本草纲目新GSPG3操作说明文档.docx

1、本草纲目新GSPG3操作说明文档特别说明：软件如因版本不断升级更新，与此说明中功能有所不同，还望见谅！本书解释权归广州和晖科技有限公司。第一章 首营品种、首营供商、首营企业审批注意：工作人员录入首营商品、供商或企业后，没有首营审批前是不允许进行采购销售的，录入基础资料后，由质量管理人员进行首营审批资料是否齐全，再按首营审批表中的管理人员审批签名，各项审批后才允许进行采购等。选择GSP管理，界面如图：图1-1一、首营品种审批新增商品资料：选择信息管理-商品资料-商品资料维护，在弹出的商品资料窗口，输入商品代码、商品名称、计量单位等信息。商品资料维护完成后单击保存按钮进行保存。示例商品编码为：90

2、1902，如图：图1-21、首营品种审批表新增的商品进入GSP首营审批流程。选择GSP管理-首营品种审批-首营品种审批，示例如图：图1-3单击进入首营品种审批界面，该界面可查询：待首营品种申请、待采购部审核、待质管部审核、待质量副总审批、待总经理审批、已首营审批商品、全部商品。示例如图： 图1-4系统进入首营品种申请后，默认进入待采购申请界面，如果查询结果显示商品较多，可以单击查询按钮，在商品代码处输入要维护的商品代码，如901902，单击查询按钮进行查询。查询窗口示例如图：图1-5 也可以在快速查找出输入要查找商品的信息，单击“全部”按钮进行查找。选择要维护的商品，在商品代码前的方框处勾选，

3、单击“首营商品审批”按钮，系统弹出GSP商品采购申请窗口，示例如图：图1-6在该窗口输入首营品种申请的信息，确认无误后单击【审批】按钮进行审批，如不需要单击“退出”按钮退出窗口。在该窗口可以手动输入采购申请信息，也可以单击【选择】按钮进行选择。单击选择按钮后，弹出的窗口如图：图1-7可直接选择上述窗口已有的信息，双击即可自动填入到采购申请窗口。如需维护该窗口的信息，单击【添加】按钮，系统弹出选择信息窗口，从类型的下来列表中选择类型，如：GSP商品采购申请，输入选择信息一，单击存盘按钮保存。选择信息二暂时没有用到。已维护好的信息再下一次单击选择按钮后，可以直接双击选择，方便操作。示例如图：图1-

4、8审批后该商品会在“待采购部审核”界面显示，示例如图：图1-9在待采购部审批的商品，同样勾选后单击首营商品审批，可进入上述一致的流程进行审批。每审批完一个环节，商品会自动显示进入到下一个环节。流程为：待采购申请待采购部审批待质管部审批待质量副总审批已首营审批商品。采购申请填入并确定后，系统会自动填入首营品种审批表中。双击商品，可查看首营品种审批表，示例如图：图1-10其他功能按钮说明：退出：关闭当前窗口，退出当前界面。最上：单击光标跳至最上一行记录。最下：单击光标跳至最下一行记录。查询：单击查询按钮弹出查询窗口，可输入查询条件进行筛选。电子表：将界面显示的商品信息以电子表的形式导出。打印：对商

5、品信息等进行打印。全选：将当前界面显示的商品全部勾选。反选：反向选择当前勾选的商品，即取消当前勾选的商品选择，勾选其他未选的商品。全部商品：查看系统的全部商品。2、首营品种申请 选择GSP管理-首营品种审批-首营品种申请，示例如图：图1-11 进入首营品种申请界面，示例如图：图1-12点选未申请、已申请、全部商品，可查询对应的商品。在未申请处，勾选要维护的商品，单击【首营商品审批】按钮，系统弹出“GSP首营品种申请”窗口，示例如图：图1-13 操作方式和上一节描述的完全相同，这里不过多赘述。选择或者手动输入采购申请，单击审批按钮进行审批；如不需要则单击退出按钮关闭窗口。输入采购申请并审批后，维

