本草纲目新GSPG3操作说明文档.docx

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本草纲目新GSPG3操作说明文档

特别说明：

软件如因版本不断升级更新，与此说明中功能有所不同，还望见谅！

本书解释权归广州和晖科技有限公司。

第一章首营品种、首营供商、首营企业审批

注意：

工作人员录入首营商品、供商或企业后，没有首营审批前是不允许进行采购销售的，录入基础资料后，由质量管理人员进行首营审批资料是否齐全，再按首营审批表中的管理人员审批签名，各项审批后才允许进行采购等。

选择GSP管理，界面如图：

图1-1

一、首营品种审批

新增商品资料：

选择信息管理-商品资料-商品资料维护，在弹出的商品资料窗口，输入商品代码、商品名称、计量单位等信息。

商品资料维护完成后单击保存按钮进行保存。

示例商品编码为：

901902，如图：

图1-2

1、首营品种审批表

新增的商品进入GSP首营审批流程。

选择GSP管理-首营品种审批-首营品种审批，示例如图：

图1-3

单击进入首营品种审批界面，该界面可查询：

待首营品种申请、待采购部审核、待质管部审核、待质量副总审批、待总经理审批、已首营审批商品、全部商品。

示例如图：

图1-4

系统进入首营品种申请后，默认进入待采购申请界面，如果查询结果显示商品较多，可以单击查询按钮，在商品代码处输入要维护的商品代码，如901902，单击查询按钮进行查询。

