文书档案管理办法WORD模板.docx

文书档案管理办法WORD模板.docx

《文书档案管理办法WORD模板.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文书档案管理办法WORD模板.docx（16页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

文书档案管理办法WORD模板

人事·规章制度文书档案管理办法

WorkFile

撰写人：

代用名

文件编号

拟定日期

文件名

文书档案管理办法

下发日期

文件版本

核准人

编制人

XXXXXXXXXXX有限公司

文书档案管理办法

二O一八年三月八日

文书档案管理办法

1目的

为加强公司管理工作，逐步实现文书规范化，不断提高科学管理水平，有效档案史料，现根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《归档文件整理细则》等，并本着对文件资料的“全面、及时、真实、保密”的原则，特制定本办法。

2文件档案的定义

文书档案是指公司、各职能部门在各种社会活动中形成的对公司具有保存价值的各种文字形式的历史记录。

文书档案包括行政管理类档案、经营管理类档案、生产技术管理类等档案。

主要包括过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传商务谈判等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字记录、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、数码照片、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

3归档原则

归案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整和安全。

4适用范围

适用于公司内部所有文件、资料及表单、记录文件和档案的管理。

5管理机构及其职责

人力资源部是主管公司文书档案工作的主要部门，对公司的文书档案工作实行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导，并负责收集、整理、鉴定、保管、统计、开发、利用各分管范围的文书档案

各部门人员保管自己内部的文书档案。

档案工作人员应当忠于职守、遵守纪律，不断提高专业知识。

6文件管理

6.1文件编号要素

编号要素编码对照表

公司代码

部门代码

文件代码

年份

文件编码

NSWL

RZB（人事行政部）

QP（程序文件）

2017

1-99

.

JSB（技术部）

TZ（通知文件）

.

.

.

YFB（研发部）

QC（签呈文件）

.

.

.

SCB（生产部）

SQ（申请文件）

.

.

.

CWB（财务部）

FA（方案文件）

.

.

.

.

QP-H（绩效评价表）

.

.

.

.

PX（培训管理）

.

.

.

.

RM（任命管理）

.

.

.

.

HT（合同管理）

.

.

.

.

GZ（工资管理）

.

.

.

.

JL（简历管理）

.

.

.

.

JH（计划管理）

.

.