6、护的商品会在“已申请”中显示。维护的商品901902，示例如图：图1-14同时会写入首营品种审批表中的申请原因，示例如图：图1-153、业务审核意见选择GSP管理-首营品种审批-业务审核意见，示例如图：图1-16进入业务审核意见界面。已在上一个流程维护好，并未填写采购审核意见的商品，会显示在“未填写”界面，示例如图：图1-17勾选要维护的商品，单击【首营品种审批】按钮，在系统弹出的窗口中，选择或者输入采购审核意见，并单击审批按钮进行审批。示例如图：图1-18维护好的商品会在“已填写”界面显示，维护好的内容会自动写入首营品种审批表-采购部意见中。示例如图：图1-194、质管审核意见 选择GSP管

7、理-首营品种审批-质管审核意见，示例如图：图1-20进入首营品种质管审核意见界面。已在上一个流程维护好，并未填写质管审核意见的商品，会显示在“未填写”界面。勾选要维护的商品，单击【首营品种审批】按钮，在系统弹出的窗口中输入质管审核意见，并单击审批按钮进行审批。示例如图：图1-21维护好的商品会在“已填写”界面显示，维护好的内容会自动写入首营品种审批表-质管部意见中。示例如图：图1-225、质量副总审批选择GSP管理-首营品种审批-质量副总审批，示例如图：图1-23进入首营品种质量副总审批界面。已在上一个流程维护好，并未填写质量副总审批的商品，会显示在“未填写”界面，示例如图：图1-24勾选要维

8、护的商品，单击【首营商品审批】按钮，在系统弹出的窗口中，选择或者输入质量副总审批，并单击审批按钮进行审批。示例如图：图1-25维护好的商品会在“已填写”界面显示，维护好的内容会自动写入首营品种审批表-质量副总意见中。示例如图：图1-266、总经理审批选择GSP管理-首营品种审批-总经理审批，示例如图：图1-27 同上述流程操作方式一致，进入界面后，在“未填写”中，勾选要审批的商品，单击【首营商品审批】按钮，输入或选择审批意见并单击【审批】按钮进行审批。上述流程分别审批完成后，商品资料中自动生成GSP编号。经过GSP首营审批的商品，可以进行采购销售等操作。示例如图：图1-287、审批权限设置选择

9、系统-操作员权限设置，示例如图：图1-29在基本权限-GSP菜单下，勾选设置审批权限。包括：首营品种审批表、首营供商审批表、首营客户审批表，分别控制GSP管理界面对应的下拉菜单。示例如图：图1-30二、首营供商审批 说明：首营供商审批的流程和上述首营品种审批流程一致，这里简述。新增供商资料：选择信息中心-供商资料-供商资料维护，弹出供应商资料维护窗口。输入供商代码和供商名称，其他资料根据需要输入。示例如图：图1-31 维护完成后单击保存按钮进行保存。没有经过审批的供商，在采购开单时不能使用。新增的供商进入GSP审批流程。选择GSP管理-首营供商审批，可以看到界面上的首营供商四个审批流程，分别为

10、：首营供商申请、业务审核意见、质管审核意见、质量负责审批、总经理审批。示例如图：图1-32依次进入审核意见界面，在“未填写”处勾选要维护的供商，单击上方的【首营供商审批】按钮，在弹出的窗口中输入审核意见并单击审批按钮进行审批。示例首营供商业务审核意见界面如图：图1-33 在弹出的窗口中输入审核意见，并单击审批按钮进行审批，示例如图：图1-34 审批完成后系统会提示：已成功审批。输入的审核意见，系统会自动记录到首营供商审批表中，示例如图：图1-35上述流程都审核完成后，系统自动产生一个GSP编号。进行GSP审批后的供商，可以在采购开单时进行选择使用。示例如图：图1-36三、首营企业审批说明：首营