查询窗口示例如图：

图1-5

也可以在快速查找出输入要查找商品的信息，单击“全部”按钮进行查找。

选择要维护的商品，在商品代码前的方框处勾选，单击“首营商品审批”按钮，系统弹出GSP商品采购申请窗口，示例如图：

图1-6

在该窗口输入首营品种申请的信息，确认无误后单击【审批】按钮进行审批，如不需要单击“退出”按钮退出窗口。

在该窗口可以手动输入采购申请信息，也可以单击【选择】按钮进行选择。

单击选择按钮后，弹出的窗口如图：

图1-7

可直接选择上述窗口已有的信息，双击即可自动填入到采购申请窗口。

如需维护该窗口的信息，单击【添加】按钮，系统弹出选择信息窗口，从类型的下来列表中选择类型，如：

GSP商品采购申请，输入选择信息一，单击存盘按钮保存。

选择信息二暂时没有用到。

已维护好的信息再下一次单击选择按钮后，可以直接双击选择，方便操作。

示例如图：

图1-8

审批后该商品会在“待采购部审核”界面显示，示例如图：

图1-9

在待采购部审批的商品，同样勾选后单击首营商品审批，可进入上述一致的流程进行审批。

每审批完一个环节，商品会自动显示进入到下一个环节。

流程为：

待采购申请→待采购部审批→待质管部审批→待质量副总审批→已首营审批商品。

采购申请填入并确定后，系统会自动填入首营品种审批表中。

双击商品，可查看首营品种审批表，示例如图：

图1-10

其他功能按钮说明：

[退出]：

关闭当前窗口，退出当前界面。

[最上]：

单击光标跳至最上一行记录。

[最下]：

单击光标跳至最下一行记录。

[查询]：

单击查询按钮弹出查询窗口，可输入查询条件进行筛选。

[电子表]：

将界面显示的商品信息以电子表的形式导出。

[打印]：

对商品信息等进行打印。

[全选]：

将当前界面显示的商品全部勾选。

[反选]：

反向选择当前勾选的商品，即取消当前勾选的商品选择，勾选其他未选的商品。

[全部商品]：

查看系统的全部商品。

2、首营品种申请

选择GSP管理-首营品种审批-首营品种申请，示例如图：

图1-11

进入首营品种申请界面，示例如图：

图1-12

点选未申请、已申请、全部商品，可查询对应的商品。

在未申请处，勾选要维护的商品，单击【首营商品审批】按钮，系统弹出“GSP首营品种申请”窗口，示例如图：

图1-13

操作方式和上一节描述的完全相同，这里不过多赘述。

选择或者手动输入采购申请，单击审批按钮进行审批；如不需要则单击退出按钮关闭窗口。

输入采购申请并审批后，维护的商品会在“已申请”中显示。

维护的商品901902，示例如图：

图1-14

同时会写入首营品种审批表中的申请原因，示例如图：

图1-15

3、业务审核意见

选择GSP管理-首营品种审批-业务审核意见，示例如图：

图1-16

进入业务审核意见界面。

已在上一个流程维护好，并未填写采购审核意见的商品，会显示在“未填写”界面，示例如图：

图1-17

勾选要维护的商品，单击【首营品种审批】按钮，在系统弹出的窗口中，选择或者输入采购审核意见，并单击审批按钮进行审批。

示例如图：

图1-18

维护好的商品会在“已填写”界面显示，维护好的内容会自动写入首营品种审批表-采购部意见中。

示例如图：

图1-19

4、质管审核意见

选择GSP管理-首营品种审批-质管审核意见，示例如图：

图1-20

进入首营品种质管审核意见界面。

已在上一个流程维护好，并未填写质管审核意见的商品，会显示在“未填写”界面。

勾选要维护的商品，单击【首营品种审批】按钮，在系统弹出的窗口中输入质管审核意见，并单击审批按钮进行审批。

示例如图：

图1-21

维护好的商品会在“已填写”界面显示，维护好的内容会自动写入首营品种审批表-质管部意见中。

示例如图：

