文书档案管理办法WORD模板.docx

1、文书档案管理办法WORD模板人事规章制度 文书档案管理办法Work File撰写人：代用名文件编号拟定日期文 件 名文书档案管理办法下发日期文件版本核准人编制人XXXXXXXXXXX有限公司文书档案管理办法二O一八年三月八日文书档案管理办法1 目的为加强公司管理工作，逐步实现文书规范化，不断提高科学管理水平，有效档案史料，现根据中华人民共和国档案法、企业档案管理规定、归档文件整理细则等，并本着对文件资料的“全面、及时、真实、保密”的原则，特制定本办法。2 文件档案的定义文书档案是指公司、各职能部门在各种社会活动中形成的对公司具有保存价值的各种文字形式的历史记录。文书档案包括行政管理类档案、经营

2、管理类档案、生产技术管理类等档案。主要包括过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传商务谈判等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字记录、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、数码照片、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。3 归档原则归案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整和安全。4 适用范围适用于公司内部所有文件、资料及表单、记录文件和档案的管理。5 管理机构及其职责人力资源部是主管公司文书档案工作的主要部门，对公司的文书档案工作实行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导，并负责收集、整理、鉴定、保管、统计、开发、利用各分管范围的文书档案各部

3、门人员保管自己内部的文书档案。档案工作人员应当忠于职守、遵守纪律，不断提高专业知识。6 文件管理6.1 文件编号要素编号要素编码对照表公司代码部门代码文件代码年份文件编码NSWLRZB(人事行政部）QP（程序文件）20171-99.JSB（技术部）TZ（通知文件）.YFB（研发部）QC（签呈文件）.SCB(生产部）SQ（申请文件）.CWB（财务部）FA（方案文件）.QP-H（绩效评价表）.PX（培训管理）.RM（任命管理）.HT（合同管理）.GZ（工资管理）.JL（简历管理）.JH（计划管理）.6.2 文件的编写管理流程：1、文件的起草、编制：各类文件的草案由相关需要部门起草、编制。2、文件的

4、审批：文件的审核由总经理或授权的相当职位的人员负责，做到文件内容简练、准确、完整、统一，并可请预期的使用者对文件的可使用性进行评定。最后经董事长对文件进行审批。3、由人力资源部负责统一编号、印制、下发。4、发放：（1）各种文件应由总经理批准签发。（2）当文件破损严重影响使用时应到文件管理部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的发放号仍沿用原文件分发号。文件管理员应申请将破损文件销毁。5、文件换版和作废：（1）文件经多次修改而污损不能使用时，或文件需进行大幅度修改时，应做换版处理，原版次文件作废，换发新版本。（2）作废的文件由文件管理员按文件发放登记表收回并记录，作废文件加盖“作废”

5、印章，经总经理批准后进行定期销毁。如需作资料保留，应经总经理批准，并加盖“保留”印章，方可留用。6、文件的管理：文件拟制审批后，原版文件交由人力资源部存档，并列入文件登记表中。7、文件的保管（1）存放条件：文件的存放地必须保证防火、防风、雨、防潮，有效地保障文件及资料的完好性。（2）存放方式：文件可以以卷宗、纸张、电子扫描件等各种形式保存，必要时可以双份归档或安全复制备份。（3）文件的保存地点及职责凡公司所有各级重要文件（需存档或各案的）应统一存放于档案柜，由人力资源部或者相关部门归口保管。（4）文件的保存期限：各类文件的保存期限以档案管理的规定为准。（5）文件的归档：文件归档前须附文件清单，

6、所有存档的文件、图纸必须有明确的编号。（6）人员离职时，应整理好手头文件及图纸统一归还档案室，下一人员到任时由部门经理代领。（7）文件的发放与回收。（8）任何文件发放时标明发放编号。（9）更改的文件发放时，应立即收回原文件，并填写文件收回登记表，进行留用或作废或销毁等处理。8、档案管理（1）人力资源部暂为档案管理室，人力资源部设专职档案员，档案员应履行职责；（2）档案员将月底盘点的电子档报表及时更新，将更新后的电子档发至总经理、人力资源部负责人各一份；（3）各部门向内、外所发通知、函件、文件等必须交一份至档案管理员签收保存，同时将电子档传给档案员统一保管；（4）所有人员均应配合档案员的工作，严