11、企业审批的流程和操作方式，和上述首营品种审批一致，这里不过多赘述。选择GSP管理-首营企业审批，首营企业审批的流程包括：首营企业申请、业务审核意见、质管审核意见、质量副总审批、总经理审批。示例如图：图1-37依次进入各审核意见界面，勾选商品后，单击【首营企业审批】按钮，在弹出的窗口中输入审批意见，单击审批按钮进行审批。上述审批流程都完成后，系统自动生成GSP编号。进行GSP审批后的企业，可以在销售开单时进行选择使用。第二章 购进流程购进流程：进货订单（采购记录） 进货收货 验收人员进行GSP验收 验收过程中有拒收则录入拒收数量 验收后的数据进入进货单中（自动减去拒收数据）。有关二类精神药品可以

12、管理双人双验，验收人员进入自动记录验收人，不允许手工修改及选择。一、进货订单选择进货管理-进货订单-进货订单录入，示例如图：图2-1进入订单录入界面后，选择经手人、供商，输入商品。所有订单内容录入完成，单据维护完成后保存。采购订单和销售订单增加审核流程，增加808，809号参数控制。说明：808号参数：进货订单使用审核流程；809号参数：出货订单使用审核流程。打开对应参数后，系统会在采购订单和销售订单处，增加菜单项。示例采购订单的下拉菜单增加“进货订单审核”和“进货订单反审核”，如图：图2-2在进货订单审核界面，双击要审核的订单进行，单击审核按钮进行审核。如审核后需反审，则选择进货订单反审核，

13、进入界面后双击单击，单击反审核按钮即可。示例如图：图2-3说明：进货订单的审核：打开审核流程后，进货订单必须要审核以后，才能进行收货管理。二、采购收货1、收货管理选择进货管理-收货管理，示例如图：图2-4单击采购收货管理浏览界面的新增按钮，进入药品收货单录入窗口。可选择运输单位，如：邮政EMS，或者顺丰公司等。也可以本单位运输选择司机、跟车人。输入收货人员、摘要、运输方式、温控方式、发运地点、摘要一、摘要二。示例如图1-4所示：图2-5 选择辅助-调采购订单，弹出选取窗口，显示采购订单。示例如图1-5所示：图2-6 双击要调的采购订单，回到收货单录入界面，提示：调进货订单完毕。示例如图1-6：

14、图2-7 维护单据的启运日期、启运时间、运达日期、运达时间、备注、温控状态等信息，示例如图：图2-8维护完成后，单击保存按钮，单击审核按钮进行审核。审核时会提示：审核后单击不能再更改，是否继续选择是审核或者否取消。如果启运时间或到货时间没有维护，审核时不能通过，会弹出提示，示例如图：图2-9说明：运输方式和温控方式在资料-字典维护中维护。选择信息管理-其他-字典维护，示例如图：图2-10在字典维护窗口，选择运输方式，单击新增按钮，输入编号、名称，单击存盘进行保存。示例如图：图2-112、冷链管理品种特殊说明增加采购收货和销售运输，可分冷链管理品种，非冷链管理品种，全部品种进行更新运输时限。设置

15、说明：在商品资料-GSP/GMP-管理级别处设置，勾选“属于冷链管理品种”后，进行保存，商品即设置为冷链管理品种。示例如图：图2-12在进货管理-收货管理中，药品收货单录入界面，选择辅助-运输情况；以及在销售管理-运输管理中，出货运输单录入界面，选择辅助-运输情况，可调出运输情况窗口。示例，药品收货单录入界面，辅助-运输情况，如图：图2-13 系统调出的运输情况窗口，如图：图2-14选择“冷链管理品种”，单击【整单相同运期】按钮，可以更新单据中设置维护为冷链管理品种的商品；选择“非冷链管理品种”， 单击【整单相同运期】按钮，可以更新单据中未设置维护为冷链管理品种的商品；选择“全部品种”， 单击