6.2文件的编写管理流程：

1、文件的起草、编制：

各类文件的草案由相关需要部门起草、编制。

2、文件的审批：

文件的审核由总经理或授权的相当职位的人员负责，做到文件内容简练、准确、完整、统一，并可请预期的使用者对文件的可使用性进行评定。

最后经董事长对文件进行审批。

3、由人力资源部负责统一编号、印制、下发。

4、发放：

（1）各种文件应由总经理批准签发。

（2）当文件破损严重影响使用时应到文件管理部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。

新文件的发放号仍沿用原文件分发号。

文件管理员应申请将破损文件销毁。

5、文件换版和作废：

（1）文件经多次修改而污损不能使用时，或文件需进行大幅度修改时，应做换版处理，原版次文件作废，换发新版本。

（2）作废的文件由文件管理员按文件发放登记表收回并记录，作废文件加盖“作废”印章，经总经理批准后进行定期销毁。

如需作资料保留，应经总经理批准，并加盖“保留”印章，方可留用。

6、文件的管理：

文件拟制审批后，原版文件交由人力资源部存档，并列入《文件登记表》中。

7、文件的保管

（1）存放条件：

文件的存放地必须保证防火、防风、雨、防潮，有效地保障文件及资料的完好性。

（2）存放方式：

文件可以以卷宗、纸张、电子扫描件等各种形式保存，必要时可以双份归档或安全复制备份。

（3）文件的保存地点及职责凡公司所有各级重要文件（需存档或各案的）应统一存放于档案柜，由人力资源部或者相关部门归口保管。

（4）文件的保存期限：

各类文件的保存期限以《档案管理》的规定为准。

（5）文件的归档：

文件归档前须附文件清单，所有存档的文件、图纸必须有明确的编号。

（6）人员离职时，应整理好手头文件及图纸统一归还档案室，下一人员到任时由部门经理代领。

（7）文件的发放与回收。

（8）任何文件发放时标明发放编号。

（9）更改的文件发放时，应立即收回原文件，并填写《文件收回登记表》，进行留用或作废或销毁等处理。

8、档案管理

（1）人力资源部暂为档案管理室，人力资源部设专职档案员，档案员应履行职责；

（2）档案员将月底盘点的电子档报表及时更新，将更新后的电子档发至总经理、人力资源部负责人各一份；

（3）各部门向内、外所发通知、函件、文件等必须交一份至档案管理员签收保存，同时将电子档传给档案员统一保管；

（4）所有人员均应配合档案员的工作，严格执行档案管理制度，任何人不得干扰档案员的工作；

（5）每月各级人员对电脑内的文档进行整理、分类，方便查找，保存的所有文件必须具有有效性和时效性，对过期的重复的文件、资料进行整理；

（6）档案编号（具体编号请参照《文件管理办法》）

示例：

RZB-QP/2017-16，其中：

1）RZB——所力资源部

2）QP——程序文件

4）2017——文件发行年

5）16一编号

7管理细则

7.1收集管理

（1）公司指定专人负责档案的收集、管理和归档工作。

（2）公司各部门应按时将已完结事项的相关档案收集齐全、核对标准、系统整理后移交档案管理部门。

归档的文件材料必须齐全完整，字迹工整，图面清晰，签署完备。

文件材料缺项档案管理部门有权拒收并限期整改。

（3）移交时，应填写一式两份的移交清单（见附件），档案管理部门和移交部门各存一份，交接双方核对无误后在清单上签字确认。

（4）档案管理人员应根据上报档案的具体资料，编制档案管理台帐，台帐应记载档案类别、编号、件数、日期、内容摘要、存放位置等重要信息。

同时为便业务资料的保存和查找，将存档信息统一存入电脑，建立数据库统一管理。

（5）档案管理部门每年根据档案保管台帐和实际档案情况地行核对，发现差异及时查找原因并上报上级领导，并于核对次月将核对情况及档案保存目录报公司领导。

7.2整理办法

方法：

以问题特征为主，立小卷，一事一卷。

A收集

文书档案：

当年立前一年的卷，并预立当年的卷。

企业科技档案类：

立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。

B整理根据分类和成立时间整理。

C分类根据下述分类方法分类

D立卷区分不同价值确定保管期限:

永久、长期、短期。

7.3过程管理

1、属于公司保管的档案：

各部门资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交人力资源部保管，任何人不得据为己有。

2、属部门保管的档案:

在每季头一个月十日前汇编成册上报人力资源部各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交人力资源部。

7.4监督：

人力资源部根据各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录进行定期或不定期的检查，来监督各部门档案的管理工作。

7.5销毁：

须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销并在清单上签字并符合销毁规定的。

7.6公司档案的分类及编号：

指定资料员经人力资源部培训后按有关档案分类及编号要求操作。

7.7在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。

7.8借阅：

因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，当天必须归还。

确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经人力资源部核准及上级主管领导批准后，方可带出，用毕即归还。

