拟定日程计划做为推行及控制之依据
2．收集资料及借鉴他厂做法
3．制定5S活动实施办法
4．制定要与不要的物品区分方法
5．制定5S活动评比的方法
6．制定5S活动奖惩办法
7．其他相关规定（5S时间等）
大的工作一定要有计划，以便大家对整个过程有一个整体的了解。
项目责任者清楚自己及其他担当者的工作是什么及何时要完成，相互配合造就一种团队作战精神。
步骤4:
教育
1．每个部门对全员进行教育
·5S的内容及目的
·5S的实施方法
·5S的评比方法
2．新进员工的5S训练
教育是非常重要，让员工了解5S活动能给工作及自己带来好处从而主动地去做，与被别人强迫着去做其效果是完全不同的。
教育形式要多样化，讲课、放录像、观摩他厂案例或样板区域、学习推行手册等方式均可视情况加以使用。
步骤5:
活动前的宣传造势
5S活动要全员重视、参与才能取得良好的效果
1．最高主管发表宣言（晨会、内部报刊等）
2．海报、内部报刊宣传
3．宣传栏
步骤6:
实施
1．前期作业准备
·方法说明会
·道具准备
2．工厂"洗澡"运动（全体上下彻底大扫除）
3．建立地面划线及物品标识标准
4．"3定"、"3要素"展开
5．定点摄影
6．做成"5S日常确认表"及实施
7．红牌作战
步骤7:
活动评比办法确定
1．加权系数:
困难系数、人数系数、面积系数、教养系数
2．考核评分法
步骤8:
查核
1．现场查核
2．5S问题点质疑、解答
3．举办各种活动及比赛（如征文活动等）
步骤9:
评比及奖惩
1．依5S活动竞赛办法进行评比，公布成绩），实施奖惩。
步骤10:
检讨与修正
各责任部门依缺点项目进行改善，不断提高。
1.QC手法
2.IE手法
在5S活动中，适当的导入QC手法、IE手法是很有必要的，能使5S活动推行得更加顺利、更有成效。
步骤11:
纳入定期管理活动中
1．标准化、制度化的完善
2．实施各种5S强化月活动
需要强调的一点是，企业因其背景、架构、企业文化、人员素质的不同，推行时可能会有各种不同的问题出现，推行办要根据实施过程中所遇到的具体问题，采取可行的对策，才能取得满意的效果。
■5S实施要点
整理：
正确的价值意识---「使用价值」，而不是「原购买价值」
整顿：
正确的方法---「3要素、3定」+整顿的技术
清扫：
责任化---明确岗位5S责任
清洁：
制度化及考核---5S时间；稽查、竞争、奖罚
素养：
长期化---晨会、礼仪守则
■5S与其他管理活动的关系
1、5S是现场管理的基础，是TPM（全面生产管理）的前提，是TQM（全面品质管理）的第一步，也是ISO9000有效推行的保证。
2、5S能够营造一种"人人积极参与，事事遵守标准"的良好氛围。
有了这种氛围，推行ISO、TQM、及TPM就更容易获得员工的支持和配合，有利于调动员工的积极性，形成强大的推动力。
3、实施ISO、TQM、TPM等活动的效果是隐蔽的、长期性的，一时难以看到显著的效果。
而5S活动的效果是立竿见影。
如果在推行ISO、TQM、TPM等活动的过程中导入5S，可以通过在短期内获得显著效果来增强企业员工的信心。
4、5S是现场管理的基础，5S水平的高低，代表着管理者对现场管理认识的高低，这又决定了现场管理水平的高低，而现场管理水平的高低，制约着ISO、TPM、TQM活动能否顺利、有效地推行。
通过5S活动，从现场管理着手改进企业"体质"，则能起到事半功倍的效果。
■5S推行手册
序言
人，都是有理想的。
企业内员工的理想，莫过于有良好的工作环境，和谐融洽的管理气氛。
5S籍造就安全、舒适、明亮的工作环境，提升员工真、善、美的品质，从而塑造企业良好的形象，实现共同的梦想。
为配合工厂广泛开展5S运动，特编写了《员工5S活动手册》，手册中较为详实地介绍了5S的定义、目的、效用，推行要领及其意义，具有一定指导性。
为此，热忱希望广大员工对该手册要勤学习，要领会，常行为，并循序渐进、持之以恒，不断规范自己的日常工作，促使5S活动向"形式化---行事化---习惯化"演变，为工厂的稳步发展打下坚实的基础。
一、何谓5S
5S就是整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SETKETSU）、素养（SHITSUKE）五个项目，因日语的罗马拼音均以"S"开头，简称为5S。
没有实施5S的工厂，触目可及地就可感受到职场的脏乱，例如地板粘着垃圾、油渍或切屑等，日久就形成污黑的一层，零件与箱子乱摆放，起重机或台车在狭窄的空间里游走。
再如，好不容易导进的最新式设备也末加维护，经过数个月之后，也变成了不良的机械，要使用的工夹具、计测器也不知道放在何处等等，显现了脏污与零乱的景象。
员工在作业中显得松松跨跨，规定的事项，也只有起初两三天遵守而已。
改变这样工厂的面貌，实施5S活动最为适合。
二、5S的定义与目的
1S-整理
定义：
区分要与不要的东西，职场除了要用的东西以外，一切都不放置
目的：
将"空间"腾出来活用
2S-整顿
定义：
要的东西依规定定位、定方法摆放整齐，明确数量，明确标示
目的：
不浪费"时间"找东西
3S-清扫
定义：
清除职场内的脏污，并防止污染的发生
目的：
消除"脏污"，保持职场干干净净、明明亮亮
4S-清洁
定义：
将上面3S实施的做法制度化，规范化，维持其成果
目的：
通过制度化来维持成果