16、【整单相同运期】按钮，会更新单据中的全部商品。注意：如果单击的是【更新运期】按钮，会仅更新当前的一行商品明细。说明：销售运输与采购运输的冷链管理品种，操作说明一致，下面不做赘述。三、验收人员进行GSP验收1、验收管理选择进货管理-验收管理，示例如图：图2-15进入采购验收管理浏览界面，单击新增按钮新增单据。在采购验收单录入界面，选择辅助-调采购收货单，示例如图：图2-16 系统弹出进货单选择窗口，可在模糊查询处输入单号，单击查询按钮进行查询。选择收货单，单击确定按钮进行选择。示例如图：图2-17选择收货单后回到验收单录入界面，提示：调进货收货单完毕。示例如图：图2-18 维护单据信息，输入生产

17、日期、拒收数量、拒收原因。选择辅助-GSP验收，弹出验收结论窗口。示例如图：图2-19验收日期：默认为验收当天，可以选择向下的箭头选择日期修改。验收开始时间：格式示例07:00:00，如为整点时间可直接输入数字按回车，示例直接输入7回车；如果不是整点时间，示例08:30:30，可直接输入083030，按回车即可。验收完成日期：记录验收完成的日期。验收完成时间：记录验收完成时间，整点时间可直接输入数字按回车即可。验收人：默认为当前登录的操作员，如鼠标单击右侧“”图标，弹出的窗口也只能选择当前操作员，即为GSP验收人不能修改。如需二次验收，右侧第二个位置显示二次验收的验收人。验收结论：根据实际情况

18、输入验收结论，系统默认为合格，可根据实际情况修改。更新全部单据明细：如果勾选，则验收整单商品；不勾选，则只验收当前商品。确定：保存设置的内容。取消：关闭当前窗口。单据维护完成后，单击保存按钮进行保存，单击审核按钮审核。审核后的单据不可修改，如需再进行修改等操作，可单击反审核按钮取消审核状态再操作。说明1：如果整单拒收，则不生成进货单。说明2：采购验收时，可处理一个商品多个批号，如图：图2-20 说明3：双人验收人员不能一样，如果第二个验收人和第一个相同，系统会弹出提示，如图：图2-21特别说明：采购验收单录入界面，如果单据没有进行GSP验收，在单击审核按钮时系统会弹出提示，且不能审核。提示如图

19、：图2-222、双人双验特殊说明采购销售增加特殊药品双人验收控制。进货单会走审核流程，如果特殊药品没有进行双人验收，则在审核时，会出现提示，如果打开900号参数，则不能审核。设置说明：选择商品资料-GSP/GMP-剂型检查3，在下拉菜单中选择“特殊药品”，设置完成后进行保存，即可把商品设置成需要进行双人双验的【特殊药品】。示例如图：图2-23 如设为特殊药品的商品，没有进行双人双验，在进货单在入账时会提示，系统提示如图：图2-24走订单-收货-验收流程的特殊药品，如没有进行双人双验，采购验收单在审核时会弹出提示，提示如图：图2-25 说明：如果打开900号参数，则系统弹出提示后，不能审核或入账

20、；如果关闭900号参数，提示后可以审核或者入账。四、进货单图2-26选择进货管理-进货浏览，进入进货单浏览窗口。示例如上图1-15。上面已进行GSP验收的单据变为未入账的进货单，示例如图：图2-27 双击单据进入，在摘要二处会显示：由验收单RJ*生成的进货单。示例由RJ00000006生成的进货单。单据的商品数量为采购订单的数量减去验货拒收的数量。示例如图：图2-28维护进货单，进行正常的入账等操作。五、进货退货GSP复核1、退货计划转进货退货选择进货管理-退货计划-进货退货计划录入，示例如图：图2-29在进货退货计划录入窗口，单击新增按钮新开单据。选择部门、经手人，输入商品代码、供商代码、数