阅档人对所借阅档案必须妥善保管不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

7.9分级查阅：

具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。

8档案备份制度

8.1所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。

8.2应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。

8.3备份盘和源盘应分开存放，公司的备份盘应统一保存。

9处理条例

9.1有下列行为之一，据情节轻重，给予50-500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

1、毁损、丢失或擅自销毁企业档案；

2、擅自向外界提供、抄摘企业档案；

3、涂改、伪造档案；

4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者；

5、未按手续就借阅、外带者或越级借阅者（档案管理者同罚）

10责任

本制度监督责任部门为人力资源部，第一责任人为各部门指定的资料员，第二责任人为资料员所在部门的部门负责人。

文书档案分类编号保管期限表

行政管理类

类别名称

基本范围

保管期限

行政事务

行政事务

上级视察

上级领导视察本企业的题词、指示、讲话材料

内容说明

重要的

永久

一般的

10年

计划总结

行政工作计划、总结等

永久

会议记录

行政办公会会议记录、纪要、决定等

永久

行政决定

企业制发的行政决定、通报和签订的行政协议、合同

永久

工商管理

工商行政管理方面的材料

30年

企业设关停并转

企业的设立、关、停、并、转及更名、启用与废止印模等方面的文件

永久

编史修志

企业编史修志方面的文件

内容说明

大事记、机构沿革等

永久

工作简报、情况反映、工作信息等

30年

法律事务

法律事务

管理协调

法律事务管理与协调工作

内容说明

法院判决书、调解书等诉讼和仲裁等文件

永久

一般法律事务工作文件

30年

结论性材料

案件、纠纷及公证事务中结论性材料

永久

调查过程文件

案件、纠纷及公证事务中调查过程形成的文件

30年

审计稽查

审计稽查工作

上级来文

上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关审计工作文件

30年

审计意见

审计意见、审计报告及批复等

永久

审计综合材料

审计工作会议记录、纪要、计划、报告、总结、调查材料、办法、一般的请示与批复等

30年

专项审计

专项审计通知、报告、批复、评价书（结论）、调查与证明等材料

内容说明

重要的

永久

一般的

30年

人事管理

劳动人事与人力资源管理

上级来文

上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件

30年

制度管理

企业制定的劳动人事方面的规章制度、报告、决定等

永久

内部机构

内部机构设置、名称更改、组织简则、印信启用和作废、人员编制方面的有关文件

永久

干部职工人事材料

干部职工的任免与招聘、升降、奖惩、考核、职称评聘等方面的文件

永久

介绍信、工资转移证

人事调动介绍信及存根、工资转移证等

30年

离退职工

老干部、职工离退休、停薪留职、抚恤、剩余人员与复转退军人安置等有关材料

永久

计划总结

职工名册、劳动人事工作计划、总结、报表及调资方案等

永久

政策法规

劳动保护、职业安全卫生、计划生育、保险的方针、政策、规定、统计报表等

永久

劳保管理

职工奖励、处分工作形成的文件，劳动合同管理、劳动工资和社会保险文件、医疗、工伤保险、住房公积金

永久

劳资纠纷仲裁

劳资纠纷、仲裁方面的文件

永久

教育培训

教育培训工作

上级来文

上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件

10年

计划总结

企业教育培训工作的计划、总结

30年

整章建制

企业制定教育培训工作规章制度、请示与批复、决定等

30年

统计报表

企业教育培训工作统计报表等

30年

干部进修

企业干部职工进修培训名单、合同等

30年

外事工作

外事工作

外事综合

发表的公告、签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等

永久

出访考察

出访考察、参加国际会、接待来访等外事活动、出访审批文件

30年

一般性文件

出口审批手续，执行日程，考察报告等一般性文件

30年

经营管理类

类别名称

基本范围

保管期限

经营决策

经营决策

企业发展规划

企业发展规划、经营战略决策、企业改革等文件

永久

经营改革

转换经营机制、各项配套制度改革实施方案、请示与批复、总结、报告等

永久

股东会变更

董事会、监事会、股东会构成及变更方面的文件

永久

经理责任制

厂长（经理）责任制、任期目标等

30年

股东大会

股东大会文件

内容说明

重要的

永久

一般的

10年

会议记录

董事会、股东会会议记录、纪要、工作报告、声明、决定、决议、通知、名单、议程、报告、讨论通过的文件、公告、总结等

永久

监事会

监事会会议记录、纪要、工作报告、声明决定、决议等

永久

股票股市

股票、股市方面的材料

30年

红利分配

红利分配材料

永久

生产经营

生产经营计划

计划总结报告

生产经营计划、总结、报告及计划调整等材料

30年

计划任务

计划任务书或作业计划

30年

经济指标

生产技术、经济指标完成情况分析

30年

统计工作

统计工作

整章建制

统计工作制度、规定、办法、通知

30年

统计报表

生产、技术、经济统计报表

永久

综合性统计

企业综合性统计报表及分析材料

30年

工业普查报表

工业普查报表

永久

财务管理

财务管理

整章建制

财务管理制度、规定、办法、通知

30年

计划总结

财务管理计划、总结

10年

增、报、调材料

固定资产的新增、报废、调拨材料

30年

财务核算

生产财务和成本核算

永久

税务材料

税务方面的材料

永久

资金价格管理

资金管理、价格管理、会计管理的材料

永久

资产管理

资产管理

房产土地

房产、土地方面的文件

内容说明

房地产的权属证明材料

永久

房地产的租赁、使用方面的合同、协议等文件

30年

对外投资项目

对外投资项目

内容说明

投资规划、决策等方面的材料

永久

投资企业的董事会、股东会材料

永久

投资企业的财务报告、红利分配材料

永久

股权证、转让协议等股权管理方面的材料

永久

国有资产

国有资产管理、登记、统计、核查清算、交接等文件

永久

产权变动

企业的产权变动

内容说明

产权变动的请示、批复方面的材料

永久

清产核资、资产评估工作的文件

永久

产权变动的协议、合同等

永久

资产处置方案、归属方面的材料

永久

因产权变动所致职工身份变化的材料

永久

多种经营管理

多种经营管理

内容说明

经营机构的工作计划、汇报、总结、

30年

内部承包章程、合同、协议

30年

经济核算材料

永久

境外项目管理

境外项目管理

内容说明

境外项目的前期设计、规划、协议、合同等文件

永久

项目检查、竣工验收、重要的专项报告、审批意见等

永久

工作总结、计划、业务方面的一般来往函件

30年

物资管理

物资管理

物资分配

物资分配计划、记录

10年

采购保管

物资采购、保管

内容说明

重要物资和生产资料的采购审批手续、保管及招投标合同、协议、来往函件、总结

永久

办公设备及用品、机动车等的采购计划、审批手续、招投标、购置，机动车调拨、保险、事故等一般性文件

30年

仓库管理

仓库管理规章制度、台帐、统计报表

30年

产品销售

产品销售

营销网建

营销组织管理、网络建设材料

30年

产品计划

产品销售计划、广告宣传、总结、会议记录与纪要等

30年

销售合同

销售合同、协议、函件

30年

市场调查

订货会、市场分析和用户调查材料

30年

售后服务

售后服务材料

10年

统计报表

统计报表

永久

合同管理

合同管理

商务合同

商务合同正本及其补充件

内容说明

重要的

永久

一般的

30年

客户资信调查

客户资信调查材料

内容说明

重要的

30年

一般的

10年

信用管理

信用管理

资格证书

企业认证、达标等活动的呈报、审批材料、合格证、资格证书等

永久

形象宣传

企业形象宣传、展览会文件

30年

资质奖励

企业获得的资质、信誉方面的证书及其它奖励

永久

客户资信

企业客户资信调查材料

30年

知识产权管理

知识产权管理

企业标识

企业标识、商标标识方面的材料

永久

专利管理

专利、商标和其它知识产权方面的申报、证明及管理方面材料

永久