7、格执行档案管理制度，任何人不得干扰档案员的工作； （5）每月各级人员对电脑内的文档进行整理、分类，方便查找，保存的所有文件必须具有有效性和时效性，对过期的重复的文件、资料进行整理；（6）档案编号（具体编号请参照文件管理办法）示例：RZB-QP/2017-16，其中：1）RZB所力资源部2）QP程序文件4）2017文件发行年5）16一编号7 管理细则7.1 收集管理（1）公司指定专人负责档案的收集、管理和归档工作。（2）公司各部门应按时将已完结事项的相关档案收集齐全、核对标准、系统整理后移交档案管理部门。归档的文件材料必须齐全完整，字迹工整，图面清晰，签署完备。文件材料缺项档案管理部门有权拒收并

8、限期整改。（3）移交时，应填写一式两份的移交清单（见附件），档案管理部门和移交部门各存一份，交接双方核对无误后在清单上签字确认。（4）档案管理人员应根据上报档案的具体资料，编制档案管理台帐，台帐应记载档案类别、编号、件数、日期、内容摘要、存放位置等重要信息。同时为便业务资料的保存和查找，将存档信息统一存入电脑，建立数据库统一管理。（5）档案管理部门每年根据档案保管台帐和实际档案情况地行核对，发现差异及时查找原因并上报上级领导，并于核对次月将核对情况及档案保存目录报公司领导。7.2 整理办法方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。A 收集 文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。 企业科技档

9、案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。B 整理根据分类和成立时间整理。C 分类根据下述分类方法分类D 立卷区分不同价值确定保管期限:永久、长期、短期。7.3 过程管理1、属于公司保管的档案：各部门资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交人力资源部保管，任何人不得据为己有。2、属部门保管的档案:在每季头一个月十日前汇编成册上报人力资源部各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交人力资源部。7.4 监督：人力资源部根据各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录进行定期或不定期的检查，来监督各部门档案的管理工

10、作。7.5 销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销并在清单上签字并符合销毁规定的。7.6 公司档案的分类及编号：指定资料员经人力资源部培训后按有关档案分类及编号要求操作。7.7 在业务中对外签署的各种经济合同按合同管理规定处理。7.8 借阅：因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，当天必须归还。确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经人力资源部核准及上级主管领导批准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。7.9 分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。8

11、档案备份制度8.1 所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。8.2 应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。8.3 备份盘和源盘应分开存放，公司的备份盘应统一保存。9 处理条例9.1 有下列行为之一，据情节轻重，给予50-500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：1、毁损、丢失或擅自销毁企业档案； 2、擅自向外界提供、抄摘企业档案； 3、涂改、伪造档案； 4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者； 5、未按手续就借阅、外带者或越级借阅者（档案管理者同罚）10 责任本制度监督责任部门为人力资源部，第一责任人为各部门指定的资料员，第二责任人为资料员所在部门的部门负责人。文

12、书档案分类编号保管期限表行政管理类类别名称基本范围保管期限行政事务行政事务上级视察上级领导视察本企业的题词、指示、讲话材料内容说明重要的永久一般的10年计划总结行政工作计划、总结等永久会议记录行政办公会会议记录、纪要、决定等永久行政决定企业制发的行政决定、通报和签订的行政协议、合同永久工商管理工商行政管理方面的材料30年企业设关停并转企业的设立、关、停、并、转及更名、启用与废止印模等方面的文件永久编史修志企业编史修志方面的文件内容说明大事记、机构沿革等永久工作简报、情况反映、工作信息等30年法律事务法律事务管理协调法律事务管理与协调工作内容说明法院判决书、调解书等诉讼和仲裁等文件永久一般法律事

13、务工作文件30年结论性材料案件、纠纷及公证事务中结论性材料永久调查过程文件案件、纠纷及公证事务中调查过程形成的文件30年审计稽查审计稽查工作上级来文上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关审计工作文件30年审计意见审计意见、审计报告及批复等永久审计综合材料审计工作会议记录、纪要、计划、报告、总结、调查材料、办法、一般的请示与批复等30年专项审计专项审计通知、报告、批复、评价书（结论）、调查与证明等材料内容说明重要的永久一般的30年人事管理劳动人事与人力资源管理上级来文上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件30年制度管理企业制定的劳动人事方面的规章制度、报告、决定等永久内部机构内部机构设置、名称更

14、改、组织简则、印信启用和作废、人员编制方面的有关文件永久干部职工人事材料干部职工的任免与招聘、升降、奖惩、考核、职称评聘等方面的文件永久介绍信、工资转移证人事调动介绍信及存根、工资转移证等30年离退职工老干部、职工离退休、停薪留职、抚恤、剩余人员与复转退军人安置等有关材料永久计划总结职工名册、劳动人事工作计划、总结、报表及调资方案等永久政策法规劳动保护、职业安全卫生、计划生育、保险的方针、政策、规定、统计报表等永久劳保管理职工奖励、处分工作形成的文件，劳动合同管理、劳动工资和社会保险文件、医疗、工伤保险、住房公积金永久劳资纠纷仲裁劳资纠纷、仲裁方面的文件永久教育培训教育培训工作上级来文上级机关