21、量、单价等信息，维护完成后单击存盘按钮保存，单击审核按钮进行审核。审核后的单据，可单击【转退货】按钮，转成进货退货单。示例如图：图2-30 在系统弹出的“进货退货计划转进货退货单选择”窗口，选择退货明细后，单击【转单】按钮。如图：图2-31 转单后，回到进货退货计划录入界面，在明细处显示关联的退货单号，如图：图2-322、进货退货GSP复核选择进货管理-其他-进退复核，示例如图：图2-33进入进退复核浏览界面，双击要维护的单据进入，选择辅助-GSP复核，系统弹出复核窗口，示例如图：图2-34在复核结论窗口，根据实际情况维护复核日期、复核开始日期（系统都默认为服务器当天日期）、复核开始时间、复核

22、完成日期、复核完成时间、复核人、复核结论。说明：复核人处按【空格】调用当前操作员。如勾选“更新全部单据明细”则更新全部明细，如不勾选则只更新当前一行明细。维护完成后，单击确定进行确定。复核完成后的单据可进行入账。六、进货退货运输在进货退货单进行审核后，方可在购进退回中查找到该单据，否则不能显示该单。 选择进货管理-其他-购进退回运输管理，如图：图2-35 在购进退回单录入界面，选择辅助-调采购进货退货单，如图：图2-36 在系统弹出的窗口中选择要维护的进货退货单，单击确定按钮，即可调出单据，进入运输记录维护并保存、审核即可。第三章 销售流程销售流程：录入销售单-GSP出库复核-销售运输登记。一

23、、销售单及GSP出库复核图3-1选择销售管理-销售出货-出货单录入，示例如上图。进入出货单录入界面，选择经手人、客户，输入商品代码或双击商品代码的位置，在弹出的窗口中选择商品。说明：由865参数控制，是否需要维护摘要二。如果865参数关闭：则销售和出货退货录入界面，摘要二要分别选择，及方可在销售或销退验收管理中查询出。在摘要二处注明，单击摘要二右侧的字典图标，选择，示例如图：图3-2说明：如果865参数打开：则销售和销退，不需要维护摘要二，单据保存后可以在对应的验收管理处查询出来。销售单维护完成后，退出单据，选择销售管理-出库复核。在出库复核的浏览界面，双击要维护的单击进入后，选择辅助-GSP

24、复核，弹出GSP复核窗口，示例如图：图3-3复核日期：默认为复核当天，可以选择向下的箭头选择日期修改。复核开始时间：格式示例08:00:00，如为整点时间可直接输入数字按回车，示例直接输入8回车；如果不是整点时间，示例08:30:30，可直接输入083030，按回车即可。复核完成日期：记录复核完成的日期。复核完成时间：记录复核完成的时间。复核人：默认为当前登录的操作员，如鼠标单击右侧“”图标，弹出的窗口也只能选择当前操作员，即为GSP复核人不能修改。如需二次复核，右侧第二个位置显示二次复核的复核人。复核结论：根据实际情况输入复核结论，系统默认为合格，可根据实际情况修改。更新全部单据明细：勾选则

25、更新全部单据明细，不勾选则更新当前明细。确定：信息维护完成后单击确定按钮进行保存。取消：取消设置退出该窗口。说明1：复核人按【空格】调用当前操作员。出货单维护完成后正常入账即可。说明2：单据中如有重复商品销售，系统会提示，提示后可以进行入账。系统提示，示例如图：图3-4说明3：销售的双人双验和进货的操作一致，详见上述“双人双验特殊说明”一节，这里不做赘述。二、销售运输管理图3-5选择销售管理-运输管理，示例如上图所示。进入销售运输管理浏览界面后，单击新增按钮，进入药品运输单录入窗口。示例如图：图3-6与上述采购收货窗口的操作一致。输入运输单号，选择运输单位，本单位运输的话，选择司机、跟车人，输

26、入运输方式、温控方式等信息。选择辅助-调出货单，系统弹出选取窗口。示例如图：图3-7选择上方操作的销售单，示例CH00000008，双击单据后回到运输单录入界面，系统提示：调出货单完毕。示例如图：图3-8 在单据的右侧维护启运日期、启运时间、运达日期、运达时间及温控状态等内容。也可以选择辅助-运输情况，在弹出的运输情况窗口中，输入启运日期、时间等信息，示例如图：图3-9整单相同运期：更新整张运输单为相同的运期。更新运期：更新当前销售单的运期。关闭：退出该窗口。运输单数据维护完成后，单击保存按钮进行保存，单击审核按钮审核。已审核的单据不允许修改，如需再次对运输单做修改，需单击反审核按钮，取消单据