图1-22

5、质量副总审批

选择GSP管理-首营品种审批-质量副总审批，示例如图：

图1-23

进入首营品种质量副总审批界面。

已在上一个流程维护好，并未填写质量副总审批的商品，会显示在“未填写”界面，示例如图：

图1-24

勾选要维护的商品，单击【首营商品审批】按钮，在系统弹出的窗口中，选择或者输入质量副总审批，并单击审批按钮进行审批。

示例如图：

图1-25

维护好的商品会在“已填写”界面显示，维护好的内容会自动写入首营品种审批表-质量副总意见中。

示例如图：

图1-26

6、总经理审批

选择GSP管理-首营品种审批-总经理审批，示例如图：

图1-27

同上述流程操作方式一致，进入界面后，在“未填写”中，勾选要审批的商品，单击【首营商品审批】按钮，输入或选择审批意见并单击【审批】按钮进行审批。

上述流程分别审批完成后，商品资料中自动生成GSP编号。

经过GSP首营审批的商品，可以进行采购销售等操作。

示例如图：

图1-28

7、审批权限设置

选择系统-操作员权限设置，示例如图：

图1-29

在基本权限-GSP菜单下，勾选设置审批权限。

包括：

首营品种审批表、首营供商审批表、首营客户审批表，分别控制GSP管理界面对应的下拉菜单。

示例如图：

图1-30

二、首营供商审批

说明：

首营供商审批的流程和上述首营品种审批流程一致，这里简述。

新增供商资料：

选择信息中心-供商资料-供商资料维护，弹出供应商资料维护窗口。

输入供商代码和供商名称，其他资料根据需要输入。

示例如图：

图1-31

维护完成后单击保存按钮进行保存。

没有经过审批的供商，在采购开单时不能使用。

新增的供商进入GSP审批流程。

选择GSP管理-首营供商审批，可以看到界面上的首营供商四个审批流程，分别为：

首营供商申请、业务审核意见、质管审核意见、质量负责审批、总经理审批。

示例如图：

图1-32

依次进入审核意见界面，在“未填写”处勾选要维护的供商，单击上方的【首营供商审批】按钮，在弹出的窗口中输入审核意见并单击审批按钮进行审批。

示例首营供商业务审核意见界面如图：

图1-33

在弹出的窗口中输入审核意见，并单击审批按钮进行审批，示例如图：

图1-34

审批完成后系统会提示：

已成功审批。

输入的审核意见，系统会自动记录到首营供商审批表中，示例如图：

图1-35

上述流程都审核完成后，系统自动产生一个GSP编号。

进行GSP审批后的供商，可以在采购开单时进行选择使用。

示例如图：

图1-36

三、首营企业审批

说明：

首营企业审批的流程和操作方式，和上述首营品种审批一致，这里不过多赘述。

选择GSP管理-首营企业审批，首营企业审批的流程包括：

首营企业申请、业务审核意见、质管审核意见、质量副总审批、总经理审批。

示例如图：

图1-37

依次进入各审核意见界面，勾选商品后，单击【首营企业审批】按钮，在弹出的窗口中输入审批意见，单击审批按钮进行审批。

上述审批流程都完成后，系统自动生成GSP编号。

进行GSP审批后的企业，可以在销售开单时进行选择使用。

第二章购进流程

购进流程：

进货订单（采购记录）进货收货验收人员进行GSP验收验收过程中有拒收则录入拒收数量验收后的数据进入进货单中（自动减去拒收数据）。

有关二类精神药品可以管理双人双验，验收人员进入自动记录验收人，不允许手工修改及选择。

一、进货订单

选择进货管理-进货订单-进货订单录入，示例如图：

图2-1

进入订单录入界面后，选择经手人、供商，输入商品。

所有订单内容录入完成，单据维护完成后保存。

采购订单和销售订单增加审核流程，增加808，809号参数控制。

说明：

808号参数：

进货订单使用审核流程；

809号参数：