5S-素养
定义：
培养文明礼貌习惯，按规定行事，养成良好的工作习惯
目的：
提升"人的品质"，成为对任何工作都讲究认真的人
三、5S的效用
5S的五大效用可归纳为：
5个S，即：
Sales、saving、safety、standardization、satisfaetion
1、5S是最佳推销员（Sales）·被顾客称赞为干净整洁的工厂、对这样的工厂有信心，乐于下订单于口碑相传，会有很多人来工厂参观学习·.整洁明朗的环境，会使大家希望到这样的厂工作
2、5S是节约家（Saving）·降低很多不必要的材料以及工具的浪费减少"寻找"的浪费，节省很多宝贵的时间·能降低工时，提高效率
3、5S对安全有保障（Safety）·宽广明亮，视野开阔的职场，流物一目了然·遵守堆积限制，危险处一目了然·走道明确，不会造成杂乱情形而影响工作的顺畅
4、5S是标准化的推动者（Standardization）·3定"、"3要素"原则规范现场作业·大家都正确的按照规定执行任务·程序稳定，带来品质稳定，成本也安定
5、5S形成令人满意的职场（Satisfaction）·明亮、清洁的工作场所·员工动手做改善、有成就感·能造就现场全体人员进行改善的气氛
四、推行步骤（略）
五、推行要领
（一）整理的推行要领：
1．对工作场所（范围）全面检查，包括看得到和看不到的
2、制定[要]和[不要]的判别基准
3、不要物品的清除
4、要的物品调查使用频度，决定日常用量
5、每日自我检查
因为不整理而发生的浪费
1、空间的浪费
2、使用棚架或柜橱的浪费
3、零件或产品变旧而不能使用的浪费
4、放置处变得窄小
5、连不要的东西也要管理的浪费
6、库存管理或盘点花时间的浪费
（二）整顿的推行要领
1、前一步骤整理的工作要落实
2、需要的物品明确放置场所
3、摆放整齐、有条不紊
4、地板划线定位
5、场所、物品标示
6、制订废弃物处理办法
重点：
●整顿的结果要成为任何人都能立即取出所需要的东西的状态
●要站在新人、其他职场的人的立场来看，使得什么东西该放在什么地方更为明确
●要想办法使物品能立即取出使用
●另外，使用后要能容易恢复到原位，没有回复或误放时能马上知道
（三）清扫的推行要领：
1、建立清扫责任区（室内、外）
2、开始一次全公司的大清扫
3、每个地方清洗干净
4、调查污染源，予以杜绝或隔离
建立清扫基准，作为规范
●清扫就是使职场成为没有垃圾，没有污脏的状态，虽然已经整理、整顿过，要的东西马上就能取得，但是被取出的东西要成为能被正常的使用状态才行。
而达成这样状态就是清扫的第一目的，尤其目前强调高品质、高附加价值产品的制造，更不容许有垃圾或灰尘的污染，造成产品的不良。
（四）、清洁的推行要领：
1、落实前3S工作
2、制订目视管理的基准
3、制订5S实施办法
4、制订稽核方法
5、制订奖惩制度，加强执行
6、高阶主管经常带头巡查，带动全员重视5S活动。
●5S活动一旦开始，不可在中途变得含糊不清。
如果不能贯彻到底，又会形成另外一个污点，而这个污点也会造成公司内保守而僵化的气氛。
[我们公司做什么事都是半途而废][反正不会成功]、[应付应付算了]
●要打破这种保守、僵化的现象，唯有花费更长时间来改正。
（五）、素养的推行要领
1、制订服装、臂章、工作帽等识别标准
2、制订公司有关规则、规定
3、制订礼仪守则
4、教育训练
5、推动各种激励活动
6、遵守规章制度
7、例行打招呼、礼貌运动
六、检查要点：
1、有没有用途不明之物
2、有没有内容不明之物
3、有没有闲置的容器、纸箱
4、有没有不要之物
5、输送带之下，物料架之下有否置放物品
6、有没有乱放个人的东西
7、有没有把东西放在通路上
8、物品有没有和通路平行或直角地放
9、是否有变型的包装箱等捆包材料
10、包装箱等有否破损（容器破损）
11、工夹具、计测器等是否放在所定位置上
12、移动是否容易
13、架子的后面或上面是否置放东西
14、架子及保管箱内之物，是否有按照所标示物品置放
15、危险品有否明确标示，灭火器是否有定期点检
16、作业员的脚边是否有零乱的零件
17、同一的零件是否散置在几个不同的地方
18、作业员的周围是否放有必要以上之物（工具、零件等）
19、是否有在工场到处保管着零件
七、整理之"要"与"不要"分类标准范例
（一）要
1、正常的设备、机器或电气装置
2、附属设备（滑台、工作台、料架）
3、台车、推车、堆高机
4、正常使用中的工具
5、正常的工作椅、板凳
6、尚有使用价值的消耗用品
7、原材料、半成品、成品
8、尚有利用价值的边料
9、垫板、塑胶框、防尘用品
10、使用中的垃圾桶、垃圾袋
11、使用中的样品
12、办公用品、文具
13、使用中的清洁用品
14、美化用的海报、看板
15、推行中的活动海报、看板
16、有用的书稿、杂志、报表
17、其他（私人用品）
（二）不要
1、地板上的
A、废纸、灰尘、杂物、烟蒂
B、油污
C、不再使用的设备治、工夹具、模具
D、不再使用的办公用品、垃圾筒
E、破垫板、纸箱、抹布、破篮框
F、呆料或过期样品
2、桌子或橱柜
A、破旧的书籍、报纸
B、破椅垫
C、老旧无用的报表、帐本
D、损耗的工具、余料、样品
3、墙壁上的
A、蜘蛛
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