27、的审核状态。第四章 销售退货一、销售退货销售退货时没有在此系统中销售过的品种，系统自动提示的界面，有销售过的进行退货的流程，开具销售退货单，选择品种后，击F4调出原来的销售记录，在原销售记录上击ATL+W后会自动将原销售数据取到销售退货单据中，根据要求输入退货数量，且在此备注中自动关联显示了原销售单号。选择销售管理-销售出货-出货退货录入，进入出货退货录入界面。示例如图：图4-1在出货退货录入界面，单击新增按钮，选择经手人、客户，输入商品及编号。如果在系统中没有对该客户销售过该批号的商品，则系统会弹出提示：客户没有该商品批号的销售明细。示例如图：图4-2单击确定后，入账时会再次弹出提示：没有该

28、商品批号的销售明细，请授权后再入账。示例如图：图4-3如确实需要退货入账，则在弹出的授权窗口输入密码，如不需要则在授权窗口单击取消按钮。对于有过销售记录的品种，可单击F4，调出商品销售明细窗口，示例如图：图4-4在原销售记录上击ATL+W，或者鼠标双击后，会自动将原销售数据取到销售退货单据中，根据要求输入退货数量，且在此备注中自动关联显示了原销售单号。说明：ALT+W取的原销售单号，显示在商品明细的备注一项。图4-5单据数量等信息维护完成后，正常入账即可。二、销退原因录入900号参数控制，销售退货单辅助增加退货原因录入功能，填写后并可在GSP销售退货记录处显示，如在做销售退货单时没有填写，则在

29、销售退货入帐前会弹出窗口须填写原因。900号参数打开，在出货退货录入界面，选择辅助-销售退货原因录入，示例如图：图4-6系统弹出销售退货原因登记窗口，在该窗口输入退货原因后，单击确定按钮。如不输入，系统会提示，且不能入账。示例如图：图4-7关闭900号参数，辅助菜单下没有销售退货原因录入，不录入退货原因可以入账。三、销售退货GSP验收在销售管理-其他-出退验收管理，如图：图4-8进入出退验收浏览界面，双击要维护的单据进入，在销退验收单浏览界面，选择辅助-GSP复核，弹出验收结论窗口，进行维护及确定即可。示例如图：图4-9在验收结论窗口，根据实际情况维护验收日期、验收开始日期（系统都默认为服务器

30、当天日期）、验收开始时间、验收完成日期、验收完成时间、验收人、验收结论。说明：复核人处按【空格】调用当前操作员。如勾选“更新全部单据明细”则更新全部明细，如不勾选则只更新当前一行明细。 注意：出货退货单据，摘要二要选择，方可在销退验收管理中查询出。如图：图4-10第五章 运输及验收时限控制一、运输时限控制示例，单据JH00000086，进货商品010000A3，数量1000件。在菜单：进货管理-收货管理，示例如图：图5-1在采购收货管理浏览窗口，点新增按钮。示例如图所示：图5-2在弹出的药品收货单录入窗口，单击新增按钮，新增单据内容。在运输单位、司机、跟车项目的右侧，单击小字典形状的图标，在弹出的窗口中选择需要的项，双击即可。根据实际情况，输入收货人员和摘要。单击第一行右侧的按钮，调进货单，或者调进货订单。示例，调新开的单据JH00000086，选中双击即可。示例如图所示：图5-3 双击后，会弹出窗口，提示：调进货单完毕。单击确定按钮。图5-4调出单据后，在单据后对应的位置，选择启运日期、运达日期，输入启运时间、运达时间。输入时间的格式为：直接输入时分秒的数字，比如06:20:30，直接输入06203