出货订单使用审核流程。

打开对应参数后，系统会在采购订单和销售订单处，增加菜单项。

示例采购订单的下拉菜单增加“进货订单审核”和“进货订单反审核”，如图：

图2-2

在进货订单审核界面，双击要审核的订单进行，单击审核按钮进行审核。

如审核后需反审，则选择进货订单反审核，进入界面后双击单击，单击反审核按钮即可。

示例如图：

图2-3

说明：

进货订单的审核：

打开审核流程后，进货订单必须要审核以后，才能进行收货管理。

二、采购收货

1、收货管理

选择进货管理-收货管理，示例如图：

图2-4

单击采购收货管理浏览界面的新增按钮，进入药品收货单录入窗口。

可选择运输单位，如：

邮政EMS，或者顺丰公司等。

也可以本单位运输选择司机、跟车人。

输入收货人员、摘要、运输方式、温控方式、发运地点、摘要一、摘要二。

示例如图1-4所示：

图2-5

选择辅助-调采购订单，弹出选取窗口，显示采购订单。

示例如图1-5所示：

图2-6

双击要调的采购订单，回到收货单录入界面，提示：

调进货订单完毕。

示例如图1-6：

图2-7

维护单据的启运日期、启运时间、运达日期、运达时间、备注、温控状态等信息，示例如图：

图2-8

维护完成后，单击保存按钮，单击审核按钮进行审核。

审核时会提示：

审核后单击不能再更改，是否继续选择是审核或者否取消。

如果启运时间或到货时间没有维护，审核时不能通过，会弹出提示，示例如图：

图2-9

说明：

运输方式和温控方式在资料-字典维护中维护。

选择信息管理-其他-字典维护，示例如图：

图2-10

在字典维护窗口，选择运输方式，单击新增按钮，输入编号、名称，单击存盘进行保存。

示例如图：

图2-11

2、冷链管理品种特殊说明

增加采购收货和销售运输，可分冷链管理品种，非冷链管理品种，全部品种进行更新运输时限。

设置说明：

在商品资料-GSP/GMP-管理级别处设置，勾选“属于冷链管理品种”后，进行保存，商品即设置为冷链管理品种。

示例如图：

图2-12

在进货管理-收货管理中，药品收货单录入界面，选择辅助-运输情况；以及在销售管理-运输管理中，出货运输单录入界面，选择辅助-运输情况，可调出运输情况窗口。

示例，药品收货单录入界面，辅助-运输情况，如图：

图2-13

系统调出的运输情况窗口，如图：

图2-14

选择“冷链管理品种”，单击【整单相同运期】按钮，可以更新单据中设置维护为冷链管理品种的商品；

选择“非冷链管理品种”，单击【整单相同运期】按钮，可以更新单据中未设置维护为冷链管理品种的商品；

选择“全部品种”，单击【整单相同运期】按钮，会更新单据中的全部商品。

注意：

如果单击的是【更新运期】按钮，会仅更新当前的一行商品明细。

说明：

销售运输与采购运输的冷链管理品种，操作说明一致，下面不做赘述。

三、验收人员进行GSP验收

1、验收管理

选择进货管理-验收管理，示例如图：

图2-15

进入采购验收管理浏览界面，单击新增按钮新增单据。

在采购验收单录入界面，选择辅助-调采购收货单，示例如图：

图2-16

系统弹出进货单选择窗口，可在模糊查询处输入单号，单击查询按钮进行查询。

选择收货单，单击确定按钮进行选择。

示例如图：

图2-17

选择收货单后回到验收单录入界面，提示：

调进货收货单完毕。

示例如图：

图2-18

维护单据信息，输入生产日期、拒收数量、拒收原因。

选择辅助-GSP验收，弹出验收结论窗口。

示例如图：

图2-19

验收日期：

默认为验收当天，可以选择向下的箭头选择日期修改。

验收开始时间：

格式示例07:

00:

00，如为整点时间可直接输入数字按回车，示例直接输入7回车；如果不是整点时间，示例08:

30:

30，可直接输入083030，按回车即可。

验收完成日期：

记录验收完成的日期。

验收完成时间：

记录验收完成时间，整点时间可直接输入数字按回车即可。

验收人：

默认为当前登录的操作员，如鼠标单击右侧“…”图标，弹出的窗口也只能选择当前操作员，即为GSP验收人不能修改。

如需二次验收，右侧第二个位置显示二次验收的验收人。

验收结论：

根据实际情况输入验收结论，系统默认为合格，可根据实际情况修改。

更新全部单据明细：

如果勾选，则验收整单商品；不勾选，则只验收当前商品。

确定：

保存设置的内容。

取消：

关闭当前窗口。

单据维护完成后，单击保存按钮进行保存，单击审核按钮审核。

审核后的单据不可修改，如需再进行修改等操作，可单击反审核按钮取消审核状态再操作。

说明1：

如果整单拒收，则不生成进货单。

说明2：

采购验收时，可处理一个商品多个批号，如图：

图2-20

说明3：

双人验收人员不能一样，如果第二个验收人和第一个相同，系统会弹出提示，如图：

图2-21

特别说明：

采购验收单录入界面，如果单据没有进行GSP验收，在单击审核按钮时系统会弹出提示，且不能审核。

提示如图：

图2-22

2、双人双验特殊说明

采购销售增加特殊药品双人验收控制。

进货单会走审核流程，如果特殊药品没有进行双人验收，则在审核时，会出现提示，如果打开900号参数，则不能审核。

设置说明：

选择商品资料-GSP/GMP-剂型检查3，在下拉菜单中选择“特殊药品”，设置完成后进行保存，即可把商品设置成需要进行双人双验的【特殊药品】。

示例如图：

图2-23

如设为特殊药品的商品，没有进行双人双验，在进货单在入账时会提示，系统提示如图：

图2-24

走订单-收货-验收流程的特殊药品，如没有进行双人双验，采购验收单在审核时会弹出提示，提示如图：

图2-25

说明：

如果打开900号参数，则系统弹出提示后，不能审核或入账；如果关闭900号参数，提示后可以审核或者入账。

四、进货单

图2-26

选择进货管理-进货浏览，进入进货单浏览窗口。

示例如上图1-15。

上面已进行GSP验收的单据变为未入账的进货单，示例如图：

图2-27

双击单据进入，在摘要二处会显示：

由验收单RJ***生成的进货单。

示例由RJ00000006生成的进货单。

单据的商品数量为采购订单的数量减去验货拒收的数量。

示例如图：

图2-28

维护进货单，进行正常的入账等操作。

五、进货退货GSP复核

1、退货计划转进货退货

选择进货管理-退货计划-进货退货计划录入，示例如图：

图2-29

在进货退货计划录入窗口，单击新增按钮新开单据。

选择部门、经手人，输入商品代码、供商代码、数量、单价等信息，维护完成后单击存盘按钮保存，单击审核按钮进行审核。

审核后的单据，可单击【转退货】按钮，转成进货退货单。

示例如图：

图2-30

在系统弹出的“进货退货计划转进货退货单选择”窗口，选择退货明细后，单击【转单】按钮。

如图：

图2-31

转单后，回到进货退货计划录入界面，在明细处显示关联的退货单号，如图：

图2-32

2、进货退货GSP复核

选择进货管理-其他-进退复核，示例如图：

图2-33

进入进退复核浏览界面，双击要维护的单据进入，选择辅助-GSP复核，系统弹出复核窗口，示例如图：

图2-34

在复核结论窗口，根据实际情况维护复核日期、复核开始日期（系统都默认为服务器当天日期）、复核开始时间、复核完成日期、复核完成时间、复核人、复核结论。

说明：

复核人处按【空格】调用当前操作员。

如勾选“更新全部单据明细”则更新全部明细，如不勾选则只更新当前一行明细。

维护完成后，单击确定进行确定。

复核完成后的单据可进行入账。

六、进货退货运输

在进货退货单进行审核后，方可在购进退回中查找到该单据，否则不能显示该单。

选择进货管理-其他-购进退回运输管理，如图：

图2-35

在购进退回单录入界面，选择辅助-调采购进货退货单，如图：

图2-36

在系统弹出的窗口中选择要维护的进货退货单，单击确定按钮，即可调出单据，进入运输记录维护并保存、审核即可。

第三章销售流程

销售流程：

录入销售单---GSP出库复核--销售运输登记。

一、销售单及GSP出库复核

图3-1

选择销售管理-销售出货-出货单录入，示例如上图。

进入出货单录入界面，选择经手人、客户，输入商品代码或双击商品代码的位置，在弹出的窗口中选择商品。

说明：

由865参数控制，是否需要维护摘要二。

如果865参数关闭：

则销售和出货退货录入界面，摘要二要分别选择<销售可GSP复核>，及<销退可GSP验收>方可在销售或销退验收管理中查询出。

在摘要二处注明<销售可GSP复核>，单击摘要二右侧的字典图标，选择<销售可GSP复核>，示例如图：

图3-2

说明：

如果865参数打开：

则销售和销退，不需要维护摘要二，单据保存后可以在对应的验收管理处查询出来。

销售单维护完成后，退出单据，选择销售管理-出库复核。

在出库复核的浏览界面，双击要维护的单击进入后，选择辅助-GSP复核，弹出GSP复核窗口，示例如图：

图3-3

复核日期：

默认为复核当天，可以选择向下的箭头选择日期修改。

复核开始时间：

格式示例08:

00:

00，如为整点时间可直接输入数字按回车，示例直接输入8回车；如果不是整点时间，示例08:

30:

30，可直接输入083030，按回车即可。

复核完成日期：

记录复核完成的日期。

复核完成时间：

记录复核完成的时间。

复核人：

默认为当前登录的操作员，如鼠标单击右侧“…”图标，弹出的窗口也只能选择当前操作员，即为GSP复核人不能修改。

如需二次复核，右侧第二个位置显示二次复核的复核人。

复核结论：

根据实际情况输入复核结论，系统默认为合格，可根据实际情况修改。

更新全部单据明细：

勾选则更新全部单据明细，不勾选则更新当前明细。

确定：

信息维护完成后单击确定按钮进行保存。

取消：

取消设置退出该窗口。

说明1：

复核人按【空格】调用当前操作员。

出货单维护完成后正常入账即可。

说明2：

单据中如有重复商品销售，系统会提示，提示后可以进行入账。

系统提示，示例如图：

图3-4

说明3：

销售的双人双验和进货的操作一致，详见上述“双人双验特殊说明”一节，这里不做赘述。

二、销售运输管理

图3-5

选择销售管理-运输管理，示例如上图所示。

进入销售运输管理浏览界面后，单击新增按钮，进入药品运输单录入窗口。

示例如图：

图3-6

与上述采购收货窗口的操作一致。

输入运输单号，选择运输单位，本单位运输的话，选择司机、跟车人，输入运输方式、温控方式等信息。

选择辅助-调出货单，系统弹出选取窗口。

示例如图：

图3-7

选择上方操作的销售单，示例CH00000008，双击单据后回到运输单录入界面，系统提示：

调出货单完毕。

示例如图：

图3-8

在单据的右侧维护启运日期、启运时间、运达日期、运达时间及温控状态等内容。

也可以选择辅助-运输情况，在弹出的运输情况窗口中，输入启运日期、时间等信息，示例如图：

图3-9

整单相同运期：

更新整张运输单为相同的运期。

更新运期：

更新当前销售单的运期。

关闭：

退出该窗口。

运输单数据维护完成后，单击保存按钮进行保存，单击审核按钮审核。

已审核的单据不允许修改，如需再次对运输单做修改，需单击反审核按钮，取消单据的审核状态。

第四章销售退货

一、销售退货

销售退货时没有在此系统中销售过的品种，系统自动提示的界面，有销售过的进行退货的流程，开具销售退货单，选择品种后，击F4调出原来的销售记录，在原销售记录上击ATL+W后会自动将原销售数据取到销售退货单据中，根据要求输入退货数量，且在此备注中自动关联显示了原销售单号。

选择销售管理-销售出货-出货退货录入，进入出货退货录入界面。

示例如图：

图4-1

在出货退货录入界面，单击新增按钮，选择经手人、客户，输入商品及编号。

如果在系统中没有对该客户销售过该批号的商品，则系统会弹出提示：

客户没有该商品批号的销售明细。

示例如图：

图4-2

单击确定后，入账时会再次弹出提示：

没有该商品批号的销售明细，请授权后再入账。

示例如图：

图4-3

如确实需要退货入账，则在弹出的授权窗口输入密码，如不需要则在授权窗口单击取消按钮。

对于有过销售记录的品种，可单击F4，调出商品销售明细窗口，示例如图：

图4-4

在原销售记录上击ATL+W，或者鼠标双击后，会自动将原销售数据取到销售退货单据中，根据要求输入退货数量，且在此备注中自动关联显示了原销售单号。

说明：

ALT+W取的原销售单号，显示在商品明细的备注一项。

图4-5

单据数量等信息维护完成后，正常入账即可。

二、销退原因录入

900号参数控制，销售退货单辅助增加退货原因录入功能，填写后并可在GSP销售退货记录处显示，如在做销售退货单时没有填写，则在销售退货入帐前会弹出窗口须填写原因。

900号参数打开，在出货退货录入界面，选择辅助-销售退货原因录入，示例如图：

图4-6

系统弹出销售退货原因登记窗口，在该窗口输入退货原因后，单击确定按钮。

如不输入，系统会提示，且不能入账。

示例如图：

图4-7

关闭900号参数，辅助菜单下没有销售退货原因录入，不录入退货原因可以入账。

三、销售退货GSP验收

在销售管理-其他-出退验收管理，如图：

图4-8

进入出退验收浏览界面，双击要维护的单据进入，在销退验收单浏览界面，选择辅助-GSP复核，弹出验收结论窗口，进行维护及确定即可。

示例如图：

图4-9

在验收结论窗口，根据实际情况维护验收日期、验收开始日期（系统都默认为服务器当天日期）、验收开始时间、验收完成日期、验收完成时间、验收人、验收结论。

说明：

复核人处按【空格】调用当前操作员。

如勾选“更新全部单据明细”则更新全部明细，如不勾选则只更新当前一行明细。

注意：

出货退货单据，摘要二要选择<销售可GSP复核>，方可在销退验收管理中查询出。

如图：

图4-10

第五章运输及验收时限控制

一、运输时限控制

示例，单据JH00000086，进货商品010000A3，数量1000件。

在菜单：

进货管理-收货管理，示例如图：

图5-1

在采购收货管理浏览窗口，点新增按钮。

示例如图所示：

图5-2

在弹出的药品收货单录入窗口，单击新增按钮，新增单据内容。

在运输单位、司机、跟车项目的右侧，单击小字典形状的图标，在弹出的窗口中选择需要的项，双击即可。

根据实际情况，输入收货人员和摘要。

单击第一行右侧的按钮，调进货单，或者调进货订单。

示例，调新开的单据JH00000086，选中双击即可。

示例如图所示：

图5-3

双击后，会弹出窗口，提示：

调进货单完毕。

单击确定按钮。

图5-4

调出单据后，在单据后对应的位置，选择启运日期、运达日期，输入启运时间、运达时间。

输入时间的格式为：

直接输入时分秒的数字，比如06:

20:

30，直接输入06203