15、颁发的本企业应贯彻执行的有关文件10年计划总结企业教育培训工作的计划、总结30年整章建制企业制定教育培训工作规章制度、请示与批复、决定等30年统计报表企业教育培训工作统计报表等30年干部进修企业干部职工进修培训名单、合同等30年外事工作外事工作外事综合发表的公告、签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等永久出访考察出访考察、参加国际会、接待来访等外事活动、出访审批文件30年一般性文件出口审批手续，执行日程，考察报告等一般性文件30年经营管理类类别名称基本范围保管期限经营决策经营决策企业发展规划企业发展规划、经营战略决策、企业改革等文件永久经营改革转换经营机制、各项配套制度改革实施方案、

16、请示与批复、总结、报告等永久股东会变更董事会、监事会、股东会构成及变更方面的文件永久经理责任制厂长（经理）责任制、任期目标等30年股东大会股东大会文件内容说明重要的永久一般的10年会议记录董事会、股东会会议记录、纪要、工作报告、声明、决定、决议、通知、名单、议程、报告、讨论通过的文件、公告、总结等永久监事会监事会会议记录、纪要、工作报告、声明决定、决议等永久股票股市股票、股市方面的材料30年红利分配红利分配材料永久生产经营生产经营计划计划总结报告生产经营计划、总结、报告及计划调整等材料30年计划任务计划任务书或作业计划30年经济指标生产技术、经济指标完成情况分析30年统计工作统计工作整章建制统

17、计工作制度、规定、办法、通知30年统计报表生产、技术、经济统计报表 永久综合性统计企业综合性统计报表及分析材料30年工业普查报表工业普查报表永久财务管理财务管理整章建制财务管理制度、规定、办法、通知30年计划总结财务管理计划、总结10年增、报、调材料固定资产的新增、报废、调拨材料30年财务核算生产财务和成本核算永久税务材料税务方面的材料永久资金价格管理资金管理、价格管理、会计管理的材料永久资产管理资产管理房产土地房产、土地方面的文件内容说明房地产的权属证明材料永久房地产的租赁、使用方面的合同、协议等文件30年对外投资项目对外投资项目内容说明投资规划、决策等方面的材料永久投资企业的董事会、股东会

18、材料永久投资企业的财务报告、红利分配材料永久股权证、转让协议等股权管理方面的材料永久国有资产国有资产管理、登记、统计、核查清算、交接等文件永久产权变动企业的产权变动内容说明产权变动的请示、批复方面的材料永久清产核资、资产评估工作的文件永久产权变动的协议、合同等永久资产处置方案、归属方面的材料永久因产权变动所致职工身份变化的材料永久多种经营管理多种经营管理内容说明经营机构的工作计划、汇报、总结、30年内部承包章程、合同、协议30年经济核算材料永久境外项目管理境外项目管理内容说明境外项目的前期设计、规划、协议、合同等文件永久项目检查、竣工验收、重要的专项报告、审批意见等永久工作总结、计划、业务方面

19、的一般来往函件30年物资管理物资管理物资分配物资分配计划、记录10年采购保管物资采购、保管内容说明重要物资和生产资料的采购审批手续、保管及招投标合同、协议、来往函件、总结永久办公设备及用品、机动车等的采购计划、审批手续、招投标、购置，机动车调拨、保险、事故等一般性文件30年仓库管理仓库管理规章制度、台帐、统计报表30年产品销售产品销售营销网建营销组织管理、网络建设材料30年产品计划产品销售计划、广告宣传、总结、会议记录与纪要等30年销售合同销售合同、协议、函件30年市场调查订货会、市场分析和用户调查材料30年售后服务售后服务材料10年统计报表统计报表永久合同管理合同管理商务合同商务合同正本及其补充件内容说明重要的永久一般的30年客户资信调查客户资信调查材料内容说明重要的30年一般的10年信用管理信用管理资格证书企业认证、达标等活动的呈报、审批材料、合格证、资格证书等永久形象宣传企业形象宣传、展览会文件30年资质奖励企业获得的资质、信誉方面的证书及其它奖励永久客户资信企业客户资信调查材料30年知识产权管理知识产权管理企业标识企业标识、商标标识方面的材料永久专利管理专利、商标和其它知识产权方面的申报、证明及管理方面材料永久